Chu trình quản lý trong quản lý

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quá trình quản lý là việc tổ chức tất cả các loại hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên định nghĩa này, quản lý không thể tách rời đối tượng của nó và bản chất của các chức năng của chu trình quản lý phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể của quá trình sản xuất hoặc thương mại.

Chức năng kiểm soát chung và đặc biệt

Trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty, hai loại chức năng được thực hiện: chức năng liên quan đến chung (có thể áp dụng cho tất cả các hệ thống) hoặc chỉ riêng cho hệ thống này.

Các chức năng chung liên quan đến các lĩnh vực được tổ chức theo cách tương tự trong các doanh nghiệp khác nhau, ví dụ, kiểm soát việc chuyển phát thư từ, dọn dẹp văn phòng, sửa chữa thiết bị văn phòng. Các chức năng cụ thể vốn có trong quy trình quản lý tại một doanh nghiệp cụ thể (tìm kiếm chuyên gia để lập trình rô bốt đóng gói hoặc sửa chữa băng chuyền).

Chu trình quản lý của một tổ chức

Nói chung, ban lãnh đạo công ty quy định việc thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Xây dựng kế hoạch dài hạn và hiện tại.
• Tổ chức và điều tiết các hoạt động sản xuất (kinh doanh, tư vấn hoặc hoạt động khác).
• Tạo động lực và sự phối hợp của nhân viên.
• Giám sát và ghi lại kết quả của quá trình sản xuất.

Các nhóm chức năng này tạo nên các giai đoạn của chu trình quản lý, được thể hiện trong việc lập kế hoạch, tổ chức, động lực và kiểm soát.

Chu trình quản lý được gọi như vậy vì chuỗi các hành động quản lý này được đặc trưng bởi tính liên tục. Nó có sự khởi đầu, sau đó phải lặp lại trong một khoảng thời gian nhất định (tuần, thập kỷ, tháng, quý, năm).

Giá trị của việc lập kế hoạch trong bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp

Chức năng này được gọi đúng là quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình quản lý. Việc thực hiện nó đảm bảo khối lượng sản xuất tương xứng, sự vận hành trơn tru của các bộ phận khác nhau, cũng như sử dụng hợp lý các nguồn lực vật chất, lao động và tài chính sẵn có. Lập kế hoạch cập nhật và có năng lực là cần thiết để tổ chức quá trình sản xuất chính xác, nghĩa là, để cân bằng động của các quy trình sản xuất nội bộ.

Trên thực tế, lập kế hoạch có thể được gọi là thiết lập mục tiêu và xác định cách để đạt được chúng.

Các loại kế hoạch: chiến lược

Việc phát triển các kế hoạch, là bước đầu tiên trong các giai đoạn của chu trình quản lý, đi trước tất cả các giai đoạn khác. Mỗi cấp tổ chức có một kiểu lập kế hoạch cụ thể.

Ở mức cao nhấtcấp phát triển các kế hoạch chiến lược. Trong lĩnh vực sản xuất, chiến lược là tập hợp các quy tắc và kỹ thuật tối ưu góp phần thực hiện sứ mệnh, cũng như đạt được các mục tiêu chung và riêng của công ty. Nhiệm vụ chính của hoạch định chiến lược là xác định hướng đi chính, tức là phong cách ứng xử của công ty trong một thị trường ngách thị trường bận rộn.

Tìm cách vượt qua khủng hoảng hoặc giành được vị trí thị trường mới cũng bao gồm việc quản lý như vậy. Chu kỳ quản lý, giai đoạn lập kế hoạch chiến lược, thường khá dài. Thông thường, việc phát triển các kế hoạch toàn cầu diễn ra cứ sau một, ba hoặc năm năm.

Lập kế hoạch chiến thuật và tác chiến là gì

Ở cấp quản lý cấp trung và cấp thấp hơn, các kế hoạch chiến thuật và hoạt động được phát triển tương ứng.

Hoạch định chiến thuật là định nghĩa của các mục tiêu trung gian được thiết kế để đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chiến lược. Loại hoạt động này được bao gồm trong chu trình quản lý của các nhà quản lý cấp trung.

Kết quả của việc lập kế hoạch hoạt động là những mục tiêu được phát triển bởi các nhà quản lý trực tiếp tại nơi thực hiện. Nhiệm vụ của họ bao gồm thiết lập các mục tiêu hàng ngày (chiến thuật ngắn hạn).

Các kiểu lập kế hoạch được mô tả đại diện cho một hệ thống chung - một kế hoạch tổng thể hoặc tổng quát (một kế hoạch kinh doanh cho hoạt động của một doanh nghiệp). Lập kế hoạch là cách duy nhất để giảm rủi ro thị trường và sự không chắc chắn.

Nguyên tắc lập kế hoạch

Dựa trên thực tế rằngrằng toàn bộ chu trình quản lý dựa trên việc lập kế hoạch, nó nên được thực hiện từ các vị trí:

• Phức tạp. Điều này có nghĩa là tất cả các sự kiện và tình huống quan trọng phải được tính đến trong quá trình này.
• Chính xác. Việc xây dựng các kế hoạch phù hợp và thực tế trở nên khả thi khi sử dụng tất cả các phương tiện, chiến thuật, quy trình và phương pháp dự báo sẵn có mà công nghệ hiện đại cung cấp.
• Tính liên tục (mối quan hệ giữa kế hoạch dài hạn và hiện tại).
• Linh hoạt (đôi khi bạn cần phải từ bỏ dằn để đạt được các mục tiêu ưu tiên).
• Kinh tế. Giữ chi phí lập kế hoạch tỷ lệ thuận với lợi ích thu được để tránh chi phí cao một cách bất hợp lý.

Nguyên tắc liêm chính, thống nhất giữa quá trình xây dựng kế hoạch dài hạn và hiện tại, được coi là điều kiện chính cần thiết cho sự liên tục của quá trình sản xuất, sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp và sự ổn định của các mối quan hệ kinh tế của nó..

Giai đoạn tổ chức

Tổ chức là giai đoạn tiếp theo sau khi lập kế hoạch, tiếp tục chu trình quản lý. Ở giai đoạn này, nhiệm vụ của người quản lý là tạo điều kiện tối ưu để hoạt động của tất cả các thành viên trong nhóm đạt hiệu quả. Anh ấy cần điều phối những nỗ lực của nhân viên và hướng họ đạt được mục tiêu của mình.

Việc thực hiện chức năng này có thể thực hiện được do sự hình thành của cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp. Để thực hiện thành côngcủa các hoạt động theo kế hoạch, người quản lý xác định người chịu trách nhiệm và phân công người thực hiện cho các nhiệm vụ cụ thể. Ngoài ra, họ có trách nhiệm đảm bảo rằng trong toàn bộ quy trình công nghệ không thiếu nguồn lực (cung cấp thiết bị, tài chính, lao động).

Đôi lời về động lực

Một thành phần không thể thiếu của mọi doanh nghiệp thành công là sự quan tâm của nhân viên đối với việc thực hiện các chức năng lao động của họ. Khuyến khích nhân viên tích cực, lôi cuốn họ vào việc cùng đạt được các mục tiêu của công ty, cũng như tìm cách cải thiện hiệu suất của họ được gọi là động lực.

Phương pháp phổ biến nhất giúp củng cố "tinh thần" của nhân viên trong tổ chức là phần thưởng:

• Chất liệu.
• Đạo đức.

Phương tiện khuyến khích vật chất bao gồm tiền thưởng, tiền thưởng và phúc lợi, các khoản thanh toán bổ sung và quà tặng.

Phần thưởng tình cảm là những lời khen ngợi, bày tỏ lòng biết ơn trước công chúng, đăng ảnh lên danh sách và những thứ khác.

Kiểm soát là giai đoạn cuối cùng của chu trình quản lý

Sau khi các hành động đã được thực hiện để đạt được mục tiêu, kết quả của chúng phải được đo lường, đánh giá và so sánh với các chỉ số đã lập kế hoạch.

Bản chất của kiểm soát, kết thúc chu trình quản lý, là phân tích dữ liệu và chỉnh sửa các hướng dẫn tiếp theo.

Trong thực tiễn quản lý, có ba loại kiểm soát:

• Sơ.
• Hiện tại.
• Cuối cùng.

Thay đổi các quyết định trước đây và điều chỉnh các thuật toán, hướng dẫn và quy tắc trở thành bước khởi đầu của một chu trình quản lý mới. Sau cùng, cần phải lập kế hoạch lại các hoạt động có tính đến các thông số mới, phân phối các nhiệm vụ và giám sát việc thực hiện chúng. Kết quả của chu kỳ mới cũng phải được nghiên cứu và phân tích bắt buộc.

Thời gian chu kỳ quản lý

Các chu trình quản lý chính được đặc trưng bởi dòng chảy trong không gian và thời gian. Thời gian của họ có thể từ vài phút đến hàng tháng, địa điểm áp dụng là các nhóm, đội biểu diễn và chính công ty.

Vì vậy, chúng ta có thể nói về hai kiểu đo lường chu trình quản lý:

• Thời gian.
• Khung không gian.

Một nhà quản lý giỏi quan tâm đến việc giảm thiểu thời gian dành cho mỗi chu trình càng nhiều càng tốt. Khi xem xét kỹ hơn, người ta có thể thấy rằng thời lượng của quá trình quản lý bị ảnh hưởng bởi tốc độ thực hiện các hành động chính: thu thập, truyền và xử lý dữ liệu thông tin, chu trình ra quyết định quản lý (phát triển và thông qua), cũng như tổ chức thực hiện.

Có thể tiết kiệm nguồn thời gian bằng cách đơn giản hóa các thủ tục tổ chức và tài liệu, sử dụng các phương tiện kỹ thuật trong quá trình thực hiện một số thủ tục, cũng như giảm thời gian được phân bổ cho các hoạt động riêng lẻ.