Điều kiện và thời hạn lưu trữ chứng từ chủ yếu trong kế toán

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Như thực tế cho thấy, ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước hiện đại, số lượng lớn nhất các tài liệu kế toán được tạo ra bởi kế toán. Tất nhiên, điều này có thể hiểu được: chính trong bộ phận này, họ làm việc bằng tiền, và mỗi hoạt động như vậy cần được chính thức ấn định trên giấy tờ. Ngoài ra, thuật ngữ lưu trữ tài liệu chính trong một tổ chức được thành lập hợp pháp, có nghĩa là sẽ không hoạt động giống như vậy để loại bỏ "mẩu giấy", bạn sẽ phải lưu trữ chúng trong ít nhất vài năm và chỉ sau đó. phá hủy chúng. Nhân tiện, quá trình loại bỏ giấy vụn cũng không dễ dàng, nó có một số tính năng cụ thể. Về tất cả những điều này - hơn nữa.

Tài liệu, tài liệu…

Nếu bạn thống kê về số lượng tài liệu được sản xuất, hóa ra ở hầu hết các doanh nghiệp hiện đại trong nước, kế toán là nguồn cung cấp 80-90% tài liệu giấy. Chúng không chỉ cần được giữ lại. Các hạn chế không chỉ xác định đâu là thời hạn lưu trữ tối thiểu chính xác cho các tài liệu kế toán chính (thường thay đổi từnăm năm đến một thập kỷ), mà còn là các điều kiện mà các đối tượng này nên có. Đồng thời, cần nhớ rằng có sự phân chia thành tài liệu để lưu trữ tạm thời và vĩnh viễn.

Tuy nhiên, như thực tế cho thấy, không phải mọi nhà quản lý của công ty đều quan tâm đến việc hiểu sự phức tạp của các điều khoản lưu trữ tài liệu chính. Để đỡ phải đau đầu, bạn có thể sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về lưu trữ. Trong một công ty như vậy, họ biết chính xác loại tài liệu nào cần được lưu trữ trong bao lâu, trong điều kiện nào, theo quy tắc nào. Ngoài ra, tổ chức đó có đủ năng lực kỹ thuật để hủy tài liệu được ủy thác lưu trữ khi hết thời hạn. Thật sự rất tiện lợi nhưng lại tốn kém tiền bạc. Nếu bạn muốn tiết kiệm tiền, thì bạn sẽ phải bố trí một phòng đặc biệt cho kho lưu trữ và hiểu thế nào là khoảng thời gian pháp lý để lưu trữ các tài liệu kế toán chính trong một tổ chức.

Muốn - không muốn

Nhân tiện, vấn đề không phát sinh từ đầu. Các luật hiện hành thiết lập các điều khoản lưu trữ tài liệu kế toán chính và trong bất kỳ doanh nghiệp nào, chúng phải được tuân thủ. Theo luật, bất kỳ pháp nhân hoạt động nào cũng được giao trách nhiệm bảo quản tài liệu. Điều này có nghĩa là hình thức hoạt động không quan trọng - cho dù đó là một doanh nhân tư nhân kinh doanh một mình hay một mối quan tâm lớn, bạn vẫn phải tham gia vào việc lưu trữ các báo cáo tài chính và các tài liệu khác. Điều quan trọng là phải nghiên cứu luật đểthời hạn được thiết lập để lưu trữ các tài liệu chính điện tử, giấy, để trong trường hợp có xung đột với nhà thầu hoặc trong quá trình xác minh của cơ quan kiểm soát, bạn sẽ không ở trong một vị trí khó chịu. Ngoài ra, việc không tuân thủ các khoảng thời gian luật định có thể dẫn đến một khoản tiền phạt đáng kể trong quá trình thanh tra. Pháp luật hiện hành có các quy định về thời hạn lưu trữ tối thiểu của các tài liệu kế toán chính. Điều quan trọng là kinh doanh phải an toàn và hoạt động kinh doanh ở đất nước chúng tôi được phân biệt bởi tính hợp pháp và tuân thủ các quy tắc đã thiết lập.

Luật liên bang thứ 125, được thông qua vào tháng 10 năm 2004, quy định về thời hạn lưu trữ đối với tài liệu chính điện tử, tài liệu giấy. Dựa trên tên, nó được dành riêng cho các tài liệu lưu trữ và các hoạt động kinh doanh chính xác. Chính trong tài liệu chính thức này đã xem xét các tính năng lưu trữ các giấy tờ chính thức do bộ phận kế toán sản xuất. Tại đây, bạn có thể tìm thấy cả hai tính năng cho phép bạn phân biệt giữa tài liệu lưu trữ tạm thời và vĩnh viễn, cũng như các điều khoản dành riêng cho một loại giấy cụ thể.

Áp dụng cho ai?

Nghĩa vụ tuân thủ thời hạn lưu trữ tối thiểu đối với tài liệu chính được gán cho:

• chính quyền địa phương;
• cơ quan chính phủ;
• doanh nhân;
• doanh nghiệp;
• người kinh doanh.

Luật sẽ phải được tuân thủ liên quan đến tài liệu lưu trữ, bao gồm cả những luật liên quan đến nhân sự. Trọnkhoảng thời gian quy định trong các giấy tờ của luật phải ở một nơi an toàn. Ngoài luật liên bang, các chi tiết cụ thể về điều khoản lưu trữ tài liệu chính và sổ đăng ký kế toán bị ảnh hưởng trong một số văn bản quy định có hiệu lực trên toàn lãnh thổ quốc gia và từng khu vực riêng lẻ. Tuy nhiên, văn bản quan trọng nhất là luật thứ 125 đã đề cập ở trên, cung cấp một danh sách đầy đủ các văn bản quy định thời hạn lưu trữ của các giấy tờ kế toán.

Luật số 129

Năm 1996, một luật liên bang được ban hành về các tính năng của kế toán. Nó nói rằng kế toán có thể tạo ra tài liệu của nó trên giấy, cũng như sử dụng các công cụ máy móc khác nhau. Đồng thời, công ty phải tự sao chép tài liệu ra giấy để tất cả những người tham gia hoạt động có quyền truy cập vào dữ liệu về chúng. Nếu cơ quan quản lý yêu cầu quyền truy cập vào tài liệu, đại diện của công ty phải cung cấp tài liệu đó. Cả công tố viên và đại diện của tòa án đều có quyền làm như vậy.

Việc tạo lập, lưu trữ tuân theo thời hạn lưu trữ của tài liệu kế toán chính, cung cấp theo yêu cầu phải tuân theo các biểu mẫu được quy định trong các văn bản quy định. Các tài liệu phải được gửi cho người yêu cầu dưới dạng bản giấy. Nếu điều này được cho phép bởi khả năng của máy móc được sử dụng trong công việc, nếu tất cả những người tham gia đồng ý, báo cáo có thể được gửi dưới dạng điện tử. Nó cũng được cho phép bởi luật hiện hành củaquốc gia.

Tuân thủ các quy tắc

129 luật liên bang có đề cập đến nghĩa vụ tuân thủ các điều khoản lưu trữ tài liệu kế toán chính. Đặc biệt, Điều 17 đề cập rằng bất kỳ pháp nhân nào phải lưu giữ các tài liệu đó mà không bị hỏng, bao gồm sổ đăng ký và báo cáo. Khoảng thời gian của khoảng thời gian được thiết lập bởi các quy tắc quản lý lưu trữ ở cấp tiểu bang. Thời hạn của khoảng thời gian này không được dưới 5 năm.

Một khoảng thời gian lưu trữ tài liệu chính đặc biệt được thiết lập cho tài liệu quy định chính sách kế toán và một số danh mục khác (chương trình sử dụng trên máy xử lý thông tin, sơ đồ hoạt động của tài khoản). Tất nhiên, thời hạn ở đây cũng là năm năm (trong một số trường hợp, thời hạn này có thể được quy định dài hơn), nhưng khoảng thời gian này bắt đầu được tính từ thời điểm tài liệu này được sử dụng lần cuối tại doanh nghiệp. Người đứng đầu pháp nhân là người, theo luật, chịu trách nhiệm lưu trữ tất cả các tài liệu bắt buộc theo đúng khoảng thời gian. Điều này có nghĩa là bất kỳ vị sếp nào có học thức và có trách nhiệm đều phải biết thời hạn lưu trữ các tài liệu chính trong bộ phận kế toán nếu muốn giữ tình hình trong công ty trong tầm kiểm soát của mình.

Như thực tế cho thấy, nhiều tổ chức thường xuyên tiến hành kiểm kê tài liệu chính thức và các quy định địa phương thành lập người chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, người mà cơ quan thanh tra thực sự tương tác khi giám sát việc tuân thủquy tắc lưu trữ.

Sáng tạo và lưu trữ: tất cả theo quy tắc

Dựa trên luật hiện hành, kế toán có thể tạo cả tài liệu chính và tài liệu tóm tắt không chỉ trên giấy mà còn ở dạng điện tử; đồng thời, nghĩa vụ tạo bản sao giấy được giao cho pháp nhân, và theo yêu cầu của người quan tâm, cơ quan giám định, công ty có nghĩa vụ gửi hồ sơ giấy đến địa chỉ trong thời gian sớm nhất. Việc biên dịch và lưu trữ phải được thực hiện theo hình thức được thiết lập bởi các ban hành quy định hiện hành.

Về khoảng thời gian lưu trữ chứng từ chủ yếu trong phòng kế toán, trình tự của quy trình này, cho biết danh mục tài liệu coi các loại giấy tờ quản lý điển hình được hình thành trong quá trình làm việc của bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng được thành lập vào năm 2010 trong một tài liệu được Bộ Tài chính và Cơ quan Lưu trữ Liên bang phê duyệt. Ngoài ra, cần phải tính đến các yêu cầu của Bộ luật thuế, trong đó quy định rằng mọi công dân của nước ta có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ kế toán trong bốn năm. Điều này áp dụng cho các giấy tờ liên quan đến kế toán chi tiêu, thu nhập và cũng xác nhận việc nộp thuế.

Hãy thông minh về những điều

Việc tổ chức đúng quy trình tuân thủ các điều khoản lưu trữ tài liệu kế toán chính bao gồm phương pháp tiếp cận chuyên nghiệp, sự tham gia của nhân viên chịu trách nhiệm lập hồ sơ kế toán, xử lý thông tin lưu trữ về bản thân việc tổ chức quy trình làm việc. Hiện tại hầu như không có chỗđào tạo chuyên ngành lưu trữ nên thường khó tìm được một chuyên viên thực sự chất lượng cao. Mặt khác, luật pháp tiến bộ yêu cầu phải tuân thủ các khoảng thời gian lưu giữ của các tài liệu kế toán chính, nếu không bạn có thể phải đối mặt với các khoản tiền phạt khó chịu. Lựa chọn tốt nhất để có một luồng tài liệu đủ phong phú là tạo một bộ phận chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu trong đội ngũ nhân viên của công ty và đảm bảo đào tạo thường xuyên nhân viên chịu trách nhiệm về tài liệu với các nguồn lực nội bộ. Điều này sẽ giữ cho những đổi mới được thiết lập trong luật được kiểm soát và tuân thủ tất cả các yêu cầu.

Một lựa chọn thay thế cũng cho phép bạn tính đến thời hạn lưu trữ của các tài liệu chính và tuân thủ nó trong các hoạt động công việc của bạn là hợp tác với một bên trung gian đảm nhận các nghĩa vụ bảo quản giấy tờ của khách hàng. Tuy nhiên, việc lựa chọn một công ty lưu trữ cho mình cũng không phải là một việc dễ dàng. Cần phải phân tích cẩn thận tất cả các lựa chọn có sẵn để ưu tiên cho một công ty đáng tin cậy và không lo lắng rằng nó có thể đóng cửa và tòa nhà bị cháy.

Tính năng lưu trữ một số loại tài liệu

Theo luật hiện hành, tài liệu chính cũng như sổ đăng ký, báo cáo và bảng cân đối kế toán phải được chuyển vào kho lưu trữ. Tất cả các loại tài liệu chính thức này, cho đến khi chúng được gửi đến kho lưu trữ, phải được lưu giữ trong cơ sở kế toán, trong khi pháp nhâncó nghĩa vụ cung cấp tất cả các điều kiện về an toàn của giấy tờ: tủ phải được đóng kín, phải tuân theo các an toàn về cháy nổ và an toàn khác. Bên trong doanh nghiệp, một người chịu trách nhiệm về sự an toàn của tài liệu được chỉ định bởi một tài liệu đặc biệt.

Nếu công ty sử dụng các hình thức báo cáo nghiêm ngặt, theo luật, các tài liệu này phải được giữ trong két an toàn hoặc tủ đặc biệt, một căn phòng đóng cửa và đảm bảo tính an toàn của tài liệu. Tài liệu chính của khoảng thời gian hiện tại, được xử lý thủ công, phải được thu thập theo thứ tự thời gian vào sổ đăng ký, sau đó sẽ được gửi đến kho lưu trữ để lưu trữ vĩnh viễn.

Còn gì để tìm?

Khi lưu trữ bảng sao kê ngân hàng, lệnh chuyển tiền và báo cáo tạm ứng, tất cả các tài liệu phải được lưu giữ theo thứ tự thời gian và được ràng buộc để lưu trữ có hệ thống chung. Một số loại tài liệu cụ thể (báo cáo ca làm việc, đơn đặt hàng) có thể được lưu trữ mà không cần ràng buộc, nhưng được lưu trữ trong các thư mục để không có gì bị mất hoặc sử dụng cho các mục đích không trung thực.

Việc đảm bảo an toàn cho tài liệu, cũng như việc gửi kịp thời vào kho lưu trữ, trước hết thuộc trách nhiệm của kế toán trưởng, mặc dù, nếu cần, các quy định của địa phương có thể quy định việc ủy quyền cho người khác. Việc phát hành các chứng từ chính, báo cáo, bảng cân đối kế toán chỉ có thể thực hiện được trong một số trường hợp nếu có lệnh chính thức của kế toán trưởng. Nhìn chung, các bộ phận cơ cấu không có quyền truy cập vào các tài liệu kế toán. Có thể thu giữ tài liệuchỉ khi có yêu cầu chuyên biệt từ các cơ quan điều tra, tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền phù hợp theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp này, cần phải đưa ra một nghị quyết chính thức được soạn thảo theo quy định của pháp luật. Khi rút tiền, cần phải lập một giao thức, một trong các bản sao của giao thức này được chuyển đến đại diện của tổ chức dựa trên chữ ký.

Khoảng thời gian lưu trữ cho các tài liệu chính được hiển thị trong bảng dưới đây.

Tính năng của quy trình làm việc

Thuật ngữ "luồng tài liệu" được áp dụng cho một tập hợp các yếu tố liên quan đến sự di chuyển của tài liệu từ thời điểm tài liệu được tạo ra đến khi chuyển đến cơ quan lưu trữ. Việc xây dựng lịch biểu là trách nhiệm của kế toán trưởng, mặc dù ở một số doanh nghiệp, việc này được giao cho chuyên viên quản lý chứng từ. Tuy nhiên, như thực tế cho thấy, điều đúng đắn nhất là việc đưa lịch trình như vậy vào chính sách kế toán của tổ chức, sau đó được phê duyệt theo lệnh ban hành đặc biệt do chính quan chức của công ty ký.

Với sự trợ giúp của lịch trình, bạn có thể hài hòa các quy trình tổ chức và đơn giản hóa nhiệm vụ lập kế hoạch trong doanh nghiệp. Lịch trình quy trình làm việc cho tài liệu chính là danh sách những người thực hiện, khoảng thời gian mà các giấy tờ phải được gửi đến bộ phận kế toán và khung thời gian mà kế toán xử lý chúng. Đảm bảo mô tả các kỳ báo cáo, bao gồm cả bảng cân đối kế toán. Thông thường, chính sách kế toán có quy định về thời hạn lưu trữ đối với tài liệu chính và khoảng thời gian này hoặctương đương với quy định của pháp luật, hoặc được đặt cao hơn nếu được yêu cầu bởi các chi tiết cụ thể về hoạt động của công ty. Khi báo cáo năm được nộp, tài liệu được lập theo quy định và chuyển vào kho lưu trữ. Đồng thời, cần tính đến việc trong tương lai có thể phải trích xuất dữ liệu hữu ích từ khối lượng được chuyển để lưu trữ. Đối với điều này, thông thường chia các trường hợp thành các thư mục, trong khi việc phân nhóm được giải thích bằng nội dung. Đảm bảo gán tiêu đề phù hợp cho từng thư mục.

Tính năng lưu trữ trường hợp

Tất cả tài liệu được tạo ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, như đã đề cập ở trên, được chia thành tài liệu dành cho lưu trữ tạm thời và vĩnh viễn. Khi chuyển giấy tờ vào kho lưu trữ phải bàn giao riêng từng loại, không để lẫn giấy tờ chính thức trong cùng một cặp. Trong trường hợp này, các bản sao phải được giữ riêng biệt với bản chính. Ngoài ra, trong các thư mục riêng biệt, bạn sẽ phải sắp xếp các tài liệu hiển thị báo cáo, kế hoạch cho năm và cho quý, cho tháng. Một tệp phải chứa một phần tài liệu.

Để nhóm một trường hợp, bạn có thể sử dụng các tài liệu được tạo trong một khoảng thời gian (quý, năm, tháng). Ngoại lệ là cái gọi là danh mục tạm thời - ví dụ, tệp cá nhân, việc đóng của chúng không được tính thời gian trùng với năm dương lịch. Nếu tệp chứa tài liệu được tạo trong nhiều tháng, cần phải tách mỗi tháng khỏi những tài liệu khác bằng một trang tính đặc biệt, cố định trên đó khoảng thời gian mà khối theo sau nó tài liệu. Trong trường hợp này, cho phép nhóm tối đa 250 tờ vào một hộp. Độ dày của thư mục có thể từ 4 cm trở xuống.

Còn gì để tìm?

Như có thể thấy từ các quy tắc lưu trữ, nếu tài liệu có phụ lục, thì những phụ lục đó (bất kể chúng được biên soạn chính xác vào thời điểm nào) phải được đính kèm với tài liệu đi kèm. Nhìn chung, trình tự lưu trữ tài liệu kế toán là rất quan trọng nên phải tuân thủ nghiêm ngặt. Theo quy định, báo cáo được đăng trước, sau đó là thuyết minh, sau đó là bảng cân đối kế toán, được bổ sung bởi các tài liệu đính kèm.

Khi tổ chức lưu trữ tài khoản cá nhân của nhân viên công ty, cần phân bổ một trường hợp riêng cho việc này, trong đó tài liệu được lập theo năm với trình tự thời gian chặt chẽ. Thư từ hàng năm được tạo thành các thư mục cho biết năm dương lịch và cũng được hệ thống hóa phù hợp với ngày tháng. Mỗi yêu cầu phải được theo sau bởi một phản hồi.

Một số tính năng

Thời hạn lưu giữ quy định trong Bộ luật thuế có thể khác với thời hạn được quy định trong luật điều chỉnh hoạt động kế toán. Khi nhận thấy sự khác biệt như vậy, trước hết, nên quan sát khoảng thời gian dài hơn - điều này sẽ cho phép, nếu cần, tham khảo tài liệu, sử dụng nó, ngay cả khi, theo một trong các quy tắc hiện hành, thời hạn đã hết hạn. Ngoài ra, các thanh tra viên sẽ không có gì để phàn nàn. Cũng cần nhớ một danh sách đặc biệt xuất bản năm 2000 cho biết thời hạn lưu trữmột số nhóm tài liệu cụ thể. Danh sách này thường xuyên được cập nhật, bổ sung nên kế toán trưởng doanh nghiệp và bộ phận quản lý chứng từ phải theo dõi để cập nhật thông tin.

Nếu điều khoản lưu trữ bị vi phạm, trách nhiệm về việc này thuộc về người đứng đầu công ty, mặc dù vấn đề an toàn trước hết thuộc trách nhiệm của kế toán trưởng. Nếu vi phạm trình tự, thời hạn lưu kho, công ty sẽ bị phạt. Đối với một quan chức, hình phạt thường từ hai đến ba nghìn rúp. Nhưng nếu tài liệu chính không được lưu giữ, họ có thể bị phạt từ năm nghìn rúp trở lên.