Kế hoạch quản lý dự án: mô tả, biên soạn, phân tích

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Kế hoạch quản lý dự án là gì có thể được hiểu bằng cách hiểu thuật ngữ Quản lý dự án. Nó đồng thời là một nghệ thuật và một khoa học, được hình thành trong nền kinh tế thị trường định hướng tiêu dùng. Nó là sự xây dựng có cấu trúc của một kế hoạch làm việc với việc chỉ định các mục tiêu trung gian cho những ngày nhất định. Là một phần của quá trình thực hiện, một dự án có trách nhiệm được chỉ định, người sẽ thực hiện công việc và các cơ quan quản lý sẽ giám sát việc tuân thủ các quy định. Quản lý dự án có luôn hiệu quả không? Ai hoặc điều gì ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng?

Khía cạnh lý thuyết

Kế hoạch quản lý dự án luôn gắn liền với việc triển khai sáng tạo và bao gồm các yếu tố phân tích sản phẩm mới, thị trường, danh mục người tiêu dùng. Mục đích chính của nó là giải quyết công việc theo kế hoạch trong thời gian ngắn nhất có thể với tiền tiết kiệm tối đa.tài nguyên.

Theo thiết kế, mỗi dự án có một hiệu ứng sáng tạo hạn chế. Đổi mới được thể hiện trong một cách tiếp cận riêng lẻ để tạo ra hàng hóa khác với hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự. Khả năng này cho phép bạn tinh chỉnh và sửa đổi một cách có hệ thống các thuộc tính của sản phẩm hoặc dịch vụ.

Thông số này là một phần không thể thiếu trong kế hoạch quản lý truyền thông dự án, phát triển sản phẩm mới, sửa chữa công trình xây dựng hoặc chiến dịch bầu cử, hình thành hệ thống thông tin trong công ty.

Khía cạnh lý thuyết liên quan đến kiến thức, kỹ năng, cách thức và phương tiện kết hợp để tạo ra một sản phẩm và dịch vụ mới. Để đáp ứng yêu cầu của thị trường và kỳ vọng của nhà đầu tư, cần phải tìm ra sự cân bằng tối ưu giữa chi phí, thời hạn, mục tiêu và chất lượng của dự án đang được thực hiện.

Kế hoạch dự án phải kết nối một cách hợp lý tất cả các lĩnh vực kiến thức với các nguồn lực sẵn có và tiềm năng của những người thực hiện.

Các loại hệ thống

Bất kỳ nhiệm vụ nào, chẳng hạn như tạo ra một sản phẩm mới và sau đó bán nó, có thể được thực hiện có hoặc không có kế hoạch quản lý dự án.

Lựa chọn đầu tiên sẽ dựa trên việc sử dụng hệ thống ma trận, xác định người chịu trách nhiệm (người quản lý) của dự án. Anh ta sẽ báo cáo với giám đốc, và nhóm của anh ta sẽ bao gồm các nhân viên từ các bộ phận khác nhau, những người được miễn nhiệm vụ công việc trực tiếp trong suốt thời gian của dự án. Những thay đổi nhân sự như vậy đòi hỏi sự gắn kết của nhóm và hiểu rõ ràng về các mục tiêu và kết quả của dự án.

Phương án thứ hai giả định rằng một trong các trưởng bộ phận sẽ được bổ nhiệm chịu trách nhiệm. Tất cả các nhiệm vụ của dự án sẽ do nhân viên của đơn vị này thực hiện. Nhưng nhìn chung, nhân viên sẽ không có hiểu biết đầy đủ về nhiệm vụ này và sẽ coi nó như một gánh nặng bổ sung. Do đó, thời gian và kết quả có thể không đoán trước được.

Các loại dự án

Các công ty sử dụng các dự án tại nơi làm việc như một phương pháp phi truyền thống để đưa ra các sáng kiến không thể sử dụng trong hoạt động hàng ngày. Thị phần của họ trong các công ty đang tăng lên hàng năm.

Các dự án luôn khác nhau, nhưng chúng có điểm chung. Đó là các điều kiện về thời gian hạn chế, việc tìm kiếm những người biểu diễn có năng lực và thêm tiền. Các hướng sau được phân biệt:

1. Thiết kế kiến trúc. Để thành công trong kinh doanh, cần có sự tham gia của các kỹ sư, nhà thiết kế, người tiêu dùng và nhà đầu tư. Một ví dụ nổi bật là nhà phát minh và kiến trúc sư đến từ Hoa Kỳ, B. Fuller, người đã thu hút được sự quan tâm của mọi người và phát triển một mô hình phòng tắm mô-đun. Những căn phòng này là một lựa chọn kinh tế và vẫn được sử dụng cho đến ngày nay trong việc xây dựng các tòa nhà dân cư.
2. Tầm nhìn khái niệm. Mục đích là tạo điều kiện có lợi cho việc hình thành các ý tưởng mới. Một ví dụ là một dự án với các công ty điện thoại ở Mỹ đang tìm cách bảo vệ bốt điện thoại khỏi những kẻ gian. Trong số nhiều lựa chọn, chúng tôi quyết định xây dựng bằng thép không gỉ. Ngày nay có thể quan sát thấy yếu tố này trên cửa trước.trong nhiều tòa nhà.
3. Lập kế hoạch. Việc xây dựng trình tự thực hiện dự án là rất quan trọng. Ví dụ: theo tiêu chí này, Công viên Quốc gia Yellowstone đã quản lý để thực hiện quy hoạch tổng thể cho nút giao thông và bảo trì nó.
4. Cấu tạo của các đối tượng. Công việc tập trung vào việc tuân thủ các tiêu chuẩn và quy tắc xây dựng, cũng như kiểm soát có hệ thống từng giai đoạn. Việc không có cơ quan kiểm soát có thể dẫn đến việc phá hủy đối tượng với những thiệt hại không lường trước được.

Trước khi quyết định một trong các cách tiếp cận, cần xây dựng kế hoạch quản lý chất lượng cho dự án. Trong sản xuất thiết bị y tế hoặc thuốc, tốt hơn hết là tập trung vào chất lượng của các khâu lập kế hoạch. Trong trường hợp thành phẩm cần được tái định cư từ khu vực này sang khu vực khác, ví dụ như việc lắp đặt hệ thống điều hòa không khí và hệ thống sưởi trong các tòa nhà nhiều tầng, trọng tâm là kiểm soát.

Yếu tố thành công

Kế hoạch quản lý dự án ngày nay là một phần không thể thiếu của một kết quả thành công. Trong quá khứ, sự sáng tạo của nó là đặc trưng của các lĩnh vực sản xuất truyền thống (quốc phòng, năng lượng, xây dựng). Hiện tại, cách tiếp cận này được sử dụng bởi hầu hết mọi công ty thứ hai, hay nói đúng hơn là 45% tất cả các tổ chức. Chúng bao gồm các tổ chức tài chính cung cấp dịch vụ và hàng hóa cho công ty.

Thông thường, một công ty tập trung vào sản phẩm cảm thấy cần phải sửa đổi nó một cách có hệ thống để đáp ứng các yêu cầu mới của khách hàng. Trong trường hợp này, việc tạoKế hoạch quản lý dự án. Ngày nay, hầu hết các tổ chức hoạt động thông qua cách tiếp cận này.

Mẹo tạo kế hoạch

Trong thực tế, nhiều công ty đang nỗ lực không ngừng gặp khó khăn và phá sản. Ví dụ, Lockheed, đã thất bại với máy bay L-1011, hay dự án Đường hầm sâu nhằm tăng cơ sở hạ tầng thoát nước của thành phố Chicago. Các công ty đã phải chịu những chi phí lớn, cố gắng duy trì những gì họ quản lý để làm và bán ở một mức độ nào đó - sản phẩm của họ.

Nguyên nhân chính của những thất bại là do việc phát triển chi tiết kế hoạch quản lý dự án không được thực hiện và ban lãnh đạo của công ty hoàn toàn tập trung vào kết quả cuối cùng chứ không phải các giai đoạn liên tiếp để đạt được mục tiêu.

Để triển khai một doanh nghiệp thành công, cần phải phát triển một khái niệm với một chuỗi hành động rõ ràng, đồng thời xem xét các mẹo sau:

1. Xem dự án từ bên thứ ba. Kỹ thuật này sẽ cho phép bạn đánh giá khách quan những gì đang xảy ra, có cái nhìn mới mẻ về các tình huống, giải quyết các vấn đề đã phát sinh và xem xét chi phí;
2. Ủy quyền ra quyết định. Cách tiếp cận như vậy sẽ cung cấp sự hiểu biết về các mục tiêu trung gian của dự án, tăng hiệu quả lên nhiều lần;
3. Lập kế hoạch dự phòng. Các tùy chọn bổ sung để giải quyết các vấn đề phát sinh sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Và việc chia nhỏ khái niệm thành nhiều phần sẽ giúp nó hoàn thiện hơn.

Chịu trách nhiệm quản lý

Kế hoạch Quản lý Chất lượngMột dự án sau đó có hiệu quả khi người lãnh đạo của nó đáp ứng các tiêu chí nhất định. Lựa chọn một người có khả năng thực hiện các hoạt động cần thiết và đưa công ty lên một tầm cao mới là một công việc đầy rủi ro. Tuy nhiên, tốt hơn là không nên trì hoãn giải pháp của vấn đề.

Các thuộc tính chính của ứng viên phải là trách nhiệm, tham vọng, khả năng quản lý con người và trình độ năng lực cao. Trong thực tế, điều này là chưa đủ, bởi vì anh ta còn cần phải biết nội dung của tác phẩm. Kế hoạch quản lý phạm vi dự án trong hầu hết các trường hợp bao gồm các giai đoạn:

• phát triển tài liệu;
• phân phối quyền hạn và nhiệm vụ;
• phê duyệt kế hoạch làm việc;
• tạo kịch bản cho các tình huống bất ngờ.

Cuối cùng, tốt hơn là nên ưu tiên những ứng viên có động lực và tự ứng cử. Điều này cho thấy đặc điểm chính của một nhà lãnh đạo - khả năng nhanh chóng đưa ra các quyết định nghiêm túc.

Rủi ro dự án

Kế hoạch quản lý rủi ro là một hệ thống có cấu trúc để xác định các yếu tố, đánh giá chúng và phản hồi chúng. Nó bao gồm các chỉ tiêu dự báo có sẵn và có thể chấp nhận được về hậu quả của một kịch bản.

Có một số cấp độ quản lý rủi ro trong kinh doanh:

• xác định phương pháp tiếp cận và lập kế hoạch hành động;
• tìm kiếm những rủi ro có thể thay đổi kết quả của dự án;
• đánh giá rủi ro định tính và định lượng;
• phát triển các phương pháp và quy trình để giảm các mối đe dọa có thể xảy ra;
• giám sát việc thực hiện toàn bộ chu trình của dự án.

Nguyên

Bạn có thể tác động đến việc tăng kết quả cuối cùng của khái niệm, cũng như giảm chi phí và thời gian của công việc, bằng cách lựa chọn công nghệ hiện đại, nhân viên có năng lực và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ. Các công nghệ được sử dụng và kế hoạch quản lý nguồn lực của dự án được coi là những công cụ quan trọng cho sự thành công của công ty.

Cùng với khóa, cần có các công cụ bổ sung để quản lý khóa. Ví dụ, chúng có thể được ký kết hợp đồng cho phép bạn thu hút các nguồn lực cần thiết vào đúng thời điểm. Các con tàu gán cho hệ thống quản lý nhân sự và chính khái niệm, sự hình thành tương tác thông tin của tất cả những người tham gia.

Đánh giá

Phân tích kế hoạch quản lý dự án bao gồm hai yếu tố: đánh giá cấu trúc và kiểm tra mức độ thực hiện. Cần phân tích để hiểu đầy đủ về cách thức hiệu quả của khái niệm này đối với các nguồn lực đã đầu tư.

Yếu tố đầu tiên bao gồm đánh giá của nhân viên về các chỉ số, nhiệm vụ, kết quả cuối cùng của công việc. Tại đây, các điều chỉnh được thực hiện đối với quá trình làm việc trong tương lai. Tất cả các quy trình tiếp theo sẽ liên quan đến yếu tố phân tích hiệu suất, trong đó công việc đã thực hiện được ghi lại và phát triển các dự báo.

Hầu hết các công ty sử dụng một hệ thống đánh giá tiêu chí khái niệm, nơi họ đánh giá chi phí, thời gian làm việc và chất lượng của chúng. Nếu bất kỳ tiêu chí nào không được đáp ứng, một kế hoạch quản lý thay đổi dự án sẽ được hình thành. Trong trường hợp này, có sự sửa đổi các giá trị của các chỉ số, nhiệm vụđang được điều chỉnh.

Giai đoạn cuối cùng của phân tích là so sánh kết quả đạt được với kết quả đã lập kế hoạch.

Trường hợp bất khả kháng

Sự bình tĩnh của giám đốc trong những tình huống không lường trước được và sự đánh giá đầy đủ của ông ấy về các vấn đề nảy sinh đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch quản lý dự án.

Việc thiếu phẩm chất này ở một nhà lãnh đạo và thiếu thời gian để xem xét hậu quả của một số quyết định là nguyên nhân chính của các vấn đề. Những công việc chưa được giải quyết xuất hiện ngay từ khi mới bắt đầu công việc có thể không được giải quyết, điều này sẽ dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn hoặc chi phí kinh tế không cần thiết. Đồng thời, nỗi sợ hãi và sự không chắc chắn trong các hành động của lãnh đạo có thể nhanh chóng lan rộng ra toàn bộ nhóm làm việc. Đây là hành vi tâm lý. Đó là lý do tại sao điều rất quan trọng đối với một nhà lãnh đạo là phải có sự tập trung và không mất bình tĩnh bằng cách che giấu cảm xúc.

Tính đa năng của dự án

Bất kỳ kế hoạch quản lý dự án nào cũng yêu cầu nhiều nhiệm vụ được giải quyết đồng thời. Đồng thời phải trả lời chính xác và chi tiết từng câu hỏi. Bất kỳ sắc thái nào mới nổi sẽ quyết định số phận của chính dự án. Vấn đề phòng ngừa rủi ro chủ yếu được giải quyết thông qua phương pháp tiếp cận có năng lực của các chuyên gia.

Để thực hiện một dự án thành công, bạn cần quan sát tốc độ hoàn thành nhiệm vụ, thể hiện sự chú ý đến từng chi tiết, ủy thác công việc cho đồng nghiệp và đánh giá chất lượng của nó ở tất cả các giai đoạn khởi động dự án.

Chú ý đến từng chi tiết

Tiến hành phân tích thị trường, phân tích SWOT, tính toán dòng tiền vàcác chỉ số quan trọng khác làm tăng hiệu quả của dự án. Kế hoạch kinh doanh quản lý dự án không chỉ xác định loại hình kinh doanh đang được thực hiện mà còn bao gồm các dự báo về thu nhập và chi phí. Nó bao gồm các mục sau:

• mô tả doanh nghiệp;
• chiến lược tiếp thị;
• đánh giá đối thủ cạnh tranh;
• quy trình vận hành;
• nhân viên.

Lên kế hoạch tổng thể

Tất cả nhân viên của dự án hoạt động như một phần của một tổng thể duy nhất, bởi vì kết quả cuối cùng phụ thuộc vào hành động của họ.

Mỗi người tham gia, trong phạm vi phụ trách của mình, đều có ảnh hưởng đến tinh thần của nhóm làm việc và hiệu quả công việc nói chung. Trong quản lý, điều quan trọng là không phải liên tục vận động để thực hiện các nhiệm vụ đã đặt ra để đạt được các chỉ số hoạt động cần thiết, mà phải đảm bảo rằng mỗi người tham gia cảm thấy tầm quan trọng của họ trong sự nghiệp chung.