Nhiệm vụ của thư ký là gì

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Để xác định rõ ràng trách nhiệm công việc của một thư ký, bạn cần biết chính xác người đó là ai. Rốt cuộc, vị trí này có thể được nhìn từ nhiều góc độ. Được biết, ví dụ, thư ký là một nhân viên văn phòng, Tổng thư ký là người đứng đầu (người đứng đầu) một tổ chức nào đó, Ngoại trưởng là một công chức, thư ký là một người ngoại giao, thư ký của người đứng đầu. với tư cách là một nhân viên và các tùy chọn khác. Thông thường, khi đề cập đến vị trí này, họ có nghĩa là một nhân viên thực hiện các nhiệm vụ (nhiệm vụ được giao) của cả giám đốc doanh nghiệp và người đứng đầu cá nhân trong các bộ phận cơ cấu của doanh nghiệp. Nó chỉ ra rằng các nhiệm vụ chính thức của thư ký trong trường hợp này được giảm xuống việc thực hiện các nhiệm vụ một lần để giải quyết các vấn đề về tổ chức và kỹ thuật.

Những điều một thư ký phải biết và làm

Thư ký hàng ngày phải thực hiện các chức năng sau:

1. Tiếp nhận thông tin từ cấp dưới để chuyển cho người quản lý.
2. Sắp xếp việc liên lạc qua điện thoại của người đứng đầu. Trong sự vắng mặt của anh ấynhận thông tin và sau đó đưa nó đến cho giám đốc chú ý.
3. Nhận và lưu giữ hồ sơ các tin nhắn điện thoại.
4. Tạo điều kiện cho thủ trưởng làm việc bình thường: theo dõi nhu cầu văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng.
5. Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội họp sản xuất. Thông báo cho những người tham gia về ngày, địa điểm và thời gian của sự kiện. Thu thập các tài liệu cần thiết, đảm bảo sự có mặt của những người có mặt và lập biên bản cuộc họp.
6. Thực hiện các công việc văn phòng tại doanh nghiệp. Để làm được điều này, thư ký phải tiếp nhận, hệ thống hóa các thư từ gửi đến và trình ban giám đốc xem xét. Sau đó, trên cơ sở thị thực áp đặt, chuyển các tài liệu cho người biểu diễn chống lại chữ ký. Nhiệm vụ của thư ký cũng bao gồm kiểm soát tiến độ, thời gian và kết quả thực hiện của họ.
7. Thực hiện in và tái tạo tài liệu.
8. Tổ chức việc đón tiếp khách đến thăm người đứng đầu công ty và nếu có thể tạo điều kiện cho việc giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.

Để thực hiện những công việc tưởng chừng như đơn giản này của một thư ký, nhân viên phải biết:

• toàn bộ thành phần quản lý doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu của nó;
• điều lệ, đội ngũ và cấu trúc của doanh nghiệp, hồ sơ, triển vọng phát triển và chuyên môn hóa của doanh nghiệp;
• tài liệu quy phạm để lưu trữ hồ sơ phù hợp;
• quy tắc sử dụng thiết bị văn phòng và thông tin liên lạc;
• quy tắc VTR, OT, an toàn cháy nổ và vệ sinh công nghiệp;
• nội quy tổ chức lao động tại nơi làm việcvị trí;
• hành vi quy phạm và pháp luật, mệnh lệnh, nghị quyết, mệnh lệnh lập kế hoạch, kế toán và quản lý chất lượng công việc được thực hiện.

Thông tin cụ thể về thư ký

Nếu chúng ta đang nói về một chuyên ngành hẹp, cụ thể hơn, thì tình hình có phần khác. Lấy ví dụ, nhiệm vụ của một thư ký. Chính tiêu đề của vị trí xác định rõ khía cạnh của công việc sẽ được thực hiện. Thông thường, mỗi doanh nghiệp đều đã có bản mô tả công việc, trong đó chỉ ra các lĩnh vực hoạt động của chuyên viên lưu trữ hồ sơ. Nếu không có hướng dẫn như vậy, thì tốt hơn là tạo ra nó. Để làm điều này, bạn nên sử dụng hướng dẫn chứng nhận, trong đó có các mẫu gần đúng. Sau đó, phiên bản tiêu chuẩn phải được hoàn thiện liên quan đến một tổ chức cụ thể, có tính đến các chi tiết cụ thể và các tính năng bên trong. Nói chung, 3 hướng chính cần được truy tìm rõ ràng trong nhiệm vụ của một thư ký:

1. Làm việc với thư từ. Tiếp nhận, xử lý theo cách hiện đại và gửi kịp thời.
2. Tài liệu nội bộ chính xác.
3. Đăng ký, hạch toán chặt chẽ và chuyển tài liệu vào kho lưu trữ.

Tính năng của công việc của người giới thiệu

Tại một số doanh nghiệp, một vị trí như vậy được đưa vào nhà nước, bao gồm nhiều nhiệm vụ: từ “bàn tham chiếu” đến “trợ lý giám đốc”. Một chuyên gia như vậyphải có kiến thức sâu rộng và khả năng chỉ huy tình huống tốt. Nhiệm vụ của thư ký giới thiệu được mở rộng hơn một chút do sự gia tăng quyền hạn. Nói chung, đây là công việc thông thường của một thư ký, nhưng từ "giới thiệu" tạo ra một số bổ sung cho danh sách tiêu chuẩn. Đặc biệt, trợ lý thư ký có thể tiếp khách một cách độc lập về một số vấn đề nhất định. Có một số thông tin nhất định, anh ta có thể đưa ra quyết định một cách độc lập. Ngoài ra, người được giới thiệu thực hiện các chỉ đạo có trách nhiệm của người đứng đầu liên quan đến hoạt động kinh tế của tổ chức (doanh nghiệp). Đôi khi trợ lý thư ký được giao trách nhiệm thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự. Việc này chỉ được thực hiện khi tổng khối lượng công việc cho phép bạn thực hiện các nhiệm vụ bổ sung.