Mô tả công việc của người quản lý văn phòng với chức năng thư ký: các tính năng và yêu cầu

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Ngay cả với một đội ngũ nhân sự nhỏ, chỉ bao gồm người đứng đầu công ty và nhân viên của anh ta, một nhân viên có trách nhiệm sẽ là một lực lượng tổ chức có khả năng chỉ đạo và kiểm soát quá trình làm việc - đây là ý tưởng quyết định văn bản. mô tả công việc của người quản lý văn phòng.

Vị trí này yêu cầu ứng viên phải có một số kỹ năng cụ thể và trình độ học vấn phù hợp, cũng như khả năng tương tác với mọi người. Tuy nhiên, danh sách các yêu cầu không chỉ giới hạn ở điều này.

Mô tả công việc

Đã đến giai đoạn ứng tuyển, ứng viên có thể tự làm quen với các quy phạm quy định về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công ty. Một tài liệu như vậy được gọi là bản mô tả công việc. Nó bao gồm năm phần chính:

1. Quy định chung. Chúng chứa tất cả thông tin về tổ chức: tên của doanh nghiệp, chức vụ được nắm giữ và đơn vị cơ cấu mà nó thuộc về. Nó cũng chỉ ra sự phụ thuộc, thủ tục để bổ nhiệm một vị trí và sa thải, cũng như các yêu cầu về giáo dục vàtrình độ.
2. Trách nhiệm. Phần này cung cấp danh sách các trách nhiệm của nhân viên cũng như các cách thực hiện chúng.
3. Quyền của nhân viên, tức là tất cả các cơ hội bổ sung góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
4. Trách nhiệm. Theo phần này, ban quản lý đưa ra quyết định về đánh giá hiệu suất, thăng chức hoặc hình phạt.
5. Mối quan hệ. Phần này điều chỉnh tất cả các thông tin liên lạc với các bộ phận bên ngoài và bên trong mà nhân viên có thể có trong quá trình thực hiện các chức năng của họ.

Nguyên tắc soạn thảo bản mô tả công việc

Cơ sở chuẩn mực cho việc chuẩn bị các tài liệu đó là Danh mục Tiêu chuẩn cho các vị trí quản lý, chuyên viên và các nhân viên khác (1998). Trong quá trình phát triển của mình, việc mô tả vị trí và các điều kiện để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình được chú ý đáng kể. Các chi tiết cụ thể của công việc được bao gồm trong tiêu đề của tài liệu, ví dụ: "Mô tả công việc của thư ký" (quản lý văn phòng hoặc kế toán trưởng).

Ngoài ra, nếu có hai vị trí cùng chức danh nhưng nhiệm vụ khác nhau, thì cần chuẩn bị các tài liệu khác nhau để phản ánh những khác biệt này. Bản mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự có những điểm khác biệt nhất định so với quy định tương tự dành cho thư ký.

Yêu cầu đối với người quản lý văn phòng

Một ứng viên cho vị trí bằng cách này hay cách khác sẽ phải quản lý con người. Đây có thể chỉ là một vài người trong một công ty nhỏ hoặc toàn bộ nhân viên hành chính trong một doanh nghiệp lớn. Một cách tự nhiên,ứng viên phải là một người sử dụng PC tự tin và có thể làm việc với các thiết bị văn phòng khác (máy quét, máy in hoặc fax). Một giám đốc văn phòng thường là đại diện của một công ty, vì vậy điều kiện tiên quyết là phải ăn nói tốt và khả năng soạn thảo thư thương mại. Thông thường, các công ty yêu cầu những nhân viên như vậy phải biết những điều cơ bản về công việc văn phòng và luật lao động. Kiến thức ít nhất một ngoại ngữ vẫn là một kỹ năng đáng mơ ước, nhưng khi ứng tuyển vào các doanh nghiệp lớn, đây đã là một trong những yêu cầu bắt buộc.

Trong một số trường hợp, người quản lý văn phòng phải kết hợp nhiệm vụ của mình với chức năng của các nhân viên khác. Điều này dẫn đến sự gia tăng các kỹ năng cần thiết. Vì vậy, một giám đốc văn phòng với chức năng của một kế toán phải có trình độ học vấn phù hợp và có các chương trình đặc biệt.

Trách nhiệm chính

Mô tả công việc điển hình của một quản lý văn phòng với chức năng thư ký bao gồm các mục sau:

• xử lý thư, cả thư đến và thư đi; sự phân phối lại của họ trong công ty;
• kiểm soát thời gian thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng và thỏa thuận;
• thực hiện cuộc gọi đi và nhận cuộc gọi đến;
• làm việc với khách hàng và đại diện của các công ty đối tác;
• giám sát sự sẵn có của văn phòng phẩm cần thiết;
• bảo trì thiết bị văn phòng trong tình trạng hoạt động và gọi chuyên gia trong trường hợp hỏng hóc;
• phân phối thời gian trong lịch trình làm việc (trong một sốtrường hợp và cho người lãnh đạo);
• tổ chức các sự kiện cần thiết (họp, hội nghị, đi công tác, liên hoan công ty);
• phút họp;
• cập nhật và thêm nội dung mới vào trang web của công ty.

Danh sách này chỉ bao gồm các yêu cầu cơ bản. Các mục khác có thể được bổ sung phù hợp với các nội dung cụ thể của hợp đồng lao động đã được giao kết. Ví dụ, mô tả công việc của một người quản lý văn phòng với các chức năng của một viên chức nhân sự, hướng dẫn nhân viên duy trì và cung cấp tất cả các tài liệu báo cáo một cách kịp thời hoặc thay thế trưởng bộ phận nhân sự trong trường hợp anh ta vắng mặt.

Trách nhiệm bổ sung

Ngoài các chức năng cơ bản, bản mô tả công việc của người quản lý văn phòng có một danh sách các nhiệm vụ khác nhau có thể thay đổi tùy thuộc vào hoạt động của công ty. Người quản lý văn phòng có thể được lệnh làm việc với các cơ quan hành chính, tức là xin phép tiến hành giao dịch, mở chi nhánh của công ty hoặc công ty con, v.v.

Một trong những nhiệm vụ có trách nhiệm nhất là quản lý thực tế công ty khi không có giám đốc. Tất nhiên, điều này chỉ có thể thực hiện được nếu nhân viên đã tự thiết lập mình là một người có trách nhiệm và đáng tin cậy, người có thể dựa vào. Ngoài ra, bản mô tả công việc của một giám đốc văn phòng thường có điều khoản về sự cần thiết phải cấp giấy ủy quyền chung. Một tài liệu như vậy có thểbắt buộc, chẳng hạn, để nhận thư có mức độ quan trọng cao.

Yêu cầu không chính thức

Các công ty lớn thường cho phép các ứng viên cho vị trí này làm quen trước với bản mô tả công việc quản lý văn phòng mẫu để họ nhận thức đầy đủ về danh sách các yêu cầu và trách nhiệm.

Nhưng ngay cả với những quyền hạn như vậy, người nộp đơn phải hiểu rằng anh ta vẫn là một trong nhiều nhân viên của doanh nghiệp. Về vấn đề này, không nên quên những gì không được nêu trong bản mô tả công việc. Người quản lý văn phòng với chức năng thư ký phải là người nhạy bén với thời gian để có thể phân phối thời gian khi cần thiết.

Nhiệm vụ quy trình làm việc

Yêu cầu quan trọng nhất đối với công việc của anh ấy là hiệu quả, vì vậy một người giữ vị trí như vậy có nghĩa vụ tiết kiệm chi tiêu vật liệu văn phòng, kiểm soát lượng điện tiêu thụ.

Đối với các nhân viên khác của công ty, trưởng phòng chịu trách nhiệm gần như ngang hàng với người đứng đầu. Vì vậy, anh ta phải đảm bảo rằng các điều kiện làm việc tuân theo các tiêu chuẩn vệ sinh và quy tắc an toàn đã được chấp nhận. Cuối cùng, để hoàn thành nhiệm vụ trực tiếp của mình, người quản lý văn phòng có quyền truy cập vào tài liệu bí mật, vì vậy một trong những yêu cầu là phải ký thỏa thuận về việc không tiết lộ bí mật thương mại hoặc bất kỳ thông tin nào khác có thể làm tổn hại đến vị thế của công ty trên thị trường.

Ngay văn phòng-quản lý

Tất nhiên, việc thực hiện một số nhiệm vụ như vậy cho phép nhân viên được hưởng các quyền đặc biệt. Chúng cũng được viết trong mô tả công việc của người quản lý văn phòng. Bản chất của một số người trong số họ, chẳng hạn như khả năng truy cập thông tin bí mật, trực tiếp bắt nguồn từ nhu cầu hoàn thành trách nhiệm công việc của họ. Những người khác được liên kết với các đặc quyền quyền lực. Vì vậy, người quản lý văn phòng có quyền yêu cầu các nhân viên còn lại sửa chữa những sai lầm mà họ đã mắc phải do sơ suất trong tài liệu sản xuất, đưa ra mức khuyến khích đối với họ hoặc áp dụng hình phạt đối với những người làm việc cẩu thả.

Thông thường, giám đốc văn phòng là cầu nối giữa nhân viên và giám đốc điều hành. Vị trí này cho phép anh ấy phấn đấu để đạt được điều kiện làm việc tốt hơn và thể hiện mong muốn của tập thể về việc nâng cao chất lượng công việc của cả một bộ phận và toàn doanh nghiệp.

Đặc điểm mô tả công việc của trưởng phòng kinh doanh

Quản lý văn phòng từ lâu đã không thể thiếu trong các công ty lớn nhỏ, vì vậy họ cần một số kỹ năng đặc biệt để lấp đầy vị trí tuyển dụng như vậy. Một trường hợp phổ biến là khi một số giám đốc văn phòng làm việc tại cùng một doanh nghiệp với các chức năng đặc biệt, trong đó có một cấp cao hơn. Mô tả công việc của họ về cơ bản giống nhau, nhưng khác nhau ở một bộ chức năng bổ sung.

Vì vậy, nếu một giám đốc văn phòng làm việc trong bộ phận kinh doanh, mô tả công việc của anh ta có thể có các mục như:

• tìm kiếm cửa hàng mới;
• theo dõi những thay đổi trong cấu trúc của nhu cầu;
• chuẩn bị tài liệu báo cáo về doanh số bán hàng hoàn hảo;
• làm việc trực tiếp với khách hàng để nhận đơn đặt hàng và quá trình xử lý tiếp theo của họ;
• làm việc để thông báo cho khách hàng về những thay đổi có thể xảy ra trong phạm vi hàng hóa và tính toán lại giá cả;
• tổ chức các cuộc họp cần thiết;
• ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa.

Các yêu cầu khác có thể liên quan đến chi tiết cụ thể của hàng hóa mà công ty cung cấp. Nếu công ty có liên quan đến việc mua bán bất động sản, thì nhiệm vụ của người quản lý văn phòng có thể bao gồm việc chuẩn bị các tập tài liệu thông tin và thực hiện các tài liệu cụ thể.

Trách nhiệm của người quản lý văn phòng

Trong trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ, phạm tội, kể cả làm lộ bí mật kinh doanh, làm tổn hại đến hình ảnh công ty, trưởng phòng phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật về hành chính, dân sự. và bộ luật hình sự. Nếu gây ra thiệt hại về vật chất cho tổ chức, thì hình phạt sẽ được áp dụng theo các quy định của bộ luật lao động.