Quản lý hành chính: phương hướng, phương pháp hành chính và cổ điển, tính năng và nguyên tắc

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quản lý hành chính là một trong những phương hướng của quản lý hiện đại, nghiên cứu các hình thức quản lý hành chính và quản lý hành chính. Đồng thời, bản thân hành chính là một tổ chức thực hiện các hành động của nhân sự, dựa trên cơ sở chính thức hóa, khuyến khích chặt chẽ và quy định chặt chẽ.

Bản chất của khái niệm

Ngày nay, người ta thường phân biệt 2 lĩnh vực quản lý hành chính như vậy:

xây dựng cơ cấu tổ chức,

tạo ra một hệ thống hợp lý để quản lý tổ chức

Trong số các đặc điểm phân biệt, cần lưu ý những điều sau:

phân cấp,

thường xuyên sử dụng cấu trúc quản lý tuyến tính và chức năng tuyến tính,

chia sẻ sức mạnh,

phân chia quyền hạn chính xác nhất ở từng vị trí,

áp dụng các phương pháp chính thức để đưa ra các quyết định của người quản lý

Loại hình quản lý hành chính được sử dụng tích cực trong chính phủ. Trong mối liên hệ này, sẽ là hợp lý khi lưu ý đến khái niệm hành chính công, là một loại hình hoạt động đặc biệt của nhà nước nhằm quản lý các công việc của nhà nước. Trong khuôn khổ của nó, quyền hành pháp nhận được sự thực hiện gần như hoàn toàn. Trong số các đặc điểm phân biệt của loại hình quản lý này, cần làm nổi bật:

tính chất hoạt động và liên tục của hoạt động,

thực hiện các chức năng đặc biệt đòi hỏi một công nghệ đồng nhất nhất định,

nhân viên chuyên nghiệp

giới thiệu các chế độ chức năng và luật pháp,

sử dụng các biện pháp trách nhiệm hành chính

hoạt động của bộ máy hành chính, được xây dựng theo một trật tự thứ bậc

Trong quản lý doanh nghiệp, giá trị của hình thức quản lý được trình bày cũng không thể phủ nhận. Lý do cho điều này nằm ở chỗ, với sự trợ giúp của nó, một nguồn lực hành chính được sử dụng, giúp một quan chức khác có thể đạt được các mục tiêu khác nhau nhờ quyền hạn chính thức được cấp cho anh ta.

Ngày nay, việc đào tạo các chuyên gia theo chương trình được gọi là "Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh" đã trở nên vô cùng rộng rãi. Những chuyên gia như vậy thực sự đang được yêu cầu làm quản lý cấp cao trong nhiều công ty.

Khái niệmkiểu quản lý hành chính trong lý thuyết cổ điển về tổ chức và quản lý

Ba lĩnh vực chính của hướng quản lý cổ điển:

1. Quản lý khoa học. Nó tập trung vào cơ sở khoa học của việc tổ chức sản xuất. Đối với hầu hết các phần, quản lý công nghiệp được trình bày. Trong lĩnh vực này, tính hợp lý rất có giá trị. Được thành lập bởi F. W. Taylor, F. Gilbert và G. Gant.
2. Quản lý hành chính cổ điển. Sự chú ý chủ yếu được dành cho tổ chức như một sinh vật hoàn chỉnh. Các chức năng chính là tổ chức, lập kế hoạch, kiểm soát, điều phối và chuỗi chỉ huy. A. Fayol và M. P. Faiolet đã trở thành những người sáng lập ra lĩnh vực này.
3. Khái niệm về các tổ chức quan liêu. M. Weber là người sáng lập ra nó. Nó dựa trên một định nghĩa chính xác về trách nhiệm công việc, cũng như các lĩnh vực trách nhiệm của nhân viên. Có sự phân biệt rõ ràng giữa quản lý và sở hữu. Quản lý được xây dựng độc quyền trên cơ sở phi cá thể, mà đứng đầu là tính hợp lý. Giả sử báo cáo chính thức.

Nhiều năm nghiên cứu đã dẫn đến nhận thức rằng hoạt động bình thường của công ty là không thể nếu không có sự quản lý hiệu quả. Đây là tiền đề chính để hình thành những ý tưởng đầu tiên về khái niệm quản lý.

Các giai đoạn hình thành trường phái quản lý

Trường phái quản lý cổ điển đầu tiên được coi là khoa học do Frederick Taylor sáng lập. Ý tưởng chính của nó làquản lý đã trở thành một loại hệ thống dựa trên các nguyên tắc khoa học. Đồng thời, nó phải được thực hiện với sự trợ giúp của các biện pháp và phương pháp được thiết kế đặc biệt cho việc này. Bản chất của lý thuyết là không chỉ công nghệ sản xuất, mà cả lao động cũng cần được tiêu chuẩn hóa và thiết kế liên tục. Đó là việc tổ chức và quản lý công việc cần được dành một khoảng thời gian lớn. Đồng thời, nó là cấp thiết để cải thiện hệ thống tiền lương. Đáng chú ý là khi áp dụng các ý tưởng của Taylor vào thực tế, người ta đã chứng minh được tầm quan trọng của chúng, vì năng suất lao động tăng lên rõ rệt.

Sự phát triển tiếp theo của quan điểm của các nhà khoa học được xác định bởi sự phát triển tích cực của ngành công nghiệp. Henri Fayol, một kỹ sư xuất sắc người Pháp, tiếp tục phổ biến những ý tưởng của Taylor. Chính ông là người đã đề xuất chính thức hóa mô tả công việc của quản lý trong các doanh nghiệp, làm nổi bật các chức năng và hoạt động đặc trưng của chúng. Chính ở đây đã hình thành nên trường phái quản lý hành chính cổ điển. Fayol là người đầu tiên hình thành các nguyên tắc cơ bản của quản lý. Các nhà quản lý cấp cao nhất nên được họ hướng dẫn khi giải quyết các công việc của người quản lý, cũng như thực hiện các chức năng của một người quản lý.

Đóng góp to lớn của trường phái quản lý hành chính là quản lý được coi như một quá trình phổ quát, bao gồm toàn bộ danh sách các chức năng được kết nối với nhau. Chính trong đó lý thuyết về quản lý doanh nghiệp đã được hình thành.

Nguyên tắc Quản lý Cơ bản

Nguyên tắc củaFayol để xây dựng một cấu trúctổ chức, cũng như quản lý sản xuất, có liên quan ngày nay. Do đó, trường phái quản trị thường được gọi là trường phái cổ điển.

Bản chất chính của các nguyên tắc quản lý theo trường phái quản lý hành chính:

1. Phân công lao động. Nhờ việc thực hiện nguyên tắc này, có thể giảm số lượng đối tượng mà mỗi người tham gia vào quá trình quản lý tập trung sự chú ý của họ.
2. Trách nhiệm và quyền lực. Cần hiểu rằng các khái niệm này có mối quan hệ với nhau. Quyền lực bao hàm quyền ra lệnh, cũng như quyền lực đòi hỏi phải tuân theo. Họ chia sẻ quyền lực chính thức (đôi khi được gọi là chính thức) và cá nhân (một điều được chứng minh bằng phẩm chất cá nhân). Sự kết nối của các khái niệm là do thực tế là không có trách nhiệm thì không có quyền lực.
3. Kỷ luật. Nguyên tắc này giả định trước sự tuân theo.
4. Tính thống nhất của lệnh. Giả định rằng, bất kể loại hoạt động nào, một nhân viên có thể nhận đơn đặt hàng độc quyền từ một quan chức.
5. Lợi ích cá nhân nên được phụ thuộc vào chung. Lợi ích của một nhóm nhân viên hoặc một người không thể cao hơn lợi ích của toàn bộ tổ chức.
6. Sự thống nhất của ban giám đốc. Một người đứng đầu và một kế hoạch làm việc duy nhất theo nguyên tắc này phải nằm trong cùng một tổ chức.
7. Tập trung. Đối với sự thành công của một tổ chức, điều quan trọng là tổ chức đó phải có một trung tâm quản lý (bộ não).
8. Lương nhân viên. Khái niệm này đề cập đến chi phí của các dịch vụ được cung cấp. Giá này phải công bằng, đồng thời làm hài lòng cả người lao động và người sử dụng lao động.
9. Đặt hàng. Mọi công ty nên chăm sóc nơi làm việc cho mọi nhân viên.
10. Công lý. Đặc thù của quản lý hành chính là người đứng đầu bất kỳ công ty nào cũng phải cố gắng thấm nhuần tinh thần công lý, tinh thần hợp nhất tất cả các cấp của chuỗi vô hướng. Đây là cách duy nhất để chắc chắn rằng nhân viên sẽ làm việc với hiệu quả tối đa và cống hiến cho tổ chức.
11. Sáng kiến. Điều này đề cập đến khả năng phát triển một kế hoạch, cũng như đảm bảo việc thực hiện nó thành công. Trong trường hợp kết quả khả quan, sáng kiến đó phải được khen thưởng.
12. Tinh thần doanh nghiệp. Sức mạnh của một tổ chức nằm ở sự hài hòa giữa tất cả các thành viên trong đội ngũ nhân viên.

Kiểm soát quản lý

Các nguyên tắc của quản lý hành chính cuộc gọi kiểm soát một trong những chức năng quản lý quan trọng nhất. Các chuyên gia cho rằng không có nó thì không thể thực hiện bất kỳ chức năng quản lý nào trong tổ chức.

Chuyên gia nhất trí nội dung chính của kiểm soát quản lý như sau:

Thu thập và xử lý, cũng như phân tích các kết quả thu được từ hoạt động của tất cả các bộ phận của công ty. Sau đó, bắt buộc phải so sánh những dữ liệu này với các chỉ số kế hoạch, do đó sẽ xác định được sai lệch và có thể xác định được nguyên nhân của chúng. Chính nhờ sự kiểm soát của ban lãnh đạo mà có thể đảm bảo rằng tất cả các sai lệch đều được ghi lại. Điều này rất quan trọng để đưa ra các quyết định khẩn cấp liên quan đếntạo thu nhập của công ty

Phân tích lý do tại sao hoạt động hiện tại lại đi chệch hướng so với hành vi đã lập kế hoạch. Ở giai đoạn này, có thể xác định các xu hướng phát triển tiềm năng của công ty

Phát triển các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu đã định. Tại đây, các quyết định quản lý cụ thể phải được đưa ra

Tạo hệ thống báo cáo trong công ty, hệ thống này sẽ được sử dụng trong các chi nhánh và công ty con của nó. Báo cáo bắt buộc về kết quả công việc của toàn công ty, cũng như của từng bộ phận riêng lẻ

Phòng Hành chính Nhà nước

Phù hợp với quản lý xã hội và hành chính, bộ phận nhân viên sau được chấp nhận:

Dịch vụ chính chủ. Nhóm này theo truyền thống bao gồm các quan chức cấp cao đã đảm nhận vị trí của họ nhờ nhiều năm công lao. Nhiệm kỳ của chức vụ liên quan trực tiếp đến khoảng thời gian mà nhà lãnh đạo chính trị mà họ ủng hộ nắm quyền lãnh đạo chính phủ

Dịch vụ công. Điều này bao gồm các nhân viên chuyên nghiệp giữ vị trí của họ trên cơ sở lâu dài. Sự thay đổi trong lãnh đạo chính phủ không thể là lý do để loại bỏ những nhân viên như vậy khỏi công việc

Sự phân chia như vậy trong hệ thống hành chính công do các nhà khoa học Anh-Mỹ đề xuất.

Tổ chức quản lý hành chính cấp nhà nước cho rằng phạm vi ảnh hưởng của các nhà quản lýbao gồm các tổ chức và cơ quan nhà nước, tài sản của nhà nước. Và chúng cũng có thể ảnh hưởng đến tài sản công, liên quan đến phát triển tinh thần, văn hóa và kinh tế xã hội, cũng như đảm bảo quyền tự do của công dân, v.v.

Nhiều bài báo khoa học coi hành chính công theo nghĩa khá rộng, trong đó nó bao gồm 3 nhánh của chính phủ:

• điều hành,
• tư pháp,
• lập pháp.

Theo nghĩa hẹp, nó chỉ áp dụng cho cơ quan hành pháp.

Nhưng đồng thời, điều quan trọng cần lưu ý là không một nhánh quyền lực nào ở trên có thể hoạt động nếu không có quy trình quản lý. Do đó, trong xây dựng pháp luật, bản chất của khái niệm quản lý nằm ở khả năng đảm bảo việc xây dựng pháp luật có mục đích và nhất quán.

Thông số kỹ thuật cho Hệ thống Quản lý Hành chính

Trường phái quản lý hành chính cho rằng trước khi đưa ra kiểm soát hành chính, cần phải giải quyết các vấn đề chính với doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là các loại dịch vụ hoặc sản phẩm mà nó có thể cung cấp cho người tiêu dùng và những người đang có nhu cầu phải được biết đến.

Tổ chức quản lý hành chính là không thể nếu sản xuất không có lãi. Ít nhất điều kiện này nên được quan sát về mặt lý thuyết. Chi phí sản xuất và mức lương không quan trọng.

Điều kiện tiên quyết để quản lý hành chính nhân sự làtiền công phải được trả thường xuyên. Khả năng thanh toán theo lý thuyết sẽ tồn tại ngay cả khi có sự chậm trễ thực tế.

Quản lý nên lấy tư tưởng làm cơ sở mà theo đó hiệu quả kinh tế có thể đạt được không phải do tiết kiệm tiền lương cho người lao động. Bạn có thể tăng nó theo những cách khác. Ví dụ, do loại bỏ thời gian không sản xuất, cũng như bằng cách tăng năng suất sử dụng không gian làm việc và thiết bị, giảm số lượng khuyết tật, v.v.

Công ty phải có vốn lưu động, cũng như khả năng bổ sung kịp thời. Trường Quản lý Hành chính trong Quản lý lưu ý rằng không thể đạt được kết quả tốt nếu chỉ có nợ.

Lựa chọn cơ cấu quản lý công ty tối ưu

Cơ cấu tổ chức quản lý là một tập hợp không thể tách rời của chủ thể và đối tượng quản lý, được liên kết với nhau bằng các liên kết thông tin chặt chẽ. Nó có thể phản ánh sơ đồ của hệ thống quản lý hiện có trong tổ chức.

Các loại cơ cấu tổ chức có thể được chia thành các nhóm chính sau:

hữu cơ (còn gọi là thích ứng),

quan liêu (họ cũng là truyền thống)

Mô hình chuẩn tắc của bộ máy quan liêu kiểu hợp lý có các quy định khái niệm sau:

1. Thứ bậc trong quản lý. Nó ngụ ý rằng các cấp thấp hơn là cấp dưới các cấp cao hơn.
2. Sự phân công lao động chính xác. Giả sử,rằng nhân viên có năng lực nên được tuyển dụng vào từng vị trí. Quản lý hành chính rất quan trọng ở điểm này, được coi là nền tảng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào.
3. Sự hiện diện của các tiêu chuẩn và quy tắc chính thức phải được tuân thủ. Điều này đảm bảo rằng nhiệm vụ và trách nhiệm của các nhà quản lý sẽ đồng nhất.

Phương pháp quản lý

Một vị trí quan trọng trong hệ thống quản lý được trao cho các phương pháp quản lý hành chính. Chúng được thiết kế để:

để kiểm soát công việc với nhân sự, cũng như việc thực hiện các quyết định đã được đưa ra;

đảm bảo tính hiệu quả và tính tổ chức rõ ràng trong công việc của bộ máy quản lý;

đảm bảo duy trì tiến độ công việc theo yêu cầu của doanh nghiệp, cũng như việc thực thi các quyết định, mệnh lệnh và quyết định của ban lãnh đạo

Phương pháp quản lý hành chính có bản chất là chỉ đạo, nhờ đó bạn có thể có được giải pháp rõ ràng cho vấn đề và đảm bảo tác động trực tiếp đến hành vi của đối tượng quản lý.

Các phương pháp này được thu thập trong một hệ thống các kỹ thuật và phương pháp có thể đảm bảo hoạt động có mục đích, phối hợp, hiệu quả và có hệ thống của cả hệ thống được quản lý và hệ thống kiểm soát. Quản lý hành chính không thể phát triển nếu không áp dụng các phương pháp này.

Đánh giá hiệu quả quản lý

Đo lường hiệu quả của quản trị là bắt buộc. Trường phái quản lý hành chính gợi ý rằng bạn cần phải tương quan kết quả của hoạt động quản lý vớichi phí của các nguồn lực đã được sử dụng để đạt được nó. Hiệu quả công việc của các nhà quản lý chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố được sắp xếp theo hai nhóm chính.

Nhóm thứ nhất, theo lý thuyết quản lý hành chính, bao gồm các yếu tố sau:

Khả năng quản lý của công ty (điều này tính đến tất cả các nguồn lực mà tổ chức có sẵn)

Chi phí vận hành và bảo trì hệ thống quản lý

Tập hợp các loại lợi ích khác nhau (xã hội, kinh tế và lợi ích khác) mà tổ chức nhận được khi tiến hành các hoạt động quản lý

Quản lý hành chính bao gồm trong nhóm thứ hai một danh sách toàn bộ các yếu tố phụ, bao gồm:

Trình độ tay nghề của người thực hiện và công nhân

Văn hóa tổ chức

Điều kiện làm việc

Mức độ mà các nhà quản lý được cung cấp những hỗ trợ mà họ cần

Kết quả cuối cùng của công việc của tổ chức phụ thuộc trực tiếp vào kết quả hoạt động chung. Và nhóm nhân tố thứ hai đặc trưng cho hiệu quả mà một số loại tài nguyên được sử dụng. Khi đánh giá hiệu quả của quản trị, các chỉ số lợi nhuận và lợi nhuận nhất thiết phải được sử dụng.