Kiểm toán nhân sự là Định nghĩa, các loại, phương pháp, nhiệm vụ và mục tiêu

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Kiểm toán nhân sự là kiểm tra tính hiệu quả của công việc của nhân viên, được thực hiện bởi những nhân viên được chỉ định đặc biệt hoặc bởi bên thứ ba. Không giống như kiểm toán cổ điển được sử dụng trong kế toán, kiểm toán nhân sự không bắt buộc và không bị điều chỉnh bởi luật đặc biệt và các hành vi pháp lý của Liên bang Nga. Nó được thực hiện theo sáng kiến của người đứng đầu doanh nghiệp để giải quyết một số vấn đề nhất định. Mục đích chính của cuộc kiểm toán như vậy, thường xuyên nhất, là để xác định tình trạng nhân sự của công ty. Nó cũng được sử dụng để tìm cách tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất.

Cách phân loại

Kiểm tra liên quan đến một hoặc một loại kiểm toán nhân sự khác theo các thông số như:

• Khoảng thời gian dữ liệu được sử dụng: ngắn hạn, dài hạn và ngắn hạn.
• Phương pháp thu thập thông tin: miệng hoặc tài liệu
• Bản chất của thông tin đang được kiểm tra: hợp pháp, đủ điều kiện hoặc hỗn hợp;
• Cho người đánh giá: nội bộ và bên ngoài.

Kiểm toán nhân sự được thực hiện theo hai hướng: xác định các vi phạm pháp luật vàxác định hành vi vi phạm kỷ luật lao động - tìm kiếm chi phí vượt mức bất hợp lý, xác định nguyên nhân đơn giản, kết hôn,… Vì vậy, kiểm toán nhân sự theo hướng hoạt động chủ yếu được chia thành pháp lý, trình độ và hỗn hợp.

Kiểm toán nhân sự pháp lý

Trong quá trình kiểm toán nhân sự pháp lý, họ kiểm tra tài liệu của bộ phận nhân sự, bảng thời gian của các phân xưởng, kiểm tra hóa đơn và phiếu thu với các vật liệu và công cụ sẵn có. Kiểm tra tính đúng đắn của việc điền hợp đồng lao động, sổ sách công việc, lệnh điều hành. Kiểm tra xem nhân viên có tuân theo mô tả công việc hay không. Họ tiến hành các cuộc điều tra và thực hiện các cuộc điều tra để xác định các vi phạm pháp luật lao động của Liên bang Nga, cũng như các quy tắc và tiêu chuẩn được áp dụng trong một lĩnh vực hoạt động cụ thể mà người lao động phải tuân thủ. Ví dụ: các yêu cầu về tiêu chuẩn vệ sinh trong ngành công nghiệp thực phẩm, GOST, tiêu chuẩn chất lượng và tuân thủ các quy định.

Nhiệm vụ chính của kiểm toán nhân sự pháp lý là xác định các vi phạm trước khi chúng được phát hiện bởi một ủy ban đặc biệt trong quá trình kiểm toán. Điều này sẽ giúp tránh các rắc rối với pháp luật và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Kiểm toán trình độ nhân sự

Đánh giá nhân sự đủ tiêu chuẩn của tổ chức được thực hiện nhằm xác định những thiếu sót trong công tác nhân sự và xác định cách loại bỏ chúng. Nó cũng làm cho nó có thể xác định sự hiện diện của một công nhân không đủ trình độ hoặcngược lại, để xác định những nhân sự có giá trị nhất cần được thăng chức hoặc trả lương cao hơn để họ hoạt động tốt hơn nữa và làm được nhiều việc hơn nữa.

Đánh giá năng lực nhân sự phù hợp nhất trong những lĩnh vực hoạt động mà sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào phẩm chất nghề nghiệp của nhân viên. Ví dụ, trong thương mại. Nếu người bán đối xử với người mua không đúng cách, thiếu hiểu biết hoặc không có khả năng, thì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính của doanh nghiệp - doanh thu giảm, lượng sản phẩm hết hạn sử dụng tăng lên. Đồng thời, chỉ có một cuộc kiểm tra mới có thể tiết lộ liệu lý do khiến doanh thu giảm là do trình độ của nhân viên thấp chứ không phải do một số yếu tố khác. Trong ví dụ này, một cuộc kiểm tra nhân sự sẽ giúp xác định một nhân viên vô đạo đức và thay thế anh ta kịp thời, trước khi công ty kinh doanh trên bờ vực phá sản.

Kiểm toán nhân sự toàn diện

Đánh giá nhân sự toàn diện liên quan đến việc sử dụng cả đánh giá pháp lý và năng lực, cũng như tất cả các phương pháp hiện có để đánh giá và phân tích thông tin. Việc kiểm tra như vậy có thể giúp đánh giá tình trạng nhân sự và xác định tiềm năng nhân sự của công ty, xác định các vi phạm pháp luật hiện có trong doanh nghiệp và loại bỏ chúng trước khi dẫn đến tổn thất nhân sự và tài chính không mong muốn.

Phương pháp thực hiện đánh giá nhân sự này, ngoài những ưu điểm được liệt kê, còn có hai nhược điểm - sẽ tốn kém hơn và mất nhiều thời gian hơn, vì sẽ có nhiều người tham gia hơn để kiểm tra một lượng lớn dữ liệu. Đó là lý do tại saochỉ nên thực hiện trong những trường hợp khẩn cấp: trong trường hợp phá sản hoặc trong cuộc khủng hoảng tài chính, khi thị trường thu hẹp và cạnh tranh gay gắt.

Ai có thể kiểm tra

Việc kiểm tra hệ thống nhân sự có thể được thực hiện bởi cả nhân viên của công ty và các tổ chức bên thứ ba. Đồng thời, vấn đề nảy sinh với việc xác định mức độ năng lực của thanh tra viên, vì khái niệm kiểm toán nhân sự không cố định trong thực tiễn pháp lý và những hướng dẫn, chuẩn mực và quy tắc tồn tại nhằm mục đích kiểm toán trong hoạt động kế toán. Tuy nhiên, thông tin nhận được đầy đủ và đáng tin cậy đến mức nào và sẽ được phân tích, đánh giá như thế nào phụ thuộc vào các bước mà người đứng đầu doanh nghiệp sẽ thực hiện để cải thiện tình hình với nhân sự.

Tuy nhiên, một lối thoát đã được tìm thấy. Vì vậy, với tư cách là các hướng dẫn và quy tắc cơ bản để tổ chức kiểm toán nhân sự tại một doanh nghiệp, các kiến thức cơ bản về kiểm toán tài chính có thể được thực hiện, và cụ thể là các yêu cầu đối với thông tin nhận được và cung cấp như:

• khách quan;
• uy tín;
• hợp thời;
• trung thực;
• viên mãn.

Theo đó, kiểm toán viên không chỉ phải tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp, trung thực, khách quan mà còn phải tuân thủ các quy tắc nhất định khi thu thập và xử lý thông tin cũng như lập báo cáo kiểm toán. Đồng thời, anh ta không cần phải có bất kỳ chứng chỉ đặc biệt nào để tham gia vào một hoạt động như đánh giá nhân sự. Nhưng điều đó không có nghĩa làmà nó có thể được thực hiện bởi bất kỳ nhân viên nào. Để giải quyết các công việc của một cuộc kiểm toán nhân sự, người kiểm tra viên phải có một trình độ kiến thức và trình độ nhất định.

Thực hiện đánh giá nhân sự có thể là nhân viên của một công ty chuyên biệt, hoặc người từ nhân sự của doanh nghiệp có đủ trình độ học vấn và năng lực. Thông thường, đó là các trưởng bộ phận, kế toán và các chuyên gia có trình độ cao khác. Và ở đây, một tình huống khó xử nảy sinh trước mắt người đứng đầu doanh nghiệp: Tốt hơn là thuê một tổ chức chuyên trách hay tự mình thực hiện một cuộc kiểm toán? Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào các yếu tố như:

• Chi phí cho nhân sự có trình độ cao tham gia vào kiểm toán nhân sự và chi phí dịch vụ của một công ty kiểm toán;
• Lượng thông tin cần xử lý và các điều khoản cho phép để xử lý.

Thông thường người ta tin rằng kiểm toán nhân sự do nhân viên của doanh nghiệp thực hiện sẽ rẻ hơn, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Sự tham gia của các chuyên gia bên ngoài thường có lợi hơn nhiều nếu cần tiến hành đánh giá trong một doanh nghiệp lớn, nơi có khối lượng thông tin rất lớn. Các công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán có nhiều kinh nghiệm hơn, nhân viên của họ có trình độ cao hơn, ít nhất là trong lĩnh vực kiểm toán nhân sự, khi đó chi phí kiểm toán sẽ thấp hơn và tốt hơn và mất ít thời gian hơn.

Tự kiểm toán nguồn nhân lực, cách tiến hành

Tuy nhiên, nếu người đứng đầu doanh nghiệp quyết định thực hiện một cuộc kiểm toán với sự giúp đỡ của nhân viên,anh ta cần biết một số tính năng. Thông thường, mục tiêu của kiểm toán nhân sự trong trường hợp này là nghiên cứu công việc không phải của toàn bộ doanh nghiệp mà là của một số bộ phận riêng biệt, trong khi cần đảm bảo mức độ bảo mật thông tin tối đa.

Để bắt đầu, người quản lý sẽ phải tạo một nhóm làm việc, thường bao gồm 4-5 người và xác định người chịu trách nhiệm thực hiện cuộc đánh giá và lập báo cáo đánh giá. Toàn bộ quá trình chuẩn bị và tiến hành có thể được chia thành các giai đoạn sau của cuộc đánh giá nhân sự:

1. Xây dựng kế hoạch hành động.
2. Xác định cỡ mẫu: số lượng nhân viên được phỏng vấn, khối lượng và loại tài liệu được kiểm tra. Mẫu càng lớn, kết quả càng chính xác, nhưng quy trình xác minh sẽ mất nhiều thời gian hơn.
3. Phát triển mẫu bảng câu hỏi, chuẩn bị câu hỏi.
4. Kiểm tra tài liệu của bộ phận nhân sự, cũng như tài liệu trong khu vực đang được kiểm tra.
5. Khảo sát và hỏi đáp nhân viên của doanh nghiệp.
6. Phân tích thông tin thu thập được, bao gồm cả việc sử dụng công nghệ máy tính và các chương trình đặc biệt.
7. Soạn thảo, dựa trên thông tin thu được trong quá trình kiểm toán, một báo cáo kiểm toán, trong đó người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm toán nhân sự tại doanh nghiệp phát biểu ý kiến của mình về tình trạng nhân sự, trình độ và sự hài lòng của họ đối với công việc điều kiện.

Báo cáo kiểm toán được lập thành văn bản, bằng chứng được đính kèm dưới dạng báo cáo về công việc đã thực hiện. Tất cả các trang của báo cáo phải được đánh số và lưu vào một thư mục. Nói chung, bất kỳhoặc không có quy tắc chặt chẽ để đưa ra kết luận cũng như tiến hành kết luận, vì mục đích của đánh giá nhân sự là thu thập thông tin cho người dùng nội bộ, do đó, dữ liệu thu được từ kết quả của cuộc đánh giá đó không được công bố ở bất kỳ đâu, và hầu hết chúng đều được bảo mật nghiêm ngặt và việc tiết lộ thông tin của chúng là không thể chấp nhận được. Hơn nữa, tính bảo mật của thông tin phải được đảm bảo kể cả ở khâu lập kế hoạch và kết quả thẩm tra. Mong người lao động của doanh nghiệp không biết về đợt kiểm tra sắp tới. Điều này sẽ giúp tránh sự thông đồng giữa họ, có nghĩa là nó sẽ giúp tăng tính khách quan và độ tin cậy của thông tin nhận được.

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Phương pháp kiểm toán nhân sự không khác với phương pháp sử dụng trong kiểm toán kế toán, chỉ thu được thông tin có bản chất và mục đích khác. Họ chủ yếu sử dụng các dạng bảng câu hỏi và danh sách câu hỏi đã được chuẩn bị trước. Thông tin thu được trong quá trình đánh giá về nhân viên của doanh nghiệp được so sánh với các yêu cầu cơ bản được quy định trong sổ tay chuyên ngành, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chất lượng công việc.

Thông tin thu được trong quá trình đánh giá dưới dạng bảng câu hỏi và hồ sơ trả lời các câu hỏi và các tài liệu khác nhận được trong cuộc đánh giá được thu thập, sắp xếp và so sánh theo thời gian và địa điểm khi cuộc đánh giá nhân sự được tiến hành. Báo cáo được biên soạn dựa trên kết quả của cuộc đánh giá phải chứa, nếu không phải tất cả các tài liệu, thì tài liệu quan trọng nhất trong số đó.

Những nhiệm vụ có thể được giải quyếtkiểm toán nhân sự

Kiểm toán hệ thống nhân sự giúp đánh giá tốt hơn tiềm năng của công ty và trình độ của nhân viên. Điều này giúp bạn có thể xác định những nhân viên có giá trị nhất trong lực lượng lao động và cung cấp cho họ những công việc và mức lương phù hợp hơn với trình độ của họ.

Theo kinh nghiệm cho thấy, người quản lý nâng cao những người đã làm việc tại doanh nghiệp lên nấc thang sự nghiệp sẽ có lợi hơn là thuê một người mới. Mặt khác, điều này sẽ làm tăng lợi nhuận cho các nhân viên khác, vì họ sẽ nhìn thấy triển vọng nghề nghiệp, mặt khác, một nhân viên mới có thể không bám rễ vào nhóm và điều này làm tăng sự thay đổi của nhân viên, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của doanh nghiệp. Việc luân chuyển nhân viên cũng có thể là kết quả của một chính sách nhân sự không chính xác. Ví dụ, nếu mức độ phức tạp của công việc hoặc mức độ trách nhiệm và mức chi trả không phù hợp. Điều này chỉ có thể tiết lộ một cuộc kiểm tra công việc nhân sự.

Việc kiểm tra như vậy không chỉ giúp xác định những nhân viên có giá trị nhất hoặc loại bỏ những nhân viên kém giá trị nhất, mà còn giải quyết những vấn đề liên quan trực tiếp đến việc tổ chức lao động không đúng cách tại doanh nghiệp. Ví dụ, trong một cuộc kiểm tra tại một trong các phân xưởng, người ta phát hiện ra rằng do việc sắp xếp nguyên liệu không đúng cách, các công nhân đã dành đến hai giờ mỗi ngày để giao chúng đến nơi chế biến, vì chúng được lưu trữ trong một nhà kho ở xa. Kết quả là, thời gian và công sức đã bị lãng phí. Người lao động nhanh mệt hơn và mất tập trung. Điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng và khối lượng sản phẩm. Nếu không có kiểm tra nhân sự, lỗi hệ thống nàysản xuất sẽ không cố định, có nghĩa là tài nguyên sẽ bị lãng phí.

Trách nhiệm của kiểm toán viên

Kiểm toán viên chỉ chịu trách nhiệm về ý kiến của mình thể hiện trong báo cáo của kiểm toán viên. Cuối cùng, quyết định thay đổi nhân sự do người đứng đầu doanh nghiệp đưa ra và nhiệm vụ của kiểm toán viên chỉ là truyền đạt cho người đứng đầu về tình hình nhân sự của doanh nghiệp, trình độ của họ ra sao, có vi phạm hay không. của pháp luật, kỷ luật lao động, các biện pháp an toàn, có các chuyên gia thực sự có trình độ chuyên môn cao hay không. Nêu các yếu tố ảnh hưởng tiêu cực hoặc tích cực đến công việc của nhân viên và việc sử dụng hợp lý thời gian làm việc.

Kết quả là kiểm toán viên lập một báo cáo kiểm toán, trong đó anh ta chỉ ra:

• sự kiện nào đã được tổ chức;
• đã hoàn thành bao nhiêu công việc;
• anh ấy đã gặp phải những vấn đề và rủi ro gì trong quá trình làm việc;
• cần phải làm gì để khắc phục tình trạng nếu tình hình nhân sự hoặc chính sách nhân sự tiêu cực;
• hậu quả có thể xảy ra nếu vi phạm không được sửa chữa.

Tự nó, việc kiểm tra không giải quyết được vấn đề về nhân sự được lựa chọn không phù hợp hoặc hành động không đúng của nhân viên trong doanh nghiệp, vi phạm các quy tắc an toàn hoặc không tuân thủ các hướng dẫn và quy định kỹ thuật. Mục đích của kiểm toán nhân sự là xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống nhân sự hiện có tại doanh nghiệp và đưa ra các khuyến nghị về cách loại bỏ những thiếu sót và cải tiến hệ thống này. Kiểm toán viên khôngchịu trách nhiệm về tình trạng của chính sách nhân sự và các quyết định mà người quản lý sẽ đưa ra dựa trên kết quả của cuộc đánh giá.

Thuê kiểm toán viên kiểm tra nhân sự ở đâu và như thế nào

Dịch vụ này chủ yếu được cung cấp bởi các công ty tư vấn và đơn vị tuyển dụng chuyên tư vấn và tuyển dụng cho các doanh nghiệp khác. Có những tổ chức như vậy ở hầu hết các thành phố lớn. Họ thường quảng cáo dịch vụ của mình trên các tờ báo và tạp chí quảng cáo địa phương hoặc trên các bức tường quảng cáo đặc biệt trên Internet. Một số có trang web chính thức của công ty.

Khi tuyển dụng, một thỏa thuận được lập giữa doanh nghiệp và công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán nhân sự, trong đó cần nêu rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và trả tiền cho dịch vụ. Thông thường, các bên hợp đồng gặp nhau nhiều lần trước khi lập hợp đồng, thảo luận về các sắc thái và rủi ro có thể xảy ra. Những hoạt động nào sẽ được thực hiện. Một kế hoạch làm việc gần đúng được thương lượng (công ty tư vấn thậm chí có thể gửi bản cáo bạch cho kế hoạch kiểm toán nhân sự).

Ưu điểm chính của việc thu hút một tổ chức chuyên môn của bên thứ ba để tổ chức đánh giá nhân sự là tính độc lập của cuộc đánh giá. Nếu nhân viên của một doanh nghiệp, bằng cách này hay cách khác, phụ thuộc vào cả người quản lý và lực lượng lao động, thì kiểm toán viên bên ngoài gần như hoàn toàn độc lập. Ý kiến của anh ấy chỉ dựa trên những sự kiện quan sát được.

Kiểm toán nhân sự là một trong những cách dễ nhất và hợp lý nhất để kiểm tra hệ thống nhân sự của một tổ chức vàxác định tiềm năng nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp. Phương pháp xác minh này là một phần không thể thiếu trong kế toán quản trị của công ty và cần được thực hiện thường xuyên, bất kể kết quả tài chính của các hoạt động của công ty.