Tự động hóa doanh nghiệp nhỏ: biểu mẫu, chương trình, công cụ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Các công cụ tự động hóa dành cho doanh nghiệp nhỏ giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn. Xử lý thông tin bằng cách sử dụng máy móc và thuật toán đặc biệt là một cách tốt để tối ưu hóa mỗi ngày làm việc mới. Các đánh giá về các chương trình tự động hóa doanh nghiệp nhỏ chứng minh rõ ràng rằng ứng dụng của chúng giúp đơn giản hóa công việc của nhiều người lao động. Ở các công ty áp dụng phương pháp tiếp cận quy trình làm việc tiên tiến, các biểu mẫu thủ công hầu như đã bị loại bỏ hoàn toàn, giúp chất lượng công việc được cải thiện.

Tôi có cần cái này không?

Bản chất của tự động hóa doanh nghiệp nhỏ là giảm số lượng các hoạt động cần thiết. Bất kỳ công ty nào trong quá trình làm việc đều tạo ra một lượng thông tin khổng lồ phải được xử lý, lưu trữ và phân tích. Sử dụng các công cụ và phương pháp tự động hóa doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi trong quy trình làm việc, cũng như làm cho công việc hiệu quả hơn trong bối cảnh của từng người.

Điều đầu tiên bị ảnh hưởng bởi sự ra đời của các phương pháp luận mới là độ dài và độ phức tạp của việc xử lý tài liệu chính thức. Yếu tố con người, gây ra nhiều sai sót trong quá trình làm việc, được giảm thiểu. Tự động hóa hoạt động kinh doanh nhỏ cho phép bạn làm cho công ty trở nên có lợi hơn, hiện đại hơn và thành công hơn. Nhiều chuyên gia hiện đại đồng ý rằng các biện pháp như vậy để nâng cao chất lượng công việc của công ty là không thể thiếu và phải được thực hiện mà không thất bại. Tự động hóa một doanh nghiệp nhỏ vì lợi ích của cả chủ sở hữu công ty và nhân viên, những người có nhiệm vụ sẽ được đơn giản hóa.

Vấn đề của vấn đề

Hiện tại, có một số khó khăn nhất định liên quan đến vấn đề đang được xem xét. Đặc biệt, quy trình làm việc giả định có tính đến các tính năng của luồng dữ liệu thể tích độc quyền. Ngay cả một công ty tương đối nhỏ cũng tạo ra rất nhiều thông tin trong quá trình làm việc và trung tâm tự động hóa doanh nghiệp nhỏ phải xử lý tất cả thông tin này mà không có ngoại lệ. Nếu không, ý tưởng chính về việc áp dụng các giải pháp phần mềm sẽ bị mất.

Thị trường tràn ngập vô số dự án cho phép, khi được thực hiện trong một công ty, tối ưu hóa quy trình làm việc. Ví dụ, ở Novosibirsk, tự động hóa doanh nghiệp nhỏ được đại diện bởi một số doanh nghiệp cạnh tranh cung cấp các sản phẩm kế toán. Tất nhiên là tốt. Bởi vì mỗi đối thủ cạnh tranh quan tâm đến việc tạo ra một sản phẩm tốt hơn những người khác, nhưng ngay cả sự bão hòa thị trường như vậy cũng không cung cấp câu trả lời chung cho tất cả các câu hỏi. Hầu hết, các chương trình tự động hóa doanh nghiệp nhỏ có tính chuyên môn hóa cao và để thiết kế hoàn chỉnh tất cả các quy trình trong một công ty, một số sản phẩm phải được sử dụng cùng một lúc. Và nó bất tiện vàkhông hiệu quả.

Nhiều câu hỏi và không ít câu trả lời

Tự động hóa các quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp nhỏ liên quan đến việc giải quyết nhiều vấn đề. Mức độ phù hợp của chúng thay đổi tùy thuộc vào lĩnh vực làm việc của tổ chức, các tính năng của các quy trình thị trường hiện đại nhất. Đặc biệt, hiện nay, vấn đề quản lý tài liệu được đặt lên hàng đầu. Cần gỡ rối hệ thống tài liệu hóa các mối quan hệ với cả khách hàng và đối tác. Thoạt nhìn, có vẻ đây là một công việc khá đơn giản, nhưng thực tế nó lại đi kèm với hai khó khăn lớn: các tài liệu không phải lúc nào cũng tương thích và nội dung của chúng phải được bảo vệ khỏi những con mắt tò mò.

Các doanh nghiệp hiện đại khác nhau cung cấp cho khách hàng quan tâm các giải pháp khác nhau cho vấn đề này. Có thể thấy từ phản hồi từ nhân viên, các trung tâm tự động hóa doanh nghiệp nhỏ ở Novosibirsk (dịch vụ của họ hiện đang có nhu cầu khá cao), chẳng hạn như thúc đẩy các cơ hội tốt, nhưng không thể nói rằng đây là những ưu đãi cao cấp nhất trên thị trường.. Nói chung, người ta tin rằng các chương trình tiên tiến nhất được trình bày bởi các nhà phát triển từ khu vực thủ đô, nhưng ngay cả ở đây mọi thứ cũng không quá rõ ràng.

Hệ thống ERP: tại sao cần nó?

Trong hầu hết các tổ chức hiện đại đặt cho mình nhiệm vụ giới thiệu các hình thức tự động hóa kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ, các biện pháp như vậy là do các yếu tố tiêu cực gây ra tổn thất trong tổ chức. Đây là những hoàn cảnh cuộc sống, bao gồm cả nhu cầu cập nhật dữ liệu, điều này thường rất khó nếusử dụng các công cụ kinh doanh lỗi thời.

Tự động hóa hiệu quả cũng giúp giải quyết vấn đề tội phạm nội bộ và mất mát, thông tin không khớp. Sử dụng hệ thống phần mềm, có thể đơn giản hóa việc hình thành báo cáo cần thiết để tổ chức hoạt động chính xác trong thực tế hiện đại.

Không kém phần thường xuyên, các hệ thống tự động hóa cho các doanh nghiệp nhỏ (buôn bán hàng công nghiệp và các lĩnh vực chuyên môn khác) được thực hiện dưới tác động của các yếu tố bên ngoài. Thị trường đang phát triển tích cực, kéo theo sự gia tăng khối lượng giao dịch, tăng số lượng quy trình làm việc và tốc độ thực hiện chúng. Sự cạnh tranh trên thị trường buộc bạn phải cắt giảm chi phí. Trong hoàn cảnh khó khăn như vậy, việc mắc sai lầm trở thành điều xa xỉ. Các chương trình tự động hóa doanh nghiệp nhỏ có thể giúp ngăn chặn chúng nếu bạn dạy nhân viên của mình cách sử dụng chúng.

Phát triển cần nỗ lực

Cách đây không lâu, những người tham gia thị trường ở nước ta có thể tin tưởng vào một tiến trình thành công khá dễ dàng. Nhưng hiện nay, sự cạnh tranh trong tất cả các ngành là rất lớn nên việc tiến lên là vô cùng khó khăn. Khi cạnh tranh gia tăng, lợi nhuận của nhiều tổ chức giảm đáng kể. Nhiều người đưa ra điểm tương đồng với cuối những năm 90, khi thời kỳ khủng hoảng buộc phải sử dụng ồ ạt các chương trình để đơn giản hóa và cải thiện quy trình làm việc. Đồng thời, nền tảng của nhiều trung tâm tự động hóa doanh nghiệp nhỏ đã được đặt ra. Novosibirsk, Moscow, St. Petersburg -thành phố, nơi cho đến ngày nay họ giới thiệu sản phẩm của các công ty mà các nhà lãnh đạo của họ vào thời điểm khó khăn đó đã nhận ra toàn bộ tiềm năng của lĩnh vực này.

Ngày nay, tự động hóa là điều bắt buộc đối với bất kỳ công ty hiện đại nào quan tâm đến việc hợp lý hóa quy trình làm việc của họ. Cấp thiết nhất là các vấn đề cải thiện giải pháp các vấn đề trong quản lý của các tổ chức. Các doanh nhân, sử dụng khả năng tự động hóa doanh nghiệp nhỏ thực sự, hy vọng sẽ tăng hiệu quả quy trình làm việc của công ty hoặc ít nhất là duy trì mức hiện tại.

Thành công cần có kiến thức

Để một công ty tự tin tiến tới thành công, công ty đó phải được dẫn dắt bởi một nhà lãnh đạo có kỹ năng, người có thể điều hướng ngay cả trong tình huống khó khăn. Một mặt, khá khó để thực hiện điều này nếu không có một hệ thống kế toán chính xác theo ý của bạn, nhưng đồng thời, bạn cần hiểu rằng tự động hóa thực sự của một doanh nghiệp nhỏ sẽ không giải quyết được tất cả các vấn đề. Bản thân chương trình sẽ không đặt ra lộ trình cho sự phát triển của công ty. Sự ra đời của một hệ thống như vậy giúp thiết lập liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, giúp quá trình trao đổi dữ liệu chính thức, chất lượng cao, dẫn đến sự gia tăng nhu cầu đối với các sản phẩm đó. Đồng thời, phụ thuộc nhiều vào sự chuyên nghiệp của người quản lý và những người làm thuê. Hệ thống kế toán dù tốt đến đâu cũng chỉ đóng vai trò như một công cụ phụ trợ.

Ứng dụng thực tế của hệ thống kế toán tự động hiệu quả giúp công việc của công ty minh bạch hơn, từ đó dễ tồn tại trên thị trườngvà ngăn chặn sự lạm quyền. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu như một nhóm bạn làm việc cùng nhau để đạt được thành công. Nhưng sự tương tác với tiền bạc sẽ tự điều chỉnh tình hình, và cần phải đưa ra một hệ thống quy định quản lý để các nhiệm vụ quản lý được giải quyết một cách hiệu quả, không bị ràng buộc bởi tính cách và sự đồng cảm. Tổ chức phải được xây dựng dựa trên các nguyên tắc có thể dự đoán được. Để triển khai và hỗ trợ chúng, các công cụ tự động hóa quy trình làm việc sẽ ra tay giải cứu.

Giải quyết vấn đề trước khi chúng xảy ra

Một số doanh nghiệp tiếp cận tự động hóa từ một góc độ khác. Vì thực tế thị trường hiện đại cho thấy rõ ràng rằng sớm hay muộn sẽ cần phải đưa hệ thống kế toán chứng từ vào quy trình làm việc, các hoạt động vẫn phải, ngay cả trước khi mở cửa, họ đã gửi đơn đặt hàng đến một công ty chuyên môn để phát triển một hệ thống tự động hóa. Khi một công ty bắt đầu làm việc trực tiếp, nó đã có một hệ thống hành động được cấu trúc rõ ràng cho mọi trường hợp. Và các tài liệu sẽ được lưu trữ trong chương trình, được sắp xếp theo ngày tháng và các chi tiết quan trọng khác. Hệ thống cũng có thể tự động hóa các hoạt động kế toán.

Cách tiếp cận thận trọng này đã hoạt động tốt. Nhưng chỉ trong trường hợp, ngay cả trước khi bắt đầu công việc, các nhà lãnh đạo của công ty mới có thể trình bày rõ ràng hoạt động sẽ được tiến hành như thế nào, yêu cầu gì từ hệ thống tự động hóa. Nếu không có một điều khoản tham chiếu được soạn thảo phù hợp, ngay cả những lập trình viên tiên tiến nhất với nhiều kinh nghiệm trong việc tạo ra các hệ thống tự động cũng khó có thể cung cấp một sản phẩmsẽ hữu ích trong công việc của tổ chức.

Kế hoạch và kết quả

Đặt vấn đề, đặc biệt là đối với hoạt động kinh doanh, luôn đi kèm với việc xây dựng mục tiêu cuối cùng có thể đạt được trên thực tế trong điều kiện hiện tại. Trong một số trường hợp, tự động hóa được thực hiện để giảm chi phí, các doanh nghiệp khác đang thực hiện một hệ thống như vậy để cải thiện các chỉ số hoạt động. Một chương trình được thiết kế phù hợp sẽ giúp thu thập chính xác, chính xác dữ liệu đầy đủ nhất về tất cả các khách hàng của tổ chức. Sự thành công của việc giới thiệu một hệ thống tự động được xác định bởi mục đích mà nó được phát triển. Các nhiệm vụ mà dự án đang được thực hiện phải được xây dựng có tính đến chiến lược của tổ chức và các mục tiêu chung của công ty.

Không thể triển khai hệ thống tự động một cách chính xác và mang lại kết quả tốt nếu công ty không có bất kỳ chiến lược, kế hoạch nào liên quan đến việc sử dụng hệ thống đó để cải thiện hiệu suất quy trình làm việc. Nếu đã quyết định làm cho các quy trình quản lý trở nên hoàn hảo hơn, thì cần phải xử lý giai đoạn lập kế hoạch phát triển một cách hết sức có trách nhiệm, vì các nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên, nếu người đứng đầu doanh nghiệp chưa sẵn sàng đảm nhận tất cả những điều này, bạn nên liên hệ với dịch vụ của một công ty không chỉ tạo ra các hệ thống tự động hóa mà còn viết ra các kế hoạch phát triển doanh nghiệp của khách hàng. Điều này sẽ đảm bảo (với việc thực hiện và sử dụng sản phẩm đúng cách) kết quả được cải thiệndoanh nghiệp.

Thành công và thất bại

Như các chuyên gia đã nói, hầu hết tất cả các trường hợp khi việc triển khai hệ thống không dẫn đến kết quả tốt đều có liên quan đến sự thiếu chuẩn bị về nguồn lực quản trị của tổ chức cho các đổi mới. Nhiệm vụ của người quản lý là trình bày chính xác thông tin về các bản cập nhật sắp tới và nói rõ với tất cả nhân viên công ty rằng việc sử dụng công cụ mới có lợi cho tất cả những người làm việc trong công ty.

Nếu không hình thành một kế hoạch rõ ràng, khó có thể hình dung được tương lai của tổ chức trong một vài năm tới. Trong một tình huống không chắc chắn như vậy, không thể mong đợi một kết quả khả quan từ sự ra đời của một hệ thống tự động chuyên biệt, thậm chí là một hệ thống tương đối đơn giản. Hiện tại, một tỷ lệ khá nhỏ các công ty sẵn sàng đưa ra các giả định ngay cả trong 5 năm. Không phải đề cập đến thời gian hơn. Các chuyên gia về hệ thống tự động đảm bảo rằng với những dự báo ngắn hạn như vậy, rất khó để tạo ra một hệ thống mang lại lợi ích thực sự trong dài hạn.

Dự báo: cần có những chương trình nào?

Đồng thời, không có vị trí nào được chấp nhận chung về thời gian của giai đoạn dự đoán. Một số chuyên gia cho rằng giả định 5 năm về động lực phát triển trong điều kiện hiện tại là quá đủ, do thị trường không ổn định và các luật mới liên tục được ban hành trong nước, nên rất khó dự đoán điều gì sẽ xảy ra trong vài năm tới..

Có một vị trí khác: một số chuyên gia cho rằng điều đó là cần thiếtđưa ra các dự báo về hoạt động của một pháp nhân trong ít nhất mười năm để đánh giá triển vọng của công ty và hiểu hệ thống kiểm soát và kế toán được thực hiện trong tổ chức cần có những nguồn lực nào.

Đồng thời, ý kiến có quyền tồn tại rằng ngay cả một dự báo trong hai năm, nếu đủ chính xác và rõ ràng, cũng đã đủ để bắt đầu làm việc trên một hệ thống tự động hóa. Nhưng ngay cả khi không thể lập kế hoạch chính xác trong hai năm, thì việc triển khai một dự án tự động rất có thể sẽ là một việc bổ sung và lãng phí tiền bạc.

Nhiều người cũng nhấn mạnh rằng kế hoạch không nhất thiết phải rõ ràng, từng bước một, chú ý đến tất cả các chi tiết nhỏ. Trong một số trường hợp, một chương trình phát triển khá chung chung, định vị sản phẩm do công ty sản xuất ở thị trường trong và ngoài nước là đủ.

Các điều kiện bên ngoài quy định các quy tắc riêng của chúng

Tình hình thị trường trong thời đại của chúng ta là những điều kiện khá thay đổi, điều này không cho phép chúng ta xây dựng các dự báo chính xác trong thời gian dài. Nếu một tổ chức đang tích cực phát triển, nó cũng buộc phải thích ứng với các điều kiện của môi trường mà nó tồn tại. Trong một số trường hợp, đây là một quá trình khá khó dự đoán, điều này gây khó khăn cho việc lập kế hoạch một hệ thống giúp tự động hóa công việc của một công ty với mức hiệu suất cao.

Doanh nghiệp nhỏ, tất nhiên, có thể nhìn về phía trước, nhưng rất khó thực hiện điều này trong thời gian dài hơn hai năm và ít người phải mong đợi một khoảng thời gian dài cần thiết để tạo ra một hệ thống lý tưởngkhả năng. Chúng tôi phải tính đến rằng trong thời gian này, các quy trình kinh doanh hiện đang được tự động hóa có thể thay đổi đáng kể, điều này sẽ làm cho một sản phẩm đẹp đẽ ngày nay hoàn toàn vô dụng trong tương lai do một yếu tố bên ngoài không thể đoán trước. Bất kỳ ai có kế hoạch tự động hóa công việc của công ty mình nên sẵn sàng đối mặt với rủi ro như vậy.

Chỉ về phía trước

Ý tưởng chính của việc tự động hóa các hoạt động của doanh nghiệp là nhằm tăng tốc độ tiến lên, tăng trưởng và phát triển của công ty. Người ta tin rằng hệ thống tốt nhất là hệ thống có thể dễ dàng điều chỉnh trong điều kiện các yếu tố bên ngoài và bên trong thay đổi đáng kể.

Điều quan trọng là công việc như vậy không yêu cầu sự hiện diện của các chuyên gia có trình độ học vấn đặc biệt. Sản phẩm phải có các công cụ điều chỉnh đơn giản, giúp sản phẩm trở nên linh hoạt và hiệu quả trong thời gian dài.