Quy trình tổ chức: loại hình, giai đoạn, mục tiêu

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quy trình tổ chức là quá trình thực hiện công việc theo kế hoạch, được chia thành ba giai đoạn. Phân chia công việc, nhóm thành các khối (sở, ngành) riêng biệt và điều phối các nhóm riêng biệt.

Ba ví dụ về quy trình

Có thể phân biệt các ví dụ sau về phân phối quy trình:

• Phân chia công việc thành các giai đoạn riêng biệt. Trong trường hợp này, các loại công việc khác nhau được giao cho từng nhân viên phù hợp với trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm của người đó.
• Nhóm công việc thành các khối riêng biệt. Các khối riêng biệt có nghĩa là một lĩnh vực, bộ phận hoặc phân khu trong đó một nhóm nhân viên có cùng trình độ làm việc trong một dự án cụ thể. Với sự phân chia này, công việc được thực hiện nhanh hơn.
• Phối hợp công việc là giải quyết xung đột và xây dựng cơ chế để tránh chúng.

Các bước quy trình

Quá trình tổ chức có thể được chia thành nhiều giai đoạn:

• Phân chia công việc.
• Nhóm nhiệm vụ.
• Điều phối công việc.

Nhưng còn nhiều thứ khác có thể được xác định. Nó phụ thuộc vào tổ chức vàhoạt động.

Phân chia công việc

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức, với sự phân bổ công việc giữa các nhân viên phù hợp với trình độ và kỹ năng của họ. Đồng thời, quản lý phải đảm bảo rằng một cá nhân nhân viên không làm nhiều hơn hoặc ít hơn đồng nghiệp của mình. Nguyên tắc phân phối dựa trên khả năng phân phối thời gian làm việc của người lao động. Và họ cũng chỉ làm công việc mà họ biết cách làm tốt nhất.

Điều này sẽ giảm thời gian chuyển đổi giữa các hoạt động, giảm đào tạo (vì công nhân chỉ làm những gì họ đã biết). Thiết bị và dụng cụ cũng được cải tiến. Có một mối nguy hiểm của sự chuyên môn hóa này - sự đơn điệu của lao động. Nó tước đi các kỹ năng sáng tạo và biểu hiện của họ trong quá trình làm việc của nhân viên. Để tránh điều này, các nhà quản lý thường sử dụng hai phương pháp

1. Mở rộng lĩnh vực hoạt động của nhân viên.
2. Làm giàu sức lao động.

Việc mở rộng lĩnh vực hoạt động là tạo cơ hội cho một nhân viên có thể kết hợp và làm một lúc nhiều công việc mà mình lựa chọn. Nó cũng có thể mở rộng các tác vụ được thực hiện. Sự phong phú của sức lao động là việc cung cấp cho người lao động sự kiểm soát độc lập về tiến độ công việc.

Nhóm các nhiệm vụ thích hợp để thực hiện thêm

Giai đoạn của quy trình tổ chức của công ty ngụ ý việc tạo ra các khối (bộ phận và lĩnh vực) khác nhau chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ riêng lẻ. Điều này đạt được hiệu quả và tốc độ tối đa của dung dịch.vấn đề này hay vấn đề khác. Theo quy định, những người làm cùng công việc được thống nhất trong một bộ phận.

Đây là cách phân bổ công việc trong các tổ chức nhỏ.

Các tổ chức như vậy phân chia các bộ phận sản xuất theo đặc điểm chức năng của chúng. Đó là, theo loại công việc được thực hiện. Mỗi Phó Giám đốc của một bộ phận riêng biệt chịu trách nhiệm về các hoạt động nhất định của công ty - bán hàng và tiếp thị, hoạt động vận tải và hoạt động tài chính. Ngoài ra, một số phân khúc có thể được chia thành 2-3 phòng ban nữa.

Biểu đồ này cho thấy các bộ phận trong các tổ chức lớn.

Các cấp phó chủ tịch được hình thành theo loại hình sản xuất của doanh nghiệp. Mức độ thấp hơn được hình thành bởi vị trí địa chính trị. Mức độ cuối cùng được tổ chức theo loại hoạt động của một trong các hướng. Đây là các loại quy trình tổ chức chính. Được đơn giản hóa, trông giống như trong sơ đồ.

Kiểm soát công việc

Điều phối công việc của các tổ chức cho phép bạn kiểm soát và chỉ đạo nhân viên đi đúng hướng ở các giai đoạn trước. Điều này được thực hiện để đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chính xác, đúng thời gian và theo kế hoạch. Điều phối có thể được thực hiện thông qua một chuỗi lệnh. Ngoài ra còn có một loại khác - thẳng đứng. Ở đây, quyền kiểm soát được chia thành các liên kết riêng biệt, xếp chồng lên nhau.

Ví dụ, một người quản lý kiểm soát những nhân viên bình thường. Và công việc của anh ấy được giám sát bởi cấp quản lý cao hơn. Số lượng nhiều hơnnhân viên, thì càng cần ít người quản lý hơn, vì điều này, thông tin đến tay cấp quản lý nhanh hơn. Nhưng với ít nhân viên hơn, chủ tịch sẽ phải giải quyết nhiều xung đột tại nơi làm việc hơn.

Có một phương pháp điều phối khác - thị trường, hiệu quả nhất và mạnh mẽ. Thị trường là một ví dụ điển hình về sự hỗ trợ lẫn nhau trong điều phối theo chiều dọc. Nó không đòi hỏi sự lãnh đạo tập trung cao hơn, thị trường là mạnh nhất đối với người sản xuất và người tiêu dùng. Đối với một số công ty, thị trường là phương thức điều phối có lợi nhất.

Loại công việc này khác với những loại khác như thế nào?

Phát triển tổ chức là một loại hoạt động nhằm hợp lý hóa các quy trình sản xuất và quản lý tại doanh nghiệp. Khái niệm của ông xuất hiện trên nền tảng của tâm lý học và xã hội học, được cho là nhằm giải quyết những mâu thuẫn trong thực tế. Thuật ngữ này được Robert Blake đưa ra vào năm 1946-1949. tại ESSO Corporation (hiện là Exxon).

Sự khác biệt chính giữa quy trình này và các loại công việc khác với nhân viên là tổ chức được coi là một tổng thể, với tất cả các yếu tố tương tác. Cách tiếp cận hệ thống bao gồm trình tự xem xét các mối quan hệ chức năng, cấu trúc, kỹ thuật và cá nhân trong tổ chức. Ngoài ra, các chương trình thuộc loại công việc này bao gồm phân tích hoạt động và các vấn đề liên quan đến nó.

Mục đích của các giải pháp đó là tăng hiệu quả sản xuất. Khái niệm phát triển tổ chức được tạo ra để doanh nghiệpphát triển tích cực và vững chắc. Do đó, trong tên của nó có từ "Phát triển". Và tăng trưởng sẽ xảy ra không phải do "cú sốc" hay "xung lực", mà là chi phí của các nguồn lực bên trong. Điều đầu tiên mà các chuyên gia phát triển tổ chức cố gắng đạt được là gì?

Trước hết, sự cân bằng giữa các nguồn lực đã sử dụng và các sản phẩm đã bán, cũng như khả năng hoàn vốn của chính những hàng hóa này. Cũng như sự phát triển của doanh nghiệp, sự lớn mạnh của doanh nghiệp và sự gắn kết của đội ngũ trong tổ chức. Kết quả công việc của các chuyên gia này như sau:

• sự sẵn sàng của nhóm hoặc nhân viên đối với những thay đổi cục bộ hoặc toàn cầu;
• thái độ tích cực của nhân viên với nhau, cũng như sự phát triển của sự hỗ trợ lẫn nhau giữa họ;
• tối ưu hóa cơ cấu tổ chức và chức năng của doanh nghiệp;
• đạt được sự hài lòng về công việc nói chung trong toàn doanh nghiệp.

Công việc của một chuyên gia như vậy rất phức tạp và như đã đề cập ở trên, dựa trên tâm lý học và xã hội học. Ngoài ra, sau quá trình làm việc của những người này, các nhà quản lý nhận thấy chất lượng sản phẩm được cải thiện, năng suất cao hơn, củng cố vị thế của tổ chức trên thị trường, giảm mất nhân viên, tăng thu nhập, v.v.

Các giai đoạn chính mà các chuyên gia phát triển tổ chức phải trải qua

Sự phát triển của tổ chức là một quá trình liên tục được chia thành nhiều giai đoạn.

• Ở giai đoạn đầu, chuyên gia và ban lãnh đạo nhận thấy rằng cần phải thay đổi doanh nghiệp theo nhiều cơ cấu khác nhau. Nhận thức này có thể đến trong nhữngnhững khoảnh khắc mà nhân viên nhận thấy sự phức tạp trong công việc của doanh nghiệp. Điều quan trọng nữa là mọi người đều muốn thay đổi công ty.
• Ở giai đoạn thứ hai, sau khi nhận thức và xuất hiện mong muốn giải quyết vấn đề và thay đổi doanh nghiệp tốt hơn, chuyên gia bắt đầu làm việc. Một số vấn đề đang được giải quyết, cụ thể là, một hệ thống các mối quan hệ công việc đang được tạo ra để thực hiện các thay đổi về tổ chức.
• Ở giai đoạn thứ ba, sau khi chuyên gia có thể thâm nhập vào xí nghiệp, anh ta bắt đầu thu thập thông tin về anh ta. Đây là hoạt động rất quan trọng và được thực hiện nghiêm ngặt theo kỹ thuật đặc biệt của bác sĩ chuyên khoa. Ngay cả khi một công ty có nhiều thông tin, nó có thể không phải lúc nào cũng có thể xác định rõ ràng các vấn đề về tổ chức.
• Ở giai đoạn thứ tư, sau khi thu thập đủ thông tin, nó sẽ cần được phân tích và nghiên cứu. Giai đoạn này cũng có thể được gọi là chẩn đoán. Chuyên gia phải đưa ra "chẩn đoán" và bắt đầu "điều trị", cũng như thực hiện các thay đổi về tổ chức.
• Ở giai đoạn thứ năm, chuyên gia sẽ hiểu tất cả các vấn đề, anh ta cần xây dựng một kế hoạch để loại bỏ chúng và tránh xa hơn. Về vấn đề này, anh ấy sử dụng các kỹ thuật đặc biệt của mình. Một khi kế hoạch đã được vạch ra, nó phải được thực hiện. Chuyên gia nên giám sát việc thực hiện kế hoạch.
• Giai đoạn thứ sáu, nó là giai đoạn cuối cùng. Sau khi tổ chức đã thay đổi theo hướng tốt hơn, nhu cầu về một chuyên gia sẽ biến mất. Đôi khi có những trường hợp khi sự phụ thuộc của một công ty vào một chuyên gia trở nên quá lớn, nó không thể hoạt động nếu không có anh ta. Những vấn đề này cũngdo chuyên gia giải quyết.

Tầm quan trọng của Tăng trưởng Tổ chức

Trong một công ty đang phát triển hoặc một công ty đang trên đà phá sản, bạn cần tự làm quen với khái niệm này. Và nó là mong muốn để thuê một chuyên gia. Công việc của anh ấy sẽ tốn kém tiền bạc, nhưng những thay đổi anh ấy sẽ tạo ra cho doanh nghiệp sẽ là vô giá.