Các cấp độ lập kế hoạch: mô tả, loại, mục tiêu và nguyên tắc

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Để hoạt động hiệu quả của bất kỳ tổ chức nào, cần phải xác định rõ mục tiêu và mục tiêu của hoạt động. Dựa trên chúng, một chương trình được lập ra để giúp công ty đi theo con đường đã định và sử dụng hợp lý các nguồn lực. Các kế hoạch có thể là dài hạn và hiện tại, cho toàn bộ tổ chức và cho các bộ phận cơ cấu của nó. Để hiểu chủ đề này, bạn nên hiểu thuật ngữ "lập kế hoạch" có nghĩa là gì.

Đây là một loại hoạt động nhất định gắn với việc thiết lập mục tiêu, nhiệm vụ sẽ được thực hiện bằng những hành động nhất định trong tương lai. Khái niệm này cũng có thể được quy cho một trong những chức năng quan trọng nhất của quản lý. Nhưng chức năng này không thể thực hiện được nếu không có định nghĩa về các mức lập kế hoạch cơ bản.

Các giai đoạn của đặc điểm lập kế hoạch

Tổng cộng, có bốn cấp độ dựa trên khái niệm này:

• Đặt mục tiêu và mục tiêu chính.
• Soạn thảo một chương trình để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, cũng như xác định các cấp độlập kế hoạch quy trình.
• Xác định tất cả các nguồn lực cần thiết và các nguồn của chúng sẽ cần trong quá trình đạt được mục tiêu hoặc hoàn thành nhiệm vụ.
• Phân công người thực hiện và đưa ra kế hoạch cho họ.

Đây là các cấp độ lập kế hoạch. Chức năng chính là phát triển và thông qua một giải pháp cụ thể, dành cho người là đối tượng kiểm soát và một nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể sẽ được đặt ra cho người đó. Quyết định này được gọi là (dù bằng miệng hay bằng văn bản) - một quyết định quản lý.

Lập kế hoạch có thể được định nghĩa là một trong những phương pháp mà ban lãnh đạo có thể hướng các nỗ lực của toàn bộ nhóm hướng tới việc đạt được các mục tiêu chung. Với chức năng này, bất kỳ quy trình quản lý nào cũng bắt đầu và kết quả cuối cùng của công việc phụ thuộc vào chất lượng của nhiệm vụ.

Nhiệm vụ lập kế hoạch

Bản chất của chức năng quản lý này là cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi chính mà nếu thiếu nó thì không thể tiếp tục:

• Bây giờ chúng ta đang ở đâu? Khi trả lời câu hỏi này, người ta nên đánh giá tất cả những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong các lĩnh vực hoạt động chính của nó. Đây chủ yếu là mặt tài chính, tiếp thị, nhân sự. Sau khi phân tích những lĩnh vực này, chúng ta đã có thể nói về những triển vọng mà tổ chức có.
• Chúng ta cần đạt được điều gì? Ở giai đoạn này, cần phải đánh giá các khả năng của tổ chức, xác định các cấp độ quản lý kế hoạch, cũng như những tồn tại. Trên cơ sở đó, cần xác định các mục tiêu chính trong một khoảng thời gian nhất định,và điều gì có thể trở thành mối đe dọa ngăn cản thành tích của họ.
• Làm thế nào chúng ta sẽ đạt được kết quả như mong muốn? Giai đoạn này xác định danh sách và thuật toán hành động mà các thành viên của tổ chức đạt được mục tiêu của họ.

Chỉ bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể xây dựng một hệ thống lập kế hoạch rõ ràng.

Vấn đề thực hiện

Kinh nghiệm cho thấy rằng nhiều nhà quản lý được giao phó các chức năng hoạch định hệ thống đã miễn cưỡng làm như vậy. Tất cả là về xu hướng hành động, thay vì ngồi một chỗ và phân tích. Nhiều người nghĩ rằng việc lập kế hoạch là nhàm chán và tẻ nhạt, vì vậy bạn không thể phát triển bất kỳ chiến lược nào, nhưng hãy bắt tay ngay vào hành động ngay lập tức.

Một vấn đề khác mà những người phải cải thiện hệ thống quản lý phải đối mặt, dù họ là doanh nhân hay nhà quản lý, là vấn đề về sự khác biệt giữa chương trình phát triển của công ty và cơ chế thực hiện nó. Đây được gọi là khoảng cách chiến lược. Một số lượng đáng kể nghiên cứu đã được dành để giải quyết vấn đề này, vì vậy có những phương pháp cụ thể có thể thu hẹp khoảng cách. Ví dụ, bạn có thể tham khảo cuốn sách của M. Coveney có tên "Khoảng cách chiến lược: Công nghệ để đưa chiến lược doanh nghiệp vào cuộc sống".

Tác giả trong tác phẩm của mình mô tả một quy trình gồm nhiều giai đoạn, nhằm mục đích chính xác là thực hiện chương trình phát triển của tổ chức bằng cách tích hợp các kỹ thuật quản lý kinh doanh tốt nhất với công nghệ thông tin mới nhất. Nhiệm vụ chính làlà tạo ra một cơ chế như vậy sẽ kết nối các chỉ số hoạt động chiến lược của các hoạt động của nó thông qua một hệ thống các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả với các sáng kiến và hành động cụ thể nhằm thực hiện chương trình này.

Ngày càng có nhiều hỗ trợ cho việc lập kế hoạch công nghệ thông tin toàn cầu. Số lượng sản phẩm phần mềm đang tăng lên hàng ngày. Các hệ thống mới của cả các nhà phát triển trong nước và các ứng dụng nước ngoài liên tục xuất hiện.

Vai trò của lập kế hoạch trong quản lý là gì?

Nhiệm vụ của tổ chức trong quá trình này là xác định các hành động của mình trong một khoảng thời gian nhất định, cũng như tính đến bản chất và trình tự của chúng. Các chuyên gia lưu ý rằng công việc quản lý và lập kế hoạch có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Công việc hiệu quả của một người là không thể nếu không có người kia. Chức năng chính của quản lý là nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, đến lượt nó, được xác định bằng cách lập kế hoạch.

Tuy nhiên, quá trình này phải được giám sát liên tục để đảm bảo hiệu quả tối đa. Tóm lại, lập kế hoạch được thiết kế để hình thành chính xác các mục tiêu và mục tiêu chính của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào, v.v. Và cũng phân phối chúng giữa các bộ phận và người thực hiện và xác định một chuỗi hành động rõ ràng để giải quyết chúng.

Các cấp của hệ thống lập kế hoạch là gì?

Trong bất kỳ tổ chức nào, chương trình mục tiêu đều cómột số cấp độ yêu cầu nhất định. Tổng cộng có ba cái. Đây là những kế hoạch chiến lược, hoạt động và kinh doanh. Hãy phân tích chi tiết hơn từng cấp độ, bởi vì dựa trên cơ sở của chúng, chúng ta sẽ xây dựng được mục tiêu đạt được thành công.

Chiến lược

Lập kế hoạch chiến lược có thể ở cấp độ nào? Đây là giai đoạn ban đầu mà tại đó các mục tiêu dài hạn mà tổ chức sẽ cố gắng đạt được được xác định. Để đặt chúng một cách hợp lý, trước tiên bạn phải xác định được sứ mệnh của công ty. Chính trong quá trình định nghĩa của nó, những vấn đề quan trọng nhất được đặt ra, bởi vì cần phải hiểu ý nghĩa của sự tồn tại của tổ chức, sự cần thiết và lợi ích của nó đối với xã hội. Các mục tiêu chiến lược xác định những gì cần đạt được trên toàn cầu và cách thức thực hiện.

Chương trình không đi vào chi tiết mà chỉ tiết lộ phương pháp chung để đạt được kết quả mong muốn. Tập hợp các chiến lược tập trung vào bản chất năng động của các quá trình diễn ra trong xã hội. Thông thường một trong các đường dẫn là cơ bản, nhưng các đường còn lại chỉ được thực hiện trong một số tình huống nhất định. Nhiệm vụ chính của chiến lược là thiết lập phương hướng và chỉ ra ranh giới của việc thực hiện hoạt động chính của một kế hoạch kinh doanh nhất định và chúng ta cũng có thể nói về việc tạo cơ sở cho việc thiết lập các nhiệm vụ hàng ngày.

Lớp kinh doanh

Sang giai đoạn thứ hai. Nhiệm vụ của cấp kế hoạch này là liên kết các hoạt động nhằm đạt được kết quả nhất định với các nguồn lực nhận được. Điều đầu tiên đáng nói là người có thẩm quyềnphân phối tài chính. Song song đó, cần đánh giá và lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực, thông tin và trí tuệ. Ở giai đoạn này, bạn đã có thể biết liệu có thể đạt được kết quả như mong muốn hay không. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện chương trình, các ý tưởng chung được chuyển thành các chỉ số rõ ràng.

Cấp kế hoạch hoạt động

Hãy chuyển sang giai đoạn thứ ba, ở đó tầm nhìn tổng quát về các mục tiêu và triển vọng chuyển sang giai đoạn giải quyết các công việc hàng ngày. Cơ sở của lập kế hoạch hoạt động là cụ thể hóa các hành động, thủ tục, thời hạn, chi phí thực tế. Sự khác biệt giữa cấp độ này và cấp độ khác là các chỉ số của chương trình có thể đo lường được và dễ dàng kiểm soát và quản lý hơn.

Yếu tố con người đóng vai trò rất lớn ở đây. Ở giai đoạn này, công việc được thực hiện được phân tích tích cực và các kế hoạch được điều chỉnh. Chỉ có sự so sánh về chương trình hoạt động, phân tích về việc thực hiện chương trình đó mới cho ta một bức tranh chính xác về việc quản lý các hoạt động của tổ chức.