Quy tắc đàm phán: nguyên tắc cơ bản, kỹ thuật, kỹ thuật

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-17 19:12

Mỗi người đều phải đối mặt với những gì thường được gọi là giao tiếp kinh doanh. Do đó, nhiều người quan tâm đến cách viết một lá thư chính thức, chấp nhận một đối tác và thương lượng với anh ta, giải quyết một vấn đề gây tranh cãi và thiết lập sự hợp tác cùng có lợi.

Giao tiếp kinh doanh có tầm quan trọng đặc biệt đối với những người điều hành công việc kinh doanh của riêng họ. Theo nhiều cách, sự thành công của các hoạt động của họ phụ thuộc vào mức độ họ nắm vững khoa học và nghệ thuật giao tiếp. Ở các nước phương Tây, các khóa đào tạo về các vấn đề giao tiếp trong kinh doanh được giảng dạy ở hầu hết các trường đại học và cao đẳng. Cách đây không lâu, các quy tắc đàm phán bắt đầu được nghiên cứu trong các cơ sở giáo dục đại học trong nước. Và, không nghi ngờ gì nữa, những kỷ luật như vậy mang lại cho sinh viên khả năng thiết lập mối quan hệ với các đối tác.

Bài viết này sẽ nói về đạo đức giao tiếp trong kinh doanh và các quy tắc trong đàm phán. Các giai đoạn chính của cuộc đàm phán, các kiểu hành vi của mọi người và một số nguyên tắc tương tác với họ sẽ được mô tả. Các quy tắc đàm phán về phương tiện kỹ thuật liên lạc cũng sẽ được trình bày.

Đàm phán là gì?

Trước khi xem xét các quy tắc cơ bản của đàm phán, bạn nên tìm hiểu xem chúng là gì và chúng có thể là gì. Vì vậy, đàm phán là giao tiếp giữa người với người, diễn ra nhằm đạt được một mục tiêu nhất định. Trong các cuộc đàm phán, mỗi bên tham gia giao tiếp đều có cơ hội như nhau để kiểm soát diễn biến của tình huống và đưa ra quyết định.

Đàm phán luôn cho rằng những người tham gia một phần có quan điểm giống nhau, và một phần không đồng ý với niềm tin của phía bên kia. Họ gặp nhau để đi đến một mẫu số chung. Tuy nhiên, nếu các bên đồng ý với niềm tin của nhau hoặc ngược lại, rất quan trọng thì đây là những kiểu tương tác hoàn toàn khác nhau - tương ứng là hợp tác và đối đầu.

Chức năng và mục tiêu của đàm phán

Người ta thường chấp nhận rằng các cuộc đàm phán tồn tại để đi đến một ý kiến chung và thống nhất một điều gì đó. Mặc dù ý kiến này rất hợp lý, nhưng có một số mục tiêu khác.

Đàm phán là cần thiết để thảo luận về các vấn đề (tồn tại hoặc có thể), đưa ra quyết định chung, v.v. Ngoài ra, đàm phán có thể thực hiện chức năng thông tin khi mọi người chỉ trao đổi quan điểm về một số vấn đề nhất định. Loại tương tác này có thể được gọi là thương lượng trước. Một cuộc họp được tổ chức để thiết lập các kết nối mới có chức năng như một cuộc giao tiếp, khi mọi người gặp nhau để tìm hiểu nhau.

Đàm pháncũng có thể có các chức năng như kiểm soát, điều phối và điều tiết. Chúng khác với những thứ mang tính giao tiếp ở chỗ chúng cần thiết trong những trường hợp đã có các thỏa thuận và các cuộc đàm phán đang được tiến hành để thực hiện các quyết định chung đã đạt được trước đó.

Ngoài những điều trên, trong thực tế có trường hợp các cuộc đàm phán có thể không được sắp xếp để thảo luận và đưa ra quyết định. Chúng cần thiết để đánh lạc hướng đối thủ cạnh tranh hoặc đối tác. Đôi khi những thủ thuật như vậy được sử dụng bởi các công ty thương mại, những người muốn thu hút sự chú ý của một đối tác nhất định bằng cách dàn dựng các mối quan hệ kinh doanh với các công ty khác.

Các giai đoạn đàm phán

Các quy tắc đàm phán bắt buộc một người phải biết những giai đoạn nào của quá trình này tồn tại. Nhờ đó, có thể đạt được những kết quả tuyệt vời trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện giao tiếp kinh doanh.

Vì vậy, đàm phán bao gồm sự chuẩn bị, quá trình giao tiếp và đạt được thỏa thuận. Cần xem xét chi tiết hơn các giai đoạn đàm phán và các giai đoạn của chúng trong bảng bên dưới.

Bước	Giai đoạn chuẩn bị	Giai đoạn bảo dưỡng	Giai đoạn đồng thuận
Đầu tiên	Lựa chọn phương tiện thương lượng	Chia sẻ thông tin	Lựa chọn các giải pháp đã thống nhất
Thứ hai	Thiết lập liên lạc giữa những người đối thoại (lời mời hoặc xác nhậntham gia đàm phán)	Xây dựng chương trình nghị sự	Thảo luận cuối cùng về chiến lược hành động đã chọn
Thứ ba	Thu thập và phân tích thông tin cần thiết cho các cuộc đàm phán	Xác định các vấn đề gây tranh cãi	Đã đạt được thỏa thuận chính thức
Thứ tư	Chuẩn bị kế hoạch đàm phán	Tiết lộ quyền lợi sâu sắc của các bên	-
Thứ năm	Xây dựng bầu không khí tin cậy	Phát triển các đề xuất về sự liên kết	-

Về mặt hình thức, một giai đoạn nữa có thể được phân biệt - giai đoạn cuối cùng, khi cả hai bên, sau khi đàm phán, phân tích kết quả và bắt đầu thực hiện các thỏa thuận đã đạt được.

Phương pháp thương lượng

Cần nhớ một trong những quy tắc quan trọng nhất của đàm phán - bạn luôn cần biết chủ đề của cuộc thảo luận và có những cách tiếp cận nhất định. Biết chúng, bạn có thể đoán được hành vi của người đối thoại. Có thể phân biệt các cách tiếp cận đàm phán sau:

1. Kẻ thù. Bản chất của phương pháp này nằm ở chỗ các bên xuất hiện trước nhau trong vai trò của những người lính phải bảo vệ lợi ích của mình. Nói cách khác, cách tiếp cận này có thể được mô tả như một cuộc giằng co.
2. Bạn bè. Cả hai bên đều có lợi cho thương lượng hữu nghị. Cách tiếp cận này giả định rằng càng yếubên sẽ điều chỉnh theo bên mạnh. Cần lưu ý rằng cách làm này cực kỳ hiếm trong thực tế.
3. Đối tác. Cách tiếp cận thứ ba có một nền tảng rất vững chắc - tập trung vào việc tìm ra một giải pháp được cả hai bên chấp nhận. Điều quan trọng là các bên áp dụng cách tiếp cận này phải cố gắng tìm ra cách thoát khỏi tình huống có thể phù hợp hoàn toàn với cả hai bên. Cách tiếp cận này có thể được mô tả là thương lượng "thuần túy".

Dù đã chọn cách tiếp cận nào, cần nhớ rằng những người đối thoại có thể sử dụng nhiều thủ thuật khác nhau để giúp nhận được nhiều lợi ích hơn có lợi cho phe của họ.

Thủ đoạn bẩn thỉu

Quy tắc xã giao trong đàm phán không tán thành việc sử dụng các chiêu trò lừa bịp khác nhau, tuy nhiên, các nhà kinh doanh có thể cố tình sử dụng các thủ thuật để đạt được lợi ích. Bạn phải luôn đề phòng và có thể hóa giải chúng một cách hợp lý. Đáng xem là những mánh khóe "bẩn thỉu" phổ biến nhất:

1. Tăng cấp độ đầu vào. Thủ thuật này dựa trên thực tế là ban đầu đối tác đưa ra các điều kiện quá phức tạp để hợp tác có lợi cho anh ta hoặc những điều kiện có thể bị loại trừ dễ dàng và trong quá trình trò chuyện đơn giản hóa chúng. Do đó, bên chống lại kỹ thuật được sử dụng cũng phải nhượng bộ về phía mình. Để tránh bị lừa như vậy, cần phải nghiên cứu vấn đề đàm phán và tiềm năng của đối tác trước cuộc họp.
2. Sai dấu. Thủ thuật này về nguyên tắc tương tự như thủ thuật được mô tả ở trên. Sự khác biệt duy nhất là trong trường hợp nàythể hiện sự quan tâm sâu sắc đến việc giải quyết một vấn đề, mặc dù trên thực tế, vấn đề này chỉ là thứ yếu.
3. Nhu cầu vào phút cuối. Thủ thuật này cũng tương tự như trên, nhưng nó chỉ có thể được sử dụng ở giai đoạn cuối của cuộc đàm phán, khi bắt đầu nên sử dụng hai thủ thuật đầu tiên. Kỹ thuật này còn được gọi là "tống tiền". Đưa ra yêu cầu vào phút cuối là một mưu đồ rất nguy hiểm, bởi vì khi các đối tác đã đồng ý về mọi thứ và đi đến thống nhất, một trong các bên đưa ra các điều kiện mới vào thời điểm mà bên kia đã muốn ký hợp đồng.
4. Tạo ra một tình huống vô vọng. Kỹ thuật này rất đau đối với bên mà nó được sử dụng. Khi sử dụng nó, đối tác tạo ra các điều kiện để bên kia có thể đồng ý với các tình huống hoặc gây tổn hại cho mình trong trường hợp bị từ chối. Thông thường, một chiến thuật hành xử như vậy dẫn đến thực tế là lòng tin của bên đang bị áp lực có thể bị mất đi một cách không thể cứu vãn.
5. Cuối cùng. Nguyên tắc của thủ thuật này là một trong các bên sẽ ở vị trí "Hoặc bạn đồng ý với các điều khoản của chúng tôi, hoặc chúng tôi rời khỏi cuộc đàm phán!". Tuy nhiên, sau một thủ đoạn như vậy, các cuộc đàm phán biến thành một giải pháp đơn phương cho vấn đề.
6. Salami. Nguyên tắc của thủ thuật đi xuống theo cách tiếp cận tương tự như trong trường hợp sản phẩm xúc xích thật. Salami là một sản phẩm được tiêu thụ thành nhiều phần nhỏ, vì nó không thể được ăn toàn bộ cùng một lúc. Một bên bắt đầu đưa ra những thông tin về đánh giá, sở thích cá nhân, v.v.các phần với hy vọng rằng phần thứ hai cũng sẽ làm như vậy và bắt đầu kể tất cả những bí mật. Tùy thuộc vào ý kiến của đối tác mà thủ thuật này được sử dụng, bên thứ nhất sẽ bắt đầu hành xử tương ứng. Do đó, các cuộc đàm phán có thể kéo dài về thời gian và người đối thoại sẽ tìm hiểu đầy đủ và hoàn chỉnh ý kiến, sở thích và quan điểm của bên kia.
7. Vô tội vạ. Từ tên của thủ thuật, rõ ràng là chúng ta đang nói về thực tế là một trong các bên cung cấp cho đối tác của mình thông tin sai lệch cố ý. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, nó ngày càng ít được sử dụng hơn, bởi vì các điều kiện hiện đại cho phép bạn kiểm tra lại một cách độc lập mọi thứ mà người đối thoại nói.
8. Diễn giải kép. Thủ thuật này dựa trên thực tế là một trong các bên đưa ra các từ ngữ có nghĩa kép, sau đó có thể được giải thích vì lợi ích của họ. Bí quyết là nếu bất kỳ tài liệu nào có từ ngữ kép như vậy được soạn thảo hoặc ký kết trong hợp đồng, một trong các bên sẽ không thể không thực hiện các điều kiện sau đó. Mưu đồ như vậy rất nguy hiểm cho bên sử dụng nó, bởi vì nhờ nó, bạn có thể nhanh chóng mất danh tiếng tốt và bị lợi bất cập hại.

Quy tắc đàm phán nói rằng nếu trong quá trình giao tiếp kinh doanh nhận thấy đối tác giở trò và mánh khóe thì bạn không nên đáp lại. Bạn cần hiểu tại sao điều này lại xảy ra và sau đó xây dựng một đường dây liên lạc. Tuy nhiên, đừng đột ngột làm gián đoạn cuộc đàm phán, tốt hơn hết là hãy bình tĩnh lắng nghe mọi yêu cầu và để cho bản thân thời gian suy nghĩ.

Quy tắc cần tuân theo trong đàm phán

Có thể nói, có những chuẩn mực chung về hành vi trong các cuộc đàm phán, và không quan trọng cuộc gặp mặt trực tiếp hay cuộc đàm phán được tiến hành bằng các phương tiện kỹ thuật của giao tiếp. Các quy tắc đàm phán cần nhớ luôn là những điều sau:

1. Luôn lịch sự và tránh những cụm từ và gợi ý có thể làm giảm tính cách của đối tác. Các nghi thức thế tục luôn phải được tuân thủ.
2. Bạn không thể phớt lờ ý kiến của đối tác.
3. Đừng hỏi quá nhiều câu hỏi mà không giải thích tại sao chúng lại quan trọng. Nói cách khác, không nên cho phép các câu hỏi đơn giản.
4. Chúng tôi cần trả lời đầy đủ để làm rõ và cố gắng truyền đạt thông tin để tất cả các bên hiểu được điều gì đang bị đe dọa.
5. Đừng để suy nghĩ của bạn được diễn giải.
6. Nếu suy nghĩ của đối tác của bạn dường như không được nói rõ, bạn có thể tiếp tục nó, xác định xem nó có được ngụ ý hay không.
7. Chỉ có thể tóm tắt khi kết thúc đàm phán hoặc sau khi nhận xét dài dòng.
8. Nếu cuộc đàm phán mang tính chất nhóm, cần cho mọi người cơ hội phát biểu, ngay cả khi mất quá nhiều thời gian. Nhưng thường chỉ có một người ở phía đối tác tiềm năng giữ lời.

Làm thế nào để thuyết phục đối tác?

Từ quan điểm của các quy tắc giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh, các nhà tâm lý học đã phát triển một số mẹo sẽ hữu ích trong những thời điểm không chỉ cần truyền đạt thông tin cho đối tác mà còn thuyết phục anh tabất cứ điều gì. Vì vậy, nó đáng xem xét danh sách này:

1. Nếu đã quyết định thuyết phục đối tác điều gì đó, bạn nên bắt đầu bằng những lập luận yếu ớt, chuyển sang những lập luận trung bình và cuối cùng đưa ra lập luận mạnh mẽ nhất, cái gọi là "át chủ bài".
2. Bạn không thể đẩy đối tác vào thế bất lợi cho anh ta hoặc gây áp lực cho anh ta. Mọi người đều có quyền bảo vệ thể diện.
3. Nếu bạn cần nhận được câu trả lời xác đáng cho một câu hỏi quan trọng, bạn nên hỏi hai câu đơn giản trước câu hỏi đó, đối tác sẽ dễ dàng trả lời.
4. Điều đáng nhớ là người nói càng có ảnh hưởng thì lập luận của anh ta càng mạnh mẽ.
5. Bạn cần thể hiện sự đồng cảm.
6. Khi thuyết phục, bạn cần bắt đầu bằng những gì rõ ràng và được cả hai bên chấp nhận.

Cuộc trò chuyện qua điện thoại: quy tắc thực hiện cuộc trò chuyện qua điện thoại

Cuộc nói chuyện viễn thông khác với những cuộc nói chuyện trực tiếp. Quy tắc quan trọng nhất của các cuộc trò chuyện qua điện thoại là ngắn gọn. Giao tiếp kinh doanh như vậy phải ngắn gọn và không kéo dài. Bạn cần nói riêng về thành tích.

Nói chung, có một số quy tắc cơ bản để đàm phán bằng phương tiện giao tiếp:

1. Bạn cần phải thân thiện và chào đón.
2. Các cuộc trò chuyện qua điện thoại nên được thực hiện bởi một người có thẩm quyền, người hiểu rõ chương trình nghị sự.
3. Trước khi nói, bạn cần điều chỉnh giọng nói của mình và nếu có thể, hãy nói vài câu líu lưỡi.
4. Giọng nói trong các cuộc trò chuyện điện thoại phải làtrấn tĩnh. Nếu cần, bạn có thể sử dụng giọng nói của mình khi cần tập trung vào một số việc nhất định hoặc khi thuyết phục đối tác.
5. Bạn không thể ngắt lời người đối thoại. Đây là một quy tắc rất quan trọng của cuộc nói chuyện qua điện thoại. Ngay cả khi người đối thoại nói những điều khó chịu, chỉ trích hoặc bày tỏ sự không hài lòng, thì cũng cần phải lắng nghe anh ta và chỉ sau đó mới bắt đầu nói.

Ngoài những điều trên, cần nhớ rằng các quy tắc nghi thức để thực hiện các cuộc trò chuyện qua điện thoại cũng giống như các quy tắc mà mọi người thường làm theo. Ngoài ra, cần lưu ý rằng nếu do trục trặc kỹ thuật, một đoạn hội thoại bị bỏ sót mà người đối thoại không nhận thấy, bạn phải xin lỗi và yêu cầu lặp lại.

Đặc thù quốc gia trong đàm phán

Biết những điều cơ bản về giao tiếp qua điện thoại với đối tác và các quy tắc thương lượng tập thể, luôn cần tính đến các đặc điểm quốc gia của tất cả các bên. Ví dụ, người Đức không chịu được việc đi muộn và cực kỳ nghiêm khắc. Người Anh là những người luôn tỏ ra dè dặt, vì vậy đừng coi đó là sự lạnh lùng. Điều đáng chú ý là nếu một đối tác như vậy nói lời danh dự của mình, anh ta sẽ giữ lời đó.

Người Ý rất năng động và hòa đồng, và họ thích gặp gỡ trong không gian thân mật. Một đặc điểm quan trọng của những đối tác như vậy là họ thích nói chuyện với những người cùng cấp bậc. Người Tây Ban Nha là những người thích làm việc theo nhóm. Họ hào hiệp, cởi mở, nghiêm túc, nhưng đồng thời cũng có một cảm giác tuyệt vời.hài hước. Cũng giống như người Ý, người Tây Ban Nha thích đàm phán với những người cùng đẳng cấp.

Nói đến đối tác Trung Quốc, bạn nên nhớ rằng họ rất chú ý đến lời nói. Thông tin do họ lên tiếng luôn được họ suy nghĩ và kiềm chế. Thường thì người Trung Quốc không phải là người đầu tiên bày tỏ suy nghĩ và đề xuất của họ, vì vậy bạn nên ghi nhớ điều này khi đàm phán.

Kết

Sau khi hiểu những điều cơ bản trong giao tiếp kinh doanh và các quy tắc xã giao trong cuộc nói chuyện qua điện thoại, việc xây dựng lối ứng xử đúng đắn sẽ dễ dàng hơn nhiều. Điều quan trọng nhất trong quá trình này là trung thực với bản thân và đối tác của bạn.