Ngân sách mua sắm: bản chất của việc biên soạn, chỉ số và hình thành

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong quá trình chuẩn bị ngân sách, kế hoạch bán hàng và sản xuất được chuyển thành các chỉ tiêu về thu nhập và chi phí của các bộ phận. Để mỗi bộ phận có thể đạt được các mục tiêu đã định, cần phải mua nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch chi phí. Vì mục đích này, ngân sách mua sắm đang được hình thành.

Mô hình Tổ chức Mua sắm1

Bước đầu tiên là xác định mục đích tạo bộ phận mua hàng. Dựa trên các chi tiết cụ thể của sản phẩm và số lượng nhà cung cấp, nó tạo thành một bộ phận từ 2-5 người (tối đa 7 nhà cung cấp cho mỗi người quản lý). Mỗi người trong số họ chịu trách nhiệm về thời gian giao hàng, trạng thái của hàng tồn kho, các khoản thanh toán và việc thực hiện các hợp đồng. Công việc của bộ phận không thể chỉ thực hiện theo chỉ đạo của thủ trưởng. Bộ phận được tạo ra để thực hiện kế hoạch bán hàng, được lập cho tháng, quý và năm. Một phần thưởng được cung cấp cho việc hoàn thành kế hoạch của anh ấy:

• thu nhập cơ bản: 40% cho người quản lý, 60% cho người điều hành;
• thưởng: 50% - cho người quản lý, 30% - cho người đứng đầu;
• cao cấp - 10%.

Thưởng cho người quản lý được tích lũy dựa trên các chỉ số hoạt động:

• giao hàng đúng hẹn;
• lượng hàng hóa kém thanh khoản;
• vòng quay hàng tồn kho trung bình.

Đối với tiền thưởng, bạn cũng có thể sử dụng các chỉ số định tính, ví dụ như hệ số dịch vụ, tức là số lượng hàng hóa trong ứng dụng, có thể được đáp ứng ngay lập tức.

Mô hình Tổ chức Mua sắm2

Đề án này khác với phương án trước ở chỗ, dựa trên kế hoạch bán hàng, trưởng bộ phận tính toán kinh phí mua hàng. Đó là, một trung tâm kiểm soát tài chính riêng biệt được tạo ra trong đơn vị. Việc lựa chọn các nhà quản lý hiệu quả hơn được thực hiện vì chi phí hậu cần và điều kiện giao hàng đã được tính đến. Tất cả nhân viên đều quan tâm đến việc thực hiện kế hoạch mua sắm, và do đó là sự phát triển của công ty. Đổi lại, ban quản lý sẽ có thể giảm chế độ lại quả xuống mức tối thiểu.

Sẽ mất 1,5-2 tháng để xây dựng mô hình công việc đầu tiên. Nhiệm vụ của giám đốc là tuyển dụng những nhân viên có kinh nghiệm. Trong trường hợp thứ hai, sẽ mất 6-18 tháng để xây dựng một bộ phận. Vấn đề chính nằm ở tâm lý công việc. Giám đốc cần biến nhân viên thành những người kinh doanh cá thể. Không phải ai cũng có thể đảm nhận vai trò này.

Lập kế hoạch hoạt động

Ngân sách hoạt động phản ánh các hoạt động được lập kế hoạch trong năm cho một bộ phận hoặc một chức năng cụ thể của doanh nghiệp. Nó được phát triển ở tất cả các trung tâm trách nhiệm và sau đó được hợp nhất thành một ngân sách hợp nhất. Lập một tài liệu có thể được coi là một quá trình kế toán và quản lý. Sự khác biệt nằm ở chỗ, báo cáo phản ánh các hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai, chứ khôngsự cố định của các sự kiện trước đó. Nó bao gồm ngân sách mua, bán, quản lý, chi phí sản xuất. Hãy xem xét từng yếu tố này.

Bán

Khối lượng bán hàng và cấu trúc của nó quyết định bản chất của doanh nghiệp. Do đó, một trong những việc đầu tiên là kế hoạch bán hàng. Khi chuẩn bị nó, người ta phải tính đến không chỉ doanh số bán hàng cho các kỳ trước mà còn phải phân tích các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chúng (tính thời vụ, khuyến mại, v.v.).

Ngân sách bán hàng được biên soạn có tính đến mức độ nhu cầu, địa lý bán hàng, người mua. Nó bao gồm một mức doanh thu mục tiêu có thể được phản ánh trong ngân sách tiền mặt. Nhưng việc tính toán chỉ tiêu này gây khó khăn, do công ty không thể kiểm soát được hành động của khách hàng. Số lượng chi phí theo kế hoạch được tính toán dựa trên các hoạt động của tổ chức. Đó là cách dễ nhất để tính toán. Bán hàng là một quá trình kinh doanh có tầm quan trọng lớn. Đối với các tổ chức tham gia vào việc bán sản phẩm, chính kế hoạch bán hàng sẽ đặt ra sai số trong các tính toán. Nếu viết sai, nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các lĩnh vực hoạt động khác.

Sản xuất và cổ phiếu

Kế hoạch phát hành sản phẩm dựa trên số lượng bán ra. Nó cũng tính đến năng lực sản xuất, thay đổi hàng tồn kho và ngân sách mua hàng. Việc tính toán được thực hiện theo công thức sau:

Sản lượng sản phẩm=tồn kho cuối kỳ + sản lượng tiêu thụ - tồn kho đầu kỳ.

Khối lượng sản xuất được tính toán dựa trên đặc điểm của quá trình sản xuất sản phẩm.

Chi phí sản xuất tổng thể là những chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm. Đồng thời, một dây chuyền riêng tính chi phí nhân công ở hai phần: cố định và khoán (tiền thưởng của nhân viên dựa trên việc thực hiện kế hoạch sản xuất).

Ngân sách cho chi phí thương mại, hành chính

Chi phí bán hàng là tất cả các chi phí liên quan đến việc bán, khuyến mại hàng hoá. Khối lượng của chúng phụ thuộc vào các quyết định trong lĩnh vực quản lý. Quyết định thay đổi diện tích mặt bằng sẽ ảnh hưởng đến các chi phí liên quan đến việc bảo quản hàng hóa. Lượng chi phí biến đổi được hình thành bởi hoa hồng, chi phí đóng gói, chế biến, vận chuyển. Tất cả các chi phí cố định khác đều là chi phí quản lý.

Ngân sách mua sắm

Kế hoạch mua sắm theo loại hàng hóa hoặc theo nhà cung cấp cho thấy công ty nên mua bao nhiêu sản phẩm từ các nhà cung cấp bên ngoài và bên trong. Ngân sách mua sắm được hình thành dựa trên kế hoạch bán hàng, mức tồn kho, khối lượng công việc sản xuất, các điều khoản và thủ tục hoàn trả các khoản phải trả.

Mua hàng=sử dụng theo kế hoạch + hàng tồn kho cuối kỳ - hàng tồn kho đầu kỳ.

Kho sản xuất

Nhu cầu về tư liệu sản xuất lâu dài được xác định bởi chi phí sửa chữa thiết bị, kế hoạch xây dựng và chuẩn bị sản phẩm mới. Các nhà kinh tế học thường mắc sai lầm khi bỏ qua những chi phí này khi lập ngân sách.

Số lượng chi phí theo kế hoạch phụ thuộc vào loại tài nguyên và cách chúng được tiêu thụ. Ngân sách được hình thànhcăn cứ vào định mức tiêu hao tài nguyên trong sản xuất, ở các trung tâm kinh tế và nhu cầu sử dụng tài sản cố định. Bài thứ nhất được tính bằng cách nhân khối lượng sản xuất kế hoạch với định mức. Yêu cầu này được điều chỉnh cho số dư trong kho và tiêu chuẩn hàng tồn kho. Đây là cách ngân sách mua sắm được hình thành bằng hiện vật. Để chuyển nó thành các điều khoản giá trị, bạn cần nhân với giá kế hoạch.

Ví dụ

Nhà máy thép có kế hoạch sản xuất 3.000 tấn sản phẩm trong năm tới. Điều này sẽ cần đến đồng và axit oleic. Tỷ lệ tiêu thụ trên 1 tấn: đồng - 0,06 kg, axit - 0,0058 l. Số lượng đồng đầu năm là 100 kg, cuối năm là 50 kg. Giá của nguyên liệu thô là 4.500 rúp. / t. đồng và 10.000 rúp. / lít axit.

Cần trong năm:

• 30000, 006=180 kg đồng
• 30000,0058=17,4 lít axit

Khối lượng mua dự kiến:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1,035,000 rúp. - đối với đồng.
• (17, 410.000)=174.000 rúp. - đối với axit.

ADC cổ phiếu

Lập kế hoạch ngân sách mua sắm trong hoạt động hành chính và kinh tế (AHA) được thực hiện theo cách khác. Chủng loại hàng hóa rất đa dạng (từ văn phòng phẩm đến vật tư cải tạo văn phòng), không có tỷ lệ tiêu thụ. Có ba cách để xác định yêu cầu về khoảng không quảng cáo:

• Sử dụng các yêu cầu từ các đơn vị cấu trúc. Dịch vụ cung cấp thu thập các ứng dụng, xử lý, đánh giá số dư, cập nhật giá cả và tính toán ngân sách.
• Cài đặttiêu chuẩn tồn kho cho các mặt hàng phổ biến nhất, chẳng hạn như văn phòng phẩm, chất tẩy rửa. Ngân sách được tính toán dựa trên lượng hàng có sẵn.
• Đặt giới hạn mua cổ phiếu cho AHD theo tỷ lệ phần trăm của chi phí vật liệu cơ bản.

Cần đặc biệt chú ý đến việc tổng hợp các kho để xác định các nguồn lực dư thừa. Khi hình thành ngân sách mua sắm, các nguyên vật liệu đó nên được điều chỉnh giảm xuống. Đặc biệt nếu nguồn cung cấp không hạn chế.

Chức năng ngân sách mua sắm

• Ngân sách là một công cụ lập kế hoạch cho biết cách sử dụng các nguồn lực dựa trên các cơ hội. Nó cũng là một phương tiện theo dõi và đánh giá hiệu suất bằng cách so sánh các chỉ số kế hoạch và thực tế.
• Công việc của các nhà quản lý có thể được đánh giá bằng cấu trúc và mức độ thực hiện ngân sách mua sắm. Các tổ chức sử dụng chúng để đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị quản lý của họ.
• Ngân sách của bộ phận mua hàng có thể thực hiện chức năng tạo động lực nếu nó chứa đựng mục tiêu của hoạt động. Ví dụ, bộ phận được giao nhiệm vụ mua nguyên liệu thô với giá nửa triệu rúp trên cơ sở trả sau. Nếu đạt được mục tiêu, người đứng đầu và các cấp phó của anh ta sẽ nhận được tiền thưởng, điều này sẽ làm tăng chi tiêu của ngân sách trong giai đoạn tiếp theo.
• Nhân viên phải hiểu những nhiệm vụ được đặt ra cho mình. Nếu các mục tiêu phát triển của tổ chức được giữ bí mật, chúng sẽ không đạt được. Theo nghĩa này, ngân sách hình thành môi trường giao tiếp trong nhóm, cũng như giữanhân viên và cấp dưới.

Làm việc với đấu thầu

Để hình thành ngân sách mua nguyên vật liệu, có thể tổ chức đấu thầu - để tìm ra những nhà cung cấp hàng hóa tốt nhất thuộc một chủng loại nhất định. Theo các văn bản quy định, một chiến lược được phát triển để phân phối vật liệu theo nhóm, chỉ tiêu chất lượng và nhà thầu được phân loại. Một danh sách đấu thầu với các đề xuất của các nhà cung cấp đang được hình thành. "Người chiến thắng" được tự động xác định theo các tiêu chí đánh giá được chỉ định. Hơn nữa, công việc đang được tiến hành để ký kết hợp đồng và hình thành ngân sách mua sắm.

Tùy chọn mua hàng:

• Một đợt. Quá trình chuẩn bị tài liệu được đơn giản hóa, nhưng tổ chức sẽ cần những kho hàng lớn để lưu trữ vật tư. Nguy cơ tổn thất do sản phẩm bị hư hỏng sẽ tăng lên.
• Lô nhỏ. Quay vòng vốn nhanh và giảm không gian lưu trữ.
• Khi cần thiết. Hàng hóa được giao theo hóa đơn (không ký hợp đồng) theo từng lô nhỏ trên cơ sở thanh toán trước đầy đủ.

Kiểm soát mua sắm

Để kiểm soát việc thực hiện ngân sách, việc mua hàng có thể được tính toán bởi các trung tâm trách nhiệm tài chính. Đồng thời, việc lập kế hoạch được thực hiện ở hai cấp độ:

• Quản lý hướng tới tương lai - sự hình thành nhu cầu nguyên vật liệu trong năm, được chia nhỏ theo quý / tháng. Sau khi hình thành kế hoạch hàng năm, việc lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng dài hạn sẽ được thực hiện.
• Quản lý lịch - sự hình thành của hàng thángvà kế hoạch mười ngày / tuần cho việc mua hàng nhằm cung cấp nguyên liệu cụ thể cho doanh nghiệp một cách liên tục. Đây là chi tiết kế hoạch hàng năm.

Để tính toán ngân sách mua hàng tháng, bạn nên làm theo thuật toán sau:

• Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, có tính đến số dư hiện tại, biên lai dự kiến và dự trữ an toàn.
• Yêu cầu được điều chỉnh cho các đơn đặt hàng, mặt hàng và các mặt hàng được phép thay thế.
• Trong trường hợp thay đổi kế hoạch sản xuất, ngân sách mua hàng sẽ được điều chỉnh.
• Đang lập lịch trình giao nguyên liệu và kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
• Nếu giao hàng không thành công, chúng tôi sẽ lùi lại một bước và chọn nhà cung cấp mới. Nếu không thể thay đổi nhà cung cấp, thay đổi về cấp độ mua sắm hoặc nguyên vật liệu sẽ được thực hiện.

Đây là cách lập ngân sách mua hàng của bạn.