Quản lý văn bản điện tử giữa các tổ chức: nó hoạt động như thế nào?

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quản lý tài liệu điện tử (EDM) là một cách nhanh chóng để trao đổi thông tin dựa trên việc sử dụng các tài liệu điện tử có chữ ký ảo. Từ lâu, nó đã được công nhận ở các nước phát triển trên thế giới như một công cụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

Cốt

Quản lý tài liệu điện tử giữa các tổ chức là một tập hợp các quy trình tạo, xử lý, gửi, chuyển, nhận, lưu trữ, sử dụng và hủy tài liệu. Tất cả các quy trình này được thực hiện sau khi kiểm tra tính toàn vẹn và xác nhận việc nhận tài liệu.

Quy tắc thực hiện lưu chuyển chứng từ giữa các pháp nhân được thực hiện theo thỏa thuận của các bên. Việc trao đổi thông tin được thực hiện bằng các phương tiện viễn thông và các tài liệu được lưu trữ trên các phương tiện điện tử. Khoảng thời gian lưu trữ thông tin kế toán không được vượt quá thời hạn được quy định bởi pháp luật.

Tổ chứcgiữa họ có thể trao đổi các tài liệu chính thức và không chính thức với chữ ký của những người tham gia. Trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, đó có thể là: hóa đơn, thỏa thuận, hóa đơn, hợp đồng, thỏa thuận, đơn đặt hàng, thông báo, giấy ủy quyền, v.v. Thông tin có thể được truyền dưới dạng tệp văn bản, bảng và tệp đồ họa.

Mục đích của việc triển khai EDI

Điều kiện tiên quyết để ra đời EDI có thể là:

• giảm bớt công việc thường ngày;
• giảm thất thoát tài liệu;
• làm việc "minh bạch" với các tài liệu;
• nâng cao kỷ luật hiệu suất - cung cấp tài liệu đúng hạn, v.v.

Trong số các mục tiêu định lượng là:

• Giảm thời gian xử lý tài liệu xuống 10 lần.
• Cắt giảm một nửa chi phí văn phòng.

Quản lý tài liệu điện tử giữa các tổ chức: cách thức hoạt động

Theo quy định của pháp luật trong nước, việc quản lý văn bản điện tử giữa các tổ chức được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên. Để trao đổi dữ liệu, tất cả những người tham gia phải được kết nối với thiết bị của một nhà điều hành. Tiếp theo, người dùng cần gửi yêu cầu để được thêm vào danh sách các đối tác. Sau khi xác nhận yêu cầu, những người tham gia hệ thống có thể trao đổi dữ liệu.

Mô-đun EDI sẽ phải thực hiện các chức năng sau:

• Mời đối tác trao đổi dữ liệu.
• Tạo sổ địa chỉ.
• Tích hợp với phần mềm kế toán,ví dụ: 1С.
• Ký và mã hóa tài liệu.
• Structify thư từ.
• Theo dõi trạng thái email.

Quản lý tài liệu điện tử giữa các tổ chức được thực hiện với sự trợ giúp của các chứng chỉ. Kết nối với máy chủ và xác thực được thực hiện thông qua chứng thư số cá nhân. EDS được cấp cho mỗi người dùng của hệ thống, được lưu trữ trên một nhà cung cấp Token điện tử và được bảo vệ bằng mã PIN. Người dùng phải nhập thông tin đăng nhập, mật khẩu của mình vào tài khoản cá nhân. Chỉ sau đó anh ấy mới có quyền truy cập vào tài liệu của mình.

Bất kỳ nhân viên nào của tổ chức được kết nối với hệ thống đều có thể bắt đầu quá trình trao đổi. Trước khi gửi tài liệu cho bên đối tác, tài liệu đó phải được ký bằng chữ ký điện tử. Thao tác này được thực hiện bằng chương trình Cryptopro. Tài liệu được gửi qua EDI. Một nhân viên của đối tác nhận được thông báo về việc nhận được tài liệu mới. Nếu anh ta chấp nhận nó, thì anh ta cũng đặt một EDS. Nếu bạn cần thực hiện các thay đổi đối với tài liệu, thì một phiên bản điện tử mới sẽ được tạo. Sau khi hoàn thành chỉnh sửa, bạn cần lưu tất cả các thay đổi bằng EDS. Sau đó, tài liệu với sự thay đổi được gửi cho đối tác. Nếu cần, điều phối thông tin điện tử sẽ được thực hiện.

Nếu bạn cần thực hiện lại các thay đổi, thì toàn bộ quy trình sẽ được lặp lại một lần nữa. Nếu không có phàn nàn về phiên bản mới, thì tài liệu được tôn trọng. Mẫu cuối cùng được coi là được ký bởi hai chữ ký điện tử. Tất cả các phiên bản của tài liệu được lưu trữ trên máy chủ và có sẵn để xem. Ngay sau khi mẫu có trạng thái hợp lệ, hãy sửa đổitài liệu sẽ không hoạt động. Hợp đồng bị gián đoạn được gán trạng thái "Đã hủy". Đây là cách thức quản lý tài liệu điện tử được thực hiện giữa các tổ chức.

Thiết bị

Điều gì cần thiết cho việc quản lý tài liệu điện tử giữa các tổ chức? Đầu tiên, bạn cần chọn một nhà khai thác viễn thông và cài đặt phần mềm đặc biệt để trao đổi thông tin. Thứ hai, với mỗi đối tác mà tổ chức dự định tiến hành thư tín điện tử, cần phải ký kết một "Thỏa thuận về việc trao đổi các tài liệu điện tử".

Cũng cần cài đặt một máy chủ EDI, nơi tất cả các tài liệu sẽ được lưu trữ. Đây có thể là cả thiết bị khách hàng và lưu trữ "đám mây". Việc truy cập dữ liệu hệ thống từ bên ngoài được thực hiện thông qua một ứng dụng được cài đặt trên thiết bị của nhân viên trong tổ chức. Tương tác của máy tính với máy chủ được thực hiện thông qua giao thức HTTP với mã hóa bổ sung SSL 128. Việc truy cập vào tài liệu chỉ được thực hiện thông qua giao diện ứng dụng và sau khi xác thực.

Dự án EDF

Một dự án tự động hóa quy trình có thể mất từ vài tháng đến vài năm. Thuật ngữ này phụ thuộc trực tiếp vào số lượng quy trình cần được tự động hóa, nguồn lực và khả năng tài chính của tổ chức. Sơ đồ ngắn gọn để giới thiệu EDI như sau:

• Tạo nhóm làm việc.
• Hình thành mục tiêu, thời hạn và ngân sách dự án.
• Nghiên cứu các quy trình hiện có.
• Phát triển nhiệm vụ.
• ChọnHệ thống EDI.
• Ký thỏa thuận về việc thực hiện EDS.
• Phê duyệt quy chế làm việc.
• Điền thư mục hệ thống.
• Đào tạo nhân viên.
• Thử nghiệm sơ bộ.
• Phát hành đơn đặt hàng khi giới thiệu EDS.
• Tinh chỉnh phần mềm và quy trình vận hành.
• Khởi động một dự án thử nghiệm.
• Chuyển đổi toàn diện sang EDI.

Lỗi khi triển khai EDI

Trong quá trình tự động hóa tài liệu, cần đặc biệt chú ý đến các quy trình mà pháp luật yêu cầu phải có giấy. Bạn không thể sao chép tài liệu giấy dưới dạng điện tử. Điều này làm chậm đáng kể quy trình làm việc và gây ra thái độ tiêu cực đối với toàn bộ quá trình tự động hóa. Không ai trả thêm tiền cho việc làm gấp đôi.

Trong quá trình thực hiện, cần xây dựng quy trình làm việc với tài liệu, đào tạo nhân viên mới và chỉ sau đó mới tham gia thực hiện đầy đủ. Điều này chỉ có thể đạt được nếu lợi ích của việc sử dụng công nghệ mới được truyền đạt cho nhân viên.

Một sai lầm phổ biến khác là nghiên cứu yếu về các yêu cầu đối với EDMS. Nếu người dùng phải làm việc trong một hệ thống chưa được định cấu hình, thì quy trình EDI khác với quy trình được áp dụng trong tổ chức.

Quản lý tài liệu điện tử giữa các tổ chức: ưu và nhược điểm

Lợi ích:

• Giảm chi phí gửi tài liệu gốc qua đường bưu điện.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu. Tất cả đều được lưu trữ dưới dạng điện tử.
• Dễ sử dụng. Tài liệu được gửi từ một nơi làm việc. Tìm kiếm nhanh tài liệu được thực hiện theo trạng thái (đã gửi, đã nhận, đã chấp nhận, v.v.).
• Giao ngay. Tất cả thông tin đã gửi sẽ được chuyển đến người nhận trong vòng vài giây.
• Một tài liệu không thể bị mất cho đến khi hết thời gian lưu giữ của nó trong hệ thống.

Flaws:

• Để sử dụng thiết bị, bạn cần phải mua giấy phép, tốn rất nhiều tiền.
• Thông thường, dữ liệu chỉ có thể được trao đổi giữa các thành viên trong cùng hệ thống.
• Quản lý tài liệu điện tử giữa các tổ chức trong 1C hoặc sử dụng bất kỳ phần mềm nào khác với sơ đồ đã sử dụng trước đây. Với sự ra đời của thuật toán mới, tất cả nhân viên sẽ có câu hỏi về việc tiến hành công việc.
• Thiết bị kỹ thuật. Trước khi giới thiệu EDI, tổ chức cần mua thiết bị và đào tạo nhân viên để quản lý hệ thống mới.
• EDI được thực hiện bằng EDS, hiệu lực của nó là 1 năm. Chứng chỉ cần được theo dõi và cập nhật kịp thời. Cũng cần kiểm soát thời hạn hiệu lực của chứng chỉ đối tác để tránh các vấn đề về thuế.

Quy định pháp luật

Quy định nào điều chỉnh việc quản lý văn bản điện tử giữa các tổ chức? Pháp luật của Liên bang Nga bao gồm Luật Liên bang số 63 "Về Chữ ký Điện tử", các quy tắc nộp tài liệu cho Cơ quan Thuế Liên bang được quy định theo lệnh của Bộ Tài chính số MMV-7-2 / 168. EDOgiữa các tổ chức được thực hiện trên cơ sở đặt hàng của Bộ Tài chính số 50n. Các quy tắc trao đổi tài liệu kế toán chính dưới dạng điện tử được quy định theo lệnh của Cục Thuế Liên bang số ММВ-7-6 / 36 @. Tất cả các nhà khai thác EDI trong quá trình hoạt động của họ phải được hướng dẫn theo lệnh của Cục Thuế Liên bang số ММВ-7-6 / 253 @.

SBIS

Quản lý văn bản điện tử giữa các tổ chức SBIS mang lại cho khách hàng những lợi ích sau:

• Bạn có thể gửi tài liệu đến bất kỳ tổ chức nào đã đăng ký trên lãnh thổ Liên bang Nga. Nếu đối tác không phải là thành viên của hệ thống SBIS, thì nhân viên của công ty sẽ chỉ cần liên hệ với đại diện của tổ chức và gửi lời mời tham gia vào hệ thống đến e-mail của họ. Ngay sau khi yêu cầu được xác nhận, việc trao đổi thông tin giữa các thành viên sẽ được thực hiện không qua trung gian.
• Bạn không cần cài đặt phần mềm trên máy tính. Chỉ cần có phiên bản cập nhật của trình duyệt và truy cập Internet là đủ.
• Bạn không cần một chương trình đặc biệt để làm việc với dữ liệu. Nếu báo cáo được chuẩn bị ban đầu bằng phần mềm của bên thứ ba, chẳng hạn như 1C, thì bạn có thể thiết lập tích hợp dữ liệu với hệ thống VLIS.
• Mẫu tài liệu điển hình chưa được cài đặt. Bạn có thể gửi văn bản, bảng tính, hình ảnh, v.v.

SKB "Kontur"

Một trong những nhà phát triển phần mềm đầu tiên ở Nga cũng cung cấp thiết bị để quản lý tài liệu điện tử giữa các tổ chức. "Kontur" đã phát triển hệ thống Diadoc, với sự trợ giúp của việc trao đổi các tài liệu điện tử được thực hiện. Một tính năng của hệ thống là có thể truy cập vào dữ liệu khi ở nước ngoài. Công ty đã phát triển biểu giá chuyển vùng đặc biệt cho mục đích này. Nếu muốn, bạn có thể truy cập dữ liệu qua API.

Bạn cần gì?

Để kết nối EDI, một tổ chức cần mua:

• phần mềm được cấp phép;
• máy chủ;
• tiến hành nâng cấp thiết bị;
• đào tạo nhân viên;
• thiết lập và tích hợp EDMS để hoạt động với các ứng dụng nội bộ.

Cần phải đầu tư như vậy để kết nối quản lý tài liệu điện tử giữa tổ chức? Bao gồm chi phí tham vấn hỗ trợ kỹ thuật, EDMS và cập nhật phần mềm là giai đoạn đầu tư thứ hai. Các chi phí này sẽ phải trả hàng tháng.

Kết

Quy trình làm việc trên giấy đang được thay thế bằng điện tử. Nó không chỉ làm giảm chi phí quy trình của tổ chức mà còn làm tăng hiệu quả của doanh nghiệp nói chung. Để EDI hoạt động thành công, cần phải hình thành rõ ràng các mục tiêu triển khai hệ thống và cấu hình thiết bị phù hợp.