Cơ cấu quản lý ma trận: sơ đồ, nguyên tắc cơ bản, hiệu quả

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Cơ cấu tổ chức là mô hình mối quan hệ giữa các vị trí và con người trong một tổ chức nhất định.

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các phụ thuộc khác nhau (ví dụ: chức năng, thứ bậc) giữa các yếu tố riêng lẻ (chẳng hạn như vị trí tổ chức, chi bộ, đơn vị) của tổ chức cho phép bạn quản lý nó. Bản chất của Hệ điều hành là sự kết nối chính xác các mục tiêu và mục tiêu với con người và cách thức để tác động đến họ trong quá trình làm việc, nghĩa là tạo ra các bộ phận nhất định trong tổ chức và sau đó tích hợp chúng để quản lý chúng hiệu quả hơn.

Cấu trúc ma trận là một trong những cấu trúc được tìm kiếm nhiều nhất cho các tổ chức phức tạp có đặc điểm là tập trung vào các hoạt động của dự án.

Cơ cấu ma trận được đặc trưng bởi sự khác biệt với giả định truyền thống rằng cơ cấu tổ chức chính thức nói chung phải là một hệ thống vĩnh viễn và không thay đổi. Trong cấu trúc này, có thể kết hợp các đặc điểm tích cực của cấu trúc đường dây nhân viên với các đặc tính của cấu trúc.

Khái niệm

Hình thức tổ chức quản lý ma trận dùng để chỉ một trong những hình thức cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp khá phổ biến trong điều kiện hiện đại. Nó dựa trên chồng chéo hai tiêu chí hợp nhất. Các phòng ban chức năng làm cơ sở tạo ma trận. Sau khi định nghĩa, các nhóm nhóm được chọn và vẽ biểu đồ. Tùy thuộc vào hồ sơ của doanh nghiệp, tiêu chí chính để phân biệt các nhóm đã đề cập trước đó là bộ phận sản xuất hoặc bộ phận tạm thời giải quyết một nhiệm vụ cụ thể.

Kiểu cấu trúc này gắn liền với khái niệm toán học về ma trận, tức là một mảng hình chữ nhật gồm các số thực, được đặc trưng bởi sự kết hợp của các cột và hàng.

Trong cấu trúc ma trận, các cột tương đương với các hàm lặp không đổi. Mỗi phần tử của ma trận có 2 trung tâm quyết định - một người quản lý chức năng và một người quản lý nhiệm vụ. Ưu điểm của nó là tính linh hoạt và cởi mở với những thay đổi của môi trường, tăng cường trách nhiệm của người quản lý dự án đối với dự án, cải thiện luồng thông tin và tạo cơ hội cho nhân viên tăng cường khả năng sáng tạo của họ.

Kiểu cơ cấu tổ chức này được giới thiệu vào những năm 60 trong ngành hàng không vũ trụ. NASA đã đóng vai trò hàng đầu trong việc áp dụng khuôn khổ này. Cấu trúc của mảng thường được xây dựng xung quanh các vấn đề hoặc dự án mà tổ chức tham gia. Chúng thường được nhận dạng trong các hàng của ma trận. Cột ma trận là các cột tương tự của các hàm liên tục, lặp lại.

Ứng dụng

Cấu trúc ma trậnđược sử dụng khi cần thực hiện một số hoạt động đặc biệt cần chỉ định các nhóm dự án trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Các thành viên của các nhóm này là nhân viên của các đơn vị tổ chức thường trực của cấu trúc.

Việc phân công nhân viên có thể xảy ra trong các trường hợp sau:

• ngắt kết nối hoàn toàn khỏi ô (bộ phận) ban đầu trong thời gian thực hiện nhiệm vụ (dự án) của doanh nghiệp và hoàn toàn phục tùng người quản lý của nhóm dự án được giao (chúng ta đang nói về cái gọi là nhóm dự án);
• điều phối kép của nhân viên: cả với trưởng bộ phận của ô chính và trưởng nhóm (giải pháp này tương ứng với cấu trúc ma trận điển hình).

Mỗi nhân viên, là một trong những mắt xích trong cấu trúc của mảng, là thành viên của nhóm dự án, cũng như bộ phận chức năng. Kết quả của chế độ lưỡng đảng này là thực tế có một số nhà lãnh đạo. Cơ cấu tổ chức ma trận là một công việc khá phức tạp. Không phải công ty nào cũng có thể thực hiện một cách hiệu quả. Việc áp dụng cấu trúc này có thể dẫn đến nhiều điều tích cực và tiêu cực trong tổ chức.

Lợi ích

Trong số các đặc điểm tích cực của việc sử dụng cấu trúc ma trận là:

• tạo điều kiện cho công việc liên ngành;
• thúc đẩy kỹ năng cộng tác;
• linh hoạt;
• thúc đẩy sự xác định nhân viên cao với các mục tiêu;
• tạo cơ chế điều phối và quản lý độc lập;
• thúc đẩy sự xuất hiện của hiện tượng sức mạnh tổng hợp;
• giải phóng tiềm năng sáng tạo của nhân viên;
• khả năng tập trung toàn diện vào một vấn đề chi tiết;
• cởi mở hơn và linh hoạt hơn trong việc thích ứng với những thay đổi của môi trường;
• nâng cao trách nhiệm của người quản lý-điều phối viên đối với doanh nghiệp do mở rộng năng lực của anh ta trong toàn bộ chu trình thực hiện dự án;
• cải thiện luồng thông tin.

Flaws

Trong số các đặc điểm tiêu cực của việc sử dụng cấu trúc ma trận là:

• chi phí quản lý cao;
• khả năng xảy ra vô chính phủ;
• tăng thời gian hoàn thành nhiệm vụ;
• vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy và khả năng xảy ra tranh chấp năng lực giữa người đứng đầu chức năng và người điều phối dự án;
• thiếu mối quan hệ và sự tin tưởng từ các nhà lãnh đạo chức năng và dự án;
• đưa ra yêu cầu khá cao đối với người quản lý và cấp dưới, điều này gây khó khăn trong việc lấp đầy các nhóm làm việc;
• sự không chắc chắn và mối đe dọa đi kèm với trưởng nhóm và những người tham gia trong cơ chế quản lý dự án;
• quản lý dự án quá tải với các vấn đề phối hợp đang diễn ra.

Đặc điểm cấu trúc

Cấu trúc ma trận được khuyến nghị là hiện đại vì tổ chức dễ vận hành trong ma trậnhệ thống có khả năng đáp ứng với các điều kiện môi trường thay đổi. Loại cấu trúc này được xây dựng trên nguyên tắc nhóm hai chiều: các cột là phần tương đương của các hàm lặp lại không đổi và các dòng đại diện cho các nhiệm vụ, sản phẩm, dự án thay đổi định kỳ, bất thường.

Nếu một tổ chức thực hiện nhiều nhiệm vụ (dự án) riêng biệt cùng một lúc, các nhóm thực hiện chúng sẽ hoạt động như thể "vượt qua" cấu trúc "dây chuyền nhân viên" truyền thống, tạo ra một ma trận các nhiệm vụ và chức năng.

Mỗi yếu tố của ma trận - một vị trí hoặc một đơn vị tổ chức - là hai trung tâm ra quyết định: một người quản lý chức năng và một người quản lý nhiệm vụ (dự án). Cả hai hệ thống giao nhau là kết quả của sự thâm nhập của bộ phận cũ vào các chức năng với bộ phận mới thành các dự án. Điều này dẫn đến việc chuyển giao thông tin và điều phối công việc theo một cách sắp xếp theo chiều ngang và việc giảm tải thường gây quá tải cho các kênh dọc (sự phân chia thứ bậc theo chức năng).

Trong cấu trúc ma trận sử dụng hai quy tắc nhóm chồng lên nhau, có các đặc điểm cấu trúc của quản lý doanh nghiệp như:

• mức độ chuyên môn hóa cao của loại hình chuyên nghiệp;
• phân cấp sâu sắc;
• mức độ chính thức hóa nhỏ.

Cấu trúc ma trận trong thực tế

Mối quan tâm về ô tô của Mỹ nổi tiếng thế giới Ford đã sử dụng phương pháp tiếp cận mảng để tạo ra một trong những mẫu xe phổ biến nhất của hãng, đó là Ford Focus. Nhóm được tạo cho mục đích này được gọi là "nhómtập trung ", bao gồm các kỹ sư, nhà thiết kế, chuyên gia tiếp thị và sản xuất. Việc tổ chức công việc của người đứng đầu được thực hiện bởi các chuyên gia từ các khu vực khác của công ty. Nhờ việc thực hiện cấu trúc này và tập hợp các chuyên gia, dự án tạo ra một mô hình mới đã thành công sớm hơn ít nhất một năm, so với mức có thể đạt được khi sử dụng cách tiếp cận trước đây của công ty.

Các công ty sau cũng sử dụng cấu trúc ma trận: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid và Manhattan Bank. Tuy nhiên, cấu trúc ma trận, bất chấp tất cả những nỗ lực liên quan đến việc triển khai và cố gắng thực hiện, đã không tìm thấy ứng dụng ở các công ty như Philips hay Citibank. Tình huống trên giả định rằng cấu trúc ma trận không phải là cấu trúc phổ quát phù hợp để triển khai trong bất kỳ doanh nghiệp nào.

Ví dụ về cấu trúc ma trận

Hình bên dưới cho thấy một ví dụ về cấu trúc điều khiển ma trận và sơ đồ các mối quan hệ bên trong nó.

Có thể thấy trong hình, cấu trúc chứa cả nguyên tắc phân tách chức năng và thiết kế của các liên kết phụ.

Người đứng đầu công ty trong cơ cấu này có một số cấp phó. giám đốc phụ trách các lĩnh vực: marketing, R&D, sản xuất, kinh tế và tài chính, bộ phận kỹ thuật. Danh sách này có thể khác nhau giữa các công ty. Mỗi người trong số các phó giám đốc chịu trách nhiệm chức năng của họ theo hồ sơ.

Trong sự phụ thuộc của mỗi người trong số họ, bạn có thể thấy chức năngngười lao động. Nếu chúng ta lấy bộ phận nhân sự, thì trưởng phòng nhân sự sẽ cấp dưới cho cấp phó về nhân sự. Nếu chúng ta nhận một trợ lý tiếp thị, thì một chuyên gia tiếp thị sẽ là cấp dưới, v.v.

Giám đốc nhân sự thực hiện nhiệm vụ chức năng của mình trong lĩnh vực công tác nhân sự, nhưng đồng thời anh ta cũng có một giám đốc dự án khác (không chỉ chức năng). Nhân viên này tuân theo và thực hiện các mệnh lệnh của người quản lý dự án mà anh ta đã gắn bó. Điều này làm nổi bật bản chất của chuỗi lệnh kép.

Tương tự, bạn có thể lấy ví dụ về một chuyên gia cung ứng. Một mặt, trong khuôn khổ cơ cấu tổ chức, anh ấy báo cáo với trưởng bộ phận mua sắm của mình, mặt khác, khi tham gia vào dự án, anh ấy báo cáo với giám đốc dự án trong việc thực hiện chức năng cung ứng.

Khi nào bạn nên áp dụng cấu trúc ma trận?

Cấu trúc điều khiển ma trận và sơ đồ ứng dụng của nó có thể thực hiện được trong các trường hợp sau:

• Khi môi trường bên ngoài của doanh nghiệp gây áp lực mạnh, chẳng hạn trong trường hợp cạnh tranh trên thị trường cao. Thông qua việc áp dụng các biện pháp toàn diện cho tất cả các ô của cấu trúc mảng, bạn có thể thu hút sự chú ý của người tiêu dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Trong tình huống doanh nghiệp xử lý vô số lượng dữ liệu và thông tin. Việc sử dụng cấu trúc này tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho việc phân phối trách nhiệm và phối hợp các nhiệm vụ.
• Trong trường hợp nguồn lực mà tổ chức đặt tại đó bị hạn chế, cấu trúc ma trận hóa ra sẽ tiết kiệmquyết định. Thông qua việc sử dụng các nguồn lực hạn chế, chẳng hạn như các chuyên gia sản xuất, không chỉ có thể sử dụng bộ phận sản xuất sản phẩm A mà còn có thể sử dụng bộ phận sản xuất sản phẩm B.

Bất chấp những khó khăn liên quan đến việc tạo ra một cấu trúc mảng hoạt động, nó hoạt động trong các doanh nghiệp và thường góp phần vào sự thành công và đẩy nhanh thời gian của các dự án.

Nguyên tắc hình thành cơ bản

Trong cấu trúc điều khiển ma trận và sơ đồ hình thành của nó, người ta phân biệt hai phần riêng biệt: cố định và biến. Phần cố định bao gồm các đơn vị tổ chức cụ thể cho cơ cấu nhân sự (quản trị chung), trong khi phần biến bao gồm các nhóm nhân viên được giao cho một nghĩa vụ cụ thể (dự án). Sau khi hoàn thành dự án này, các nhóm này được tách ra và có thể được tạo lại tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức.

Do đó, phần thay đổi của cấu trúc bao gồm các vị trí tổ chức hoặc tập hợp các vị trí được tạo ra từ các nhân viên trực thuộc, như một phần của các chức năng tạo nên quy trình sản xuất (ví dụ: nghiên cứu và phát triển, lập kế hoạch, mua hàng, sản xuất, bán hàng), để thực hiện các dự án cá nhân. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, người quản lý dự án và các nhân viên khác của các bộ phận trong ngành được bổ nhiệm. Phần cố định của cấu trúc này bao gồm các đơn vị tổ chức hỗ trợ điển hình (ví dụ: nhân sự, tài chính, kế toán, v.v.) cần thiết đểquản lý hiệu quả các tổ chức.

Cấu trúc quản lý ma trận và sơ đồ cấu trúc của nó là một ma trận, trong đó các cột là một hệ thống phân cấp chức năng và các hàng liên kết là một hệ thống phân cấp kỹ thuật. Do đó, các ô (phòng ban) điều hành báo cáo cho người quản lý chức năng trong hệ thống dọc, trong khi trong hệ thống ngang, chúng phụ thuộc vào các điều phối viên dự án.

Tên của cấu trúc ma trận có nguồn gốc từ toán học: trong khoa học, thuật ngữ "ma trận" dùng để chỉ một dãy số thực hình chữ nhật đặc trưng cho phản hồi của các hàng và cột. Cùng nhau, điều này tạo ra một ma trận xác định mối quan hệ giữa các phần tử hàng và cột.

Trong sơ đồ tổ chức ma trận, các hàng thường đại diện cho các nhiệm vụ chủ đề bất thường, lặp lại, trong khi các cột tương đương với các chức năng thường xuyên, lặp đi lặp lại được thực hiện bởi các nhóm nhân sự. Nếu một số hoặc một chục dự án lớn được thực hiện đồng thời, thì các nhóm thực hiện các công việc này sẽ hoạt động như thể “cắt ngang” cấu trúc dây chuyền nhân sự truyền thống, tạo ra một ma trận các nhiệm vụ đối tượng-chức năng. Một tính năng đặc trưng của cấu trúc ma trận là khác với nguyên tắc kiểm soát duy nhất.

Kết

Cấu trúc ma trận có thể được coi là một giải pháp phổ biến, đặc biệt là trong những cơ sở nơi thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ phức tạp đòi hỏi sự phối hợp và hợp tác của các chuyên gia từ các ngành khác nhau. Do đó, ma trậnCấu trúc này đặc biệt hữu ích trong các viện nghiên cứu và khoa học, văn phòng thiết kế, trung tâm nghiên cứu, … Hiện tại, cấu trúc như vậy cũng được sử dụng trong nhiều tổ chức lớn (công ty cổ phần, tập đoàn), cũng như trong các công ty tư vấn tổ chức và đại lý quảng cáo. Cấu trúc của ma trận rất linh hoạt và cho phép tương tác giữa mọi người ở tất cả các cấp quản lý của tổ chức.