Hệ thống ERP là gì? Hoạch định nguồn lực tài chính doanh nghiệp

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Ngày càng nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô khác nhau trên thế giới đang tìm cách đưa vào công việc của họ công cụ quản lý mạnh mẽ nhất được gọi là hệ thống ERP. Việc sử dụng nó được thiết kế để thiết lập sự kiểm soát và lập kế hoạch hiệu quả đối với tất cả các quy trình kinh doanh quan trọng về mặt chiến lược cho tổ chức, nhằm tối ưu hóa hoạt động của các cơ sở sản xuất chính và phụ trợ.

Khái niệm về ERP và hệ thống ERP

Chiến lược kinh doanh ERP (EntERPrise Resource Planning) là sự tích hợp của tất cả các bộ phận và quy trình của tổ chức: cơ sở sản xuất, bộ phận tài chính, nhân sự, hồ sơ khách hàng và nhiều bộ phận khác. Sự kết hợp như vậy chủ yếu nhằm mục đích tối ưu hóa việc phân phối các nguồn lực khác nhau trong doanh nghiệp.

Nếu trước đây nó chỉ là một khái niệm marketing thuần túy thì ngày nay hệ thống ERP thường được hiểu là một loại công cụ phần mềm chuyên dụng. Theo nghĩa rộng, nó là một phương pháp luận để hoạch định và quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp. Trong lịch sử, chiến lược ERP được hình thành dựa trên cơ sở của các chiến lược trước đó:

• MRP - lập kế hoạch yêu cầu vật liệu.
• MRP II - lập kế hoạchtài nguyên sản xuất.

Ngược lại, hệ thống ERP có thể được sử dụng cho các doanh nghiệp rất lớn, thường được phân bổ theo địa lý. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về việc hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp, vì nó không chỉ chú ý đến hoạt động sản xuất mà còn chú ý đến việc lập kế hoạch tài chính toàn diện. Một tính năng thiết yếu của hệ thống ERP là khả năng sử dụng nó trong hoàn toàn bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể các chi tiết cụ thể của công việc, kể cả những doanh nghiệp không tham gia vào hoạt động sản xuất. Xem xét nó như một sản phẩm phần mềm, cần lưu ý rằng nó được trang bị một bộ phương tiện kỹ thuật mạnh mẽ hơn để hỗ trợ hoặc thay thế quá trình ra quyết định.

Mục đích của hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Để quyết định thay đổi căn bản các hoạt động của công ty, liên quan đến việc giới thiệu hệ thống quản lý thông tin và thực hiện chiến lược kinh doanh mới, ban lãnh đạo phải nhận thức rõ ràng về sự cần thiết của bước này, cần được thể hiện ở những điểm chính sau:

• không sẵn sàng chấp nhận tình trạng hiện tại;
• tồn tại của nhu cầu sử dụng các công nghệ hiện đại để củng cố vị thế của một chủ thể kinh doanh trên thị trường trong môi trường cạnh tranh;
• mong đợi những lợi ích đáng kể từ việc thực hiện.

Trước hết, việc sử dụng hệ thống ERP được thiết kế để góp phần thực hiện thành công chiến lược kinh doanh tương tự, việc thực hiện chiến lược đó phải đảm bảo hiệu quảhoạch định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp. Để làm được điều này, cần phải tối ưu hóa công việc của các bộ phận của mình, cụ thể là đạt được sự thống nhất tối đa giữa chúng và giảm chi phí hành chính. Điều này có thể đạt được thông qua các lợi ích do hệ thống thông tin cung cấp. Đây là:

• Tăng tính minh bạch của các quy trình kinh doanh.
• Giải quyết các vấn đề về tổ chức và tìm kiếm thông tin phù hợp.
• Cải thiện độ tin cậy và mức độ liên quan của dữ liệu.
• Tăng tốc độ xử lý công việc giữa các bộ phận.
• Tổ chức một không gian thông tin duy nhất giữa trụ sở chính và các chi nhánh ở xa.
• Giảm thời gian hoàn thành tài liệu và loại bỏ các lỗi có thể xảy ra.
• Tăng tốc độ ra quyết định ở tất cả các cấp.

Hệ thống ERP cung cấp sự gia tăng khả năng cạnh tranh của đối tượng, không chỉ thông qua việc đưa các quy trình kinh doanh hiệu quả hơn vào công việc của mình. Việc sử dụng nó cũng dẫn đến giảm chi phí chung của doanh nghiệp. Các công cụ lập kế hoạch, mô hình hóa và phân tích nâng cao giúp tối ưu hóa các nguồn lực của hoạt động sản xuất, khu vực tài chính, cũng như công việc của bộ phận kho hàng, vận tải và các bộ phận khác.

Đặc điểm chính của công việc

Ở các công ty khác nhau, ngay cả những công ty tham gia vào cùng một lĩnh vực kinh doanh, tất cả các quy trình kinh doanh đều có thể tiến hành theo những cách hoàn toàn khác nhau. Sơ đồ công việc được tiêu chuẩn hóa mà hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp đưa ra có thể khác đáng kể so với sơ đồ được sử dụng ở đây trước đây. Bởi cái nàylý do để coi nó chỉ là một sản phẩm phần mềm về cơ bản là sai, vì việc triển khai nó đòi hỏi những thay đổi nội bộ quy mô lớn từ công ty dưới hình thức tổ chức lại các quy trình kinh doanh hiện có.

Các tính năng khái niệm của các hệ thống này liên quan trực tiếp đến bản chất của chúng. Nhớ lại rằng phương pháp luận ERP liên quan đến việc hợp nhất tất cả các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp để tổ chức quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp. Sự liên kết như vậy được thực hiện trong hệ thống thông tin thông qua sự hiện diện của một cơ sở dữ liệu công cộng duy nhất. Thông tin vào kho lưu trữ chỉ một lần và sau đó có thể được nhiều người tiêu dùng bên trong và bên ngoài xử lý và sử dụng nhiều lần. So với cuộc sống thực, trong trường hợp này, thời gian và nỗ lực ra quyết định của nhân viên trong công ty giảm đi. Cũng cần lưu ý rằng hệ thống ERP không phải là một hệ thống kiểm soát quy trình tự động, mà là một hệ thống thông tin tích hợp dựa trên mô hình trừu tượng của chúng, thông tin được nhập vào bởi những người sống.

Cấu trúc của cơ sở dữ liệu, cũng như hoạt động của toàn bộ gói phần mềm, phải được sắp xếp sao cho phản ánh hoạt động của tất cả các bộ phận mà không có ngoại lệ. Cách tiếp cận này giúp bạn có thể theo dõi tổng số nguồn lực và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp gần như trong thời gian thực, và do đó để thực hiện quản lý hoạt động và chiến lược của chúng.

Một trong những nhiệm vụ chính của hệ thống ERP làtối ưu hóa quá trình lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch. Các thuật toán thông minh tích hợp giúp đơn giản hóa đáng kể giải pháp của nó cho người dùng của họ. Ví dụ, việc lập kế hoạch và quản lý của một doanh nghiệp sản xuất có nhiều đặc điểm riêng đi kèm với sự không đồng nhất của các bộ phận cấu thành. Vì vậy, tại một nhà máy có thể có các phân xưởng hoạt động liên tục và riêng lẻ. Theo quan điểm này, hệ thống cấp ERP được triển khai nên phổ biến và chứa nhiều mô-đun chuyên biệt nhất.

Vì các doanh nghiệp hiện đại ngày nay thường phân bố theo địa lý, điều quan trọng là các chi nhánh ở xa văn phòng chính phải được cung cấp đầy đủ quyền truy cập vào kho dữ liệu thông tin chung. Điều này được thực hiện bởi các công nghệ mạng tiên tiến nhất liên quan đến sự phát triển của hệ thống ERP, cũng cung cấp sự khác biệt về quyền truy cập của người dùng đối với thông tin được lưu trữ trong đó.

Chức năng của hệ thống cấp ERP

Nói đến chức năng, chúng ta không được quên rằng bất kỳ sản phẩm cấp ERP nào cũng là một hệ thống quản lý doanh nghiệp nói chung. Phạm vi các khả năng của nó chủ yếu sẽ phụ thuộc vào quy mô và các tính năng của hoạt động của cơ sở cho các nhu cầu mà nó được sử dụng. Hãy xem xét bộ tính năng cổ điển:

Sản xuất

• Duy trì các thông số kỹ thuật về thiết kế và quy trình cho hàng hóa được sản xuất hoặc dịch vụ được thực hiện để xác định số lượng vật liệu cần thiết và chi phí lao động.
• Vẽ kế hoạch sản xuất.
• Lập kế hoạch và quản lý năng lực kỹ thuật của doanh nghiệp theo nhiều cách gần đúng: từ đơn vị riêng lẻ đến phân xưởng và hiệp hội sản xuất.

Tài

• Kế toán hoạt động, tài chính, quản lý, kế toán thuế và kiểm soát.
• Quản lý tài sản doanh nghiệp, bao gồm tài sản cố định, chứng khoán, tài khoản ngân hàng, v.v.
• Lập kế hoạch toàn diện các nguồn tài chính của doanh nghiệp và kiểm soát kết quả của doanh nghiệp.

Logistics

• Hình thành các chỉ tiêu kế hoạch về khối lượng vật tư, nguyên liệu, phụ tùng, linh kiện cần thiết phù hợp với kế hoạch sản xuất.
• Quản lý cung ứng và bán hàng: kế toán cho các đối tác, lưu giữ sổ đăng ký hợp đồng, quản lý chuỗi cung ứng, thực hiện kế hoạch và kế toán kho.

Nhân sự

• Quản lý quy trình tuyển dụng.
• Nhân sự vận hành và hồ sơ nhân sự, biên chế, bảng lương.
• Lập kế hoạch nhân lực.

Tiếp thị và quảng cáo

• Duy trì kế hoạch bán hàng.
• Quản lý giá cả ở nhiều loại thị trường nhằm hình thành chiến lược tổng thể phù hợp của doanh nghiệp, chính sách tính giá vốn minh bạch: hạch toán chiết khấu và các điều kiện bán hàng đặc biệt.
• Lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động quảng cáo và tiếp thị đang diễn ra.

Dự án. Báo cáo

• Cung cấp một loạt các biểu mẫu báo cáo kế toán, tài chính và quản lý được chuẩn hóa, cũng như một cơ chế linh hoạttạo tùy chỉnh.
• Soạn thảo chiến lược tổng thể: lập kế hoạch từng bước những việc cần thiết để thực hiện thành công về thời gian, vật chất, tài chính và nguồn nhân lực.
• Giám sát các chỉ số hiệu suất chính của dự án.

Doanh nghiệp nào có thể sử dụng hệ thống ERP

Thoạt nhìn, có vẻ như các hệ thống thuộc lớp này được thiết kế dành riêng cho các ngành công nghiệp quy mô lớn, vì chúng có đặc điểm là phức tạp cao trong cấu trúc của các dòng tài nguyên và quy trình của nhiều loại khác nhau. Tuy nhiên, có những tình huống mà việc sử dụng các lớp MRP hoặc MRP II có thể không đủ cho một doanh nghiệp nhỏ. Ngày nay trên thị trường bạn có thể mua các sản phẩm phần mềm với nhiều khả năng khác nhau. Tùy theo quy mô doanh nghiệp mà sử dụng hiệu quả mà có các giải pháp nặng, vừa và nhẹ.

Đối với các tổ chức phi sản xuất, hệ thống lớp ERP cũng có thể áp dụng cho họ. Đối với những doanh nghiệp như vậy, chức năng không quá rộng sẽ là đủ. Hiện tại, có nhiều loại hệ thống tích hợp nhỏ hoặc cục bộ có thể đáp ứng nhu cầu của các công ty thương mại hoặc tổ chức làm việc trong lĩnh vực dịch vụ. Cũng cần lưu ý rằng nhiều nhà phát triển cung cấp cho khách hàng và các sản phẩm trong ngành của họ.

Về các phương pháp phân loại

Đặc điểm rõ ràng nhất mà tất cả các hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP có thể được phân loại làquy mô của tổ chức, nơi chúng có thể được áp dụng. Theo quan điểm này, tùy thuộc vào số lượng công việc, thông thường sẽ phân bổ các giải pháp cho:

• Tập đoàn lớn (trên 10 nghìn người).
• Tập đoàn quy mô vừa (từ 1.000 đến 10.000 người).
• Doanh nghiệp vừa (từ 100 đến 1 nghìn người).
• Doanh nghiệp nhỏ (dưới 100 người).

Một dấu hiệu quan trọng của việc hệ thống hóa các sản phẩm thông tin đó là chức năng. Tùy thuộc vào khối lượng thực hiện các nhiệm vụ được thực hiện, có sự phân chia thường được chấp nhận sau đây thành:

• Tích hợp lớn.
• Tích hợp trung bình.
• Quản lý tài chính.
• Địa phương.

Phiên bản địa phương thường là một sản phẩm thông tin đóng hộp thống nhất với tiêu điểm hẹp, với tổng chi phí tương đối nhỏ. Thông thường, nó bao gồm một hoặc nhiều khối trong lĩnh vực tài chính của tổ chức hoặc các hoạt động kế toán của tổ chức. Hệ thống như vậy phù hợp cho các công ty sản xuất hoặc thương mại nhỏ.

Hệ thống tài chính và quản lý của quản lý doanh nghiệp có thể được sử dụng chủ yếu trong các tổ chức phi sản xuất, chủ yếu là thương mại hoặc làm việc trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ. Ngoài tài chính và kế toán, các mô-đun quản lý hậu cần cũng được tham gia ở đây.

Hệ thống thông tin tích hợp, tùy theo quy mô của đối tượng mục tiêu, có thể quy mô vừa hoặc lớn. Chúng bao gồm tất cả các quy trình kinh doanh của cấu trúc doanh nghiệp, cụ thể là tương tác với nhà cung cấp và người tiêu dùng,sản xuất sản phẩm cuối cùng, các luồng nguyên liệu và tài chính, quan hệ nhân sự, cung ứng, lưu trữ và tiếp thị, thực hiện dự án và nhiều hoạt động khác.

Thị trường hệ thống ERP hiện đại

Tất cả các sản phẩm phần mềm hiện nay trên thị trường nội địa có thể được chia thành hai loại chính: Nga và nhập khẩu. Sự khác biệt giữa chúng không chỉ ở nơi tạo ra mà còn ở chức năng.

Sự phát triển mạnh mẽ của phương Tây đóng vai trò là tiêu chuẩn cho những gì thường được gọi là hệ thống lớp ERP. Ví dụ rõ ràng nhất là các sản phẩm của SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Tất cả chúng đều có thể được sử dụng cho các mục tiêu ở bất kỳ cấp độ nào, kể cả những mục tiêu rất lớn. Tuy nhiên, việc sử dụng chúng đối với các công ty Nga thường có thể khó khăn do có thể xảy ra các vấn đề sau:

• Sự không chuẩn bị của doanh nghiệp để tổ chức lại nghiêm túc các quy trình kinh doanh hiện có. Quy mô của những thay đổi như vậy rất khó để phóng đại. Các quy trình kinh doanh của các hệ thống quản lý doanh nghiệp nước ngoài về cơ bản khác với các quy trình đang được sử dụng phổ biến ở nước ta.
• Không đủ số lượng chuyên gia có khả năng thực hiện dự án triển khai hệ thống ERP nhập khẩu ở Nga với chất lượng phù hợp.
• Chi phí cao khi sử dụng các giải pháp như vậy.

Bất chấp sự tụt hậu chung so với các thiết bị tương tự của phương Tây, những phát triển hiện đại của Nga đang dần tăng cường chức năng của chúng. Chúng hoàn toàn thích nghi với công việc của các doanh nghiệp trong nước. và có thể được thực hiện thành côngnếu trong một trường hợp cụ thể thì không cần bao quát rộng rãi các quy trình kinh doanh, nhưng chỉ cần thiết lập kế toán trong một số lĩnh vực hoạt động bằng cách sử dụng hệ thống ERP là đủ. Ví dụ về sự phát triển tiên tiến trong nước là các sản phẩm của 1C và Galaktika.

Nhìn vào tương lai - ERP II

Xuất hiện cách đây một thời gian, khái niệm ERP II là kết quả của việc cải tiến phương pháp luận ERP. Kế hoạch và quản lý nguồn lực doanh nghiệp vẫn là một trong những nhiệm vụ chính ở đây. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của Internet, khởi đầu cho sự xuất hiện của một phương pháp luận mới, đã để lại dấu ấn của nó, khiến kinh doanh truyền thống trở nên điện tử một phần. ERP II là sự kết hợp giữa hệ thống quản lý doanh nghiệp cổ điển với các giải pháp thương mại trực tuyến cụ thể.

Giờ đây, việc tương tác với các đối tác của bạn qua mạng trở nên cực kỳ quan trọng. Có hai lĩnh vực quan trọng cho việc này: quản lý chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng. Thông tin nội bộ công ty không chỉ dừng lại ở mức độ như vậy, đi vào môi trường bên ngoài và trở thành cơ sở để hợp tác với các thực thể kinh doanh khác. Khái niệm mới trong trường hợp này được hình thành là quản lý các nguồn lực và quan hệ bên ngoài của doanh nghiệp. Ngoài việc định hướng lại tư tưởng, hệ thống ERP II đã nhận được các tính năng công nghệ riêng của chúng.

Giải quyết vấn đề chọn hệ thống

Việc lựa chọn phần mềm ở cấp độ này là một quá trình cực kỳ có trách nhiệm. Một quyết định sai lầm về vấn đề này, đặc biệt là đối với các dự án quy mô lớn, có thểkéo theo chi phí thời gian và tiền bạc ấn tượng trong trường hợp không có kết quả như mong đợi.

Việc triển khai hiệu quả một hệ thống quy mô lớn, ví dụ, cần đảm bảo việc quản lý hiệu quả một doanh nghiệp sản xuất, nhất thiết sẽ yêu cầu tái cấu trúc quy trình kinh doanh từ đó. Điều quan trọng là ngăn ngừa tình huống trong đó, khi kết thúc quy trình thực hiện, chương trình sẽ thu thập dữ liệu không sử dụng hoặc không giải quyết được các tác vụ cần thiết. Vì lý do này, tốt hơn hết bạn nên mời một nhóm chuyên gia đã chứng minh được bản thân trong vấn đề này hợp tác để thực hiện dự án.

Có một danh sách các tiêu chí nhất định trên cơ sở đó nhóm dự án, cùng với sự điều hành của công ty mục tiêu, có thể đưa ra quyết định tối ưu, hiệu quả về chi phí đối với việc lựa chọn sản phẩm phần mềm:

• Sự tuân thủ các khả năng kỹ thuật và chức năng của hệ thống với các mục tiêu chính của doanh nghiệp.
• Tổng chi phí sở hữu phải phù hợp với ngân sách được phân bổ cho mục đích này. Ngoài chi phí mua hệ thống, chi phí này bao gồm chi phí vận hành và các loại chi phí gián tiếp khác.
• Hệ thống thông tin cấp ERP được triển khai phải tuân thủ tất cả các yêu cầu kỹ thuật được chấp nhận chung, có nghĩa là nó phải có khả năng mở rộng, đáng tin cậy, chống được các lỗi có thể xảy ra, có tính năng bảo vệ chống vi-rút và chống tin tặc.
• Nhà cung cấp phải đảm bảo việc bảo trì và hỗ trợ phần mềm đã cài đặt sau đó.

Quy trình triển khai hệ thống ERP đẳng cấp

Sự ra đời của hệ thống ERP trong các doanh nghiệp đi kèm với việc triển khai các chiến lược cùng tên trên đó. Thủ tục này, tùy thuộc vào quy mô của đối tượng mục tiêu, thường kéo dài từ vài tuần đến vài năm. Một tổ chức có thể tự mình tham gia vào việc thực hiện hoặc sử dụng sự trợ giúp của các công ty chuyên về lĩnh vực này. Chúng ta có thể phân biệt các giai đoạn chính của quá trình này:

1. Tổ chức chính. Ở đây cần xác định các mục tiêu, mục tiêu chiến lược và chỉ định hiệu quả dự kiến của việc thực hiện đối với một tổ chức cụ thể. Dựa trên những dữ liệu này, có thể lập kế hoạch kỹ thuật cho dự án.
2. Phát triển dự án. Ở giai đoạn này, các hoạt động hiện tại của tổ chức được phân tích: chiến lược xúc tiến, các quy trình kinh doanh. Dựa trên kết quả của nó, một mô hình hệ thống được xây dựng và các cải tiến phù hợp được thực hiện cho kế hoạch làm việc.
3. Thi công dự án. Vì các quy tắc tiến hành các quy trình kinh doanh được quy định bởi hệ thống ERP được triển khai, nên ở đây chúng được biến đổi theo các yêu cầu thống nhất. Nếu cần thiết, việc phát triển các biểu mẫu báo cáo và các thuật toán để chuyển dữ liệu từ các chương trình kế toán đã sử dụng trước đó sẽ được thực hiện. Nếu ở các giai đoạn trước, sự thiếu sót của các chức năng của hệ thống đối với đối tượng được tiết lộ, thì nó sẽ được hoàn thiện. Nó kết thúc với việc đào tạo người dùng và thử nghiệm trước.
4. Vận hành. Trong quá trình sử dụng, các lỗi hỏng hóc có thể xảy ra đều được xác định và loại bỏ.

Hệ thốngQuản lý cấp độ ERP ngày nay không chỉ là một bản sao của phần mềm đắt tiền được cài đặt trên tất cả các máy tính trong một tổ chức, mà còn là động lực chính đằng sau một chiến lược kinh doanh đầy hứa hẹn. Sự lựa chọn của nó cần dựa trên nhu cầu và khả năng hiện có của đối tượng mục tiêu. Thành công hơn nữa của toàn bộ doanh nghiệp nói chung phụ thuộc vào tính đúng đắn của quyết định được đưa ra và việc thực hiện các bước cho việc thực hiện tiếp theo.