Quản lý tri thức: khái niệm, các loại và chức năng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong các tài liệu khoa học về kinh tế, khái niệm "quản lý tri thức" ngày càng phổ biến. Thuật ngữ này được sử dụng rộng rãi trong nghiên cứu và công việc thực tế, được các doanh nghiệp sử dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau. Quản lý tri thức là quản lý quá trình ghi nhận, lưu trữ, ứng dụng và truyền dữ liệu mà sau đó có thể được cải thiện và sử dụng cho mục đích đã định của nó.

Định nghĩa

Quản lý tri thức là một nhánh độc lập của khoa học quản lý. Một số chuyên gia coi đây là một trong những hình thức quản lý, nên được sử dụng trong bất kỳ hoạt động nào yêu cầu quản lý thông tin và quy trình phân tích có thẩm quyền.

Quản lý tri thức có nghĩa là có một chiến lược có thể chuyển đổi tất cả các dạng phụ của vốn tri thức thành năng suất lao động được cải thiện, giá trị sản phẩm cuối cùng tốt hơn và khả năng cạnh tranh bền vững. Khái niệm quản lý tri thức bao hàm một sự phức hợpsự kết hợp bao gồm một số yếu tố của quản lý tổ chức, bao gồm quản lý hồ sơ nhân sự, phát triển đổi mới và truyền thông của doanh nghiệp bằng cách sử dụng công nghệ thông tin hiện đại.

Nếu bạn tiết lộ khái niệm của thuật ngữ này từ quan điểm khoa học, bạn sẽ nhận được một loại kết hợp của các lĩnh vực kinh tế, các hướng, cách tiếp cận và khái niệm khác nhau. Bản thân mô hình quản lý tri thức đã được sử dụng trong lý thuyết và thực tế mọi lúc, nhưng ít người biết về nó, vì nó được gọi theo cách khác. Hệ thống quản lý tri thức gần với khái niệm tiếp thị cá nhân, lý thuyết quan hệ người tiêu dùng, tổ chức lại, quản trị, quản lý nhân sự doanh nghiệp, v.v.

Hiện tại, điều quan trọng cần lưu ý là sự xuất hiện của các cơ hội mới liên quan đến sự phát triển của các dự án thông tin, sự hình thành của các mạng cục bộ và Internet. Mặt khác, việc quản lý tài sản trí tuệ không được đồng nhất với việc sử dụng công nghệ thông tin mới trong môi trường quản lý. Một phần quan trọng của quản lý tri thức là chọn công nghệ phù hợp để điều chỉnh, phân phối và chuyển đổi dữ liệu.

Điều gì được bao gồm trong khái niệm này?

Vai trò của kỷ luật "Quản lý tri thức" rất khó để đánh giá quá cao, đặc biệt là ở giai đoạn hiện nay, khi có sự chuyển dịch rõ rệt từ sự phát triển bên trong sang bên ngoài. Ngành quản lý tri thức, gắn liền với các nguyên tắc quản lý truyền thống trong lĩnh vực đổi mới công nghệ, không chỉ giải quyết các phát triển khoa học, kỹ thuật và thiết kế, mà còn đòi hỏi phải xem xét các chính sách tiếp thị.doanh nghiệp, tương tác với khách hàng, chương trình trao đổi kiến thức và kinh nghiệm với đối tác, v.v.

Bởi vì mục tiêu chính của quản lý tri thức là củng cố vị trí trên thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh, ngành này bao gồm một số lĩnh vực cùng một lúc. Cấu trúc của khái niệm này bao gồm các yếu tố sau:

• hình thành kiến thức mới;
• kích thích sự phát triển của thông tin;
• lọc dữ liệu có ý nghĩa từ bên ngoài;
• sử dụng đã được chứng minh và tìm kiếm các nguồn thông tin đáng tin cậy mới;
• lưu trữ, phân phối, xử lý và tăng tính khả dụng của kiến thức;
• phổ biến và trao đổi thông tin, chủ yếu trong doanh nghiệp;
• tích hợp dữ liệu vào quy trình sản xuất;
• kết hợp thông tin chi tiết vào các quyết định quan trọng;
• nội dung thông tin trong thành phẩm, dịch vụ, tài liệu, phần mềm, v.v.;
• xếp hạng bảo vệ dữ liệu.

Vì vậy, để quản lý thông tin, cần có một số điều kiện cùng một lúc, vì ngành này không tự chủ và không tự tồn tại. Quá trình quản lý tri thức đóng một vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược phát triển của bất kỳ tổ chức nào. Công cụ này kết hợp và hệ thống hóa thông tin đến, phân phối nó vào đúng khu vực và sử dụng nó cho mục đích đã định. Trong mô hình quản lý tổ chức này, sự đổi mới và quản lý học tập diễn ra.

Theo cách hiểu khácQuản lý tri thức có nghĩa là tác động đến chi phí sản xuất, làm cho chi phí sản xuất có lợi hơn và vai trò chính trong quá trình hình thành của nó nên được thực hiện bởi các tài sản vô hình của tổ chức. Duy trì và phát triển sự phổ biến của thương hiệu như một chỉ số đánh giá uy tín của công ty là một nhiệm vụ khó khăn đòi hỏi một cách tiếp cận thấu đáo. Nếu không có mong muốn chuyển đổi kiến thức thành giá trị, hầu như không thể đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới. Đó là quản lý thông tin có thể thay đổi cách suy nghĩ và giúp loại bỏ các hình thức phát triển doanh nghiệp lỗi thời.

Lịch sử phát triển

Quản lý tri thức đã quét sạch hoạt động kinh doanh của Tây Âu, Hoa Kỳ, Trung Quốc vài thập kỷ trước. Sự phổ biến của hướng này cho thấy nó được coi là quan trọng như thế nào trong nền kinh tế toàn cầu. Tiêu chuẩn quản lý tri thức đã đến Nga. Và mặc dù thông tin và công cụ kinh tế này đã được các doanh nghiệp trong nước sử dụng tương đối gần đây, nhưng chúng ta có thể kết luận rằng lĩnh vực này đang có nhu cầu ở nước ta.

Đề cập đầu tiên về việc quản lý kiến thức và kỹ năng có thể được tìm thấy trong các tác phẩm của Plato, có niên đại vào thế kỷ thứ 4 trước Công nguyên. Cho đến giữa thế kỷ trước, hướng khoa học này vẫn chưa phát triển theo cách nào, nó ở chế độ “ngủ yên”. Mối quan tâm đến quản lý tri thức được thúc đẩy bởi các đợt khủng hoảng toàn cầu lặp đi lặp lại và những thay đổi căn bản trong các hình thức và phương pháp kinh doanh đã trở thành hệ quả của nó. Theo thời gian, những người chơi lớn trong lĩnh vực kinh doanh đã đi đến kết luận rằng thông tin là nguồn lực chính để phát triển kinh tế vàsự phồn vinh. Tất cả các quy trình kinh doanh đều dựa trên kiến thức về ngành, điều này làm tăng tỷ trọng của nó trong việc hình thành giá thành thành phẩm.

Trên thực tế, tất cả các nhánh hiện đại của nền kinh tế đã xuất hiện và phổ biến rộng rãi trong những thập kỷ qua đều dựa trên quản lý tri thức. Sự phát triển của dược phẩm, kỹ thuật gen, công nghiệp hóa chất và các lĩnh vực khác không chỉ liên quan đến việc sản xuất thành phẩm mà còn phổ biến kiến thức về các đặc tính mới của hóa chất, các phương pháp nghiên cứu, bảo vệ bằng sáng chế và thúc đẩy hơn nữa.

Cần lưu ý những ngành không sản xuất hàng tiêu dùng nào. Hoạt động của họ bao gồm cung cấp thông tin theo nhiều cách khác nhau - quay phim, phim truyền hình, cung cấp dịch vụ y tế và giáo dục, thực hiện đào tạo, hội thảo, cũng như các ngành mà sản phẩm chủ yếu là kết quả của quá trình xử lý thông tin (phát triển các dự án kiến trúc, chương trình máy tính, sáng tạo của công nghệ kỹ thuật số). v.v.).

Điều kiện để quản lý hiệu quả

Quản lý môi trường thông tin là một trong những hoạt động mang tính quyết định của doanh nghiệp trong điều kiện kinh tế bên ngoài không ổn định. Nó cho phép bạn tuân thủ cách tiếp cận tích hợp để giới thiệu các công nghệ hiện đại và hiệu quả trong lĩnh vực tiếp thị, các dự án đổi mới và quản lý PR. Quản lý thông tin bao hàm mối quan hệ cộng sinh giữa các khía cạnh sản xuất và thực hiện. Quản lý kiến thức- đây là một công việc liên tục dựa trên vốn tri thức, hơn nữa, trên tất cả các giống của nó và trên từng hình thức riêng biệt. Nó cung cấp sự kết hợp cần thiết giữa nguồn nhân lực và tổ chức để cải thiện nhu cầu của người tiêu dùng.

Một công nghệ quản lý tri thức được lựa chọn tốt sẽ đạt được những kết quả sau:

• tạo ra một cơ sở hạ tầng công nghệ được phối hợp nhịp nhàng để có thể phổ biến kiến thức tích lũy và đạt được kinh nghiệm cần thiết;
• tạo ra văn hóa chuyển giao kiến thức và kỹ năng từ các nhân viên trước đây trong doanh nghiệp và khi tương tác với các công ty đối tác;
• tổ chức hệ thống đào tạo liên tục và đào tạo nâng cao nhân sự.

Năng lực cá nhân của nhân viên

Để quản lý tri thức hoàn chỉnh, yếu tố này có tầm quan trọng đặc biệt. Một trong những phương pháp tiêu chuẩn và nổi tiếng để cải thiện hiệu suất cá nhân của nhân viên là đào tạo, hội thảo, các hình thức đào tạo khác, cũng như luân chuyển nhân sự. Năng lực cá nhân của nhân viên có thể được tăng lên bằng cách triển khai các kỹ thuật tiếp thị khác nhau thông qua việc sử dụng tích cực kiến thức, thông tin từ khách hàng, người mua, phát triển cơ sở dữ liệu địa phương và các công cụ phản hồi.

Một số thành phần của năng lực cá nhân được sử dụng để tăng vốn của tổ chức. Khái niệm này có nghĩa là việc thành lập một vài nhóm sáng tạo, phân chia nhân sự thành các nhóm,giúp sử dụng hiệu quả hơn năng lực cá nhân bằng cách chuyển nó thành kỹ năng tập thể. Theo khái niệm quản lý tri thức, việc hình thành hệ thống công nghệ thông tin của một doanh nghiệp nhằm mục đích tăng cường sự tương tác của các yếu tố khác nhau của năng lực cá nhân và tạo cho các tài sản cá nhân một hình thức thống nhất của tổ chức.

Chức năng quản lý tri thức

Nói chung, quản lý thông tin là một biểu hiện của một hình thức hoạt động nhiều mặt, có thể được xem xét trên cả quan điểm kinh tế và kinh doanh, công nghệ thông tin và lập trình, và nhân văn (tâm lý học, xã hội học). Trong ngành học này, các thành phần của quản lý nhân sự, quảng cáo, sự phát triển tổng thể của tổ chức, giới thiệu các hệ thống đổi mới, v.v … được tích hợp thành công. Quản lý tri thức là kết quả của sự tương tác của tất cả các ngành trên. Các chức năng chính của quản lý tri thức là:

• chuyển đổi thông tin để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức;
• không ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng để thực hiện chiến lược phát triển then chốt của công ty;
• tạo cơ sở dữ liệu khách hàng và sử dụng kiến thức để thu hút khách hàng mới và do đó cải thiện doanh số bán hàng;
• phát triển hệ thống bán hàng ổn định;
• sử dụng vốn tri thức của công ty (con người, tổ chức, người tiêu dùng);
• cải thiện lợi nhuận từ bất kỳ tài sản vô hình nào, truyền bá kết quả đếnđang phát triển các dự án;
• tạo điều kiện củng cố kiến thức hiện có và hỗ trợ các dự án đổi mới cụ thể.

Kiến thức được hình thành như thế nào

Khi quyết định triển khai hệ thống quản lý thông tin trong doanh nghiệp của mình, trước tiên bạn cần xác định hệ thống này được yêu cầu để làm gì và nó sẽ giúp đạt được kết quả gì. Bạn không thể quản lý tri thức chỉ vì đối thủ cạnh tranh làm điều đó. Hệ thống quản lý tri thức tuân theo các kế hoạch và mục tiêu chiến lược thống nhất của tổ chức, cần được kết hợp với việc lập kế hoạch trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau. Quản lý thông tin góp phần tạo ra và phát triển hiệu quả các ý tưởng ban đầu và hữu ích.

Để quá trình sử dụng kiến thức mang lại kết quả như mong đợi, cần phải lập công thức các câu truy vấn một cách chính xác. Nó phải được tạo theo cách mà sau này nó có thể được mã hóa để gửi nếu cần. Với cấu trúc của yêu cầu, bạn nên tạo một danh mục cho từng phần của nó và xác định mục đích sử dụng.

Để quản lý tri thức hiệu quả của một tổ chức, một vai trò quan trọng được đóng vai trò quan trọng bởi sự hiện diện của phản hồi từ người tiêu dùng, họ phải có khả năng hình thành chính xác yêu cầu và nhập thông tin chính xác. Các phương pháp phần mềm phải đảm bảo cung cấp khả năng tìm kiếm, giải mã và phát hành thông tin nhanh chóng, và nếu cần, bảo vệ thông tin, giữ bí mật.

Trong quá trình thiết kế chương trình máy tính để điều khiển quá trình truyền dữ liệu, cần xác định một dạng chuẩn vàcung cấp thông tin khi có yêu cầu. Quản lý tri thức dựa trên nguyên tắc đảm bảo việc sửa đổi và phê duyệt thông tin và dữ liệu sao cho dữ liệu không cần thiết hoặc lỗi thời được loại bỏ hoặc sửa chữa kịp thời, có nhu cầu và phù hợp.

Cách tạo động lực cho nhân viên

Kiến thức cơ bản về quản lý đóng một vai trò quan trọng trong quá trình tạo và phân phối thông tin, tuy nhiên, không tổ chức nào có thể làm việc năng suất và hiệu quả nếu không có các hành động phối hợp từ cấp quản trị.

Ở giai đoạn phát triển và triển khai hệ thống quản lý thông tin, vai trò của nhà quản trị nên được đảm nhận bởi nhóm tài trợ cho dự án này và giám sát tiến độ của công việc. Tốt nhất, bạn nên xác định ngay viên chức chịu trách nhiệm - thường đây là người xử lý công nghệ và phần mềm. Để quá trình triển khai hệ thống quản lý thông tin diễn ra thành công, bạn cần:

• chính thức bổ nhiệm quản trị viên;
• cho anh ta năng lực chức năng trong mối quan hệ với nhân viên cấp dưới;
• xác định các quy tắc giám sát;
• phát triển các tiêu chí đánh giá hiệu suất;
• giới thiệu các phương pháp xác định lượng vốn tri thức.

Khi tạo chiến lược quản lý tri thức trong một tổ chức, điều quan trọng là phải xác định cách thức thay đổi văn hóa gắn liền với các cơ chế để thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc phát triểnhệ thống thông tin và việc sử dụng hiệu quả hệ thống này trong các hoạt động xa hơn của doanh nghiệp.

Quản lý tri thức ngụ ý mong muốn nhân rộng thông tin sẵn có, cố gắng đạt được hiệu quả tổng hợp và đòi hỏi động lực cao hơn mức phí tiền tệ. Để có động lực hiệu quả, nhiều phương pháp tạo động lực khác nhau được sử dụng để góp phần nhận thức bản thân.

Phát triển nhân sự và tăng trưởng sự nghiệp là công cụ tạo động lực đầu tiên mà ban lãnh đạo cung cấp cho cấp dưới. Sử dụng bất kỳ phương pháp quản lý tri thức nào, nhân viên có được cơ hội thăng tiến gần như vô hạn và tích lũy kinh nghiệm quý báu trong một lĩnh vực cụ thể. Trong trường hợp này, nhân viên có thể được cung cấp các khóa đào tạo nội bộ đặc biệt để nâng cao trình độ và hệ thống kiểm tra, bao gồm cả trực tuyến. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nhân viên có quyền truy cập liên tục vào thông tin và phân bổ các nguồn lực bổ sung để họ có cơ hội được giáo dục trong giờ làm việc.

Một yếu tố khác của động lực nhân viên là đảm bảo nhu cầu. Vì quá trình học tập cần có chi phí nên người lao động phải biết rằng những chi phí này đã được hoạch định và đưa vào ngân sách của doanh nghiệp và do đó việc sử dụng chúng trong những điều kiện nhất định được khuyến khích, nếu không sẽ không có ai hỗ trợ hệ thống quản lý tri thức. Đối với việc sử dụng kiến thức của họ trong quản lý thông tin, nhân viên phải được khen thưởng, phát minh của anh ta phải được cấp bằng sáng chế hoặc được công ty mua lại theo các điều khoản hợp đồng được quy định trong thỏa thuận lao động. Nếu không thìphần thưởng mất đi thành phần động lực và trở nên không phù hợp.

Một yếu tố thúc đẩy mạnh mẽ không kém là sự công nhận. Các chức năng của quản lý tri thức liên quan đến khả năng nhân viên thể hiện bản thân, chia sẻ ý kiến của họ và làm quen với những lời chỉ trích. Mặc dù mọi người thường miễn cưỡng cung cấp kiến thức của mình vì lợi ích của công chúng, nếu họ không hiểu họ có thể nhận được phần thưởng nào cho việc này. Trong bối cảnh đó, việc tổ chức các câu lạc bộ thảo luận khoa học và thưởng khuyến khích họ tham gia tích cực sẽ trở thành một công cụ hữu hiệu để phát triển quản lý tri thức. Ban quản lý công ty phải đảm bảo rằng các ấn phẩm bên ngoài và sự công nhận chính thức được hỗ trợ. Một yếu tố động lực hữu ích là khả năng truy cập Internet. Việc giới thiệu hệ thống quản lý thông tin thường là trách nhiệm của người quản lý liên quan đến việc lựa chọn và đào tạo nhân sự.

Vì quá trình giáo dục đòi hỏi những chi phí và nguồn lực nhất định, nó phải thường xuyên nằm dưới sự kiểm soát của ban giám đốc công ty. Ban giám đốc cần có khả năng đánh giá hiệu quả của các phương tiện được sử dụng và lợi ích thu được từ việc quản lý tri thức, giám sát và phân tích các hoạt động của nhân viên theo hướng này. Việc phát triển, triển khai và tối ưu hóa một hệ thống quản lý thông tin sẽ không mang lại lợi nhuận ngay lập tức - nó sẽ mất nhiều thời gian. Không cần phải từ bỏ quản lý quản lý, vì kết quả đầu tiên sẽ đạt được chỉ sau một thời gian.

Sắc thái của việc triển khai hệ thống

Mọi tổ chức phát hiện ra tính khả thi của việc sử dụng hệ thống quản lý thông tin đều phải đối mặt với một số khó khăn. Quá trình đưa ra một cơ chế quản lý thường mất vài năm. Nếu lấy dữ liệu của các nghiên cứu khác nhau về việc triển khai thực tế quản lý tri thức trong hoạt động của các doanh nghiệp tư vấn làm cơ sở, chúng ta có thể nêu ra những vấn đề chính mà các công ty phải đối mặt trong quá trình này.

Vấn đề phổ biến nhất là không xác định được người chịu trách nhiệm. Bất kể hình thức quản lý tri thức nào, các tổ chức đã phải dành rất nhiều thời gian cho việc đào tạo nhân viên. Điều quan trọng là phải hiểu rằng khoản đầu tư này sẽ chỉ mang lại lợi nhuận trong dài hạn. Ngoài ra, vấn đề triển khai có thể liên quan đến thực tế là lãnh đạo cao nhất của công ty không thấy quản lý thông tin phù hợp, và do đó không sẵn sàng thực hiện các bước cần thiết để thực hiện.

Tạo ra khó khăn trong việc phát triển quản lý tri thức và thiếu chế độ đãi ngộ, thiếu sự công nhận. Khen thưởng đóng một vai trò to lớn và điều quan trọng là biến công việc cá nhân thành tinh thần đồng đội.

Vì vậy, vấn đề chính trong việc giới thiệu quản lý thông tin là thiếu một thiết lập mục tiêu cụ thể và thiếu một cách tiếp cận hợp lý trong việc lãng phí các nguồn lực sẵn có. Các cuộc thăm dò dư luận được thực hiện ở Hoa Kỳ vào cuối thế kỷ trước cho thấy rằng đa số những người được hỏi được coi làtrở ngại chính trong việc cải tiến hệ thống quản lý thông tin là văn hóa của tổ chức. Quản lý tri thức, như một cột mốc mới trong hoạt động của các công ty nhằm tích lũy và sử dụng hiệu quả tài sản trí tuệ, phải là công cụ chính để tăng cường khả năng cạnh tranh và vị thế trên thị trường của họ.

Kết luận

Chiến lược chính của quản lý tri thức (quản lý) là nhằm tạo ra giá trị mới của sản phẩm, con người và quy trình đang được bán thông qua việc hình thành và triển khai hợp lý dữ liệu thông tin trong chiến lược phát triển doanh nghiệp. Nhiệm vụ hàng đầu là thu hồi vốn hợp lý từ việc sử dụng các nguồn lực đã chi, phát triển các công nghệ đổi mới hiệu quả hơn, cải thiện cơ chế dịch vụ khách hàng, giảm tổn thất do vốn tri thức không hoạt động.

Các quy định về khái niệm của quản lý tri thức không chỉ có thể được áp dụng trong các công ty thương mại và sản xuất, mà còn trong các tổ chức thuộc loại ngân sách, phi lợi nhuận và các hiệp hội công. Ngoài ra, hầu hết các công ty phi lợi nhuận đều liên quan trực tiếp đến quản lý thông tin. Các hoạt động của họ chính xác dựa trên việc tạo ra, quy định, phổ biến và xử lý các luồng thông tin và dữ liệu khác nhau. Mô hình quản lý tri thức ở giai đoạn hiện tại cũng được các cơ quan chức năng sử dụng.

Nếu chúng ta xem xét tính hợp lý tiềm năng của việc quản lý thông tin từ quan điểm lý thuyết, thì nó có vẻ cao. Tuy nhiên, bất chấp tính hiệu quả của thành phần này của quá trình quản lý, ứng dụng của nó đối vớithực hành dẫn đến một số khó khăn. Lĩnh vực này từ trước đến nay ít được quan tâm trên văn đàn trong nước. Chưa có đủ kinh nghiệm trong việc áp dụng hệ thống quản lý tri thức vào thực tế. Trong các cơ quan hành chính nhà nước, công nghệ quản lý thông tin được sử dụng thường xuyên hơn so với các công ty thương mại, nhưng ngay cả khi họ vẫn chưa quan tâm đầy đủ đến khía cạnh quan trọng của sự phát triển như đào tạo nhân sự của tổ chức.