Tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ là Phương pháp, bước và sai lầm

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh là một chủ đề khá phổ biến. Hiếm ai có thể áp dụng nó một cách chính xác ngay lần đầu tiên, bởi vì những người mới bắt đầu mắc sai lầm mà cuối cùng được phản ánh trong thực tế. Để tránh chúng, hãy đọc bài viết của chúng tôi. Hãy bắt đầu chương trình giáo dục với một định nghĩa.

Khái niệm

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh là hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Có nhiều phương pháp tối ưu hóa, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng.

Chúng tôi sẽ xem xét chúng bên dưới, nhưng trước tiên chúng tôi sẽ tìm hiểu xem liệu tối ưu hóa có thực sự cần thiết hay không.

Có nhu cầu không?

Chúng tôi đã nói rằng tối ưu hóa quy trình kinh doanh là một tập hợp các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Và nó thực sự là.

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng dựa trên các quy trình kinh doanh nhất định, được thực hiện bởi các nhân viên của tổ chức. Chúng bao gồm quy trình bán hàng, sản xuất và quản lý, mua sắm, công việc văn phòng, v.v. Ngay sau khi doanh nghiệp bắt đầu tự động hóa các quy trình hiện có, nócông việc trở nên hiệu quả hơn nhiều.

Các tổ chức lớn hoạt động trên hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn nhất định (ISO 9001), điều này thể hiện văn hóa kinh doanh cao. Hệ thống được xây dựng theo cách để tổ chức nhiều quy trình nhất có thể, đồng thời làm nổi bật và lên lịch cho chúng.

Vì việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh là một phức hợp của một số biện pháp nhất định, nên về lý thuyết, một chuyên gia nên thực hiện việc này. Ở các công ty lớn là như vậy. Nhưng bất kể quy trình được xây dựng như thế nào, nó cần được tổ chức lại theo định kỳ, vì điều kiện làm việc thay đổi, các vị trí tuyển dụng và quy trình mới xuất hiện. Nếu tối ưu hóa không được thực hiện, thì xung đột phát sinh ngăn cản hoạt động bình thường của các bộ phận trong tổ chức. Và điều này, như bạn hiểu, cuối cùng được phản ánh trong lợi nhuận.

Để hiểu liệu quy trình kinh doanh của công ty có cần được tối ưu hóa hay không, bạn cần kiểm tra các vấn đề. Dưới đây là danh sách và nếu ít nhất một mục được phản ánh trong các hoạt động của tổ chức, bạn nên nghĩ đến việc tối ưu hóa.

Tối ưu hóa sẽ giúp

Vì vậy, theo thời gian, các vấn đề có thể phát sinh trong bất kỳ tổ chức nào. Chúng là một bài kiểm tra quỳ nhờ đó dễ dàng xác định sự cần thiết phải tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của công ty. Có thể có những vấn đề gì?

1. Trách nhiệm công việc là lặp đi lặp lại. Nếu không chỉ nhân viên bị buộc phải làm điều tương tự mà còn toàn bộ các bộ phận, thì điều này chắc chắn cho thấy sự cần thiết phải tổ chức lại. Điều này không thể kéo dài mãi mãi, có nghĩa là kết quả sẽ là hỗn loạn, các khoản bơm tài chính không cần thiết vàcạnh tranh phi lý giữa nhân viên và các bộ phận.
2. Lãnh đạo chỉ có thể quản lý. Những ông chủ này hầu hết là vô dụng, bởi vì họ không biết gì về tiếp thị, kinh tế và quản lý.
3. Công ty không có hệ thống nâng cao tay nghề của nhân viên. Đây là một thiếu sót nghiêm trọng đẩy doanh nghiệp đi lùi. Rốt cuộc, nếu một nhân viên không nhận được kiến thức mới, thì anh ta sẽ không tìm cách thay đổi bất cứ điều gì và đang đánh dấu thời gian.
4. Hoàn hảo là kẻ thù của tốt. Mọi người làm việc ở một chế độ và đột nhiên quyết định tăng mức độ hoạt động. Để làm được điều này, họ giới thiệu một hệ thống CNTT để quản lý nhân viên, bán hàng hoặc tài chính. Nghe thì có vẻ tốt, nhưng nhân viên thường làm điều này mà không quan tâm đến các quy trình hiện tại của tổ chức hoặc chỉ đơn giản là sao chép của người khác. Kết quả là, những khoản tiền khổng lồ đã được chi ra mà không có lý do rõ ràng và không đạt được hiệu quả kinh tế.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh giúp đạt được điều gì trong tổ chức?

1. Cải thiện trải nghiệm khách hàng.
2. Giảm thời gian và chi phí vận hành.
3. Cho phép bạn đạt được những mục tiêu mới.
4. Tăng khả năng quản lý của công ty.

Tất cả các mục này ảnh hưởng đến giá thành cuối cùng của sản phẩm hoặc dịch vụ theo hướng giảm của nó. Ngoài ra, một công ty được tối ưu hóa sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng mới, có nghĩa là lợi nhuận sẽ trở nên cao hơn và khả năng cạnh tranh tăng lên.

Mọi việc sử dụng tài liệu chỉ được phép nếu có siêu liên kết.

Điều quan trọng cần hiểu là tất cả các quy trình kinh doanh đều được kết nối với nhau. Đó là, việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trongtổ chức sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp theo cách này hay cách khác. Để làm cho nó ít bị chú ý hơn, ban lãnh đạo của công ty bắt đầu tối ưu hóa các quy trình nhỏ trước mà không tốn quá nhiều thời gian và tiền bạc. Dần dần, mô hình hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh được chuyển giao cho các bộ phận khác.

Nỗ lực thay đổi mọi thứ ngay lập tức thường kết thúc rất đáng buồn, và trong tương lai, mong muốn thay đổi điều gì đó trong công việc của công ty sẽ bị đáp ứng tiêu cực.

Bắt đầu từ đâu?

Mô hình hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh bắt đầu với thực tế là các phương pháp làm việc cũ trở nên lỗi thời. Tối ưu hóa là cần thiết cho mọi công ty, ngoại trừ các tập đoàn nhà nước. Doanh nghiệp áp dụng các cách làm việc mới và triển khai chúng vào các quy trình của mình càng nhanh thì doanh nghiệp đó càng thành công.

Những công ty không ngừng phát triển có cả một bộ phận tham gia vào việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ hoặc các tổ chức lớn. Rốt cuộc, chỉ có nguồn tài chính hào phóng cho các công nghệ hiện đại mới là chìa khóa để kinh doanh thành công.

Tiêu chí đánh giá

Để tối ưu hóa đúng cách, bạn cần ưu tiên. Sau này được lựa chọn theo các tiêu chí nhất định. Chúng được liệt kê bên dưới:

1. Tầm quan trọng của quy trình. Trước khi tối ưu hóa công việc, cần xác định các quy trình chính, việc cải tiến sẽ dẫn đến kết quả cao. Để xác định một quá trình như vậy, đủ để biết nó đóng vai trò gì trong tất cả các hoạt động của tổ chức. Ngoài ra còn có một nhược điểm: nếu quy trình đã ở phía trước và hiệu quảhoạt động, sau đó tối ưu hóa sẽ vô dụng. Tất nhiên, bạn có thể cố gắng cải thiện quy trình, nhưng điều này sẽ gây lãng phí tiền vốn có ích cho người khác. Tốt hơn là dành thời gian và tiền bạc cho các quy trình kinh doanh có vấn đề.
2. Vấn đề của quy trình. Nghe có vẻ quen thuộc, nhưng nó có nghĩa là gì? Trong bối cảnh này, sự khác biệt giữa kết quả thu được và các hành động mong muốn được ngụ ý. Đó là, nếu một số quy trình không hoạt động như bình thường, thì đây là lý do rõ ràng để tối ưu hóa.
3. Khả năng thực hiện các thay đổi quy trình. Việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp nhỏ hay một doanh nghiệp lớn đều bắt đầu với thực tế là phương án đơn giản nhất được chọn để bắt đầu quy trình. Ví dụ, họ chọn chính xác một trong những yêu cầu ít nhất có thể về kinh phí để cải tiến, thời gian cá nhân và nguồn lao động. Cũng cần chú ý đến những yếu tố tiêu cực chắc chắn sẽ xuất hiện và lưu ý đến chúng.

Vì vậy, hóa ra bạn cần phải tính đến tất cả các tiêu chí và yếu tố để tổ chức lại thành công. Theo quy định, các quy trình lớn nhất phải được tối ưu hóa, vì doanh nghiệp phải hoạt động với chi phí của chúng.

Nguyên tắc

Phương pháp tối ưu hóa quy trình kinh doanh là khác nhau, nhưng trước khi chọn một phương pháp, bạn cần biết các nguyên tắc cải tiến. Nếu không làm theo chúng, bạn sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn. Hãy xem xét các nguyên tắc bên dưới:

1. Kem nền. Trước khi bắt đầu tối ưu hóa các quy trình, bạn cần hiểu quy trình nào chịu trách nhiệm về những gì. Đó là, trước hết, bạn cần hiểu cấu trúc của doanh nghiệp và chỉ sau đó thực hiện tối ưu hóa. Nếu điều này không được thực hiện, thìnó không rõ ràng những gì cần phải được tổ chức lại, có nghĩa là sẽ không có hiệu lực.
2. Đầu tiên bạn cần sửa lỗi. Trước khi tổ chức lại doanh nghiệp, cần loại bỏ những lỗi nhỏ cản trở việc tối ưu hóa.
3. Quyết định mơ hồ. Đây là tên của tình huống khi việc tối ưu hóa quy trình này ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình khác. Vì lý do này, trước khi cải thiện bất kỳ quy trình nào, cần phải tính toán tất cả các mặt tích cực và tiêu cực và chỉ sau đó đưa ra quyết định đúng đắn.
4. Từ chối thay đổi. Thông thường các nhân viên của tổ chức không nhiệt tình với sự thay đổi, có nghĩa là họ chống lại bằng tất cả sức lực của mình. Hơn nữa, sự phản kháng có thể vô thức hoặc thể hiện.

Mức độ tối ưu hóa

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh trong lĩnh vực hậu cần hoặc các lĩnh vực khác được chia thành nhiều cấp độ, mỗi cấp độ ảnh hưởng đến kết quả theo cách riêng của nó. Ví dụ, các quy trình hành chính và quản lý có trách nhiệm đưa ra các quyết định và hành động đúng đắn của đội ngũ quản lý. Nhờ họ, thông tin được thu thập về quy trình làm việc của tổ chức liên quan đến quy trình kinh doanh chính.

Hiệu quả của việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh có thể khác nhau, nhưng trong mọi trường hợp, nó sẽ dẫn đến giảm chi phí tài chính. Mức độ mà một công ty lựa chọn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Ví dụ: nếu ban lãnh đạo muốn tiết kiệm tiền, thì sự lựa chọn sẽ rơi vào một cấp độ và khi mục tiêu là đạt được kết quả chiến lược, sự lựa chọn sẽ thuộc về cấp độ khác.

Xem xét tất cả các cấp độ tự động hóa và tối ưu hóa kinh doanhquy trình:

1. Cấp độ đầu tiên. Giai đoạn này gắn liền với chi phí tài chính. Mỗi bộ phận của doanh nghiệp tạo ra các khoản chi cho nhu cầu riêng của mình. Nhưng mức này có thể gọi là nhanh nhất nếu mục tiêu là giảm chi phí. Điều này là do mức độ không ảnh hưởng đến lợi ích của các bộ phận khác của công ty, có nghĩa là không cần phê duyệt bổ sung. Sự bất lợi của mức độ được coi là một khoản tiết kiệm nhỏ. Theo quy định, nó không vượt quá 20%. Cần hiểu rằng không phải tất cả các khoản chi đều do một bộ phận, một số phát sinh trong quá trình thực thi nhiệm vụ. Ví dụ: một bộ phận yêu cầu thông tin về số liệu phân tích của tổ chức cho bộ phận khác, trong tình huống này, nhà thầu sẽ chịu mọi chi phí.
2. Cấp thứ hai. Ví dụ về tối ưu hóa quy trình kinh doanh ở cấp độ thứ hai đảm bảo giảm chi phí cho một quy trình chung giữa khách hàng và nhà thầu. Mức độ ngụ ý hoạt động của cả hai bên, làm việc một phía đơn giản là không thể chấp nhận được. Việc giảm chi phí chỉ xảy ra khi tất cả những người tham gia tối ưu hóa đã thảo luận và đi đến thống nhất về cách thức các quy trình và sự hợp tác sẽ diễn ra. Mức thứ hai tiết kiệm hơn 20%, có thể được sử dụng để tối ưu hóa các chức năng khác nhau của doanh nghiệp. Điều kiện chính là tất cả các chức năng phải có cùng một kết quả và nhằm đạt được kết quả.
3. Cấp thứ ba. Cách tiếp cận này để tối ưu hóa quy trình kinh doanh giúp tiết kiệm tới 30%. Đúng, có những khó khăn nhất định: để làm việc với các chi phí, bạn cần phải hiểu toàn bộ hệ thống kinh doanhcác quy trình của tổ chức. Điều này là do việc tối ưu hóa cấp độ này cung cấp cho một số lượng lớn các hoạt động.

Phương pháp tối ưu hóa

Quy trình kinh doanh trong mỗi tổ chức tiến hành theo cách riêng của họ, nhưng điều này không ngăn cản các chuyên gia nêu bật các phương pháp tối ưu hóa chính. Hãy xem xét chúng chi tiết hơn:

1. Phân tích SWOT. Thực chất của phương pháp là nghiên cứu điểm mạnh và điểm yếu của quá trình kinh doanh. Đây là tên của phương pháp hoạch định chiến lược, dùng để đánh giá các hiện tượng và nhân tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp hoặc dự án kinh doanh. Có một số tham số cụ thể cho phương pháp: điểm mạnh, cơ hội, điểm yếu, mối đe dọa. Mục tiêu của việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh bằng phương pháp này là tìm và sửa các lỗ hổng bảo mật, cũng như giảm thiểu rủi ro và các mối đe dọa có thể xảy ra.
2. Nguyên nhân - hậu quả. Phương pháp này được đặc trưng bởi biểu đồ Ishikawa, hay sơ đồ nguyên nhân và kết quả. Đây là một trong bảy công cụ nổi tiếng nhất để đánh giá, kiểm soát, đo lường và cải tiến chất lượng của quá trình sản xuất. Phương pháp này cho phép bạn tìm ra mối quan hệ giữa các tham số, giúp thực hiện các nghiên cứu chính xác về quy trình kinh doanh được yêu cầu. Sơ đồ giúp xác định các yếu tố chính ảnh hưởng đến quá trình sản xuất dễ dàng hơn nhiều.
3. Điểm chuẩn. Một phương pháp đánh giá lợi thế và phân tích lợi thế của đối thủ cạnh tranh và đối tác để xác định các yếu tố sản xuất hiệu quả nhất. Đo điểm chuẩn có điểm chung với gián điệp công nghiệp, nhưng không hoàn toàn. Để thực hiện phương pháp này, chỉ cần quan sát bề ngoài và không giới thiệuđối thủ cạnh tranh.
4. Tối ưu hóa và phân tích quy trình kinh doanh dựa trên các chỉ số. Nguyên tắc thiết lập các mục tiêu của quá trình kinh doanh được sử dụng, sau khi đạt được mục tiêu hoặc tăng lên hoặc nếu không thể tiếp cận được thì các phương pháp thực hiện nó sẽ được phân tích. Công nghệ để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh mà trước hết, hiệu suất được phân tích.
5. Động não. Phương pháp này là một cuộc thảo luận tích cực về các nhiệm vụ, đưa ra các lựa chọn khác nhau. Trong tất cả các đề xuất, kết quả là đề xuất thành công nhất được chọn.
6. 6 Sigma. Bằng cách giảm số lượng lỗi sản xuất, chỉ số năng suất sẽ tăng lên.
7. Thay đổi và tính toán sự phân mảnh của các quy trình. Phương pháp này nằm ở chỗ các thành phần của quy trình kinh doanh được tăng hoặc giảm.
8. Phân tích logic kinh doanh. Mục tiêu là loại bỏ các thủ tục kém hiệu quả, liên kết các hoạt động song song, chia sẻ trách nhiệm về các quy trình và chia sẻ quyền ra quyết định, nắm bắt thông tin tại nguồn và xử lý thông tin đó trong các hoạt động thực tế của công ty.
9. Phân tích chi phí theo chức năng. Phương pháp này nhằm đạt được chức năng cao nhất của đối tượng với chi phí tối thiểu cho cả người mua và người bán.
10. Mô phỏng quy trình kinh doanh. Việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hậu cần cho phép bạn đại diện cho hành động của con người và việc sử dụng công nghệ bằng mô hình máy tính. Trong quá trình mô phỏng, bốn giai đoạn phải được quan sát: xây dựng mô hình, chạy mô hình, phân tích kết quảcác chỉ số hoạt động, đánh giá các kịch bản có thể xảy ra khác. Phương pháp này chỉ hiệu quả nếu các giá trị thực tế và chính xác được sử dụng để xây dựng mô hình.
11. Phân tích và tính toán mức độ phức tạp và thời gian của quy trình. Phương pháp này cho phép bạn tính toán số lượng công nhân cần thiết và tải trọng mà họ phải tiếp xúc.
12. Phân tích ma trận phân bổ trách nhiệm. Đây là một bảng trực quan chức năng phân phối tổ chức thành các liên kết, đơn vị, v.v. nghĩa là, phương pháp này cho phép bạn chỉ định nhiệm vụ cho các đơn vị cấu trúc.

Các bước tối ưu hóa

Công việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh được chia thành năm giai đoạn. Hãy nói thêm về từng người trong số họ:

1. Mô tả các quy trình của tổ chức. Phân tích và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Không xác định chức năng của từng bộ phận và nhân viên thì không thể bắt đầu tối ưu hóa hiệu quả. Có vẻ như bước này được coi là đương nhiên, nhưng trên thực tế, hầu hết các công ty đều quên mất nó, và đây là một sai lầm lớn. Tốt hơn là nên bắt đầu học các quy trình thông qua chuỗi giá trị. Có những công ty cung cấp tài nguyên hoặc sản phẩm cho tổ chức của bạn hoặc thực hiện các chức năng bổ sung mà khách hàng của bạn cần. Hiểu được giá trị gia tăng của sản phẩm cuối cùng được hình thành ở giai đoạn nào và như thế nào. Việc sử dụng một chiến lược như vậy cho phép bạn nhanh chóng tính toán các điểm ra và vào công ty. Như vậy, bạn sẽ có thể nghiên cứu toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp, giải thích cho nhân viên đang làm gì,để tách các quy trình làm việc cần ưu tiên tối ưu hóa, để quyết định các cách cải thiện chất lượng của một dịch vụ hoặc sản phẩm. Trong quá trình nghiên cứu, bạn sẽ hiểu rằng ngoài những quy trình chính, còn có những quy trình hỗ trợ. Theo quy định, chúng không cần được cung cấp tài chính, vì chúng tạo thành cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp và giúp hoạt động liên tục của các quy trình chính. Ngoài ra còn có các quy trình phát triển chịu trách nhiệm về lợi nhuận trong tương lai.
2. Bổ nhiệm người có trách nhiệm. Hệ thống tối ưu hóa quy trình kinh doanh được xây dựng theo cách mà nó không thể hoạt động nếu không có sự kiểm soát. Do đó, một người chịu trách nhiệm thực hiện nó được chỉ định. Hơn nữa, một người nên thực hiện quản lý chung, trong khi những người khác nên kiểm soát từng giai đoạn. Người quản lý không những phải có tính bắt buộc mà còn phải có khả năng điều phối công việc của cấp dưới. Những nhà lãnh đạo như vậy có thể được so sánh như một viên pin vĩnh cửu, bởi vì họ phải liên tục làm việc và tối ưu hóa sản xuất. Vì lý do này, trách nhiệm công việc cần được nêu rõ ràng, như vậy là đủ để quy định các nhiệm vụ trong quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
3. Thực hiện tối ưu hóa. Vì vậy chúng ta đi đến việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với cô ấy, chỉ có giai đoạn thứ ba được dành riêng, bởi vì trước tiên bạn cần phải chuẩn bị. Đừng nghĩ rằng mọi tổ chức đều có trật tự hoàn hảo. Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, bạn có thể tìm thấy hàng tá vấn đề. Và sau khi phát hiện ra, bạn cần phải hành động theo đúng kế hoạch. Đầu tiên bạn cần đánh giá tất cả các quy trình của công ty, cũng như loại bỏ sự lặp lại của trách nhiệm công việc. bước tiếp theosẽ là tính toán thời gian cho từng quy trình kinh doanh, phân tích so sánh với các chỉ tiêu trung bình, điều chỉnh các chỉ tiêu thực. Tiếp theo, bạn cần tổ chức phân tích hoạt động của các nguồn lực sản xuất. Bạn cần phải theo dõi sự chuyển động của các giá trị và thông tin trong công ty và loại bỏ những khu vực có sự mất mát của cả hai. Bước cuối cùng sẽ là phân tích hiệu quả sử dụng tài nguyên trong từng quy trình.
4. Tự động hóa các quy trình chính của doanh nghiệp. Không có gì ngạc nhiên khi bước này được viết trong đoạn thứ tư, bởi vì trước khi tiếp tục, bạn cần phải hiểu rõ ràng quá trình tối ưu hóa sẽ diễn ra như thế nào. Nếu có sự nhầm lẫn hoàn toàn tại doanh nghiệp, thì dù bạn có tối ưu hóa quy trình như thế nào đi chăng nữa, thì điều này cũng sẽ không có ý nghĩa gì. Điều duy nhất có thể đạt được là chi phí tài chính lớn và mất thời gian.
5. Đánh giá kết quả. Việc tối ưu hóa quản lý quy trình kinh doanh đã được khắc phục, cũng như việc tổ chức lại chính nó. Đã đến lúc nhận hàng. Nếu hoạt động được thực hiện một cách chính xác, kết quả sẽ là loại bỏ các vị trí và nhiệm vụ lặp đi lặp lại của người lao động, giám sát việc thực hiện công việc của người lao động, giảm số lượng lỗi và giảm ảnh hưởng của yếu tố con người trong sản xuất, giới thiệu một hệ thống các yếu tố hiệu quả thúc đẩy nhân viên, nền tảng kiến thức được hình thành về các quy trình của tổ chức, giảm các vi phạm trong sản xuất do thiếu nhân sự hoặc thiếu nguồn lực, tìm kiếm các nguồn tài chính không liên quan đến lưu thông và thanh lý chúng, giảm thiểu việc mua các sản phẩm không cần thiết.

Những lỗi thường gặp

Tớitối ưu hóa đã mang lại kết quả, chúng ta phải cố gắng không mắc phải những sai lầm mà các doanh nhân khác mắc phải. Đây là một số trong số chúng.

Sai lầm đầu tiên là phát biểu sai vấn đề. Nếu người quản lý không biết chính xác những gì cần phải làm để cải thiện công việc của doanh nghiệp, thì anh ta sẽ không thành công. Bước đầu tiên là hiểu kết quả bạn mong đợi từ việc tối ưu hóa. Ví dụ, sẽ vô ích nếu vẽ ra các đặc điểm của bộ phận kế toán nếu tổ chức không có thu nhập trực tiếp. Lợi nhuận thiếu là việc của phòng kinh doanh chứ không phải của kế toán. Có nghĩa là, trong tình huống này, cần phải thay đổi công việc của bộ phận cụ thể này, và tiền thưởng sẽ là sự thay đổi công việc của các dịch vụ khác. Tóm lại, cần bắt đầu tối ưu hóa bằng mô tả về các quy trình của doanh nghiệp, chúng tôi đã nói về điều này ở trên.

Sai lầm thứ hai là sự không cân xứng giữa nỗ lực và nhiệm vụ. Thường thì bạn có thể thấy mô tả các quy trình hoàn toàn không liên quan đến mục tiêu chính của doanh nghiệp. Một ví dụ phóng đại nhưng phản ánh rõ thực chất là sự giao tiếp giữa thủ trưởng và bí thư để gọi cấp phó. Rõ ràng là quá trình này không có ý nghĩa và nó không mang bất kỳ giá trị nào. Hóa ra tổ chức đang lãng phí tiền bạc cho quá trình này.

Sai lầm thứ ba là lựa chọn sai phương tiện mô tả. Để mô tả đặc điểm của các quá trình, các phương tiện khác nhau được sử dụng, bao gồm các chương trình có dung lượng khác nhau. Chi phí của các chương trình như vậy khá cao, bắt đầu từ $ 100 và không có giới hạn trên. Rõ ràng là dung lượng của chương trình phải tương ứng với quy mô của công ty. Hóa ra nó vô dụngmột công ty nhỏ để có được một chương trình quy mô lớn. Công cụ phải được lựa chọn theo các nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp mà ban lãnh đạo đang cố gắng giải quyết thông qua tối ưu hóa. Nhưng không nên nghĩ rằng phần mềm là công cụ chính. Đây chỉ là một công cụ phụ trợ. Việc tối ưu hóa bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi cách tổ chức phù hợp.

Bổ túc Văn

Ngoài thông tin trên Internet, lãnh đạo công ty cũng nên đọc những cuốn sách sẽ giúp ích cho quá trình phức tạp này. Đây là một số cuốn sách:

1. “Quy trình nghiệp vụ. Mô hình hóa, thực hiện, quản lý”của Vladimir Repin. Nếu bạn quyết định thay đổi quy trình kinh doanh và thử một cách tiếp cận mới, thì cuốn sách này là dành cho bạn. Điều này không có nghĩa là nó dễ đọc, nhưng tuy nhiên, rất nhiều thông tin quan trọng được ẩn trong đó. Mỗi chương sẽ phải hiểu và làm việc thông qua. Ấn phẩm bao gồm rất nhiều bản vẽ, bảng biểu và sơ đồ giúp tiết lộ quá trình này. Cũng cần lưu ý rằng không có từ nào về điều này trong các nguồn mở khác.
2. “Một cách tiếp cận có hệ thống để cải tiến liên tục. Lý thuyết ràng buộc Goldratt của William Detmer. Tất cả các cuốn sách của tác giả đang được quét khỏi kệ như tôm tươi. Và tất cả vì nó giúp giải quyết nhiều vấn đề, chẳng hạn như mâu thuẫn giữa thời gian của dịch vụ và chất lượng, giữa chi phí tài chính và giá cả. Trước đây, không thể tìm thấy thông tin đầy đủ từ tác giả, nhưng bây giờ một cuốn sách đã được phát hành tiết lộ tất cả bí mật.
3. “Quản lý quy trình nghiệp vụ. Hướng dẫn thực hànhvề việc thực hiện thành công các dự án”của Johan Nelis, John Jeston. Cuốn sách nói về các nguyên tắc cơ bản của quản lý quy trình kinh doanh, những lợi ích và đặc điểm tích cực của chúng. Ấn phẩm cũng có nhiều ví dụ về cách quản lý. Cuốn sách thích hợp làm tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp triển khai các dự án quản lý quy trình. Điều này là do tài liệu được mô tả nói về các công cụ có thể được áp dụng trong thực tế và cũng giúp triển khai hiệu quả các dự án kinh doanh.
4. "Mục tiêu. Một quá trình cải tiến không ngừng của Eliyahu Goldratt. Ấn phẩm giải thích rằng một người nhìn thấy một số loại vấn đề trong một dự án kinh doanh có nghĩa vụ xây dựng mối quan hệ nhân quả giữa kết quả và quy trình. Cá nhân cần hiểu các nguyên tắc cơ bản để đạt được hiệu quả quy trình làm việc của tổ chức.
5. Phần mềm Tinh gọn: Từ Ý tưởng đến Lợi nhuận của Tom và Mary Poppendyck. Ban Giám đốc sẽ hỗ trợ trong các tình huống cần thiết để hình thành các quy trình hiệu quả nhất. Các nhà quản lý hàng đầu nên đọc cuốn sách này, cũng như các nhà quản lý, nhà phát triển của công ty. Tức là, thông tin sẽ hữu ích một cách chính xác cho những người tham gia vào phần mềm.

Kết

Như bạn thấy, để tối ưu hóa đúng cách, bạn cần phải biết nhiều và hiểu nhiều. Việc tổ chức lại sẽ không hữu ích nếu người quản lý không hiểu những gì anh ta đang làm việc. Thường thì có nhiều ông chủ như vậy, đó là lý do dẫn đến sự sụp đổ của nhiều công ty.

Ngay cả khi bản thân người sáng lập không hiểu rõ vấn đề, nhiệm vụ của anh ta là tìm ra những nhân viên có năng lựcsẽ làm việc không phải vì tư lợi mà vì họ hết lòng vì công việc. Chỉ còn lại rất ít những người lao động quên mình như vậy, điều đó có nghĩa là nếu bạn may mắn tìm thấy họ, thì hãy cố gắng đừng buông tay. Chính năng lực của nhân viên sẽ quyết định mức độ phát triển của tổ chức. Ngay cả nhà lãnh đạo tài năng nhất cũng sẽ không thể một mình thành lập công ty, và do đó không nên bỏ qua tính chuyên nghiệp của nhân viên. Sau cùng, đó là về tiền bạc và thời gian của bạn.