Trợ lý kế toán trưởng: bổ nhiệm, điều kiện dự tuyển, mô tả công việc và phạm vi công việc thực hiện

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Mọi doanh nghiệp nhà nước, ngân sách hay thương mại đều thực hiện các hoạt động của mình trong khuôn khổ kế toán và báo cáo của kế toán trưởng. Không một giao dịch kinh doanh nào, không một quy trình kinh tế nào được thông qua bởi kế toán trưởng, người kiểm soát tất cả các thủ tục kế toán của công ty. Nhưng đối với một người, và ngay cả trong một công ty quy mô lớn, có thể hiểu toàn bộ nhiệm vụ được giao cho kế toán trưởng là điều khá khó khăn. Vì vậy, mỗi trưởng phòng kế toán đều lấy một bộ phận nhân sự bắt buộc để giúp mình - trợ lý cho kế toán trưởng.

Là "cánh tay phải" của kế toán trưởng

Vị trí này là gì? Anh ta - trợ lý kế toán trưởng là ai? Những trách nhiệm kế hoạch nào được bao gồm trong mô tả công việc của anh ấy?

Thực tế, nhân viên giúp việc cho trưởng phòng kế toán là người thay anh làm mọi việc.các vấn đề kỹ thuật và chịu trách nhiệm duy trì tất cả các tài liệu do người đứng đầu giao cho mình. Trợ lý kế toán trưởng là chỗ dựa của anh, là người tập sự không thể thiếu, thực tế được coi là “cánh tay phải” của anh. Ban đầu, một người trẻ và đầy triển vọng, không phải không có hoài bão và mong muốn phát triển trong lĩnh vực chuyên môn của mình, được đảm nhận vị trí như vậy. Thường thì đây là một sinh viên mới tốt nghiệp với ít kinh nghiệm làm việc trong doanh nghiệp chính mà anh ta được cơ sở giáo dục gửi đến. Khát vọng nhận ra mình là một cán bộ xứng đáng, một nhân viên như vậy kiên trì nắm lấy cơ hội được trao cho anh ta để chứng tỏ bản thân và cố gắng hết sức để chứng minh tầm quan trọng của mình với cấp trên trực tiếp và hỗ trợ chuyên môn. Đồng thời, trong quá trình làm việc này, người trợ lý sẽ tự tích lũy được kinh nghiệm cần thiết, tiếp thu kiến thức mới, học hỏi cách thức hoạt động của doanh nghiệp và tham gia vào các quy trình kinh tế.

Phổ kiến thức trợ lý kế toán trưởng

Tuy nhiên, chỉ hứa hẹn và nỗ lực chinh phục những đỉnh cao sự nghiệp thôi thì chưa đủ. Công việc của trợ lý kế toán trưởng chủ yếu dựa trên kiến thức bắt buộc về danh sách các điểm cụ thể về hoạt động của các bộ phận trong một doanh nghiệp cụ thể, cụ thể là:

• cơ sở lập pháp cho kế toán;
• lệnh và hướng dẫn tổ chức kế toán và báo cáo;
• điểm chính của luật dân sự, luật thuế và tài chính;
• cấu trúc công ty và triển vọng chiến lược cho sự phát triển của nó;
• P (S) BU;
• IFRS;
• thủ tục kế toán;
• nguyên tắc cơ bản về công nghệ sản xuất;
• phương pháp kinh tế thị trường;
• luật lao động;
• nội quy, quy chuẩn bảo hộ lao động.

Thủ tục đặt lịch hẹn

Đối với các nhân viên khác, thủ tục bổ nhiệm trợ lý kế toán trưởng được thực hiện theo quy định của pháp luật lao động hiện hành. Về mặt hình thức, việc này được thực hiện thông qua lệnh của giám đốc thuê một nhân viên mới với tư cách là đồng phạm của kế toán trưởng. Trên thực tế, kế toán trưởng tự mình lựa chọn một ứng viên cho vị trí trợ lý của mình, xem qua tất cả các loại hồ sơ, phỏng vấn cụ thể, loại bỏ những ứng viên không phù hợp và lưu ý cho bản thân những phẩm chất quan trọng nhất của ứng viên tiềm năng cho vị trí trợ lý của mình. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, nhân viên của bộ phận kế toán được thuê phải có trình độ chuyên môn kế toán hoặc kinh tế cao hơn hoặc bằng cấp trung học chuyên ngành với ít nhất một năm kinh nghiệm làm việc trong hồ sơ giáo dục của anh ta.

Việc miễn nhiệm cũng được thực hiện theo thủ tục do pháp luật lao động hiện hành quy định thông qua lệnh của giám đốc khi có tuyên bố sơ bộ bằng miệng từ người quản lý trực tiếp - kế toán trưởng.

Điều kiện việc làm

Theo điều kiệnviệc làm, trợ lý kế toán trưởng báo cáo trực tiếp với cấp trên và thực hiện các chỉ đạo của mình theo mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp. Khi thực hiện công việc của mình, trợ lý kế toán trưởng phải được hướng dẫn bởi khuôn khổ chế độ, Điều lệ công ty, các quy định về kế toán trong công ty, bản mô tả công việc hiện hành và nội quy lao động. Đồng thời, điều kiện tiên quyết để nhân sự này được nhận vào biên chế không chỉ là kiến thức về khung pháp lý chuyên ngành mà còn phải có trình độ tin học đạt chuẩn, sử dụng thành thạo các ứng dụng phần mềm, áp dụng các chương trình kế toán vào thực tế, bao gồm cả "1C". Ngoài ra, một trợ lý được thuê phải hiểu rằng anh ta có thể được cử đi công tác, và trong trường hợp kế toán trưởng đi công tác, hãy là phó của anh ta.

Mô tả công việc

Phạm vi nhiệm vụ của trợ lý kế toán trưởng được xác định theo lịch lao động nội bộ của doanh nghiệp, được giám đốc phê duyệt, cũng như chú thích riêng của kế toán trưởng, là người giám sát trực tiếp của người làm thuê. Để tiến hành công việc chính xác, khi tuyển dụng, anh ta được giới thiệu danh sách các chức năng cụ thể cần thiết để thực hiện bắt buộc. Vì vậy, mô tả công việc của một trợ lý kế toán trưởng bao gồm:

• thực hiện các mệnh lệnh và mệnh lệnh của quản lý và điều hành công ty của bạn;
• thực hiện công việc thuộc lĩnh vực kế toán được giao;
• phản chiếu trong chínhtài liệu về các giao dịch kinh doanh có liên quan;
• kiểm soát dòng tiền trên tài khoản ngân hàng;
• thực hiện các lệnh thanh toán và nộp kịp thời cho ngân hàng;
• giám sát tính kịp thời và đúng đắn của các khoản ghi có và ghi nợ;
• lập báo cáo tiền mặt và các khoản tiền mặt khác;
• thực hiện nộp ngân sách nhà nước và ngân sách cấp địa phương;
• tính toán theo hợp đồng thuê;
• đảm bảo tính an toàn của tài liệu kế toán;
• chuẩn bị tài liệu để chuyển tiếp vào kho lưu trữ;
• tham gia kiểm kê;
• thay thế một trưởng phòng hoặc kế toán bình thường vắng mặt;
• hỗ trợ phương pháp luận cho đồng nghiệp và nhân viên của đơn vị về các vấn đề kế toán, kiểm soát, phân tích và báo cáo;
• chấp hành kỷ luật lao động, sản xuất.

Phẩm chất cá nhân và kỹ năng làm việc

Ngoài việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể, vị trí trợ lý kế toán trưởng cung cấp cho nhân viên một số phẩm chất cá nhân góp phần vào việc thực hiện chức năng của một đơn vị nhân viên chất lượng cao. Ở đây, điều khá quan trọng là phải có sức bền, sự chú ý, kiên trì, vì công việc không hề dễ dàng, đòi hỏi sự tập trung cao độ cho nhiệm vụ thực hiện. Những phẩm chất như thận trọng và điều độ sẽ không gây trở ngại, bởi vì công việc phải được thực hiện không chỉ về mặt số lượng mà cònvề mặt chất lượng. Tư duy logic và phân tích, là một khía cạnh bắt buộc trong tính chuyên nghiệp của một trợ lý kế toán trưởng, sẽ trở thành con át chủ bài không thể thiếu của một nhân viên trong việc giúp đỡ người quản lý của mình. Một vai trò khá quan trọng được đóng bởi việc rèn luyện trí nhớ liên tục, đặc biệt là thị giác, cũng như cam kết với nghĩa vụ và công việc của một người, bởi vì hệ số của hoạt động hữu ích trong công việc được thực hiện phụ thuộc vào điều này.

Quyền

Không chỉ có một nhóm nhiệm vụ và kỹ năng riêng biệt mà trợ lý kế toán trưởng của doanh nghiệp phải sở hữu. Trong mọi trường hợp, anh ta có những quyền nhất định hướng dẫn anh ta thực hiện một loạt nhiệm vụ cụ thể do kế toán trưởng giao cho. Những quyền này là gì?

Thứ nhất, bất cứ lúc nào anh ta cũng có thể yêu cầu hoặc yêu cầu các tài liệu, chứng từ cần thiết liên quan trực tiếp đến các vấn đề hoạt động của kế toán viên. Không ai có quyền từ chối trợ lý trưởng kế toán trước những yêu cầu mang tính chất tài chính kế toán hoặc những thắc mắc liên quan đến hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

Thứ hai, anh ấy có thể nêu ý kiến kết luận của mình với ban quản trị doanh nghiệp, điều này sẽ giúp cải thiện các công việc liên quan đến bộ máy chức năng của phòng kế toán và các bộ phận trong toàn doanh nghiệp. Trợ lý không có quyền thách thức hoặc phản đối mệnh lệnh của kế toán trưởng, nhưng anh ta có thể đưa ra những đề xuất của riêng mình mà thực sự sẽ rất hợp lý.

Trách nhiệm

Về trách nhiệm,mà trợ lý kế toán trưởng phải chịu, thì nó chỉ giới hạn ở những khía cạnh sau, khi xác định được những khía cạnh nào thì anh ta có thể bị phạt hành chính dưới hình thức khiển trách hoặc phản đối:

• không tuân thủ hoàn toàn hoặc một phần các mục trong mô tả công việc;
• cung cấp thông tin sai lệch cho cấp quản lý cao hơn về việc hoàn thành nhiệm vụ, chỉ thị, mệnh lệnh nhận được từ anh ta, cũng như vi phạm khoảng thời gian được phân bổ cho việc thực hiện các nhiệm vụ này;
• từ chối thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị, chỉ đạo của Giám đốc công ty;
• vi phạm kỷ luật, vi phạm nội quy;
• thiệt hại đối với tài sản của công ty, bao gồm hàng hóa và các tài sản vật chất khác;
• tiết lộ thông tin cấu thành bí mật thương mại hoặc chính thức.

Điều kiện làm việc

Về phương thức hoạt động: Trợ lý kế toán trưởng, theo lệnh của Giám đốc, cam kết thực hiện đúng lịch xuất cảnh đã thông báo với nội quy lao động, cũng như tuân thủ đúng giờ chính thức trong thăm nơi làm việc và kỷ luật đã thỏa thuận với việc tuân thủ bắt buộc quy định về trang phục của công ty. Nếu phát sinh nhu cầu sản xuất, theo lệnh của ban lãnh đạo với sự đồng ý của cấp trên trực tiếp của trợ lý kế toán trưởng, người này có thể được cử đi công tác.

Nhiệm vụ bất thành văn

Nói về nhiệm vụ bí mật của trợ lý, chúng ta có thể cho rằng có thể có những yêu cầu của kế toán trưởng đối với trợ lý của mình, những yêu cầu này không được chính thức ghi lại trên giấy tờ, nhưng sẽ diễn ra.được. Ví dụ, pha cà phê mỗi ngày khi có cơ quan chức năng đến làm việc hoặc tưới hoa khi anh ấy vắng mặt tại nơi làm việc. Những nhiệm vụ kiểu này không có trong danh sách mô tả công việc, nhưng để duy trì một môi trường vi khí hậu thân thiện bình thường trong quan hệ giữa sếp và cấp dưới, tốt hơn hết là trợ lý nên tuân theo những quy tắc bất thành văn đơn giản này.

Ý nghĩa thiết thực của khung

Trợ lý kế toán trưởng tại nhà máy, xí nghiệp thương mại, tổ chức ngân sách đều quan trọng như nhau đối với người quản lý của anh ấy và toàn thể công ty. Đây chính là bộ khung đảm bảo cho sự vận hành trơn tru của bộ máy quản lý phòng kế toán. Nhờ anh ta, các hoạt động trực tiếp của kế toán trưởng được tổ chức và các vấn đề kỹ thuật được loại bỏ trong hệ thống được thiết lập tốt của bộ phận kế toán nói chung. Vì vậy, thật sai lầm khi cho rằng trợ lý kế toán trưởng chỉ là “con tốt” trong tay mình. Với việc lựa chọn đúng nhân sự từ hàng loạt ứng viên xứng đáng, trợ lý trưởng phòng kế toán thực sự có thể trở thành một nhân viên sáng giá và là một bộ phận nhân sự không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.