Cây mục tiêu của tổ chức: hình thành, kế hoạch

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Ngày nay có một công cụ lập kế hoạch được gọi là cây mục tiêu. Các ví dụ và cách xây dựng nó cho một tổ chức sẽ được thảo luận trong bài viết này.

Mọi hoạt động đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch. Để làm điều gì đó, trước tiên bạn phải có một mô hình hành động nhất định.

Lập kế hoạch có thẩm quyền cho các hoạt động của tổ chức là hơn một nửa thành công của toàn bộ doanh nghiệp.

Khái niệm chung về thuật ngữ

Hầu như tất cả mọi người đều có thể giải thích khái niệm này. Mục tiêu là kết quả mong muốn mà tổ chức có kế hoạch đạt được trong quá trình hoạt động của mình. Mỗi doanh nghiệp muốn thành công trong kinh doanh cần phải nỗ lực để đạt được điều đó. Bộ mục tiêu không chỉ đóng vai trò là tiêu chuẩn cho hoạt động của tổ chức mà còn được sử dụng để thiết lập các tiêu chuẩn và đánh giá hiệu quả hoạt động.

Thường thì việc đặt ra các mục tiêu để đạt được những gì đã định dựa trên các giả định về khả năng phát triển trong tương lai, vì vậy thực tế của việc thực hiện và tính đầy đủ của chúng dựa trên độ chính xácgiả thuyết.

Mục tiêu đều có thời hạn. Nó càng lớn thì khả năng không chắc chắn của tương lai càng cao. Theo đó, các mục tiêu có thời gian xác định trước dài hơn sẽ được đặt ở dạng tổng quát hơn.

Tuyên bố chung nhất biện minh cho sự xuất hiện và hoạt động của một tổ chức được gọi là sứ mệnh.

Chiến lược là gì

Các công ty thành công chú trọng rất nhiều vào chiến lược. Đây là một kế hoạch tổng thể để thực hiện một số nhiệm vụ xác định tầm quan trọng của chúng đối với tổ chức.

Nói cách khác, chiến lược là một chuỗi các mục tiêu dẫn đến một kết quả nhất định của các sự kiện.

Sứ mệnh là gì

Thuật ngữ này được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau - y tế, tôn giáo và các lĩnh vực khác. Sứ mệnh của tổ chức là sự biện minh về mặt triết học cho các hoạt động của công ty, thành phần tư tưởng của nó, là lý tưởng mà công ty nên phấn đấu trong quá trình tồn tại.

Các thành phần chính trong sứ mệnh của tổ chức:

• Khách hàng tập trung.
• Chân thực. Nhiệm vụ phải được trình bày một cách trung thực, không có bất kỳ cách diễn giải mơ hồ nào và cũng phải tương ứng với tình trạng thực tế của công việc.
• Tính duy nhất. Sứ mệnh phải là thứ làm cho công ty của bạn trở nên độc đáo, phân biệt với các đối thủ cạnh tranh.

Nếu sứ mệnh đặt ra kim chỉ nam chung cho mọi hoạt động của tổ chức, thì mục tiêu sẽ mang tính phổ quát và cụ thể hơn.

Nguyên tắc xây dựng

Khi xây dựng mục tiêu, điều quan trọng là tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Cụ thể. Cần phải xây dựng các mục tiêu rõ ràng và chính xác nhất có thể để mọi người hiểu được điều gì đang bị đe dọa.
• Khả năng đo lường. Đây là một cơ hội để định lượng xem một kết quả đã đạt được hay chưa. điều này được thực hiện bằng cách so sánh nó với mục tiêu đã nêu trước đó. Bạn có thể đo lường nó bằng các tiêu chí như số lượng đánh giá tích cực, tỷ lệ, tần suất của những gì xảy ra, thời gian, mức trung bình, v.v.
• Đạt được. Mục tiêu phải phù hợp với khả năng hiện tại của công ty.
• Ý nghĩa. Mục tiêu không được mâu thuẫn với sứ mệnh cũng như các nguyện vọng khác của tổ chức.

Nguyên tắc quản lý tổ chức

Quản lý dựa trên các nguyên tắc sau:

• Phát triển mục tiêu xuống cấp độ của từng nhân viên. Đồng thời, kế hoạch của nhân viên và tổ chức không được mâu thuẫn với nhau.
• Đồng bộ hóa và điều chỉnh mục tiêu của nhân viên ở các giai đoạn đánh giá trung gian.
• Tương tác giữa người quản lý và nhân viên trong việc xây dựng các mục tiêu, sự phối hợp của họ.
• Tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên và phản hồi của nhân viên.

Phương pháp thiết lập mục tiêu trong tổ chức

Việc lập kế hoạch ở bất kỳ công ty nào cũng có thể được tập trung và phân cấp.

• Lập kế hoạch phi tập trung là việc thiết lập các mục tiêu cho từng đơn vị cơ cấu của công ty một cách riêng biệt.
• Lập kế hoạch tập trung cho các hoạt động trong một tổ chức liên quan đến sự tồn tại của cơ quan trung ương hoặcmột công ty mẹ đặt mục tiêu trực tiếp cho các công ty cấp dưới của mình. Tất cả các nguồn lực nhằm giải quyết các nhiệm vụ đã đặt ra cũng được phân phối tập trung.

Các loại mục tiêu

Chúng có thể được chia theo điều kiện thành chiến lược và chiến thuật.

• Chiến lược - đây là những thành tựu mà tổ chức đạt được sẽ đưa tổ chức lên một cấp độ tài chính hoặc cấu trúc mới. Các ví dụ cổ điển về mục tiêu chiến lược là: đổi mới và lập kế hoạch hành động, chiếm một thị phần nhất định. Tuy nhiên, mỗi tổ chức có chiến lược riêng của mình.
• Chiến thuật - đây là những chiến thuật phản ánh một số giai đoạn nhất định của việc đạt được những chiến lược. Chúng đang hoạt động (mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định, quý, năm, v.v.).

Ngoài ra, tất cả các mục tiêu có thể được chia thành đơn giản và phức tạp. Những cái đơn giản được thực hiện trong một bước. Những cái phức tạp bao gồm một loạt các hoạt động để thực hiện chúng. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp và trọng tâm của các nhiệm vụ, một hệ thống phân cấp các mục tiêu được xây dựng.

Ngoài ra chúng là ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Nó phụ thuộc vào thời hạn đã nêu.

• Ngắn hạn - đây là những mục tiêu được hoàn thành trong khoảng thời gian lên đến một năm. Chúng yêu cầu tính cụ thể và rõ ràng tối đa của từ ngữ.
• Trung hạn - đây là những mục tiêu, việc thực hiện được lên kế hoạch từ 1 đến 5 năm.
• Dài hạn - việc thực hiện đòi hỏi hơn 5 năm.

Ngoài ra chúng có thể là:

• Hoạt động - được thực hiện thường xuyên trong thời gian dàithời gian.
• Thiết kế - thực hiện một lần.

Để xây dựng chính xác cấu trúc và thứ bậc của các mục tiêu, tùy thuộc vào mức độ cấp thiết và tầm quan trọng của chúng đối với công ty, phương pháp cây mục tiêu thường được sử dụng. Cách tiếp cận này là một trong những công cụ hiệu quả nhất để lập kế hoạch nhiệm vụ.

Cây mục tiêu là gì

Thuật ngữ này xuất hiện cách đây không lâu nên không phải ai cũng nắm rõ về bản chất của nó. Cây mục tiêu của tổ chức là một cấu trúc phân cấp của tất cả các mục tiêu của tổ chức, được hiển thị dưới dạng biểu đồ hoặc bảng.

Để thực hiện các kế hoạch chiến lược của công ty, có thể sử dụng cả mục tiêu hoạt động và mục tiêu dự án của các cấp khác nhau.

Phương pháp cây mục tiêu liên quan đến việc phân chia các nhiệm vụ chiến lược của tổ chức thành những nhiệm vụ đơn giản hơn để nhiệm vụ thấp hơn đang được thực hiện trở thành công cụ để thực hiện nhiệm vụ cao hơn. Đồng thời, mỗi nhiệm vụ quan trọng được chia thành nhiều nhiệm vụ đơn giản hơn để đạt được sự đơn giản hóa tối đa của cấu trúc.

Cách xây dựng cây mục tiêu

Hãy xem xét chi tiết hơn thuật toán để hình thành cây mục tiêu của tổ chức.

• Đầu tiên, mục tiêu chiến lược chính của tổ chức được xác định. Nó được xây dựng trong một hoặc hai câu và nên giải thích điều gì sẽ xảy ra cuối cùng.
• Sau đó, mục tiêu được phân rã - nó được chia thành các nhiệm vụ đơn giản hơn, việc thực hiện chúng cùng nhau sẽ dẫn đến thành tựu của nó. Quá trình này nênđáp ứng các yêu cầu sau:

-phân khu phải đầy đủ, không được bỏ sót thành phần nào;

-phân khu phải độc quyền. Không có nhiệm vụ đơn giản nào có thể chứa một nhiệm vụ khác;

-phân chia phải có cơ sở chung cho tất cả các vấn đề đơn giản.

-phân chia phải đồng nhất. Mỗi cấp độ phải bao gồm các nhiệm vụ có cùng quy mô và tầm quan trọng.

• Các giới hạn áp dụng cho từng tổ chức cụ thể được hình thành.
• Phân tích các tùy chọn cho từng nhiệm vụ. Bất kỳ trong số chúng có thể được thực hiện theo những cách khác nhau. Tất cả các phương án triển khai có thể được phân tích và chọn những phương án tối ưu nhất.
• Tiếp theo, các nhiệm vụ và chức năng cho nhân viên và các bộ phận được xây dựng.

Sơ đồ Cây Mục tiêu

Như bạn đã biết, thông tin luôn được cảm nhận một cách trực quan tốt hơn. Do đó, cây mục tiêu của tổ chức được mô tả dưới dạng một bảng hoặc một sơ đồ phân lớp, trong đó cấp cao nhất là mục tiêu chính của tổ chức.

Cấp độ bán lại tiếp theo sẽ là những mục tiêu đó, việc thực hiện nó sẽ dẫn đến việc đạt được mục tiêu chính.

Sau đây là những mục tiêu sẽ dẫn đến việc thực hiện những mục tiêu đó ở cấp độ cao hơn. Mỗi người trong số họ có thể bị phân hủy miễn là nó có ý nghĩa logic. Số lượng cấp trong cây mục tiêu phụ thuộc vào mức độ phức tạp và quy mô của tổ chức.

Doanh nghiệp càng lớn, cấu trúc càng phức tạp, thì càng có nhiều mức độ phân hủy trong cây. Do đó, thứ bậc các mục tiêu của tổ chức có liên quan trực tiếp đến cấu trúc của nó vàcác tính năng.

Để rõ ràng, toàn bộ sơ đồ nên được hiển thị trên một trang tính.

Trong khi đọc sơ đồ, cần hiểu rõ cách đạt được bất kỳ mục tiêu nào đã trình bày, cả chính và đơn giản.

Sự hiểu biết rõ ràng về cách đạt được các mục tiêu đã đặt ra là một tiêu chí để đánh giá cây về mức độ phù hợp của nó đối với công việc tiếp theo.

Chức năng của cây mục tiêu

Một lược đồ chi tiết, hiển thị trực quan về tất cả các mục tiêu là cần thiết không chỉ đối với các công ty lớn, nơi có nhiều phòng ban, nhân viên và nhiệm vụ.

Cây mục tiêu của tổ chức sắp xếp hợp lý mọi hoạt động, đóng vai trò là kim chỉ nam trong tất cả các lựa chọn có thể có, giúp bạn ghi nhớ tất cả các yếu tố cần thiết của hoạt động kinh doanh.

Cây mục tiêu trên ví dụ về khách sạn

Sứ mệnh của tổ chức này là cung cấp chỗ ở chất lượng cho khách thành phố trong bầu không khí thân thiện, thoải mái và dễ chịu.

Tất cả các khách sạn đều cố gắng tối đa hóa lợi nhuận.

Cây mục tiêu của một khách sạn nhỏ có thể được xây dựng như sau:

Mức mục tiêu	Mô tả
Mục tiêu chính	Thu lợi nhuận cao nhất có thể
Mục tiêu chính	Nâng cao chất lượng dịch vụ				Mở rộng phạm vi các dịch vụ có thể			Giới thiệu quảng cáo và tiếp thị
Mục tiêu của cấp độ đầu tiên	Nâng cao chất lượng của quá trình sản xuất		Cải thiện sự tương tác với nhân viên		Dịch vụhội nghị và yến tiệc		Cung cấp dịch vụ ăn uống	Quảng cáo và thu hút khách hàng mới		Tăng lòng trung thành của khách hàng
Mục tiêu con cấp hai	Mua thiết bị mới để quản lý nhà hiệu quả hơn	Tạo ra CRM - hệ thống đặt chỗ và dịch vụ tăng tốc	Đào tạo nhân viên	Hệ thống tạo động lực cho nhân viên mới	Phân bổ và cải tạo phòng họp	Tạo phòng họp	Café hoặc nhà hàng trong khuôn viên	Quảng cáo trên Internet	Phân phối ưu đãi thương mại cho các chuyến công tác của nhân viên đến các tổ chức	Thẻ câu lạc bộ dành cho khách hàng thường xuyên có thưởng và chiết khấu

Đồng thời, danh sách các nhiệm vụ và tài nguyên để thực hiện chúng được lập cho từng mục tiêu của cấp độ thứ hai.

Ví dụ: để bố trí phòng họp và sửa chữa nó, danh sách nhiệm vụ sau được tạo:

Điều kiện - phải có phòng miễn phí trong khuôn viên khách sạn hoặc cơ hội miễn phí và chuyển đổi một trong các phòng. Đồng thời, một sự đổi mới như vậy phải khả thi về mặt tài chính. Do đó, các nhiệm vụ sẽ là:

1. Tính toán lợi nhuận có thể có từ việc có một phòng họp.
2. Tính toán chi phí sửa chữa.
3. Thống nhất với đội sửa chữa và đặt khung thời gian yêu cầu.
4. Sắp xếp đàm phán cho khách hàng.

Mục đích của một nhà hàng hoặc quán cà phê trên lãnh thổ của khách sạn ít cụ thể hơn, nó nên được chia nhỏ hơn nữa thànhnhiều cấp độ. Tại sao chúng tôi không làm điều đó?

Thực tế là mở một đơn vị cung cấp suất ăn là một việc rất khó. Nó được kết nối thực tế với việc mở một doanh nghiệp khác. Do đó, tất cả các cách có thể để hiện thực hóa mục tiêu này đều được viết trước. Nó thường có hai lựa chọn thay thế:

• Lời mời hợp tác với đối tác là chủ nhà hàng.
• Mở nhà hàng do những người sáng lập khách sạn sáng lập.

Dựa trên tỷ lệ giữa lợi ích và rủi ro, một con đường được chọn. Dựa trên đó, một cây mục tiêu mới đang được phác thảo để mở một nhà hàng trên lãnh thổ của khách sạn.