Tối ưu hóa chi phí: kế hoạch, hoạt động

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tối ưu hóa chi phí tại doanh nghiệp là bước cần thiết và quan trọng trong tình hình kinh tế không ổn định. Hãy xem xét nó một cách chi tiết.

Câu hỏi chính

Để làm mọi thứ đúng đắn và không trở thành "bạo chúa và kẻ xấu" trong mắt nhân viên, bạn cần hiểu:

• loại hiện có và các tùy chọn giảm chi phí;
• nguyên tắc và phương pháp lập kế hoạch cho các hoạt động tối ưu hóa chi phí đi kèm;
• cách hiệu quả nhất để giảm chi phí theo quan điểm thực tế;
• cách giảm chi phí nguyên vật liệu;
• bản chất của lợi ích từ việc giảm chi phí vận chuyển;
• cách chọn chiến lược giảm chi phí;
• nguyên tắc tối ưu hóa cơ bản.

Ngân sách

Thông thường, việc lập ngân sách được chuyển sang một bộ phận mà nhân viên của họ tin rằng họ không đủ năng lực trong vấn đề này. Tuy nhiên, lập ngân sách là một bước quan trọng. Tham gia vào nó cho phép bạn nhận được một lượng lớn thông tin quan trọng đối với tất cả các phòng ban.

Ngân sách được hình thành theo nhiều giai đoạn:

• hình thành kế hoạch dự án cho ngân sách tương lai;
• xem xét dự thảo ngân sách;
• duyệt ngân sách;
• thực hiện ngân sách;
• phân tích thực hiện.

Tối ưu hóa chi tiêu ngân sách là bước tiếp theo sau khi lập ngân sách.

Chi phí

Không thể tối ưu hóa chi phí nếu không hiểu nội dung của thuật ngữ "chi phí".

Chúng là những quỹ liên quan đến việc hình thành lợi nhuận trong một thời gian nhất định. Một phần chi phí được tích lũy dưới dạng thành phẩm, bán thành phẩm, tài sản vô hình hoặc chi phí xây dựng cơ bản dở dang trong tài sản của công ty. Sơ đồ cho thấy một cấu trúc đơn giản hóa tuân thủ các tiêu chuẩn IFRS.

Nói một cách đơn giản, chi phí là sự gia tăng nợ phải trả hoặc giảm tài sản dẫn đến giảm vốn.

Tối ưu hóa

Người ta tin rằng việc tối ưu hóa chi phí bắt đầu bằng việc cắt giảm chi phí ở thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn đúng.

Việc tối ưu hóa chi tiêu ngân sách tại một doanh nghiệp không bắt đầu ngay từ lúc họ bắt đầu kiểm soát chặt chẽ việc chi tiêu tiền đã có trong tài khoản. Thật không may, tại thời điểm này, câu hỏi về việc tiền trong tài khoản đến từ đâu vẫn chưa được kiểm soát. Việc thu hút các khoản cho vay tích cực, cũng như chỉ quản lý chi phí, dẫn đến tình trạng thiếu vốn triền miên trong doanh nghiệp, và sau đó - có thể phá sản.

Hiệu quả của thủ tục này phụ thuộc vào việc lưu giữ hồ sơ thu nhập và chi phí. Các khoản mục này cần phải được lập kế hoạch và ban quản lý phải liên tục theo dõi các con số theo năm, quý, tháng hoặc thời kỳ tài chính khác. Luôn luôncó khả năng các dự án tốn kém hiện tại sẽ rất có lợi nhuận về lâu dài.

Khu vực làm việc

Tối ưu hóa chi phí không có nghĩa là thực hiện các hành động gây phương hại đến lợi ích của doanh nghiệp. Nhiệm vụ giảm chi phí cần được giải quyết một cách tối ưu, khi so sánh chi phí và thu nhập với nhau.

Bạn có thể giải quyết vấn đề theo một số hướng:

1. Giảm chi phí thông qua nội lực (giảm trực tiếp). Những hành động này bao gồm tăng năng suất, giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí quản lý, cũng như giảm nhân viên của doanh nghiệp.
2. Giảm chi phí sản xuất (giảm tương đối). Điều này có thể đạt được bằng cách tăng khối lượng sản xuất. Trong trường hợp này, số tiền sẽ được chi ít hơn nhiều cho một phần.
3. Hình thành lời đề nghị thông qua nghiên cứu tiếp thị. Trong trường hợp này, sự tăng trưởng về số lượng mua hàng của khách hàng được kích thích và hình thành một lượng khách hàng mới.
4. Hình thành kỷ luật tài chính nghiêm ngặt. Trong biến thể này, một số ít người có thể "đi trước" để chi trả.

Chương trình tối ưu hóa chi tiêu ngân sách nên bao gồm những lĩnh vực hẹp nhất. Sau đó, nó sẽ hiệu quả nhất có thể.

Đường dẫn tối ưu hóa

Một kế hoạch tối ưu hóa chi phí có thể bao gồm ba hướng mà công ty có thể đi.

Điểm nổi bật là giảm nhanh, giảm chi phí doanh nghiệp với tốc độ nhanh chóng, có hệ thốngviết tắt.

Mỗi phương pháp được sử dụng trong một tình huống cụ thể. Các biện pháp được thực hiện trong vấn đề này phải phù hợp với tình hình hiện tại và cũng phải dựa trên kế hoạch dài hạn.

Giảm cấp tốc

Lựa chọn phương pháp này để giảm chi phí, việc dừng thanh toán chi phí cho một số hạng mục là điều cấp thiết. Để xác định kết quả, bạn cần tìm ra hậu quả có thể xảy ra của từng phương pháp tối ưu hóa.

Tất cả chi phí được chia thành:

• Ưu tiên cao. Các chi phí này là cần thiết để doanh nghiệp tiếp tục hoạt động của mình. Chúng bao gồm việc trả lương cho người lao động, mua nguyên vật liệu để sản xuất.
• Ưu tiên. Đây là chi phí để trả cho truyền thông di động, quảng cáo. Nếu bạn ngừng thanh toán theo bài viết này, thì công việc của công ty sẽ thất bại.
• Cho phép. Chúng bao gồm các khoản phúc lợi cho nhân viên, thanh toán điều trị an dưỡng cho nhân viên. Nếu công ty không có quỹ miễn phí, thì các khoản thanh toán này có thể bị tạm ngưng, nhưng tốt hơn là nên giữ chúng.
• Không cần thiết. Một ví dụ về chi phí đó là việc thanh toán một chuyến bay riêng cho người đứng đầu công ty. Việc hủy bỏ các khoản chi như vậy sẽ không ảnh hưởng xấu đến hoạt động của công ty.

Khi chọn giảm chi phí cấp tốc, trước hết, các khoản thanh toán cho một mặt hàng “không cần thiết” sẽ bị dừng lại và những mặt hàng cho phép bị giới hạn rất nhiều. Không nên giảm hai danh mục đầu tiên.

Giảm chi phí nhanh chóng

Có thể tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp với tốc độ nhanh chóng domột số sự kiện. Để cắt giảm chi phí hiệu quả nhất có thể, ban quản lý phải xác định nơi họ tiết kiệm trước tiên.

1. Tiết kiệm nguyên vật liệu sản xuất và nguyên vật liệu. Các cách tối ưu hóa chi phí có thể khác nhau. Sửa đổi hợp đồng với nhà cung cấp để có được hàng hóa với giá ưu đãi là cách hiệu quả nhất để giảm chi phí. Ngoài ra, các nhà cung cấp có thể hoãn thanh toán, điều này sẽ giúp công ty có cơ hội huy động số tiền cần thiết mà không cần vay thêm.
2. Phân tích chi phí vận tải và tối ưu hóa khoản mục chi tiêu này. Ngoài ra, bạn có thể giảm chi phí điện năng, viễn thông. Bộ phận vận tải có thể thuê bên ngoài, sau đó liên hệ với trung tâm hậu cần, trung tâm này sẽ lập chương trình giảm chi phí vận tải. Để giảm chi phí điện năng, kiểm soát mức tiêu thụ điện, theo dõi mức độ chiếu sáng trong bóng tối, lắp đặt thiết bị tiết kiệm năng lượng. Giảm danh sách nhân viên được hưởng thông tin di động của công ty sẽ giảm đáng kể chi phí. Bạn có thể thương lượng với nhà khai thác di động hoặc nhà cung cấp dịch vụ viễn thông để ký kết hợp đồng công ty với các điều khoản có lợi.
3. Cắt giảm nhân viên và giảm biên chế. Thuê ngoài và làm việc tự do giúp giảm chi phí trả lương cho nhân viên một cách hiệu quả, và các công ty tuyển dụng hoặc bộ phận tuyển dụng nội bộ sẽ giúp thay thế những nhân viên kém hiệu quả. Ví dụ, không nhất thiết phải có nhân viên dọn vệ sinh. nhân viên bảo trì thuê ngoàisẽ tiết kiệm tới 20% các khoản thanh toán cho mỗi nhân viên.

Một lựa chọn khác là tối ưu hóa chi phí bằng cách giảm lương, nhưng mang lại lợi ích xã hội: mở rộng danh sách điều kiện bảo hiểm y tế, cung cấp cho nhân viên thức ăn với chi phí của công ty hoặc cà phê miễn phí trong máy. Các nghiên cứu cho thấy khoản đầu tư trong trường hợp này sẽ có lợi nhuận về lâu dài, vì nó sẽ làm tăng lòng trung thành của nhân viên.

Viết tắt có hệ thống

Như tên gọi của phương pháp tối ưu hóa này, bản chất của nó là thực hiện các hoạt động định kỳ nhằm giảm chi phí.

1. Quản lý đầu tư. Để công ty mua được thiết bị mới, hiệu quả hơn, bộ phận liên quan phải tranh luận xem điều gì sẽ mang lại lợi ích cho công ty khi dự án thành công, khi nào dự án bắt đầu mang lại lợi nhuận. Sự ra đời của các công nghệ cạnh tranh mới giúp phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, khi đưa ra quyết định mua một thứ gì đó, ban lãnh đạo phải ghi nhớ mục tiêu chính - giảm chi phí.
2. Quản lý mua sắm. Nó bao gồm việc định kỳ tìm kiếm các nhà cung cấp mới cung cấp hàng hóa chất lượng với giá tốt hơn.
3. Quản lý quy trình nghiệp vụ. “Quản lý đột xuất” vốn có ở nước ta, ảnh hưởng không nhỏ đến các nguyên tắc hoạt động kinh doanh. Theo quan điểm của các phương pháp mới, khi tổ chức các quá trình kinh doanh, người ta đề xuất xem xét sản xuất từ phía người mua. Tiến hành phân tích quy trình. Người quản lý doanh nghiệp cần tự hỏi, liệu người mua có trả tiền cho việc này không? Khách hàng sẽ không muốn trả tiền cho việc di chuyển hàng hóa, thời gian ngừng hoạt động, thiết bị lại sản xuất mà không có những thay đổi nhằm cải thiện sản phẩm. Do đó, những khoản chi phí đó nên được giảm càng nhiều càng tốt, hoặc loại bỏ hoàn toàn.

Quy tắc tối ưu hóa

Khi soạn một kế hoạch hành động để tối ưu hóa chi phí, cần phải nhớ rằng giải pháp tình huống cho một vấn đề không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Giảm chi phí là một việc vặt nên trở thành một thói quen tốt mỗi ngày.

Tuân theo các quy tắc tối ưu hóa, bạn có thể đạt được hiệu quả tối đa với ít tổn thất nhất.

1. Chi phí không phải lúc nào cũng cần giảm, thường thì chúng cần được quản lý một cách hiệu quả. Đôi khi, để giảm chi phí tổng thể, bạn cần tăng số lượng chi phí theo một số hướng cụ thể.
2. Chi phí được giữ ở mức tối thiểu để đạt được kết quả tốt nhất. Quy tắc hiệu quả nói rằng một đơn vị chi phí nhất thiết phải mang lại kết quả tối đa.
3. Luôn có chi phí, cho dù đó là hành động hay không hành động.
4. Không có điều nhỏ khi nói đến chi tiêu. Để nhân viên của công ty phẫn nộ về báo cáo tình hình sử dụng ba chục chiếc bút trong một tháng. Nhưng một khi họ đã quen với việc chú ý đến những điều nhỏ nhặt, họ có thể thấy kết quả là tăng lương hoặc điều kiện làm việc tốt hơn.
5. Cố gắng giữ chi phí thấp nhất có thể không phải lúc nào cũng hữu ích. Nó có thể là tối ưu để giảm chi phí một chút và giữ cho chúng đi đúng hướng.mức độ yêu cầu.
6. Việc tối ưu hóa chi tiêu ngân sách là không thể nếu không có các khoản đầu tư tài chính.
7. Có một kiểu chi tiêu cho phép bạn tránh được những tổn thất lớn hơn. Chúng bao gồm bảo hiểm, thuê nhân viên bảo vệ, cài đặt hệ thống báo động và nâng cao chất lượng sản phẩm.
8. Tất cả nhân viên của công ty nên được tham gia vào quá trình này, nhưng mọi người nên có nhiệm vụ riêng, quan trọng đối với họ.
9. Thận trọng không bao giờ là quá nhiều. Suy nghĩ hoặc linh cảm nảy sinh khi đọc báo cáo buộc phải phân tích sâu hơn các chỉ số và hầu như luôn dẫn đến việc giảm chi phí.
10. Việc tối ưu hóa chi phí cần được thực hiện liên tục. Các khoản mục chi tiêu mới ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Xuất hiện đột ngột và biến mất đột ngột mà không được chú ý, chúng có thể gây thiệt hại đáng kể cho ngân sách của công ty. Theo dõi chi phí phải là một nhiệm vụ bắt buộc phải được báo cáo cho lãnh đạo cấp cao nhất của công ty.

Tối ưu hóa thu chi - thủ tục song hành. Các chi phí không kiểm soát được sẽ không mang lại lợi nhuận cho công ty và tăng trưởng lợi nhuận liên quan trực tiếp đến việc kiểm soát chi phí.

Lẫn lộn các khái niệm

Chương trình tối ưu hóa chi phí củaFinance thường chứa các mục không tính phí.

Để tạo ra một chương trình hiệu quả nhất, đội ngũ quản lý phải hiểu được sự khác biệt giữa các loại chi phí.

Ví dụ: kiểm soát chi phí dựa trên P&L sẽ không được coi là kiểm soát chi phí.