Hệ thống quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong chính sách quản lý tài sản hiện tại của công ty. Mục tiêu chính là đảm bảo tính liên tục của quy trình sản xuất và bán sản phẩm, đồng thời giảm thiểu tổng chi phí dành cho việc bảo dưỡng kho hàng. Và đây là lúc tự động hóa phát huy tác dụng. Hệ thống quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp giúp chúng tôi.

Thông tin chung

Hàng tồn kho không chỉ bao gồm những nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất mà còn bao gồm cả những sản phẩm, hàng hoá dở dang có thể bán được. Điều quan trọng là phải kiểm soát âm lượng của chúng. Các dự trữ an toàn luôn phải như vậy, bởi vì chưa có ai hủy bỏ sự gia tăng theo mùa trong nhu cầu của người tiêu dùng và sự gián đoạn trong nguồn cung. Và tất cả những điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả tài chính của hoạt động. Tất nhiên, cần lưu ý rằng điều này cũng có thể là do dự trữ, nhưng mặt khác, chúng đảm bảo sự ổn định và thanh khoản của doanh nghiệp. Nếu thiếu hụt, thì việc sản xuất sẽ ngừng lại, sản lượng tiêu thụ sẽ giảm và có thể nảy sinh tình huống bạn sẽ phải mua một lô nguyên liệu hoặc vật liệu với giá quá cao. Kết quả là doanh nghiệpbỏ lỡ lợi nhuận tiềm năng. Ngoài ra, do thực tế hàng tồn kho là tài sản có tính thanh khoản cao, việc giảm của chúng sẽ dẫn đến tình trạng quản lý hiện hành của doanh nghiệp xấu đi. Nhưng ở đây nó là cần thiết để tuân theo ý nghĩa vàng. Vì vậy, dư thừa hàng tồn kho có thể dẫn đến thực tế là chi phí lưu trữ của chúng sẽ tăng lên, bạn sẽ phải trả quá nhiều thuế tài sản. Cũng có thể mất thu nhập tiềm năng do nguồn tài chính sẽ bị đóng băng trong nguyên liệu thô. Ngoài ra, người ta không nên để ý đến thực tế rằng họ phải chịu sự lão hóa về mặt đạo đức và tổn hại về thể chất.

Phương pháp

Nói về quản lý hàng tồn kho, cần lưu ý rằng người quản lý có sự lựa chọn trong ba kế hoạch hành động liên quan đến việc hình thành các khoản dự trữ. Chúng khác nhau ở các mức độ lợi nhuận và rủi ro khác nhau:

1. Phương pháp tiếp cận bảo thủ. Nó không chỉ tập trung vào việc đáp ứng toàn bộ nhu cầu hiện có về nguyên liệu, vật liệu và bán thành phẩm. Nó cũng tạo ra nguồn dự trữ lớn trong trường hợp nguồn cung bị gián đoạn, điều kiện sản xuất sản phẩm bị suy giảm, có sự chậm trễ liên quan đến việc thu các khoản phải thu và kích hoạt nhu cầu của người mua. Sử dụng cách tiếp cận này ảnh hưởng tiêu cực đến mức lợi nhuận và ảnh hưởng tích cực đến rủi ro có thể xảy ra.
2. Cách tiếp cận vừa phải. Cung cấp cho việc tạo ra các khoản dự phòng cho những hỏng hóc điển hình nhất có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Các tính toán trong trường hợp này dựa trên dữ liệu từ những năm trước. Trong trường hợp này, mức sinh lời trung bình vàrủi ro.
3. Cách tiếp cận tích cực. Trong trường hợp này, một lượng cổ phiếu tối thiểu được cung cấp (mặc dù chúng có thể hoàn toàn không có). Nếu không xảy ra hỏng hóc trong quá trình thực hiện quy trình hoạt động thì doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả tốt nhất về hiệu quả. Nhưng khi các vấn đề phát sinh, công ty phải gánh chịu những tổn thất tài chính đáng kể. Bằng cách này, bạn có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất, nhưng cũng có nguy cơ thua lỗ đáng kể.

Mô hình quản trị: các yếu tố

Mọi thứ diễn ra trước đây đều là đào tạo lý thuyết. Bây giờ chúng ta sẽ xem xét việc phát triển hệ thống quản lý hàng tồn kho cho một doanh nghiệp. Để làm được điều này, chúng ta cần tính đến một số yếu tố:

1. Điều kiện mua cổ phiếu (số lượng cung ứng, tần suất đặt hàng, ưu đãi và chiết khấu).
2. Đặc điểm của việc bán thành phẩm (tình trạng nhu cầu, độ tin cậy và sự phát triển của mạng lưới đại lý, những thay đổi về mức độ bán hàng).
3. Sắc thái đặc trưng của quá trình sản xuất (tính năng của công nghệ tạo ra, thời gian chuẩn bị và cung cấp trực tiếp sản phẩm).
4. Chi phí phát sinh khi giữ hàng tồn kho (tiền đóng băng, có thể hư hỏng, chi phí lưu kho).

Hệ thống quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp có thể được xây dựng trên một số phương pháp cụ thể. Mỗi người trong số họ có các tính năng cụ thể của riêng mình.

Mô hình Wilson

Được sử dụng để đảm bảo rằng việc quản lý hàng tồn kho trong hệ thống hậu cần được tối ưu hóa ở mức tối đa. Cô ấy có thểdùng để trả lời các câu hỏi như: cổ phiếu nên là gì; khối lượng nguyên liệu và vật liệu thô cần thiết trên một đơn vị thời gian; cung cấp tối ưu. Ngoài chúng, có những điều khoản khác cần được giải quyết. Theo mô hình Wilson, có thể chắc chắn bằng phương pháp toán học rằng doanh nghiệp quan tâm đến việc đặt mua nguyên liệu, vật liệu và hàng hóa với số lượng càng lớn càng tốt. Trong trường hợp này, chi phí vận chuyển, đăng ký và những thứ tương tự sẽ được giảm thiểu. Và điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Nó cũng cho phép bạn chọn mức tiêu chuẩn cho phép tối thiểu của hàng tồn kho, điều này sẽ tránh được chi phí vận hành cao cho đến kho nguyên liệu, vật liệu và bán thành phẩm. Các thông số của hệ thống quản lý hàng tồn kho trong trường hợp này là gì? Để sử dụng đầy đủ mô hình, bạn cần biết:

1. Chỉ có thể áp dụng cho một loại hàng hóa. Đồng thời, số lượng của nó phải được đo liên tục.
2. Mức độ nhu cầu đối với một hàng hóa cụ thể không đổi theo thời gian.
3. Sản phẩm được sản xuất theo lô.
4. Các đơn đặt hàng được giao theo từng đợt riêng biệt, kéo theo chi phí bổ sung.
5. Hàng tồn kho liên tục hết.
6. Chi phí vận chuyển và đặt hàng là hằng số (hoặc bạn cần tính trung bình). Hơn nữa, trong trường hợp này, chi phí vận chuyển, vận hành và các chi phí khác được ngụ ý.
7. Không bao gồm các trường hợp giao thêm hàng và giảm giá cho các đơn hàng lớn.

Điều gì được sử dụng trong thực tế?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho chính là gì? Các tính năng của chúng là gì? Hãy xem điều này với một ví dụ. Và hệ thống kiểm soát hàng tồn kho ABC sẽ đóng vai trò là đối tượng được nghiên cứu. Nó dựa trên phân tích khối lượng-chi phí, phân chia tất cả các loại cổ phiếu thành các nhóm nhất định, tùy thuộc vào số lượng bán và lợi nhuận nhận được. Trong nhiều trường hợp, có thể 70-80% tổng doanh thu rơi vào 10-20% sản phẩm. Đây là nguyên tắc Pareto đang hoạt động. Trong những trường hợp như vậy, hệ thống quản lý hàng tồn kho đề xuất tập trung vào những sản phẩm và hàng hóa quan trọng nhất, cũng như quản lý chúng một cách hiệu quả để không phải chi thêm tiền cho những lĩnh vực ít quan trọng hơn. Trong khuôn khổ của hệ thống, chi phí, khối lượng và tần suất chi tiêu, hậu quả của việc thiếu một số nguyên liệu thô và những thứ tương tự có tầm quan trọng lớn. Việc phân chia được thực hiện thành các loại khác nhau. Hãy xem chúng.

Phân loại các hạng mục của hệ thống ABC

Có ba trong số chúng:

1. Loại A. Điều này bao gồm những loại cổ phiếu đắt nhất có chu kỳ sử dụng lâu dài. Chúng yêu cầu giám sát liên tục, vì sẽ có hậu quả tài chính nghiêm trọng nếu chúng không có sẵn. Mô hình Wilson được mô tả ở trên được sử dụng để xác định thời gian tối ưu để nhập chúng. Các mặt hàng tồn kho cụ thể thường rất hạn chế và cần kiểm tra hàng tuần.
2. Thể loạiB. Điều này bao gồm các khoản mục hàng tồn kho nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình hoạt động và hình thành kết quả tài chính cuối cùng. Theo quy định, cổ phiếu từ nhóm này chỉ được kiểm soát mỗi tháng một lần.
3. Loại C. Hệ thống Quản lý Hàng tồn kho ABC ở đây bao gồm tất cả hàng tồn kho có chi phí thấp và không đóng vai trò quan trọng trong việc định hình kết quả tài chính cuối cùng. Khối lượng mua trong trường hợp này sẽ khá lớn. Theo quy luật, việc kiểm soát khoảng không quảng cáo được thực hiện không quá một lần mỗi quý.

Định giá hàng tồn kho

Trong thực tế, các phương pháp sau có thể được sử dụng cho mục đích này:

1. SỐNG. Trong trường hợp này, tác động của lạm phát được làm dịu đi khi lợi nhuận được hình thành. Phương pháp này phù hợp nếu cần đánh giá khách quan về kết quả. Mặt tích cực là nó cho phép bạn giảm số lượng thuế tài sản.
2. FIFO. Ảnh hưởng tích cực đến tính thanh khoản, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.

Tổng kết

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì? Đây là một tập hợp đầy đủ các biện pháp nhằm tạo ra và bổ sung nguồn dự trữ, cũng như tổ chức giám sát liên tục và lập kế hoạch hoạt động của nguồn cung cấp. Phản hồi đóng một vai trò lớn ở đây, hay đúng hơn là cách nó được thực hiện. Kết quả tốt nhất là khi các đại diện của liên kết quản lý có thể nhanh chóng nhận đượctất cả các dữ liệu cần thiết, đưa ra quyết định và thực hiện chúng. Đối với điều này, các công cụ tự động hóa được sử dụng rộng rãi. Để giải thích về thiết bị, bạn có thể làm việc với mô hình ba cấp.

Thực hiện

Ở cấp độ đầu tiên, thông tin về kho nguyên vật liệu của hệ thống quản lý hàng tồn kho được hình thành nhờ các chương trình và cơ sở dữ liệu kho. Nhờ họ, bạn có thể nhận được tất cả các thông tin về sự di chuyển của nguyên liệu, vật liệu và bán thành phẩm, cũng như thông tin về việc xếp hàng hoặc vận chuyển một thứ gì đó. Cấp độ thứ hai của hệ thống được hình thành từ các mô hình quản lý hàng tồn kho khác nhau. Họ sử dụng tất cả các bộ máy toán học cần thiết, cho phép họ đánh giá tình trạng hiện tại của các kho dự trữ và phát triển các khuyến nghị để quản lý hiệu quả. Ở cấp độ thứ ba, một mô hình quản lý tài chính được sử dụng, cũng như các hạn chế do phần mềm thực hiện, cho phép bạn kiểm soát tình trạng tài chính của cổ phiếu. Trong trường hợp này, hiệu quả kinh tế của các quyết định được đưa ra được đánh giá, xác định nguồn mua nguyên liệu, vật liệu. Ngoài ra, mô hình này đề cập đến chiến lược tài chính tổng thể về quản lý hàng tồn kho. Sự sẵn có của các công cụ tự động hóa và triển khai phần mềm có thể làm tăng đáng kể mức độ hiệu quả và cuối cùng là tiết kiệm chi phí cho đội ngũ nhân viên kinh tế.

Cải tiến

Câu hỏi được đặt ra sôi nổi: làm thế nào để cải thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho? Đầu tiên bạn cần đảm bảo rằng những thông tin cần thiết luôn sẵn sàng bất cứ lúc nào.thời gian. Đây là nơi điện toán đám mây có thể trợ giúp. Chúng sẽ cho phép bạn nhận dữ liệu từ một điểm tùy ý trên thế giới - nếu chỉ có Internet. Ngoài ra, các hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến nhất có các thuật toán tính toán mức tiêu thụ nguyên liệu và vật liệu. Do đó, họ có thể đưa ra các dự báo và khuyến nghị chất lượng cao khi cần bổ sung hàng dự trữ. Trong trường hợp này, vai trò của cá nhân bị giới hạn trong việc đặt hàng và giám sát hoạt động bình thường của hệ thống.

Tạo ACS

Giả sử một hệ thống điều khiển tự động đang được tạo ra. Trong trường hợp này, các yếu tố sau sẽ có tầm quan trọng đáng kể đối với thuật toán:

1. Năng lực sản xuất.
2. Số lượng cổ phiếu cần thiết cho hoạt động bình thường của doanh nghiệp.
3. Khối lượng sản xuất được sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định (đó là một ngày, một tuần, một tháng). Trong một số trường hợp, năm thậm chí có thể được lấy làm cơ sở.
4. Mức tồn kho tại thời điểm hệ thống trực tuyến.
5. Tần suất giao hàng.

MRP

Đây cũng là một hệ thống quản lý chứng khoán. Chúng tôi sẽ xem xét nó như một sự thay thế cho ABC đã đề cập trước đó. Có hai cấu hình: MRP-1 và MRP-2. Đầu tiên, thông tin về sự xuất hiện, di chuyển và tiêu thụ của các kho dự trữ được xử lý và sửa chữa. Các chiến lược bổ sung và kiểm soát cho từng vị trí cũng được cung cấp. Để giải quyết các vấn đề quản lý, có một tệp đơn đặt hàng đặc biệt chứa tất cả các thông tin. MRP-2 được so sánh thuận lợi với nhiều chức năng hơn. Nó bao gồm kế hoạch sản xuất và tài chính, cũng như các hoạt động hậu cần. Phân tích hệ thống quản lý hàng tồn kho cho phép bạn biết ở đâu, cái gì và số lượng bao nhiêu.

Kết

Hệ thống quản lý hàng tồn kho cần thiết cho mọi doanh nghiệp có kế hoạch hoạt động thành công trong thời gian dài. Rốt cuộc, nó cho phép bạn thực hiện chức năng kiểm soát và bổ sung dự trữ. Các công cụ tự động hóa đóng một vai trò quan trọng như một yếu tố cấu trúc. Chúng ta có thể nói một cách an toàn rằng chúng sẽ được cải thiện dần dần và trong tương lai, chúng ta có thể xem bộ phận cấu trúc này của doanh nghiệp như một hệ thống tự trị chỉ cần được cấu hình. Cô ấy sẽ có thể tự mình thực hiện các hoạt động.