Cách viết thư thương mại: các quy tắc và hướng dẫn

2025 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2025-01-24 13:27

Một thuộc tính thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào là thư từ kinh doanh. Nhân viên của mỗi doanh nghiệp giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng, với nhà cung cấp và người tiêu dùng. Nói chung, thói quen hàng ngày của bất kỳ văn phòng nào chắc chắn bao gồm việc tham gia trao đổi thư từ.

Mặc dù thực tế là hầu hết nhân viên trong các doanh nghiệp và tổ chức gửi và nhận rất nhiều tin nhắn mỗi ngày, nhưng không phải ai cũng tuân thủ các tiêu chuẩn và quy tắc đã thiết lập khi tạo ra chúng. Hóa ra việc viết một bức thư thương mại một cách đúng đắn và chính xác không đơn giản như vậy. Có một số yêu cầu và khuôn mẫu được áp dụng trên thế giới và liên quan đến quy trình làm việc. Chúng bao gồm các quy tắc viết thư công việc, cũng như những điểm chính liên quan đến thiết kế.

Khi soạn thư cho một tổ chức của bên thứ ba hoặc chỉ cho một đồng nghiệp trong bộ phận lân cận, bạn nên tuân thủ một phong cách chặt chẽ (ngoại trừ thư từ thân thiện, không cóhạn chế tương tự). Không sử dụng những từ quá xúc động ngay cả khi mô tả tầm quan trọng của giao dịch hoặc sự thích thú của các sản phẩm được thử nghiệm. Một bức thư kinh doanh phải rõ ràng, ngắn gọn và có giới hạn hợp lý.

Tin nhắn phải bắt đầu từ người nhận. Nếu nó được dành cho nhân viên của một tổ chức bên thứ ba, bạn chắc chắn phải cho biết tên, chức vụ của người nhận, cũng như họ tên của họ. Trong trường hợp tài liệu vẫn còn trong công ty, họ có tên viết tắt là đủ (bạn cũng có thể thêm chức vụ đang nắm giữ).

Một bức thư công việc cho một tổ chức bên ngoài phải được ghi trên giấy tiêu đề của công ty (bất kể nó được gửi bằng điện tử hay trên giấy). Nếu không có, bạn có thể chỉ cần chỉ ra thông tin chi tiết của người gửi trong "tiêu đề" của tài liệu.

Trước khi bắt đầu biên soạn văn bản, bạn cần suy nghĩ về cấu trúc của nó, xác định các điểm chính và mục tiêu của việc viết. Điều này sẽ làm cho quá trình viết dễ dàng hơn nhiều. Bức thư phải kết thúc bằng một chữ ký, không chỉ cho biết tên của người gửi mà còn cho biết chức vụ, cũng như tên của doanh nghiệp mà anh ta đại diện.

Khi gửi lời đề nghị đến khách hàng hoặc đối tác tiềm năng, cuối cùng, bạn chắc chắn phải bày tỏ lòng biết ơn về sự hợp tác và hy vọng sẽ có những hợp tác chung tiếp theo.

Ngoài các quy tắc được sử dụng trong thư từ kinh doanh, cũng có các khuyến nghị. Ví dụ: bất kỳ tài liệu nào gửi đến một người cụ thể phải bắt đầu bằng các từ "thân mến" kèm theo tên đầy đủ vàkhông phải tên viết tắt. Không cần sử dụng chữ viết tắt trong các chữ cái, ví dụ: hãy viết "uv". hoặc giảm vị trí của người nhận, nơi làm việc của anh ta.

Luồng tài liệu quốc tế được coi là khó nhất, vì mỗi tiểu bang có những sắc thái giao tiếp riêng và ngôn ngữ mà bạn phải trao đổi với các đối tác nước ngoài không phải lúc nào người viết thư cũng rõ ràng, vì vậy bạn phải sử dụng dịch vụ của người dịch. Trước khi sử dụng dịch vụ của một chuyên gia như vậy, cần làm rõ liệu anh ta có biết cách viết một bức thư thương mại bằng tiếng Anh hay không, hay liệu chúng ta đang nói về một bản dịch theo nghĩa đen tầm thường. Nếu quy trình lưu chuyển tài liệu nước ngoài được lên kế hoạch duy trì liên tục, tốt hơn hết bạn nên thuê một nhân viên nói ngoại ngữ đủ để viết thư thương mại trên đó.

Nói chung, việc đạt được nhiệm vụ ở nhiều khía cạnh phụ thuộc vào cách lập và thiết kế tài liệu. Vì vậy, đừng bao giờ đánh giá thấp tầm quan trọng của các nghi thức kinh doanh khi giao tiếp.