Cơ sở, phong cách và cấu trúc đàm phán

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong cuộc đời của mỗi người, đàm phán đóng một vai trò quan trọng. Mỗi ngày mọi người phải đồng ý về một số thứ ở nơi làm việc và ở nhà. Đàm phán có tầm quan trọng lớn trong cuộc sống của các doanh nhân, vì sự thành công của một hoạt động và sau đó là thu nhập tài chính, phụ thuộc vào giao tiếp kinh doanh đó.

Tuy nhiên, gặp một người và bắt chuyện với người ấy thôi là chưa đủ. Các nhà kinh doanh có kinh nghiệm nói rằng cần phải biết cấu trúc của các cuộc đàm phán kinh doanh, phong cách của họ và các sắc thái khác. Tất cả những điều này có thể hữu ích trong những thời điểm cần thuyết phục đối tác hoặc đồng ý với điều gì đó.

Trong bài viết, cấu trúc của đàm phán sẽ được xem xét chi tiết, các giai đoạn và chức năng của chúng sẽ được mô tả. Ngoài ra, các phong cách đàm phán và các sắc thái của giao tiếp kinh doanh qua điện thoại và với các đối tác từ các quốc gia khác sẽ được phân loại.

Định nghĩa khái niệm "đàm phán"

Trước khi bắt đầu nghiên cứu cấu trúc của các cuộc đàm phán, bạn cần hiểu chúng là gì và chúng đóng vai trò như thế nào nói chung. Vì vậy, đàm phán là giao tiếp kinh doanh, nhằm đạt được các quyết định chung về các vấn đề đang thảo luận. Như một quy luật, các cuộc đàm phán có nghĩa làlà giao tiếp của những người có cùng quan điểm và theo đuổi cùng mục tiêu.

Vai trò của đàm phán trong kinh doanh

Cần phải phân biệt giao tiếp như vậy với giao tiếp khi các đối tác hoàn toàn đồng ý với niềm tin của nhau hoặc ngược lại, là chỉ trích. Thật vậy, trong trường hợp đầu tiên, đây đã là hợp tác, và trong trường hợp thứ hai - đối đầu. Mục tiêu chính của các cuộc đàm phán là tìm ra các giải pháp tối ưu cho vấn đề cho cả hai bên và xác định một kế hoạch hành động chung.

Theo quy định, nếu các bên gặp nhau về vấn đề này, họ quan tâm đến việc hợp tác. Vì vậy, vai trò của đàm phán là phát triển một mối quan hệ làm việc hiệu quả.

Cấu trúc đàm phán

Mọi loại đàm phán đều có cấu trúc giống nhau. Các nhà kinh doanh có kinh nghiệm cố gắng xây dựng cuộc trò chuyện của họ bằng cách tuân theo các giai đoạn nhất định. Cách tiếp cận này tiết kiệm thời gian và nhằm mục đích giao tiếp thành công. Vì vậy, cấu trúc đàm phán bao gồm bốn giai đoạn chính:

1. Chuẩn bị.
2. Thương lượng.
3. Kết thúc đàm phán.
4. Phân tích kết quả.

Mỗi giai đoạn này đều quan trọng như nhau trong quá trình giao tiếp kinh doanh. Điều quan trọng cần lưu ý là cấu trúc của quá trình tiến hành đàm phán quốc tế hoàn toàn tương tự như cấu trúc đã nêu ở trên. Tuy nhiên, cần nhớ rằng giao tiếp với các đối tác từ các quốc gia khác cũng đòi hỏi sự chuẩn bị bổ sung, vì cần phải nghiên cứu các truyền thống, chuẩn mực giao tiếp và các chi tiết khác của những người mà bạn sẽ phải đàm phán. Nó là giá trị xem xét chi tiết hơn từng người trong số họ.cách.

Giai đoạn đầu: chuẩn bị

Ở một mức độ lớn hơn, sự thành công của bất kỳ cuộc giao tiếp kinh doanh nào với các đối tác phụ thuộc vào chất lượng của việc chuẩn bị cho các cuộc đàm phán. Các chuyên gia ở giai đoạn này của cấu trúc đàm phán kinh doanh đề xuất sử dụng mô hình chuẩn bị sau:

1. Xác định chủ đề đàm phán. Điều quan trọng là phải hiểu những gì sẽ được thảo luận, bởi vì không có thời điểm này thì không thể đạt được lợi ích từ giao tiếp. Theo các nhà quản lý có kinh nghiệm, sáng kiến luôn đến từ những người hiểu biết hơn về chủ đề đang thảo luận.
2. Cần thiết lập một chương trình gần đúng cho các cuộc đàm phán. Một kịch bản đặc biệt sẽ giúp thấy trước kết quả của giao tiếp. Có thể có một số tình huống tùy thuộc vào mức độ phức tạp của cuộc đàm phán.
3. Cần xác định những thời điểm có thể nhường nhịn đối tác và những thời điểm không thể nhường nhịn đối tác. Đồng thời, cần thấy trước những nhượng bộ có lợi cho phía bên kia của cuộc đàm phán có thể dẫn đến việc gì.

Mẫu này rất đa năng. Tuy nhiên, không thể thực hiện một kế hoạch hành động như vậy để chuẩn bị cho giao tiếp kinh doanh nếu các câu hỏi sau đây chưa được nghiên cứu trước đó:

1. Mục đích của cuộc đàm phán.
2. Đối tác (vị trí của anh ấy trên thị trường, tình hình hoạt động, v.v.).
3. Thương lượng.
4. Những người có mặt tại buổi nói chuyện.
5. Điều kiện và điều kiện có thể.

Nhiều chuyên gia có thể tham gia vào quá trình chuẩn bị, tuy nhiên, người sẽ trực tiếp tham gia trao đổi với đối táccó nghĩa vụ nghiên cứu mọi chi tiết của thông tin đã được thu thập trước đó. Điều đáng chú ý là chất lượng của sự chuẩn bị sẽ quyết định kết quả của việc ra quyết định. Ví dụ: giai đoạn đầu tiên của cấu trúc thương lượng bán hàng kiểm tra những gì sẽ được cung cấp cho khách hàng, mục đích của cuộc họp, khả năng thanh toán của khách hàng và các chi tiết khác sẽ cho phép bạn quảng bá sản phẩm và kết thúc giao dịch.

Giai đoạn thứ hai: đàm phán

Cấu trúc đàm phán bao gồm các phương pháp sau để tiến hành trong giai đoạn thứ hai:

1. Phương pháp biến thiên. Nó được xây dựng trên cơ sở một thực tế là đã biết trước phản ứng tiêu cực của đối tác đối với các điều kiện đưa ra. Các cuộc đàm phán như vậy có thể được gọi là phức tạp. Do đó, trong cuộc trò chuyện, bạn nên cố gắng tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề bằng một cách tiếp cận khác biệt.
2. Phương pháp tích hợp. Nên sử dụng phương pháp này khi đối tác bị ám ảnh bởi lợi ích riêng của mình mà không tính đến các sắc thái của các mối quan hệ xã hội. Phương pháp này nhằm thuyết phục bên kia về tính hiệu quả của việc ước tính thiệt hại trong trường hợp bỏ bê các mối quan hệ xã hội. Mục đích chính của việc áp dụng phương pháp này là thuyết phục đối tác rằng trách nhiệm đưa ra quyết định về chủ đề đang thảo luận thuộc về tất cả các bên trong cuộc đàm phán.
3. Phương pháp cân bằng. Phương pháp này liên quan đến việc lựa chọn những lý lẽ tốt nhất để thuyết phục đối tác. Đó có thể là các dữ kiện, số liệu thống kê, tính toán,… Điều quan trọng là khi sử dụng phương pháp này, cần phải đứng trênvị trí của đối tác và đánh giá tình hình từ phía anh ta. Điều này cho phép bạn chọn đối số đúng nhất vào đúng thời điểm.
4. Phương pháp thỏa hiệp. Phương pháp này ngụ ý rằng các đối tác sẵn sàng tìm kiếm các thỏa hiệp trước và trong trường hợp có sự khác biệt về quan điểm, hãy nhất quán đạt được thỏa thuận. Phương pháp thỏa hiệp không bao hàm việc bác bỏ các điều kiện ban đầu, nó hướng đến việc xem xét vấn đề bằng cách sử dụng tất cả các khả năng. Cần lưu ý rằng phương pháp thỏa hiệp được sử dụng khi việc từ chối đàm phán và không có khả năng ký kết các thỏa thuận nhất định có nguy cơ dẫn đến hậu quả bất lợi cho hai bên.

Các giai đoạn đàm phán trong giai đoạn thứ hai

Nói chung, các giai đoạn đàm phán sau có thể được phân biệt, bao gồm cấu trúc của các cuộc đàm phán ở giai đoạn thứ hai:

1. Gặp gỡ và liên hệ. Các cuộc đàm phán bắt đầu ngay từ khi cuộc gặp với đối tác diễn ra, ngay cả khi anh ta phải đi cùng từ sân bay và nhà ga. Giai đoạn này có thể không quá quan trọng theo quan điểm của chủ thể đàm phán, nhưng tùy thuộc vào ấn tượng của bên tham gia cuộc họp đối với đối tác của họ như thế nào, kết quả của cuộc đàm phán sẽ phụ thuộc một phần.
2. Đầu phần kinh doanh. Ở giai đoạn này, đối tác tập trung vào thông tin và chủ đề thảo luận.
3. Truyền tải thông tin. Giai đoạn này bao gồm việc thuyết phục bên kia rằng họ sẽ hành động khôn ngoan bằng cách chấp nhận niềm tin của bạn.
4. Biện minh chi tiết. Ở giai đoạn này, việc tranh luận về các ý tưởng và đề xuất của chính mình sẽ diễn ra. KhácNói cách khác, nếu một đối tác quan tâm đến các đề xuất, nhưng không hoàn toàn chắc chắn về bất kỳ điều gì, thì cần phải tranh luận tất cả những điều trên và loại bỏ mọi nghi ngờ.

Giai đoạn thứ ba: hoàn thành đàm phán

Giai đoạn cuối cùng của cấu trúc đàm phán là cuộc phỏng vấn bắt buộc. Nếu quá trình giao tiếp kinh doanh diễn ra rất tích cực, thì việc hoàn thành các cuộc đàm phán có nghĩa là một bản tóm tắt ngắn gọn. Điều này là cần thiết để mỗi bên chắc chắn rằng mọi người hoàn toàn hiểu nhau. Sau đó, triển vọng của các cuộc họp mới được thảo luận.

Mặt khác, khi không đạt được thỏa thuận nào do kết quả của cuộc đàm phán, điều quan trọng là phải duy trì liên hệ chủ quan với đối tác. Điều quan trọng là phải tổng hợp lại những gì chúng tôi đã xoay sở để tìm ra điểm chung và nói những điểm không phù hợp với một trong các bên. Khi kết thúc một cuộc họp kinh doanh có kết quả tiêu cực, điều quan trọng là không được để mất mặt và cố gắng xoa dịu bầu không khí bằng một lời chia tay thân thiện và giản dị. Nhưng trong mọi trường hợp, bạn không nên nói một cách thô lỗ với đối tác của mình và đột ngột làm gián đoạn cuộc đàm phán với việc rời đi. Điều đáng nhớ là tốt hơn hết bạn nên đề nghị thảo luận vấn đề muộn hơn một chút, hoãn các cuộc đàm phán, chuẩn bị cho chúng kỹ càng hơn và cố gắng tìm ra những lý lẽ như vậy có thể cho phép bạn thuyết phục phía bên kia về điều gì đó.

Giai đoạn thứ tư: phân tích các cuộc đàm phán

Ngay cả khi các bên nói lời tạm biệt, các cuộc đàm phán vẫn chưa hoàn thành ở giai đoạn này. Điều này chỉ xảy ra sau khi họ phân tích chi tiết và chuẩn bị báo cáo. Nói chung làphân tích là cần thiết để so sánh các mục tiêu của giao tiếp kinh doanh và kết quả đạt được, xác định các hành động tiếp theo và đánh giá tình hình hiện tại. Đánh giá có thể được viết (nếu tình huống cần thiết) hoặc phản ánh (nếu không cần báo cáo với cấp quản lý cao hơn).

Hiểu cấu trúc của các cuộc đàm phán với khách hàng và đối tác, việc xây dựng giao tiếp dễ dàng hơn nhiều. Tuy nhiên, ngoài điều này, cần phải biết các phong cách đàm phán có thể là gì.

Kiểu

Nói chung, có các kiểu đàm phán như cứng, mềm, thương mại và hợp tác. Phong cách cứng rắn ngụ ý sự kiên định và chỉ tập trung vào các yêu cầu của bản thân. Soft là một chiến lược lưu trú. Nó thường được sử dụng khi một bên quan trọng hơn việc duy trì quan hệ hữu nghị.

Phong cách giao dịch bao hàm nguyên tắc thỏa hiệp, khi một bên nhượng bộ, nhưng đồng thời “mặc cả” những nhượng bộ nhất định cho chính mình. Phong cách hợp tác là giao tiếp hướng tới việc đáp ứng lợi ích của cả hai bên.

Tập hợp ngắn các quy tắc thương lượng

Các chuyên gia trong lĩnh vực giao tiếp kinh doanh khuyên bạn nên tuân thủ bộ quy tắc sau sẽ giúp thiết lập ngôn ngữ chung với bất kỳ đối tác nào:

1. Bạn không thể có được cá nhân và làm bẽ mặt nhân cách của đối tác.
2. Đừng phớt lờ nỗi sợ hãi, tuyên bố và cảm xúc của đối tác.
3. Bạn không chỉ nên đặt câu hỏi mà còn giải thích mục đích của việc nhận được câu trả lời.
4. Nếungười đối thoại muốn làm rõ điều gì đó hoặc yêu cầu lặp lại những gì đã nói, không được bực mình. Chúng tôi phải cố gắng truyền tải thông tin theo cách mà mọi người có thể hiểu được.
5. Đừng xúc động.

Ngoài phần tóm tắt ngắn này, điều đáng nhớ là bạn nên chuẩn bị thật tốt, phân tích trước cấu trúc của các cuộc đàm phán và nắm vững các phong cách tiến hành chúng. Tất cả điều này sẽ giúp đối phó với công việc tốt hơn nhiều.

Quy tắc thuyết phục trong đàm phán

Có một số lời khuyên từ các nhà tâm lý học và các nhà quản lý giàu kinh nghiệm có thể hữu ích trong những thời điểm cần thuyết phục đối tác về điều gì đó. Trước hết, bạn cần học cách trình bày lý lẽ. Trước tiên, bạn cần đưa ra một lập luận mạnh mẽ, sau đó yếu hơn một chút, và cuối cùng đưa ra lập luận mạnh nhất, có thể nói là át chủ bài.

Thứ hai, bạn cần nhớ rằng bạn không thể đặt người đối thoại vào một vị trí không thoải mái hoặc lái xe vào một góc. Sự tôn trọng là chìa khóa của một mối quan hệ nhân từ và bạn chỉ có thể thuyết phục điều gì đó khi một người tích cực.

Thứ ba, điều quan trọng là các lập luận được đề xuất phải phù hợp với lợi ích của đối tác. Trong tình huống như vậy, khả năng cao là đối tác sẽ bày tỏ sự đồng ý của họ.

Cuộc trò chuyện qua điện thoại

Đôi khi bạn phải thương lượng về các phương tiện giao tiếp kỹ thuật. Tất nhiên, điều này làm cho việc giao tiếp trở nên khó khăn hơn một chút, vì càng khó hiểu phản ứng của người đối thoại hơn.

Điều quan trọng cần nhớ là cấu trúc của các cuộc trò chuyện qua điện thoại là hoàn toàngiống như cho một cuộc họp kinh doanh cá nhân:

1. Lời chào.
2. Bắt đầu đàm phán.
3. Hoàn thiện.
4. Phân tích.

Các quy tắc thương lượng được chấp nhận chung áp dụng cho các cuộc trò chuyện kinh doanh qua điện thoại. Điều quan trọng duy nhất cần nhớ là bạn không thể làm gián đoạn bài phát biểu của một người trên điện thoại, ngay cả khi lời nói của họ mâu thuẫn với điều gì đó.

Kết

Tóm lại, cần lưu ý rằng đàm phán là một nghệ thuật, đã thành thạo thì bạn có thể đạt được bất cứ điều gì. Như đã biết, khi biết 4 giai đoạn của cấu trúc cuộc đàm phán, bạn có thể dự đoán kết quả của giao tiếp kinh doanh và cung cấp cho đối tác nhiều bước.

Điều quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt thông qua đàm phán là tuân theo các quy tắc trên và tôn trọng những người mà bạn phải đàm phán bất cứ điều gì.