Quy trình quản lý bao gồm những bước nào? Các nguyên tắc cơ bản về quy trình quản lý

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-17 19:12

Sự phù hợp của câu hỏi đối với các giai đoạn của quy trình lãnh đạo là do nó chạy như một sợi chỉ đỏ xuyên suốt tất cả các hoạt động của tổ chức. Hiệu quả của các quy trình quản lý có thể được so sánh với một chiếc đồng hồ. Một cơ chế rõ ràng và được bôi trơn sẽ dẫn đến kết quả theo kế hoạch. Đồng thời, một hệ thống quản lý tốt được đặc trưng bởi tính linh hoạt - khả năng thích ứng với các điều kiện mới.

Bản chất của sự kiểm soát

Quản lý có nghĩa là quản lý một đối tượng (doanh nghiệp, tài nguyên) hoặc một chủ thể (con người). Quản lý như một quá trình là sự kết hợp của nhiều hoạt động khác nhau, phối hợp, duy trì trật tự cần thiết cho hoạt động thành công của doanh nghiệp, đạt được các mục tiêu và phát triển.

Quy trình quản lý bao gồm giải pháp của nhiệm vụ chiến thuật và chiến lược:

• một nhiệm vụ liên quan đến chiến thuật yêu cầu duy trì sự hài hòa, toàn vẹn và hiệu quả của các yếu tố của thực thể được quản lý;
• chiến lược có nghĩa là phát triển, cải tiến và thay đổi trạng thái tích cực.

Đặc điểm của quy trình quản lý

Quy trình quản lý diễn ra liên tục và theo chu kỳ. Nó bao gồm lao động quản lý, chủ thể, phương tiện và sản phẩm cuối cùng. Việc quản lý bất kỳ đối tượng nào cũng gắn liền với sự lặp lại theo chu kỳ của các giai đoạn công việc riêng lẻ. Đây có thể là các giai đoạn thu thập và phân tích dữ liệu, xây dựng quyết định quản lý, tổ chức thực hiện.

Công nghệ của quy trình quản lý đang được cải tiến cùng với sự phát triển của tổ chức. Nếu người lãnh đạo chậm trễ trong việc đưa ra quyết định, thì quá trình quản lý sẽ trở nên hỗn loạn, thiếu quán tính.

Một chuỗi các hành động quản lý khép kín được lặp đi lặp lại để đạt được mục tiêu được gọi là chu trình quản lý. Khởi đầu của chu trình là việc xác định một vấn đề, kết quả là việc đạt được một kết quả làm việc. Tần suất của các quy trình quản lý giúp tìm ra các mẫu và nguyên tắc chung cho các tổ chức thuộc các cấu hình khác nhau.

Nguyên tắc quản lý

Các nguyên tắc cơ bản của quy trình quản lý được thể hiện thông qua các nguyên tắc cơ bản. Chúng khách quan và phù hợp với quy luật quản lý. Danh sách các nguyên tắc quản lý chung có thể tìm thấy trong sách giáo khoa là không nhỏ. Trong số đó có:

• tiêu điểm;
• phản hồi;
• chuyển đổi thông tin;
• tối ưu;
• hứa hẹn.

Việc hình thành và vận hành hệ thống quản lý dựa trên một số nguyên tắc khác.

Phân công lao động	Các chức năng quản lý được tách rời khỏi nhau và trở thành cơ sở cho cơ cấu quản lý. Có các phòng ban, nhóm thực hiện các loại công việc khác nhau, nhưng chung.
Kết hợp các chức năng	Kết hợp các thao tác trong chức năng quản lý. Mối quan hệ giữa chức năng của các cơ quan chủ quản với cơ cấu bên trong.
Trung tâm và độc lập	Quy trình quản lý và cơ cấu tổ chức vẫn tập trung và độc lập với môi trường bên ngoài.
Sự phục tùng trong hệ thống kiểm soát	Luồng thông tin liên kết các cấp quản lý cao hơn, trung bình và thấp hơn thông qua các bước.

Việc thực hiện các nguyên tắc góp phần thống nhất hiệu quả các chức năng quản lý, tăng cường mối quan hệ giữa các cấp chính quyền.

Chức năng quản lý

Hoạt động nghề nghiệp của người quản lý dần dần được phản ánh trong các chức năng của người quản lý.

Nhóm chức năng	Quy trình quản lý bao gồm các hoạt động
Chức năng phổ biến (phổ quát)	Lập kế hoạch, thực hiện các dự báo, điều phối, tổ chức, kiểm soát, chức năng kế toán và các chức năng khác. Đóng góp vào sự phát triển, cải tiến và kết nối các quy trình quản lý.
Chức năng đặc biệt	Quản trị, quản lý nhân sự, động lực. Là công cụ cho các chức năng chung, chúng giúptổ chức các hoạt động hiệu quả.
Chức năng tiện ích	Duy trì các quy trình quản lý để hoạt động thành công của tất cả các cấp quản lý.

Theo bản chất của hoạt động, các chức năng được phân biệt được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau liên quan đến sản xuất, phần kinh tế, nền kinh tế và công nghệ.

Henri Fayol chia các chức năng quản lý của một tổ chức công nghiệp thành 6 nhóm: hành chính, thương mại, sản xuất, kế toán, bảo hiểm và hoạt động kế toán.

Các bước của quy trình quản lý

Mỗi hành động và quyết định của nhà quản lý đi kèm với sự thống nhất của thông tin, mục tiêu, xã hội và các khía cạnh khác. Bản chất của quản lý phản ánh chu trình quản lý, có thể được biểu diễn dưới dạng một tập hợp các giai đoạn.

Quy trình quản lý bao gồm các bước luân phiên liên tục.

Xác định vấn đề	Dự báo	Thiết lập mục tiêu	Quyết định quản lý
Phân tích tình hình, đưa ra "chẩn đoán" vấn đề	Xác định một kịch bản có thể xảy ra	Phát triển mục tiêu và mục tiêu, chiến lược để đạt được chúng	Quá trình phát triển và đưa ra quyết định tốt nhất

Ngoài các bước trên, quy trình quản lý bao gồm các hành động để thực hiện một quyết định quản lý.

Hoạch định	Tạo ra một hệ thống các hoạt động để đạt được mục tiêu
Tổ chức	Điều động nhân viên thực hiện nhiệm vụ, phân bổ vai trò
Động lực	Kích thích hoặc lôi kéo người biểu diễn làm việc
Kiểm soát và kế toán	Quan sát, điều phối và xử lý kết quả
Quy	Đảm bảo giao tiếp giữa các nhân viên

7 bước trong quy trình nhân sự

Nhiệm vụ quản lý trong lĩnh vực nhân sự rất đa dạng. Quy trình quản lý nhân sự bao gồm bảy giai đoạn.

• Hoạch định bố trí nhân sự cho tất cả các chức năng của doanh nghiệp.
• Thu hút nhân sự, hình thành dự trữ nhân sự, tuyển chọn và tuyển dụng.
• Động lực làm việc. Tạo ra hệ thống động lực vật chất (lương, thưởng) và phi vật chất để hình thành một đội ổn định.
• Hệ thống thích ứng và hướng nghiệp của nhân viên. Do đó, mọi người sẽ nhanh chóng bắt tay vào công việc, biết mục tiêu của công ty, hiểu được bản chất và yêu cầu đối với các hoạt động của họ.
• Đánh giá nhân viên và lao động. Đánh giá kiến thức, kỹ năng, kỹ năng để làm việc hiệu quả. Hệ thống đánh giá công việc của từng người và thông báo cho cả nhóm.
• Di dời, hoạch định nghề nghiệp, luân chuyển công việc.
• Đào tạo nhân viên thay thế lãnh đạo. Đào tạo nâng cao quản lýcông nhân.

Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả không thể thiếu sự phát triển và nâng cao tiềm năng nghề nghiệp của người lao động. Yếu tố này trở nên quyết định đến sản xuất và năng suất lao động.

Quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án là một tập hợp các chức năng và các hoạt động được xác định.

Thiết lập mục tiêu và dự báo

Hoạch định

Quản lý và phân phối tài nguyên

Động lực và kiểm soát người biểu diễn

Hoạt động và quản lý liên tục

Toàn bộ dự án và từng người thực hiện có thể được đánh giá bằng một số chỉ số. Đó là khối lượng, thời gian và chất lượng công việc được thực hiện theo đúng thời hạn, số lượng nguồn lực đã đầu tư (vật chất, tài chính), nhân sự của nhóm dự án, mức độ rủi ro dự kiến.

Quy trình quản lý dự án liên quan đến các nhiệm vụ sau:

• xây dựng mục tiêu dự án;
• tìm kiếm và lựa chọn các giải pháp để thực hiện dự án;
• tạo cấu trúc (nhóm người biểu diễn, tài nguyên, tiến trình và ngân sách);
• giao tiếp với môi trường bên ngoài;
• dẫn dắt một nhóm thực hiện và điều phối tiến độ công việc.

Quản lý thông tin

Thông tin là tập hợp kiến thức, thông tin về bất kỳ sự kiện, sự kiện, hiện tượng hay quá trình nào. Trong quản lý sản xuất, thông tin trở thành một phương tiện giao tiếp cần thiết,giao tiếp giữa các nhân viên.

Tầm quan trọng lớn của thông tin trong hệ thống quản lý là do tính phổ biến của nó. Nó không chỉ là chủ thể và sản phẩm của công việc quản lý mà còn là tập hợp dữ liệu về trạng thái của hệ thống quản lý, môi trường bên trong và bên ngoài.

Quy trình quản lý thông tin là các giai đoạn thu thập, chuyển giao, chuyển đổi, xử lý và áp dụng thông tin. Lưu trữ và tiêu hủy infobase được coi là các quy trình riêng biệt.

Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro trong bất kỳ công ty nào không phải là một sự kiện chỉ xảy ra một lần, mà là một sự cần thiết liên tục. Quản lý rủi ro đã trở thành một giai đoạn của quản lý kinh doanh, nếu không có nó thì không thể tạo ra lợi nhuận và đạt được các mục tiêu. Quy trình quản lý rủi ro bao gồm năm bước hành động có mục tiêu.

Phân tích thị trường

Phương pháp quản lý rủi ro thay thế

Lựa chọn phương pháp quản lý

Thực hiện các biện pháp quản lý rủi ro

Giám sát và cải tiến hệ thống đánh giá rủi ro

Trong thực tế, các quy trình này không phải lúc nào cũng được thực hiện theo thứ tự này hoặc có thể được thực hiện đồng thời.

Bức tranh tổng thể cần được bổ sung với phản hồi cho từng giai đoạn, nghĩa là quay trở lại giai đoạn đã qua, nếu cần. Giai đoạn cuối cùng liên quan đến kết luận và đánh giá cuối cùng. Các kết quả nên được sử dụng khi thực hiện đánh giá và giảm thiểu rủi rotrong tương lai.

Quản lý công nghệ sản xuất

Hệ thống kiểm soát quy trình phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức, được trình bày trong các doanh nghiệp hiện đại theo ba phiên bản.

• Phương pháp quản lý tập trung liên quan đến việc tập trung các chức năng vào các phòng ban. Trong sản xuất, thực tế chỉ có quản lý dây chuyền. Do đó, tập trung hóa chỉ có thể áp dụng trong sản xuất nhỏ.
• Phân quyền - cấu trúc của quy trình quản lý gắn liền với việc chuyển giao tất cả các chức năng cho các cửa hàng. Các hội thảo trở thành các bộ phận độc lập một phần.
• Sự kết hợp giữa hệ thống tập trung và phi tập trung được hầu hết các doanh nghiệp sản xuất sử dụng. Các vấn đề vận hành được giải quyết trong các phân xưởng hoặc phòng ban, trong khi các phương pháp quản lý và kiểm soát chất lượng vẫn thuộc về các bộ phận quản lý. Các phân xưởng có bộ máy quản lý riêng và tiến hành toàn bộ quy trình công nghệ.

Quản lý tài chính

Hệ thống quản lý tài chính nên có mặt ngay cả trong một công ty nhỏ và không chỉ bao gồm kế toán. Quy trình quản lý bao gồm năm lĩnh vực công việc tài chính.

Kiểm soát quy trình kinh doanh	Giúp xác định các khoản lỗ tiền mặt có thể xảy ra
Tạo bộ phận tài chính	Cấu trúc tài chính và sự phân bổ của các bộ phận tài chính là sự phân bổ trách nhiệm rõ ràng, kiểm soát hiệu quả các dòng tiền.
Kiểm soát sự di chuyển của tiền và hàng hóa	Được thực hiện thông qua kế hoạch dòng tiền tài chính.
Giới thiệu kế toán quản trị	Được giới thiệu sau khi phát triển các chỉ số đánh giá tình trạng tài chính, hiệu quả của các phòng ban.
Quản lý Ngân sách	Quy trình quản lý bao gồm lập kế hoạch ngân sách dựa trên thông tin phân tích từ các bộ phận tài chính.

Phân tích quy trình quản lý

Mục đích chính của phân tích quản lý là cung cấp thông tin cho ban quản lý để đưa ra quyết định sáng suốt. Nó bao gồm ba lĩnh vực phân tích:

• hồi tưởng (kiểm tra thông tin về các sự kiện trong quá khứ);
• hoạt động (phân tích tình hình hiện tại);
• hướng tới tương lai (phân tích chiến lược và ngắn hạn về tình hình có thể xảy ra trong tương lai).

Cải thiện hệ thống quản lý

Quá trình cải tiến hệ thống quản lý dựa trên việc phân tích dữ liệu quản lý và kế toán. Để đánh giá hiệu quả cần tính toán một số hệ số: khả năng kiểm soát, mức độ tự động hóa lao động, hiệu quả lao động, hiệu quả kinh tế của quản lý, hiệu quả quản lý, năng suất lao động.

Cải tiến hệ thống quản lý là một quá trình tất yếu để một tổ chức thành công. Ở giai đoạn này, quy trình quản lý bao gồm, ví dụ:

1) kiểm toán quản lýhệ thống;

2) xác minh việc tuân thủ luật pháp, tiêu chuẩn quốc tế, các khuyến nghị của Ngân hàng Liên bang Nga;

3) phát triển các biện pháp cải tiến hệ thống quản lý và cập nhật tài liệu nội bộ;

4) sự hợp tác của ban giám đốc với các cổ đông và việc hình thành các đề xuất.

Thực trạng xã hội và nền kinh tế góp phần suy nghĩ lại về quản lý và tính chuyên nghiệp của nhà quản lý. Đối với người quản lý, công việc tích cực về phát triển nhân sự, nguồn lực chính của doanh nghiệp, trở nên phù hợp. Một nhà quản lý thành công biết cách nhìn vào tương lai, linh hoạt trong việc đưa ra quyết định khi đối mặt với môi trường bên ngoài hoàn toàn không thể đoán trước được.