Quy định mẫu về sự tương tác giữa các bộ phận, ví dụ

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Mỗi doanh nghiệp đều có các văn bản địa phương quy định các hoạt động của mình. Một trong những điều quan trọng nhất là quy định về sự tương tác giữa các bộ phận (một tài liệu mẫu sẽ được mô tả bên dưới). Đối với người đứng đầu tổ chức, nó là một công cụ quản lý hữu hiệu. Hãy để chúng tôi xem xét chi tiết một quy định mẫu về sự tương tác giữa các bộ phận.

Yêu cầu

Quy định nên là gì? Sự tương tác giữa các bộ phận kế toán - dịch vụ kinh tế, cán bộ nhân sự và bộ phận quyết toán và kế hoạch, các đơn vị cơ cấu khác của doanh nghiệp là tất yếu trong quá trình hoạt động. Đồng thời, việc liên hệ của nhân viên cần đảm bảo việc thực hiện các nhiệm vụ đặt ra trong thời gian ngắn nhất có thể. Trước hết, cần có một mẫu quy định về sự tương tác giữa các bộ phận với nhau cho những người thực hiện. Nếu người chịu trách nhiệm về sự phát triển của nó viết ra tất cả các điều khoản, nhưng cấp dưới không thể hiểu bất cứ điều gì, sẽ không có ý nghĩa trong tài liệu. Về vấn đề này, hình thành một quy định mẫutương tác giữa các bộ phận, ba nguyên tắc chính cần được tính đến:

1. Tài liệu được biên soạn dựa trên mô hình quy trình nghiệp vụ. Chất lượng của các quy định sẽ phụ thuộc trực tiếp vào mức độ kỹ lưỡng của chương trình.
2. Cấu trúc tài liệu được xác định bởi mô hình quy trình. Tất cả các điểm của chương trình phải có trong quy định.
3. Việc trình bày thông tin được thực hiện bằng ngôn ngữ chính thống, khô khan. Nên sử dụng các câu ngắn đơn giản trong văn bản của tài liệu. Các điều khoản phải được xây dựng một cách rõ ràng. Tất cả các từ viết tắt và thuật ngữ phải được viết chính tả.

Mục tiêu

Quy định mẫu về sự tương tác giữa các phòng ban cung cấp:

1. Thiết lập và duy trì trật tự trong việc chuẩn bị tài liệu, liên hệ hiệu quả giữa các đơn vị kết cấu.
2. Phòng ngừa các tình huống xung đột trong đội. Nếu các phương án tương tác cho công việc được xác định trước, sự chia sẻ tham gia của một hoặc nhân viên khác trong các quy trình, tranh chấp sẽ không phát sinh.
3. Nhanh chóng gia nhập đội ngũ những người mới. Quy định giúp hiểu cấu trúc của các tương tác, cho biết nhân viên sẽ sử dụng tài liệu nào, dịch vụ nào anh ta sẽ liên hệ.
4. Kiểm soát kỷ luật.
5. Chuyển vụ nhanh hơn cho nhân viên khác (khi nghỉ việc hoặc đi nghỉ mát).
6. Chống thất thoát tài chính, nhân lực và thời gian.

Cấu trúc

Quy định tương tác giữacác phòng ban có thể được coi là vẽ lên một cách chính xác? Thông thường, một tài liệu bao gồm các phần sau:

1. Quy định chung.
2. Định nghĩa, thuật ngữ và chữ viết tắt.
3. Mô tả các quy trình.
4. Trách nhiệm.
5. Kiểm soát.

Các hành vi lập pháp, GOST và các tài liệu khác có thể dùng làm nguồn định nghĩa. Cụ thể, sau này bao gồm Lệnh của các bộ, ban, ngành, các nghị định của chính phủ. Đồng thời, các tham chiếu đến các văn bản quy định, các điều khoản đã được sử dụng, nên được đưa vào các quy định để tương tác giữa các bộ phận. Đặc biệt, mẫu dành cho các cơ sở y tế có chứa các chỉ dẫn của Bộ Y tế và Phát triển Xã hội, Bộ Y tế của khu vực.

Đơn

Nó thường chứa một mô hình đồ họa của quy trình kinh doanh. Nó được mô tả như một sơ đồ bao gồm một số khối. Hình ảnh đồ họa có thể được tạo bằng các sản phẩm phần mềm PC. Các lược đồ phản ánh một thủ tục cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ nhất định. Trực quan thuận tiện hơn văn bản. Sơ đồ thể hiện rõ ràng sự khởi đầu của quá trình và từng giai đoạn, mối quan hệ giữa chúng và kết quả cuối cùng. Mô hình này thường được các nhà phát triển sử dụng các quy định về sự tương tác giữa các bộ phận của công ty theo 223-FZ. Đề án nêu bật các tham số chính như đầu ra và đầu vào, người tham gia và khách hàng. Nếu một người mới bắt đầu làm quen với mô hình như vậy, anh ta sẽ hiểu ngay các chi tiết cụ thể của quy trình và sẽ sẵn sàng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.

Hướng dẫn

Ở giai đoạn đầu tiên, bạn cần xác định chủ đề của tài liệu và những người chịu trách nhiệm, tức là airút ra và những gì quy định. Đặc biệt, sự tương tác giữa các bộ phận kế toán được thực hiện theo một kế hoạch rõ ràng, được quy định trong pháp luật. Trong đơn vị cơ cấu này, luôn có người quan trọng nhất chịu trách nhiệm về việc tuân thủ các yêu cầu báo cáo. Anh ta có thể trở thành người chịu trách nhiệm vạch ra quy chế tương tác giữa các bộ phận. Một tài liệu mẫu nên được thảo luận bởi tất cả nhân viên. Đối với điều này, một cuộc họp chung được tổ chức. Nếu tài liệu quy định một quy trình trong đó lợi ích của nhiều hơn hai bộ phận xung đột với nhau, thì điều quan trọng là phải thu hút các nhân viên chủ chốt tham gia vào cuộc thảo luận. Người chịu trách nhiệm về sự phát triển nên giải thích cho đồng nghiệp tầm quan trọng của việc thực hiện các quy tắc.

Mô tả các quy trình

Khối lượng của nó sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của tương tác. Nếu quy trình đơn giản và nhân viên chịu trách nhiệm về nó hiểu rõ tất cả các giai đoạn thực hiện, thì bản thân anh ta có thể lập một kế hoạch làm việc với các đơn vị cơ cấu khác. Sau đó, anh ta nên thảo luận về tài liệu với những người tham gia còn lại. Nếu quy trình kinh doanh phức tạp, thì mỗi nhân viên phát triển phần riêng của mình trong mô hình. Sau đó, tất cả các dự án được biên soạn và thảo luận. Trong quá trình làm quen với tài liệu cơ bản, tất cả các nhân viên quan tâm có thể đề xuất những chỉnh sửa và bổ sung nhất định. Sau đó, các quy tắc tương tác giữa các bộ phận trong công ty được chuyển giao cho người đứng đầu.

Tuyên bố

Nó có thể được thực hiện trực tiếp. Trong trường hợp này, người đứng đầu tự mình ký các quy tắc tương tác giữacác phòng ban của công ty. Một tài liệu mẫu cũng có thể được phê duyệt gián tiếp. Trong trường hợp này, người lãnh đạo ra lệnh. Dữ liệu đăng ký của hành vi hành chính được nhập vào tem phê duyệt.

Chi tiết cụ thể về công việc của người chịu trách nhiệm

Trong một số tổ chức, vị trí của một nhà quản lý chất lượng được cung cấp trong tiểu bang. Trong thực tế, các giai đoạn chuẩn bị tài liệu nhất định đã được phát triển. Họ phải được quan sát bởi người quản lý, người rút ra các quy tắc tương tác giữa các bộ phận. Ví dụ về các bước cơ bản:

1. Xác định quy trình.
2. Xây dựng biểu đồ.
3. Mô tả chi tiết.
4. Soạn văn bản.

Chuyên gia có trách nhiệm nghiên cứu lịch làm việc của các nhân viên trong các bộ phận khác nhau. Điều này là cần thiết để biên soạn mô tả các tình huống tiêu chuẩn được đưa vào các quy định về sự tương tác giữa các bộ phận. Ví dụ: "Trạm xăng được kiểm tra bằng các phương tiện kỹ thuật như … Một báo cáo được tạo sau khi hoàn thành kiểm tra."

Xác định mục tiêu cuối cùng

Người chịu trách nhiệm xây dựng các quy định phải có ý tưởng về tất cả các quy trình, biết nhiệm vụ của nhân viên, có trình độ và mức độ chuyên nghiệp phù hợp. Mục đích của tài liệu phải rõ ràng cho nhân viên. Nếu không, việc thực hiện các quy định sẽ là gánh nặng thêm cho người lao động.

Tối ưu hóa và thiết kế

Nghiên cứu toàn diện các quy trình diễn ra trong doanh nghiệp, cho phép bạn xác địnhđiểm yếu. Phân tích tình huống, kết quả, hoạt động giúp tối ưu hóa các hoạt động. Điều này cho phép chúng tôi hình thành một số kịch bản để phát triển thêm. Vì vậy, doanh nghiệp có thể để nguyên mọi thứ, tạo ra một mô hình làm việc mới hoặc sửa chữa mô hình cũ.

Sắc thái

Điều quan trọng là mỗi nhân viên phải hiểu rõ mình cần làm gì và kết quả đạt được sẽ ảnh hưởng như thế nào đến thu nhập của họ. Đó là lý do tại sao cần phải thảo luận về quy định trước khi thông qua. Tất nhiên, vai trò chính trong việc chuẩn bị tài liệu được giao cho người đứng đầu nhóm công tác (dự án). Nhiệm vụ của chuyên gia này là đưa ra các câu hỏi phản biện. Anh ta phải có khả năng trình bày một mô hình quy trình rõ ràng. Mỗi người tham gia được tận mắt chiêm ngưỡng bức tranh. Cần phải có một sự hiểu biết chung. Mỗi người tham gia cần giải thích trách nhiệm trong việc tạo ra các quy định. Trong hầu hết các trường hợp, các nhóm nghi ngờ về việc thực hiện một tài liệu như vậy. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của quy trình, việc đưa ra các quy định sẽ mất từ 4-12 tháng.

Giới thiệu tính năng

Để đưa ra quy định mới, bạn phải:

1. Nhận biết các tài liệu trước đó là không hợp lệ.
2. Giới thiệu các hành vi địa phương mới để kích hoạt quy định.
3. Xây dựng các tài liệu cần thiết để áp dụng các quy tắc đã được phê duyệt.
4. Tốt hoặc triển khai các mô-đun mới của thông tin tự động.
5. Tạo các mẫu tài liệu không chuẩn.
6. Thay đổi, bổ sung nhân sựlịch trình.
7. Tìm ứng viên cho các vị trí mới, bổ nhiệm hoặc điều động người lao động.
8. Dạy những người biểu diễn các quy tắc mới.
9. Tiến hành tiếp cận với nhân viên.
10. Thực hiện thử nghiệm thực hiện quy định.
11. Chỉnh sửa văn bản dựa trên kết quả thực hiện thử nghiệm.
12. Đưa vào hành động phiên bản cuối cùng của tài liệu.
13. Xác định các thủ tục để kiểm soát chất lượng của quy định.

Sau khi các biện pháp thực hiện tài liệu được xác định, người quản lý ra lệnh. Cần lưu ý rằng do thời gian diễn ra sự kiện, ngày phê duyệt và ngày quy định có hiệu lực trực tiếp sẽ khác nhau. Chúng ta hãy xem xét thêm những sai lầm chính mà nhân viên mắc phải khi biên soạn tài liệu.

Không phù hợp với thực tiễn

Điều quan trọng là giao phó việc xây dựng các quy định cho một nhân viên có liên quan trực tiếp đến hoạt động công việc tại doanh nghiệp. Giả sử tổ chức đã trở nên rất lớn. Ban lãnh đạo có đủ khả năng để thành lập một dịch vụ đặc biệt, mà nhiệm vụ của họ sẽ bao gồm giải quyết các vấn đề phát triển. Theo đó, bộ phận sẽ đặt ra nhiệm vụ mô tả tất cả các quy trình của doanh nghiệp. Nhưng mục đích của sự kiện này không quan trọng đối với họ. Nếu các quy định được đưa ra bởi những người không tham gia vào các hoạt động thực tế, thì nhân viên quản lý nó sẽ không thực hiện kế hoạch. Do đó, tài liệu không có ý nghĩa để hoạt động.

Thiếu linh hoạt

Nhiều người có trách nhiệm phấn đấu tối đachi tiết. Tình trạng này là do thiếu hiểu biết về sự khác biệt giữa việc chuẩn bị các quy định và mô tả các quy trình sản xuất thực tế. Nếu nhiệm vụ là tự động hóa các hoạt động, thì việc chi tiết hóa chúng nhằm giúp nhân viên. Sự cần thiết phải có các quy định khi có nhiều người tham gia vào quá trình sản xuất. Các thao tác của họ thường bị trùng lặp, nhưng mỗi người diễn giải thao tác này hoặc thao tác kia theo cách riêng của mình. Quy định nhằm giải quyết các tranh chấp. Cần lưu ý rằng các nhân viên của tổ chức phải có quyền tự do hành động nhất định, cho phép họ đưa ra quyết định này hoặc quyết định khác tùy thuộc vào tình huống. Ví dụ: một khách hàng có thể được trả lời ngay lập tức thay vì sau một thời gian.

Khối lượng lớn và độ phức tạp của văn bản

Quy định gồm 5-7 trang được coi là tối ưu. Đồng thời, nội dung của nó phải đủ dung lượng, nhưng ngắn gọn. Không nên sử dụng những câu phức tạp, nhiều thành phần. Văn bản phải dễ hiểu. Ngoài ra, bạn nên chú ý đến các điều khoản. Bạn không nên thay thế các khái niệm bằng các từ đồng nghĩa, sử dụng các từ viết tắt mà không cần giải mã.

Tương tác giữa bộ phận bảo mật thông tin và CNTT

Hiện nay, tại nhiều doanh nghiệp, việc liên hệ của các dịch vụ này rất khó khăn. Khó khăn đi kèm với xung đột nội bộ của bộ phận CNTT và an toàn thông tin. Có một số lựa chọn để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả của họ. Đầu tiên và đơn giản nhất là sự hiện diện của các nhân viên (một hoặc nhiều) những người chuyên về bảo mật thông tin trong dịch vụ công nghệ thông tin. Quy tắc tương tác giữa các bộ phận CNTT vàIB trong trường hợp này phản ánh các cách tiếp cận hợp tác điển hình. Việc tổ chức công việc được thực hiện trên cơ sở định kiến phổ biến rằng an toàn thông tin là một phần của việc cung cấp công nghệ thông tin. Nếu không có xung đột giữa các dịch vụ này tại doanh nghiệp, thì người quản lý có thể nghĩ đến việc sắp xếp dịch vụ bảo mật thông tin như một cấu trúc riêng của bộ phận CNTT. Theo đó, cần phải phân bổ nhiều nguồn lực hơn, bao gồm cả nguồn lực tài chính, để đảm bảo các hoạt động đó.

Mẫu tiêu biểu

Các Điều khoản Chung ghi rõ:

1. Mục đích của tài liệu. Theo quy định, có một cụm từ như vậy: "Quy định hiện tại xác định thủ tục …".
2. Phạm vi. Quy định có thể áp dụng cho công nhân hoặc cơ sở.
3. Các văn bản quy định phù hợp với đạo luật được xây dựng.
4. Quy tắc phê duyệt, điều chỉnh, hủy bỏ quy định.

Trong phần "Thuật ngữ, từ viết tắt, định nghĩa", các khái niệm được sử dụng trong tài liệu sẽ được đưa ra. Tất cả các chữ viết tắt phải được viết chính tả. Các điều khoản nên được đưa ra theo thứ tự bảng chữ cái. Mỗi khái niệm được chỉ ra trên một dòng mới theo đơn vị. h. Định nghĩa của thuật ngữ được đưa ra mà không có từ "này", thông qua một dấu gạch ngang. Trong phần "Mô tả quy trình", mô tả từng bước được đưa ra. Nó được khuyến khích để giới thiệu các tiểu đoạn. Mỗi người trong số họ sẽ tương ứng với một giai đoạn cụ thể. Phần tương tự chỉ ra các nhân viên tham gia vào việc thực hiện các hoạt động nhất định. Không chỉ các hành động được mô tả mà còn là kết quả của chúng.

Trách nhiệm và kiểm soát

Các quy định phải có dấu hiệu về khả năng áp dụng các biện pháp trừng phạt đối với những người không tuân thủ các quy định. Luật pháp cho phép chịu trách nhiệm. Nó có thể là hình sự, hành chính hoặc kỷ luật. Bắt buộc phải ghi rõ họ tên và chức vụ của nhân viên theo dõi việc thực hiện các quy định.