Cách đàm phán đúng: các quy tắc và lỗi thường gặp

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Khả năng thương lượng và tìm ra giải pháp thỏa hiệp ngay cả trong tình huống khó khăn nhất là một kỹ năng độc nhất vô nhị. Kỹ năng này rất cần thiết trong việc điều hành một doanh nghiệp. Làm thế nào để đàm phán một cách chính xác? Làm thế nào bạn có thể sử dụng kỹ năng này để giúp bạn thành công? Điều này sẽ được thảo luận trong bài viết này.

Các loại thương lượng

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn điều này. Có điều kiện có thể chia tất cả các cuộc đàm phán thành hai loại:

1. Cạnh tranh: Mục tiêu mà những người tham gia theo đuổi trong các cuộc trò chuyện như vậy là đạt được chiến thắng bằng mọi giá. Một cuộc họp kinh doanh như vậy thường dẫn đến tình huống xung đột giữa các bên.
2. Đối tác: mục tiêu là đạt được thỏa thuận chung nhằm thỏa mãn lợi ích của tất cả những người tham gia trong quá trình.

Không có lời khuyên chính xác về cách thương lượng đúng cách. Mỗi người đều chọn phương pháp cho riêng mình. Trong thực tế, thông thường bạn có thể tìm thấy sự kết hợp giữa các hình thức trò chuyện kinh doanh cạnh tranh và đối tác.

Đàm phán cạnh tranh được đặc trưng bởi bầu không khí căng thẳng. Nhiệm vụ của mỗi bên là thu được lợi ích của mình, không tính đến lợi ích của bên đối diện. Để đạt được kết quả tích cực trong tình huống như vậy, bạn phải tuân thủ các khuyến nghị sau:

1. Cố gắng không bộc lộ hết bản chất của đề xuất của bạn khi bắt đầu cuộc họp. Nếu không, phía đối diện sẽ ngay lập tức nhận được tập hợp thông tin tối đa. Bạn cũng cần đảm bảo rằng chủ đề của cuộc trò chuyện không thay đổi.
2. Nếu bạn phải nhượng bộ, hãy cố gắng làm điều đó càng nhỏ càng tốt.
3. Nếu xung đột phát triển, hãy giữ phẩm giá của bạn. Các quy tắc cơ bản của giao tiếp kinh doanh phải được tuân thủ. Để xoa dịu tình hình, hãy thử chuyển cuộc trò chuyện sang một chủ đề khác.

Giai đoạn chuẩn bị

Để hiểu cách thương lượng hợp tác đúng đắn, bạn cần biết về các đặc điểm chính của quy trình này.

Ở giai đoạn ban đầu, việc thu thập và cung cấp thông tin đầy đủ nhất diễn ra. Do đó, cả hai bên đều có thể đạt được các giải pháp có lợi. Khi tiến hành các cuộc đàm phán quan hệ đối tác, ban đầu nên sẵn sàng nhượng bộ.

Đầu tiên, hãy thiết lập mục tiêu bạn muốn đạt được trong những cuộc trò chuyện này. Chúng phải đo lường được và có thể đạt được. Bạn phải hiểu rõ ràng những gì bạn muốn nhận được từ đối thủ của bạn. Trước cuộc họp, bạn nên tìm hiểu nhu cầu của đối phương. Dựa trên thông tin nhận được, bạn có thể hình thành các đề xuất của mình. Chúng phải thực tế nhất có thể. Nếu cả haicác bên sẽ sẵn sàng nhượng bộ, việc đạt được kết quả sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Nhưng nếu một trong các nhà đàm phán bắt đầu tiến hành cuộc trò chuyện dưới hình thức đàm phán cạnh tranh, thì khả năng xảy ra xung đột sẽ cao hơn. Nhiệm vụ chính của nhà đàm phán trong trường hợp này là cải thiện quan hệ.

Sau khi mỗi bên đã hình thành ý kiến của mình về đối phương, bạn có thể bắt đầu đưa ra các đề xuất cụ thể. Nếu bạn quyết định nhượng bộ, bạn không chỉ cần đưa ra một thứ gì đó mà còn phải nhận lại. Việc trao đổi đã hoàn thành phải có giá trị tương đương.

Thỏa hiệp

Khi việc trao đổi thông tin cơ bản được thực hiện, bạn có thể đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề. Cần lưu ý rằng bạn càng hỏi nhiều trong khi đàm phán, bạn sẽ nhận được càng nhiều, bạn đưa ra càng ít thì bạn càng mất ít. Khi đưa ra đề xuất của bạn, hãy cố gắng diễn đạt chính xác nhất có thể. Tránh ước tính thô. Đối thủ của bạn có thể giải thích sự mơ hồ chống lại bạn.

Tương tự, bạn nên thương lượng với bên đối diện khi họ nhận được lời đề nghị. Bạn phải có một ý tưởng rõ ràng về những gì họ cung cấp. Hãy đặt câu hỏi. Họ sẽ giúp bạn hiểu liệu tùy chọn được đề xuất có phù hợp với mục tiêu của bạn hay không.

Ngôn ngữ ký hiệu

Làm thế nào để tiến hành đàm phán kinh doanh? Nếu cuộc họp diễn ra không chính thức, hãy cố gắng sử dụng tư thế cởi mở và duy trì giao tiếp bằng mắt với người đối thoại của bạn. Ngồi khoanh chân và khoanh taykhông đáng.

Hãy nghĩ về bài phát biểu trước khi đàm phán của bạn. Bạn không nên sử dụng những từ ngữ và cách diễn đạt có thể khiến đối phương khó chịu. Ngoài ra, hãy cố gắng tránh đưa ra những nhận xét mỉa mai xúc phạm người đàm phán đối lập. Nếu cuộc trò chuyện bắt đầu đi theo một hướng khác, hãy cố gắng thu hút sự chú ý của những người có mặt trong cuộc họp. Bạn có thể yêu cầu họ nói lên vị trí của họ. Trong một số trường hợp, kỹ thuật này giúp đạt được thỏa hiệp.

Lắng nghe tích cực

Nhiều doanh nhân tham vọng quan tâm đến cách đàm phán chính xác với khách hàng. Trong trường hợp này, chiến thuật “lắng nghe tích cực” sẽ giúp ích rất nhiều. Nó cho phép bạn tránh những tình huống khó chịu hoặc phản ứng đau đớn từ phía đối diện. Chiến thuật “lắng nghe tích cực” giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp. Nếu bạn phải thương lượng thường xuyên, nó sẽ rất hữu ích.

Điều quan trọng là phải tuân theo các nguyên tắc sau:

1. Lắng nghe cẩn thận người đối thoại. Bạn có thể suy nghĩ về câu trả lời của mình sau.
2. Tăng cường sự quan tâm của bạn bằng cử chỉ, chẳng hạn như gật đầu để đối phương biết rằng bạn có thể nghe thấy họ.
3. Thể hiện nhận thức về thông tin. Để làm được điều này, bạn có thể nói lên bản chất của những gì đã nói.
4. Cố gắng vào vị trí của người đối thoại. Hãy thử đặt mình vào vị trí của anh ấy và nhìn tình hình qua đôi mắt của anh ấy.
5. Đặt câu hỏi cho người đối thoại của bạn, làm rõ thông tin.
6. Tạm dừng cuộc trò chuyện không nên làm bạn sợ hãi. Nghỉ giải lao khoảng 2-3 phút sẽ cho bạn cơ hội tụ tập vớisuy nghĩ và chuyển sang câu hỏi tiếp theo. Nếu bạn cần nghỉ dài hơn, hãy lấy nó. Trong một số trường hợp, 10-15 phút có thể cứu vãn tình hình. Điều này đặc biệt đúng với các cuộc họp được tổ chức trong điều kiện tâm lý khó khăn. Nghỉ ngơi sẽ giúp bạn lấy lại cân bằng và tích trữ năng lượng đạo đức. Ngoài ra, nó sẽ tạo cơ hội để đánh giá tình hình từ bên ngoài.

Làm thế nào để bạn biết trong cuộc họp mà bạn và đối phương đã đi đến thống nhất? Để ý các tín hiệu bằng lời nói từ phía bên kia. Nó có thể là các từ "có lẽ" hoặc "có thể". Trong hầu hết các trường hợp, đây là dấu hiệu cho thấy một thỏa thuận sẽ sớm đạt được.

Cuộc gọi điện thoại

Có những trường hợp không thể họp cá nhân vì một số lý do. Sau đó, vấn đề phải được giải quyết từ xa. Làm thế nào để tiến hành đàm phán trên điện thoại để đạt được kết quả mong muốn? Các giao dịch quy mô lớn thường không được kết thúc qua điện thoại. Nhưng hoàn toàn có thể đạt được thỏa thuận sơ bộ theo cách này.

Khi thực hiện các cuộc trò chuyện qua điện thoại, bạn phải tuân thủ các khuyến nghị sau:

1. Nên chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc đối thoại và ghi nhớ. Thiếu giao tiếp bằng mắt trong trường hợp này là một lợi thế, vì bạn không cần phải e dè trước những tấm bảng gian lận.
2. Cho biết ngay mục đích cuộc gọi của bạn. Nếu trong một chuyến thăm cá nhân, có thể có một vài người trong số họ, thì trong cuộc trò chuyện qua điện thoại, mục tiêu thường là một.
3. Không nhất thiết phải yêu cầu mời ngay giám đốc hay người chịu trách nhiệm về một việc nào đó.câu hỏi của nhân viên. Bạn có thể sử dụng một giải pháp thay thế. Chỉ cần hỏi ai là người thực tế để thảo luận nhiệm vụ này, và thư ký sẽ chuyển bạn sang người phù hợp.
4. Yếu tố quyết định nhu cầu của người đối thoại của bạn. Hãy thoải mái đặt những câu hỏi làm rõ về kế hoạch và sở thích. Có thể tăng lãi suất chỉ với một vài câu.
5. Trình bày ngắn gọn về đề xuất của bạn. Cố gắng giữ nó trong vòng vài phút.
6. Tìm ra câu trả lời cho sự phản đối của người đối thoại. Nếu chúng nói chung liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ được đề xuất, hãy giải thích cách đề xuất của bạn giải quyết một vấn đề cụ thể.
7. Kết thúc cuộc gọi. Nếu cuộc trò chuyện diễn ra tốt đẹp, thì ở giai đoạn này, bạn nên thống nhất hành động tiếp theo. Ví dụ: về một cuộc họp để thảo luận chi tiết.

Đàm phán kinh doanh

Mọi doanh nhân cần biết những điều cơ bản về đối thoại. Một doanh nhân có năng lực phải biết cách đàm phán hợp lý với các nhà cung cấp. Nếu không có khả năng tìm được tiếng nói chung với các đối tác, người ta không thể trở thành ông trùm kinh doanh. Cơ sở của bất kỳ liên hệ nào là giao tiếp cá nhân. Không có cuộc gọi điện thoại hoặc email nào có thể thay thế nó. Khi đàm phán, tốt hơn là nên tự tin và thoải mái. Việc tán tỉnh và tốt đẹp quá mức với một đối tác làm ăn là không đáng. Luôn ghi nhớ mục đích của cuộc họp. Một cuộc trò chuyện kinh doanh không dung thứ cho sự ám chỉ: hãy cố gắng hình thành suy nghĩ của bạn một cách cụ thể và dễ hiểu. Đồng thời, lắng nghe cẩn thận các phản đề xuất. Khả năng tiếp tục một cuộc trò chuyệnthể hiện kinh nghiệm và kiến thức của bạn.

Đối thoại với khách hàng

Đây là một kiểu trò chuyện kinh doanh đặc biệt. Làm thế nào để thương lượng đúng đắn với khách hàng để sự hợp tác của bạn trở nên đôi bên cùng có lợi? Hãy chắc chắn để hỏi nhu cầu của khách hàng. Nếu bạn nêu ra những chủ đề không liên quan đến anh ta, khách hàng sẽ nhanh chóng mất hứng thú với cuộc trò chuyện. Đặt câu hỏi cho người đối thoại của bạn. Điều này sẽ nhấn mạnh sự tham gia của bạn vào quá trình kinh doanh. Bạn cũng nên tập trung vào kinh nghiệm của mình trong một lĩnh vực cụ thể. Bạn có thể đưa ra ví dụ về các đơn đặt hàng đã được hoàn thành.

Cuộc trò chuyện với những kẻ khủng bố

Đối với cư dân của các thành phố lớn, khủng bố đã trở thành một trong những nỗi ám ảnh chính. Thông thường các cuộc tấn công khủng bố đi kèm với việc bắt giữ con tin. Phần lớn phụ thuộc vào cách bạn cư xử trong tình huống như vậy. Làm thế nào để đàm phán hợp lý với những kẻ khủng bố? Lời khuyên chính mà các chuyên gia đưa ra là hãy cố gắng bình tĩnh. Đáp ứng tất cả các yêu cầu của những kẻ xâm lược.

Trong tình huống khủng hoảng, thường có một hiện tượng như hội chứng Stockholm. Thuật ngữ này đề cập đến sự xuất hiện của sự cảm thông trong các nạn nhân đối với những kẻ khủng bố. Tình hình chung căng thẳng hiện nay khiến mọi người trở nên thân thiết hơn. Suy cho cùng, những kẻ khủng bố cũng coi trọng mạng sống của chính mình. Hãy ghi nhớ điều này, nhưng hãy tiếp tục bày tỏ sự sẵn sàng phục tùng. Đừng cố gắng mặc cả. Rốt cuộc, bạn không biết tường tận tất cả các động cơ của tội phạm. Chỉ các sĩ quan tình báo mới biết cách tiến hành các cuộc đàm phán hoạt động một cách hợp lý. Ví dụ về các tình huống như vậy cho thấy rằng chỉ với việc thực hiện các khuyến nghị cơ bản của các nhà tâm lý họcbạn có thể tin tưởng vào việc giải quyết thành công vấn đề.

Mẹo hữu ích

Có một số hướng dẫn đơn giản để đàm phán hiệu quả.

Những cái chính:

1. Đừng nói có sau câu đầu tiên. Nếu bạn vội vàng với câu trả lời, người đối thoại có thể bị phản ứng tiêu cực.
2. Yêu cầu nhiều hơn những gì bạn mong nhận được. Nhiều nhà tâm lý học, khi nói về cách đàm phán hợp tác đúng cách, đề nghị sử dụng kỹ thuật này. Nó làm tăng cơ hội kiếm lợi nhuận của bạn và cho phép bạn xây dựng không gian để trò chuyện kinh doanh.
3. Thể hiện sự sẵn sàng thay đổi các điều khoản của bạn nếu cần thiết. Hãy xem xét tất cả các mặt của vấn đề đang thảo luận, nhưng đừng vội nhượng bộ. Cố gắng tính đến lợi ích của người đối thoại và phân tích chúng.

Kết

Trong bài đánh giá này, chúng tôi đã xem xét cách đàm phán hợp lý. Các mẹo và thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn tận dụng tối đa cuộc trò chuyện của mình trong nhiều tình huống khác nhau.