Ví dụ về mục đích đi công tác để đăng ký cho phù hợp

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Được biết, một ví dụ về mục đích của các chuyến công tác có thể dễ dàng tìm thấy trên các tạp chí chuyên ngành dành cho kế toán. Có vẻ như không khó để sử dụng kinh nghiệm làm sẵn. Tuy nhiên, nếu mục đích của chuyến đi được xây dựng không chính xác thì chi phí của chuyến đi không được tính vào chi phí làm giảm lợi nhuận chịu thuế của doanh nghiệp. Vì vậy, cần phải biện minh cho "hành trình" kinh doanh của nhân viên một cách chu đáo và cẩn thận.

Cần chuẩn bị những giấy tờ gì

Rất thuận lợi khi một chuyên viên biết sắp xếp chuyến công tác làm việc trong một tổ chức. Nhưng trong thời kỳ sa thải hàng loạt, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ phải tự lưu giữ hồ sơ và làm hầu hết các thủ tục giấy tờ chính thức.

Doanh nhân tư nhân và nhân viên chưa hoàn thành khóa học kế toán, nếu cần, quan tâm đến cách xử lý phụ cấp đi lại.

Không có gì bí mật khi quy trình này bao gồm một số bước.

1. Người giám sátCông ty phát lệnh đi công tác theo mẫu T9. Nó chứa:

• Họ và tên nhân viên;
• số nhân sự của anh ấy;
• vị trí;
• bộ phận của công ty (phòng, ban, bộ phận) mà nhân viên làm việc;
• mục tiêu và mục tiêu của chuyến đi, thời gian của chuyến đi, nguồn tài trợ (thường là quỹ của nhà tuyển dụng);
• đích.

Một tài liệu được đính kèm với đơn đặt hàng - lý do của chuyến đi (giấy ghi nhớ hoặc thư mời).

Cho đến năm 2013, cũng cần phải chuẩn bị giấy chuyển nhượng dịch vụ và giấy chứng nhận du lịch. Những biểu mẫu này không còn bắt buộc. Chi phí lao động của nhân viên kế toán đã giảm, nhưng câu hỏi mới lại phát sinh: làm thế nào để xác nhận thực tế của một chuyến công tác và làm thế nào để chứng minh rằng mục đích của chuyến công tác đã đạt được?

Về vấn đề này, trong nhiều tổ chức, nhân viên tiếp tục cấp giấy chứng nhận du lịch. Đây là một tài liệu nhỏ và đồng thời rất nhiều thông tin. Mục đích trong giấy chứng nhận du lịch giống như trong đơn đặt hàng.

2. Chính chủ mua vé du lịch, đặt phòng khách sạn.

3. Nhân viên biệt phái có dấu hiệu quen thuộc với đơn hàng, nhận vé đi lại và thông tin về nơi ở.

4. Các khoản phụ cấp hàng ngày được tính. Theo luật, chúng là:

- 700 chà. mỗi ngày - khi đi du lịch trong lãnh thổ Liên bang Nga.

- 2500 chà. mỗi ngày - cho các chuyến công tác nước ngoài.

Người sử dụng lao động có thể tự chủ động tăng các khoản thanh toán, nhưng trong trường hợp này, anh ta sẽ có nghĩa vụ đóng góp vào ngân sáchThuế thu nhập cá nhân tính trên số tiền vượt quá giá trị quy định.

5. Tiền lương của người lao động được tính cho thời gian người đó ở ngoài nơi làm việc chính. Đây là thu nhập trung bình hàng ngày nhân với số ngày của một chuyến công tác. Nếu thời gian dành cho chuyến công tác giảm một phần vào cuối tuần hoặc ngày lễ, lương cho ngày này sẽ được tính theo tỷ lệ gấp đôi.

6. Khi trở về sau chuyến đi, nhân viên điền vào báo cáo trước về các chi phí phát sinh theo mẫu số AO-1 và đính kèm các giấy tờ chứng minh: vé đi lại, phiếu ăn ở khách sạn, danh sách đi lại, séc thanh toán tiền xăng dầu, nếu cần.

7. Tóm lại: mục đích của chuyến đi có đạt được không? Nhân viên chuẩn bị một báo cáo bằng văn bản hoặc nộp các tài liệu xác nhận đã hoàn thành công việc được giao.

Nếu mục đích của chuyến đi không đạt được thì sao?

Chi phí đi lại trong trường hợp này có được tính để giảm căn cứ tính thuế không? Vấn đề này vẫn gây ra tranh cãi giữa các kế toán và đại diện của Sở Thuế Liên bang. Sau này lập luận rằng chi phí của một chuyến đi không thành công không được chấp nhận để hạch toán thuế.

Kế toán và chủ sở hữu của các công ty, lần lượt đưa ra các yêu cầu công nhận rằng chuyến công tác của nhân viên mang tính chất sản xuất, bất kể kết quả của nó như thế nào. Họ thường cố gắng bảo vệ quan điểm của mình trước tòa.

Đặc biệt, một ví dụ rất phổ biến về mục đích của các chuyến công tác - "Ký hợp đồng với khách hàng." Cókhả năng giao dịch sẽ không diễn ra. Trong trường hợp này, cơ quan thuế cho rằng việc quy chi phí đi công tác vào chi phí để giảm lợi nhuận là không hợp lý. Tuy nhiên, những người đứng đầu doanh nghiệp đã nhiều lần chứng minh rằng trong quá trình đàm phán, mối quan hệ kinh doanh bền chặt đã được thiết lập với các khách hàng tiềm năng, có thể dẫn đến việc ký kết hợp đồng trong tương lai. Tòa án đã công nhận quyền của người đóng thuế được chấp nhận chi phí đi lại để hạch toán thuế.

Từ ngữ "phổ thông" cho các nhiệm vụ

Hiện tại, các kiểm toán viên có kinh nghiệm khuyến nghị: nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về việc đạt được mục đích của chuyến đi, tốt hơn là nên nêu rõ điều đó theo thứ tự trong điều kiện chung. Khi thiết lập mục tiêu, nó được phép sử dụng các công thức tự do. Dưới đây là các ví dụ về mục đích của các chuyến công tác không bắt buộc nhân viên phải ghi lại thực tế hoàn thành nhiệm vụ:

Ivanov I. Và anh ấy đang hướng đến thành phố N-sk vì:

• giải quyết các vấn đề sản xuất,
• thương lượng về khả năng hợp tác,
• thiết lập liên hệ kinh doanh,
• nghiên cứu thị trường để biết khả năng mua hàng.”

Nhân viên biệt phái không hoàn thành nhiệm vụ được chỉ ra theo thứ tự

Nếu một mục tiêu cụ thể đã được đặt ra và nó không đạt được, có thể yêu cầu nhân viên giải thích thông tin về:

• tại sao tác vụ dịch vụ không thành công,
• kết quả của chuyến đi là gì,
• hơn là "hành trình" có lợi về kinh tế cho công ty.

Nếu có thư của cán bộ thuếtheo quy định, chính quyền công nhận việc chấp nhận chi phí đi lại để hạch toán thuế là hợp pháp.

Phải đáp ứng những điều kiện gì khi chỉ định dịch vụ?

Thật không may, các văn bản quy phạm không cung cấp các ví dụ chính xác về mục đích của các chuyến công tác như một mẫu. Những công việc mà người lao động phải giải quyết trong chuyến đi, người sử dụng lao động xác định một cách độc lập. Tuy nhiên, khi lập đơn đặt hàng, cần lưu ý một số điểm:

1. Để chi phí đi lại được chấp nhận cho việc hạch toán thuế, việc sản xuất cần phải di chuyển một nhân viên đến một thành phố hoặc quốc gia khác là điều hiển nhiên. Ví dụ, chi phí đi đến sự kiện của công ty hoặc lễ trao giải không được tính vào chi phí để giảm lợi nhuận.
2. Mục tiêu và mục tiêu của chuyến công tác phải tương ứng với nhiệm vụ công việc của người lao động.
3. Ngày và lộ trình của "cuộc hành trình" không thể mâu thuẫn với nguyên nhân của nó. Ví dụ: nếu một nhân viên được cử đi công tác để tham gia triển lãm, anh ta phải khởi hành theo hướng ngược lại trong vòng 24 giờ sau khi kết thúc sự kiện.

Đi lại của nhân viên cấp cao

Người đầu tiên của công ty và cấp phó của họ đi du lịch đến các thành phố và quốc gia khác, theo quy định, vì:

• thực hiện các cuộc đàm phán quan trọng với các đối tác,
• tham gia các sự kiện chính thức,
• thiết lập mối liên hệ với khách hàng tiềm năng.

Một chuyến công tác của người quản lý thường không được ban hành bởi một mệnh lệnh trong biểu mẫuT9, nhưng với một mệnh lệnh có cụm từ: "Tôi đi đến _ với mục đích …". Theo thứ tự như trên, cần ghi rõ họ và tên. và vị trí của nhân viên, điểm đến, mục đích và mục tiêu của chuyến công tác.

Đây là ví dụ về các nhiệm vụ mà người đầu tiên của công ty có thể giao cho chính mình hoặc cấp phó của mình:

• thương lượng với Komplekt LLC;
• trình diễn các mẫu sản phẩm của Standard LLC;
• tham gia triển lãm "Vật liệu điện của Nga", Moscow ngày 27 tháng 9 năm 2016;
• tổ chức một buổi thuyết trình cho những người tham gia cuộc họp Cosmotechnics vào ngày 20 tháng 7 năm 2016;
• tham gia hội thảo "Làm thế nào để sống sót qua khủng hoảng tài chính" ngày 21/8/2016 do Trung tâm Đào tạo "Tư vấn" LLC tổ chức tại Matxcova;
• giảng cho sinh viên và nghiên cứu sinh của Đại học Tổng hợp Matxcova về chủ đề "Hỗ trợ của Nhà nước đối với các nhà sản xuất trong nước";
• trao đổi kinh nghiệm với các thành viên tham gia hội thảo "Kinh doanh thật dễ và thật vui", được tổ chức từ ngày 10 đến 15 tháng 10 năm 2016;
• phát triển nghề nghiệp;
• trải nghiệm công nghệ mới.

Chuyến đi công tác của giám đốc và các cấp phó cũng có thể liên quan đến việc kiểm tra chất lượng công việc của các chi nhánh trong công ty. Dưới đây là một số ví dụ:

• tổng hợp kết quả hoạt động kinh tế tài chính của công ty con Our Firm LLC nửa đầu năm 2016;
• tham gia vào việc kiểm toán các hoạt động tài chính và kinh doanh của chi nhánh của OOO "Enterprise" tại N-sk;
• phân tíchchất lượng công việc và chứng nhận nhân sự của văn phòng bổ sung số 0233 tại A-sk từ 2016-09-02 đến 2016-09-10

Nếu cần, mục đích của chuyến đi có thể được chia thành nhiều nhiệm vụ hẹp hơn. Chúng thường không được chỉ định trong đơn đặt hàng, nhưng được phản ánh trong các tài liệu nội bộ của công ty.

Vì vậy, ví dụ: các nhiệm vụ sau có thể được đặt cho mục tiêu “thương lượng với Perspektiva LLC về khả năng hợp tác”:

Làm quen và gặp gỡ cá nhân với Tổng giám đốc Perspektiva LLC: trình diễn tài liệu quảng cáo, mẫu sản phẩm, thảo luận về điều kiện giao hàng

Kết quả dự kiến:

• để thiết lập liên hệ với người đứng đầu Perspektiva LLC,
• để cung cấp cho anh ấy thông tin về lợi thế cạnh tranh của các sản phẩm của Công ty Chúng tôi và lợi ích của việc hợp tác,
• thương lượng hợp đồng cung cấp lô hàng đầu tiên.

2. Tham gia cuộc họp với bộ phận thu mua của LLC "Enterprise", thảo luận về các điều khoản của hợp đồng.

Kết quả dự kiến:

• Đạt được quyền cung cấp hàng hóa với điều kiện thanh toán trước 100%, tuân theo điều khoản của Perspektiva LLC với chiết khấu bán buôn không quá 20% so với giá ghi trong bảng giá (tùy chọn 1);
• Thỏa thuận cung cấp hàng hóa với số lượng một tấn nguyên liệu / tháng, không chiết khấu, trả góp trong thời gian không quá 3 tuần (phương án 2).

Sau khi trở về từ một chuyến đi, giám đốc tổng kết xem mục đích của chuyến đi có đạt được hay không.

Chuyến công tác của trưởng phòng kinh doanh

Cách đặt chuyến đi công tácmột nhân viên chịu trách nhiệm về dịch vụ khách hàng và bán hàng? Người quản lý bán hàng thường được thiết lập các mục tiêu rõ ràng, thể hiện bằng các điều kiện định lượng. Mức độ hoàn thành tốt và hiệu quả của một nhân viên phụ thuộc vào thu nhập và triển vọng nghề nghiệp của anh ta.

Nếu một nhân viên chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng không hoàn thành nhiệm vụ chính của chuyến công tác (bán hàng), nhà tuyển dụng vẫn muốn nhận được càng nhiều thông tin về khách hàng tiềm năng, triển vọng hợp tác với anh ta, cũng như lý do tại sao quản lý để đóng giao dịch.

Ngoài ra, điều quan trọng đối với người đứng đầu một công ty nhằm mở rộng cơ sở khách hàng là phải hiểu rõ khách hàng tiềm năng đang hợp tác với những công ty cạnh tranh nào và hợp đồng được ký kết theo những điều khoản nào.

Vì vậy, khi giám đốc bán hàng đi công tác, anh ta sẽ có một mục tiêu đa cấp, bao gồm các nhiệm vụ không chỉ liên quan đến đàm phán với khách hàng mà còn thu thập thông tin thị trường.

Phân công nhiệm vụ chính có thể nghe như thế này:

• thương lượng và thiết lập liên hệ ban đầu với Future Client LLC;
• ký kết hợp đồng cung cấp vật tư cho công ty Cổ phần "Khách hàng";
• mở rộng cơ sở khách hàng, khám phá cơ hội thị trường tại N-ska;
• tham gia triển lãm "Vật liệu xây dựng ngày nay" 2016-08-01;
• trao đổi kinh nghiệm với các trưởng phòng kinh doanh chi nhánh miền Tây của công ty; tham gia vào công tyHội nghị giao dịch có lợi;
• Đào tạo nhân viên mới của Phòng Kinh doanh Chi nhánh Tây;
• tổ chức vàtổ chức hội thảo "Làm việc thành công".

"Giao kết hợp đồng cung cấp hàng hóa" là mục đích đi công tác phổ biến nhất của các nhân viên có trách nhiệm làm việc với khách hàng. Nó có thể được tiết lộ trong các vấn đề:

• gặp gỡ với đại diện của bộ phận mua sắm của Future Customer LLC, xác định và phân tích nhu cầu;
• Ghé thăm các doanh nghiệp cạnh tranh LLC "Đối thủ 1" và Công ty cổ phần "Đối thủ 2" với tư cách là "người mua hàng bí ẩn": lấy bảng giá, thu thập thông tin về các điều khoản hợp tác với khách hàng, soạn báo cáo cho bộ phận tiếp thị, xác định điểm mạnh của LLC "Đối thủ 1" và Công ty cổ phần "Đối thủ 2";
• đàm phán với trưởng bộ phận mua sắm của Future Client LLC, trình diễn mẫu sản phẩm, thỏa thuận các điều khoản của hợp đồng;
• gặp gỡ với Giám đốc điều hành của Future Client LLC, ký kết hợp đồng.

Sau khi trở về từ một chuyến đi, trưởng phòng kinh doanh phải gửi báo cáo về việc thực hiện từng nhiệm vụ và kết quả thu được. Kèm theo đó là biên bản đàm phán, phân tích nhu cầu của khách hàng tiềm năng, tài liệu để nghiên cứu tiếp thị, bản sao của các đề nghị thương mại, hợp đồng đã ký (nếu có).

Tương tự, mục đích của chuyến công tác có thể được lập cho trưởng bộ phận khách hàng hoặc giám đốc bộ phận kinh doanh.

Các nhiệm vụ sau có thể được giao cho nhóm quản lý:

• thực hiện nội bộkiểm toán các giao dịch bán hàng,
• kiểm soát công việc của chi nhánh công ty,
• tham gia cuộc họp của Ủy ban Cải thiện Trải nghiệm Khách hàng,
• cung cấp báo cáo bán hàng cho các thành viên hội đồng quản trị tại cuộc họp thường niên.

Đi du lịch để mua đồ

Giám đốc doanh nghiệp cũng như nhân viên bộ phận mua hàng thường xuyên đi công tác để mua hàng phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp.

Trong trường hợp này, đơn đặt hàng có thể chỉ định bất kỳ ví dụ nào về mục đích của các chuyến công tác từ sau:

• thương lượng với Nhà cung cấp khả thi 1 LLC và Nhà cung cấp khả thi 2 LLC, thảo luận về các điều khoản hợp tác;
• thiết lập mối liên hệ kinh doanh với Zavod LLC, nghiên cứu quy trình sản xuất và mẫu sản phẩm;
• ký kết hợp đồng mua nguyên liệu và linh kiện với LLC "Material" và JSC "Details";
• thương lượng các điều khoản của hợp đồng với nhà cung cấp Producer LLC.

Đi lại của công nhân sản xuất

Thường là tài khoản "du lịch" cho các kỹ sư lắp đặt và lắp đặt thiết bị, thợ xây dựng, công nhân. Đối với những chuyên gia này, bất kỳ ví dụ nào về nhiệm vụ đi công tác từ những điều sau đây đều có liên quan:

• lắp đặt và thử nghiệm ban đầu thiết bị sản xuất "Dây chuyền-1" tại các phân xưởng của Công ty Cổ phần "Khách hàng",
• lắp đặt, điều chỉnh và vận hành thiết bị "Conveyor-100",
• dịch vụ bảo hành máy "A-2",
• công việc bảo trì trêndây chuyền sản xuất Công ty cổ phần "Khách hàng",
• sửa chữa đột xuất, khắc phục sự cố máy,
• bảo trì thiết bị.

Tài xế đi công tác

“Công nhân phụ giúp” thường phải đi đến các thành phố khác để vận chuyển hàng hóa, tài liệu và đưa chuyên gia đến nơi làm việc của họ.

Một chuyến công tác của một nhân viên thuộc diện này thường gắn với những công việc sau:

• giao giám đốc thương mại của Standard LLC đến địa điểm đàm phán với Client LLC,
• nhận nguyên vật liệu tại kho của nhà cung cấp, vận chuyển hàng hóa đến lãnh thổ của Công ty chúng tôi LLC,
• sửa chữa xe, mua phụ tùng,
• chẩn đoán kỹ thuật ô tô trong dịch vụ ô tô được chứng nhận.

Kết

Giờ thì bạn đã biết những điểm nào cần chú ý khi sắp xếp chuyến công tác của nhân viên. Trong bài viết này, bạn có thể chọn một ví dụ về mục đích của các chuyến công tác phù hợp với trường hợp cá nhân của bạn.