Cách tiếp cận tình huống: khái niệm, bản chất, ứng dụng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Thật tốt khi có một chỉ dẫn về cách hành động trong một tình huống nhất định. Tại đây, một người đã mắc sai lầm và anh ta ngay lập tức được trình bày một kế hoạch hành động - điều đó thật tiện lợi và không cần phải suy nghĩ. Chỉ trong thế giới hiện đại, điều này không phải lúc nào cũng hiệu quả, khả năng biến đổi của các "kẽ hở" của con người là vô tận, do đó chưa bao giờ và sẽ không bao giờ có lời khuyên phổ quát về hành vi chính xác. Điều này cũng áp dụng cho việc phát triển kinh doanh. Mỗi công ty, giống như một con người, là cá nhân theo cách riêng của mình, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi các lý thuyết quản lý tiêu chuẩn đã chìm vào quên lãng, nhường chỗ cho một cách tiếp cận tình huống.

Giới thiệu tóm tắt

Cách tiếp cận tình huống đã đóng góp rất nhiều vào lý thuyết quản lý. Điểm trung tâm ở đây là hoàn cảnh - một tập hợp các hoàn cảnh nhất định có ảnh hưởng đến các hoạt động của tổ chức. Sử dụng cách tiếp cận này, các nhà quản lý có thể hiểu những kỹ thuật nào cần sử dụng để đạt được mục tiêu trong một tình huống nhất định.

Cũng giống như cách tiếp cận hệ thống, cách tiếp cận tình huống là một cách suy nghĩ về các vấn đề của tổ chức và các giải pháp của chúng,không phải là một tập hợp các quy tắc và hướng dẫn. Cách tiếp cận này cố gắng kết hợp các kỹ thuật cụ thể với nhau với các tình huống tương ứng để đạt được các mục tiêu của công ty một cách hiệu quả nhất.

Nói chung, đây là cách mô tả kỹ thuật này trong hoạt động quản lý: một số tình huống phát triển trong công ty, người quản lý phân tích nó, áp dụng các phương pháp để loại bỏ vấn đề và làm cho công việc của nhân viên hiệu quả hơn.

Bắt đầu

Đến đầu những năm 60 của thế kỷ trước, khá nhiều trường phái quản lý khoa học được hình thành. Mỗi người trong số họ theo cách riêng của mình đã thể hiện quá trình khác biệt hóa trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học về các vấn đề quản lý. Có lẽ đây là điều đã khiến các nhà khoa học cố gắng hợp nhất các trường phái và xu hướng dựa trên các khái niệm giống nhau. Vào thời điểm đó, các nhà khoa học đang cố gắng ngăn chặn cơn sốt nghiên cứu khoa học, do đó lý thuyết quản lý đã biến thành một khu rừng thực sự.

Năm 1964, tại một cuộc họp của Học viện Quản lý Hoa Kỳ, một nghị quyết đã được thông qua để tạo ra "Lý thuyết thống nhất về quản lý", có thể giải thích tất cả các hiện tượng mà một nhà quản lý có thể gặp phải trong thực tế quản lý. Và để dung hòa những khái niệm khác nhau và đôi khi trái ngược nhau, tạo cơ sở để áp dụng những lời khuyên thiết thực.

Lý thuyết thống nhất, được gọi là lý thuyết thống nhất hóa ra là một lý thuyết quản lý theo tình huống mới. Tác giả của nó là Giáo sư R. Mockler (Đại học St. John, New York). Để tác giả nói rằng thật ngu ngốc khi coi rừng rậmlý thuyết quản lý hiện đại, trong khi bỏ qua cách tiếp cận tình huống, ông không nhận ra nó là một cái gì đó mới về cơ bản.

Đề cập đầu tiên

Phương pháp quản lý theo tình huống đã được P. Drucker đề cập trở lại vào năm 1954 trong cuốn sách “Thực hành quản lý”, nơi ông đã hình thành những nét chính của lý thuyết này. Cùng với nhà khoa học và các đồng nghiệp trong trường, nhu cầu phân tích các tình huống để ra quyết định cũng được các nhà lý thuyết khác bảo vệ. Mockler tin rằng nỗ lực coi lý thuyết tình huống như một khái niệm thống nhất là một xu hướng mới trong quản lý. Đúng như vậy, nhà khoa học lập luận rằng cách tiếp cận tình huống được hình thành không phải vì cộng đồng khoa học quyết định tạo ra một lý thuyết quản lý duy nhất, mà là do nhu cầu định hướng lại sự phát triển lý thuyết vào thực tiễn.

Nghiên cứu điều kiện thực tế

Mauclair đã cố gắng giải thích lý do cho thái độ này đối với lý thuyết quản lý như sau. Các tình huống mà nhà quản lý phải hành động rất đa dạng đến mức các lý thuyết hiện có không thể thỏa mãn nhu cầu thực tiễn. Việc thiết lập các nguyên tắc của chính phủ là tốt, nhưng nó chưa đủ trong cuộc sống. Đó là lý do tại sao, cho dù bạn có phát triển nhiều lý thuyết khác nhau đến đâu, các nhà quản lý sẽ không được cung cấp 100% hướng dẫn thực tế để hành động. Sẽ tốt hơn nhiều nếu phát triển các nguyên tắc tình huống, có điều kiện để có thể sử dụng khi cần thiết.

Việc phát triển một phương pháp tiếp cận tình huống mới bắt đầu tập trung vào việc nghiên cứu các điều kiện thực tế trong đóhoặc một công ty khác. Dựa trên những tình huống này, cơ cấu tổ chức cụ thể và duy nhất cần được phát triển. Cách tiếp cận tình huống đối với quản lý khuyến khích các nhà quản lý xây dựng các mô hình lý thuyết của tổ chức, trong đó các yếu tố bên ngoài được đặc trưng bởi một tập hợp các biến theo ngữ cảnh, liên kết với nhau

Giải quyết vấn đề

Những người ủng hộ lý thuyết về cách tiếp cận tình huống nói rằng quản lý nên giải quyết ba vấn đề:

1. Tạo mô hình tình huống.
2. Mô hình hóa quan hệ chức năng của các liên kết.
3. Dựa trên dữ liệu nhận được, đưa ra và tái tạo các quyết định quản lý.

Thúc đẩy để phát triển

Phương pháp quản lý theo tình huống đã được xem xét chi tiết nhất trong tác phẩm "Tổ chức và Môi trường" của P. Lawrence và J. Lorsch. Xuất phát điểm lý thuyết của họ là trước tiên không có cách tổ chức duy nhất, bởi vì ở các giai đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp, cần phải đưa ra các cơ cấu tổ chức khác nhau đáp ứng nhu cầu thực tế của công ty.

Cách tiếp cận này đã thúc đẩy các chuyên gia khác phát triển cơ cấu tổ chức cụ thể. Điều đáng chú ý là cách tiếp cận tình huống trong quản lý đã ảnh hưởng đến tất cả các trường phái quản lý. Như vậy, tác phẩm “Lý thuyết về hiệu quả lãnh đạo” của F. Fiedler đã xuất hiện. Nhà khoa học đã cố gắng xác định các loại và tình huống hành vi của nhóm và đề xuất phong cách chính phủ phù hợp nhất.

Các nghiên cứu tương tự đã được sử dụng bởi W. White. Anh ấy muốn xác định các loại hành vi của nhân viên và những gìhọ sẽ bị ảnh hưởng như thế nào bởi các phương pháp lãnh đạo khác nhau. Các nghiên cứu tương tự và như vậy cho thấy rằng phương pháp tiếp cận tình huống đã bắt đầu trở nên phổ biến. Điều này có nghĩa là cộng đồng khoa học đã không còn mong muốn hình thành các nguyên tắc chung của hoạt động quản lý.

Bản chất của phương pháp tiếp cận tình huống

Có thể nói về lý thuyết này như sau: nó có "đầu vào" và "đầu ra" riêng và chủ động thích ứng với môi trường bên ngoài và bên trong rất dễ thay đổi. Dựa trên điều này, các nguyên nhân chính của những gì đang xảy ra trong tổ chức phải được tìm kiếm bên ngoài nó - nơi nó thực sự hoạt động. Trong cách tiếp cận này, khái niệm về một tình huống có vấn đề đã trở thành chìa khóa. Cần lưu ý rằng lý thuyết không tranh chấp các nguyên tắc quản lý khác, nhưng lập luận rằng để đạt được thành công các mục tiêu, tổ chức phải áp dụng các kỹ thuật không chỉ có tính chất chung chung.

Mọi quyết định của nhà quản lý nên thay đổi tùy theo tình huống, bởi vì nghệ thuật lãnh đạo chính là khả năng lựa chọn các kỹ thuật phù hợp để đối phó với các tình huống có vấn đề.

Khái niệm cơ bản

Cách tiếp cận tình huống trong tổ chức dựa trên bốn điều khoản chính và tất cả chúng đều liên quan đến công việc của người lãnh đạo. Rốt cuộc, số phận của công ty phụ thuộc vào anh ấy:

1. Mọi nhà quản lý nên biết các phương tiện quản lý chuyên nghiệp hiệu quả. Anh ta phải hiểu quy trình quản lý, hành vi của cá nhân và nhóm, có kỹ năng phân tích, biết phương pháp lập kế hoạch và kiểm soát.
2. Đầucó nghĩa vụ thấy trước hậu quả của việc sử dụng một phương pháp quản lý cụ thể. Xác định điểm mạnh và điểm yếu của khái niệm được áp dụng và đưa ra mô tả so sánh về tình huống.
3. Việc giải thích đúng tình huống sẽ giúp người quản lý xác định các yếu tố quan trọng nhất.
4. Người lãnh đạo phải phối hợp các kỹ thuật quản lý đã chọn với các điều kiện nhất định để đảm bảo đạt được mục tiêu đạt hiệu quả cao nhất.

Dành cho những ai chưa hiểu

Mặc dù thực tế là phương pháp tiếp cận tình huống, không giống như các lý thuyết quản lý khác, cho thấy rõ ràng rằng không có cách nào tốt hơn để quản lý theo nguyên tắc, có những nhà khoa học đã không hiểu rõ điều này. Họ tiếp tục nhấn mạnh sự cần thiết phải dựa vào khoa học. Nhưng nếu bạn mô tả ngắn gọn các hành động của người quản lý, thì rõ ràng đó là cách tiếp cận tình huống có thể áp dụng trong quản lý, chứ không phải là những giáo điều khoa học với những cách không thể phá hủy của họ.

Bằng chứng về Odiorne

Ví dụ, hãy lấy nghiên cứu của một nhà khoa học lập luận rằng tiên nghiệm không thể có khoa học quản lý, bởi vì lãnh đạo là một nghệ thuật bất chấp các quy tắc và không thể giải mã được.

Giáo sư Đại học Michigan J. Odiorne cho rằng không thể đưa các hoạt động quản lý vào những khuôn mẫu, chuẩn mực và quy tắc nhất định. Các lý thuyết hiện tại xem xét rất đơn giản các tình huống mà một nhà quản lý phải đối mặt. Chủ nghĩa kinh nghiệm của Odiorne đúc kết thành những trải nghiệm độc đáo và không thể lặp lạicác nhà lãnh đạo. Để đạt được trải nghiệm này, người ta không chỉ phải khám phá tình hình hiện tại mà còn phải học cách tồn tại.

Hạn chế tình huống

Ngoài ra, Odiorne lưu ý rằng hầu hết các tình huống xung quanh một nhà quản lý hoàn toàn không chấp nhận phân tích, vì vậy ông đã nêu ra 5 lý do tại sao không thể tạo ra một khoa học quản lý:

1. Người quản lý thường xuyên lâm vào tình thế, tức là không kịp thoát ra khỏi tình huống này thì lập tức phải nhập cuộc khác. Ngay sau khi một người đưa ra quyết định, anh ta thấy rằng số lượng khó khăn tăng lên gấp bội. Chỉ bằng cách nhờ đến sự trợ giúp của kinh nghiệm trong quá khứ, nhà lãnh đạo có thể chuẩn bị cho mình những thay đổi mới.
2. May mắn là điều quan trọng hàng đầu đối với một nhà quản lý. Quá tệ là hầu hết các lý thuyết đều giảm giá cô ấy.
3. Cạnh tranh và xung đột. Về cơ bản, nhà khoa học tập trung vào cuộc xung đột vĩnh viễn về việc phân phối tài nguyên. Sẽ không bao giờ có kẻ thắng người thua, và tất cả các lý thuyết quản lý sẽ chỉ giúp câu giờ trong cuộc tranh chấp này.
4. Tội lỗi. Nó vốn có ở bất kỳ người quản lý nào và vì nó không bao giờ rời xa anh ta nên nó ảnh hưởng đến hành vi và việc ra quyết định.
5. Cái chết của một nhà quản lý là lập luận mạnh mẽ nhất của Odiorne chống lại khả năng của một lý thuyết quản lý khoa học.

Con người vốn dĩ phức tạp, và những điều kiện mà anh ta phải thường xuyên hành động sẽ không bao giờ trở nên đơn giản đến mức có thể coi chúng trong ngữ cảnh toán họccác công thức. Đối với lý thuyết tình huống, nó phải là thuyết hiện sinh, vì xuất phát điểm của nó là một con người - một chất không ổn định và mơ hồ. Đây là bản chất của việc áp dụng phương pháp tiếp cận tình huống: chỉ một con người, kinh nghiệm tích lũy và khả năng phân tích của anh ta mới giúp ích trong các hoạt động quản lý.