Nhóm dự án là Khái niệm, các giai đoạn phát triển và quản lý

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Nhóm dự án là một nhóm người mà sự thành công của nó phụ thuộc vào. Hai nhiệm vụ chính được giải quyết khi nghĩ thông qua một ý tưởng mới là: tập hợp một nhóm, chuẩn bị cho công việc hiệu quả. Vì việc tổ chức nhóm dự án là một sự kiện quan trọng và có trách nhiệm, chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này một cách chi tiết hơn.

Bản chất của thuật ngữ

Tùy thuộc vào các chi tiết cụ thể, loại hình, quy mô của sáng kiến đang được xem xét, cả cá nhân chuyên gia và một số tổ chức khác nhau đều có thể tham gia vào công việc. Tất cả họ đều là thành viên của nhóm dự án theo nghĩa rộng nhất của thuật ngữ này. Trong số các đại diện của nhóm sáng kiến có:

• nhà đầu tư;
• khách hàng trực tiếp;
• doanh nghiệp tài chính;
• nhà thiết kế;
• tư vấn kinh doanh;
• nhà cung cấp tài nguyên và vật liệu;
• nhà thầu khác nhau.

Mỗi người trong số họ thực hiện một sốchức năng nhất định, chịu trách nhiệm về một phần công việc cụ thể. Một nhóm nhỏ được chọn từ tất cả nhân viên, nhóm này sẽ giải quyết các vấn đề nhất định trong suốt quá trình phát triển và thực hiện một ý tưởng sáng tạo.

Một nhóm dự án hiệu quả là những người trực tiếp tham gia vào việc thực hiện sáng kiến mới, báo cáo cho người quản lý dự án. Sự sáng tạo của nó là điều kiện tiên quyết để thực hiện thành công một ý tưởng góp phần tạo ra một sản phẩm độc đáo.

Điểm quan trọng

Nhóm dự án là một nhóm được thành lập trước khi thực hiện sáng kiến “để đời”. Nó sẽ tan rã ngay lập tức sau khi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình.

Thành phần của nhóm dự án được lựa chọn bởi các chuyên gia, đây là một quá trình tốn kém và mất thời gian. Cần thiết lập mối quan hệ thân thiện và khả thi giữa các thành viên của nhóm để mong muốn đạt được kết quả mong muốn. Trong một số trường hợp, một nhóm làm việc được tạo ra trong công ty để tiết kiệm nguồn nguyên liệu. Mục đích công việc của cô ấy là thực hiện một nhiệm vụ cụ thể có liên quan tại một thời điểm cụ thể cho tổ chức.

Hoạt động

Cơ cấu của nhóm dự án và số lượng của nhóm thay đổi tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của ý tưởng đang được thực hiện.

Mỗi người tham gia chịu trách nhiệm cho một phần nhất định của dự án, đồng thời theo đuổi lợi ích cá nhân.

Tạo nhóm dự án không chỉ liên quan đến việc hình thànhnhóm, mà còn là đào tạo chung, giao tiếp. Cách tiếp cận này góp phần thu được kết quả mong muốn. Với môi trường tâm lý thuận lợi giữa những người tham gia, các quyết định được đưa ra cơ động và cân bằng. Những người cùng chí hướng sẽ tính đến các yếu tố bên ngoài và bên trong, do đó, quá trình triển khai các ý tưởng vào cuộc sống được đẩy nhanh.

Nguyên tắc tạo

Nhóm dự án được thành lập như thế nào? Nhóm này có một số điểm khác biệt đáng kể so với nhóm công nhân ổn định. Vì nó chỉ thực hiện một số chức năng nhất định trong một khoảng thời gian cụ thể. Có một số nguyên tắc hình thành của nó. Hãy xem xét vấn đề này một cách chi tiết hơn.

Những người chơi chính của ý tưởng (nhà thầu và khách hàng) tạo ra các nhóm của riêng họ do các nhà quản lý chuyên nghiệp dẫn đầu. Theo thỏa thuận chung giữa các bên, người quản lý là người quản lý từ khách hàng hoặc từ nhà thầu.

Sự phát triển của nhóm dự án góp phần hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn nhất có thể. Chức năng quản lý của các nhà quản lý là thực hiện các công việc sau:

• trong việc lập kế hoạch thực hiện sáng kiến;
• cung cấp ý tưởng với nhân viên phù hợp;
• giám sát có hệ thống các hoạt động;
• thúc đẩy nhân viên đạt được một kết quả nhất định.

Thực hiện cụ thể ý tưởng

Quản lý nhóm dự án được xác định có tính đến các chi tiết cụ thể của sáng kiến đã thực hiện. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc của nhóm, số lượngcác chuyên gia cần thiết, các yêu cầu về kỹ năng và khả năng của họ.

Nhóm dự án là một cơ chế duy nhất, sự phối hợp của chúng xác định thời gian của công việc cần thiết. Ví dụ: nếu kế hoạch được thực hiện trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, nhóm sẽ cần các quản trị viên y tế và bác sĩ được chứng nhận.

Đội xây dựng của dự án là các nhà thiết kế, kiến trúc sư, nhà xây dựng, nhà cung cấp, nếu không có họ, rất khó để hình dung lĩnh vực này của nền kinh tế.

Môi trường văn hóa - tổ chức

Yếu tố bên ngoài tác động không nhỏ đến công việc của Doanh nghiệp. Các yếu tố bên trong bao gồm các khía cạnh sau: sự gắn kết của các đối tác, quy tắc tập thể trong công việc, phân bổ trách nhiệm chức năng, kỹ năng giao tiếp.

Quản lý nhóm dự án phù hợp giúp giảm thiểu những ảnh hưởng như vậy. Sự khác biệt cơ bản giữa một nhóm và một kiểu tập thể làm việc cổ điển là hoạt động của nó dựa trên tính chuyên nghiệp và phẩm chất kinh doanh, chứ không phải việc áp dụng nguyên tắc phân cấp điển hình.

Phương pháp hình thành

Các sáng kiến mới có thể xuất hiện cả trong một tổ chức (công ty) và với sự hợp tác của nhiều công ty nhỏ cùng một lúc. Đó là lý do tại sao việc thành lập nhóm dự án được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Đây là một điều kiện quan trọng.

Tùy thuộc vào mục tiêu của nhóm dự án, các công cụ và cách tiếp cận nhất định được sử dụng. Ví dụ, khi bản chất của ý tưởng liên quan đến tái cơ cấu, mở rộng, hiện đại hóa trong một doanh nghiệp cụ thể, dự ánlà một phần công việc hàng ngày của người quản lý và các chuyên gia được chọn cho công việc.

Cổ điển

Một người quản lý do người đứng đầu công ty bổ nhiệm, ngoài nhiệm vụ chức năng chính, còn là người lãnh đạo ý tưởng, triển khai kế hoạch cụ thể này.

Anh ấy có toàn quyền tiếp cận với nhân sự cần thiết, quyền điều phối mọi hành động, lập kế hoạch các giai đoạn công việc. Trong cơ cấu tổ chức chung của công ty, khi nghĩ ra một ý tưởng mới, một đơn vị cơ cấu riêng biệt sẽ được tách ra.

Mô hình này là một hình thức cổ điển, nó được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp lớn. Nó giả định mức độ ưu tiên của đổi mới so với các hoạt động hàng ngày, vì người quản lý không chạm vào hệ thống phân cấp điển hình được thiết lập trong công ty. Người quản lý và các thành viên chính trong nhóm được giải phóng một thời gian khỏi nhiệm vụ chức năng trực tiếp của họ. Người đứng đầu công ty hoặc cấp phó của anh ta được bổ nhiệm làm người quản lý của nhóm.

Dạng hỗn hợp

Nó phù hợp với các hãng tầm trung. Bản chất của việc tạo ra một nhóm dự án là sự đổi mới được dẫn dắt bởi một người quản lý bên ngoài. Chính anh ta là người chịu trách nhiệm cho sự thành công của việc thực hiện ý tưởng. Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, một chuyên gia như vậy có thể liên quan đến nhân viên của các bộ phận khác trong dự án. Điểm khác biệt là, ngoài nỗ lực đổi mới, họ tiếp tục hoàn thành các trách nhiệm chính.

Nếu ý tưởng được thực hiện bởi nhiều công ty cùng một lúc, nhóm dự án bao gồmđại diện các doanh nghiệp quan tâm đến sự thành công. Cách tổ chức quy trình như vậy được coi là tiêu chuẩn, trong đó một nhóm người thực hiện riêng biệt được tạo ra cho mỗi ý tưởng.

Các phương pháp cơ bản để xây dựng đội ngũ

Hiện tại, bốn nguyên tắc cơ bản được sử dụng:

• thiết lập mục tiêu;
• giữa các cá nhân;
• nhập vai;
• có vấn đề - có tính định hướng.

Đầu tiên liên quan đến việc thiết lập mục tiêu cuối cùng như một hướng dẫn cho công việc của nhóm dự án, suy nghĩ sơ bộ về các cách để đạt được mục tiêu đó.

Nguyên tắc giữa các cá nhân bao gồm việc tăng cường chú ý đến mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Thành công của công việc phụ thuộc trực tiếp vào việc thiết lập các mối quan hệ tin cậy trong giao tiếp, vì vậy người quản lý dự án thường nhờ đến sự trợ giúp của một nhà tâm lý học chuyên nghiệp.

Nguyên tắc vai trò là nhằm chia sẻ quyền lực cơ bản giữa các thành viên trong nhóm, trao cho mỗi người quyền và trách nhiệm riêng của họ.

Nguyên tắc cuối cùng góp phần giải quyết tất cả các vấn đề gây tranh cãi trong khuôn khổ tranh chấp chung, giúp đẩy nhanh đáng kể việc thực hiện kế hoạch và tăng hiệu quả của kế hoạch.

Tiêu chí tuyển chọn nhân viên

Đặc biệt chú trọng đến kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp của những người sẽ tham gia vào quá trình phát triển và thực hiện các hạng mục mới có ý nghĩa quan trọng đối với công ty. Nhân viên tham gia vào dự án phải chủ động, sẵn sàng chịu trách nhiệm về các quyết định mà họ đưa ra. Mong muốn dành tối đa thời gian để làm việc được hoan nghênh, vàcũng độc lập trong việc lập kế hoạch cho các giai đoạn của hoạt động.

Không có yêu cầu đặc biệt nào về thành phần độ tuổi khi tạo nhóm dự án. Để đoàn kết một nhóm nhỏ mới, người lãnh đạo tổ chức các sự kiện chung: các kỳ nghỉ, các chuyến đi bộ đường dài, các bữa tiệc của công ty.

Cấu trúc được phát triển có tính đến các chức năng được thực hiện bởi các chuyên gia, cũng như mối quan hệ giữa chúng. Trong số các quy trình nhóm ảnh hưởng đến hiệu quả đạt được mục tiêu, chúng tôi lưu ý đến áp lực nhóm, các chỉ số năng động, tư duy thông qua các quyết định chung. Trong số các yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến tốc độ của dự án, chúng tôi lưu ý rằng việc thiếu mục tiêu, kế hoạch làm việc được xây dựng rõ ràng, xung đột nội bộ liên tục, cũng như thiếu nguồn lực và thiếu sự quan tâm của người quản lý trong việc thúc đẩy dự án.

Trong thực tế ở nước ta, khi thu hút các chuyên gia có giá trị từ các bộ phận khác vào đội, các xung đột khác nhau xuất hiện giữa các trưởng bộ phận và người quản lý. Khó khăn tối đa xuất hiện đối với những nhân viên trẻ và đầy triển vọng, những người nhận một nhiệm vụ có trách nhiệm từ người đứng đầu. Vấn đề trong những tình huống như vậy nên được giải quyết thông qua các cuộc đàm phán mang tính xây dựng và ban quản lý nên đặt trọng tâm đúng mức vào nhóm.

Các giai đoạn hình thành và chu kỳ của "sự sống"

Sau khi xuất hiện một ý tưởng thú vị cho đến khi nó được triển khai thành công thành hiện thực, nhiều giai đoạn liên tiếp sẽ trôi qua cùng một lúc. Tại thời điểm này, quan hệ giữa các thương nhân tư nhân đang được thiết lập, xây dựng một nền tảng nhân ái và hiệu quảsự hợp tác. Người quản lý quan sát các quá trình diễn ra trong nhóm, ngăn chặn xung đột và hiểu lầm, đồng thời định hướng những người tham gia hướng tới kết quả cuối cùng.

Ở giai đoạn định hướng, việc làm quen ban đầu của tất cả các thành viên trong nhóm mới được thực hiện. Họ đang trong tình trạng mông lung và không chắc chắn về sức mạnh và năng lực của mình, vì vậy điều quan trọng là người lãnh đạo phải tạo ra thái độ đúng đắn trong giai đoạn này.

Người quản lý không chỉ định hướng cho những người cùng chí hướng mà còn trả lời các câu hỏi, lập danh sách các quy tắc, mục tiêu, phương pháp để đạt được mục tiêu đó.

Trong quá trình giao tiếp, xung đột và bất đồng xuất hiện liên quan đến việc phân bổ các chức năng trong đội. Người lãnh đạo cần giảm thời gian của giai đoạn này, để phân bổ vai trò giữa các thành viên trong nhóm trong thời gian ngắn nhất có thể.

Sự nhiệt tình của mỗi nhân viên, mong muốn thể hiện sự chủ động, độc lập và độc đáo khi lập kế hoạch cho các giai đoạn hoạt động chính, phụ thuộc trực tiếp vào sự quan tâm của chính người quản lý.

Ở giai đoạn hợp tác, việc thiết lập các mối quan hệ tin cậy, phân bổ rõ ràng các vai trò và công việc nhất quán để xem xét một kế hoạch làm việc được mong đợi.

Giai đoạn làm việc là thời điểm, tức thời cho việc thực hiện mọi ý tưởng trong đời thực. Thời hạn của nó liên quan đến các chi tiết cụ thể của ý tưởng đang được xem xét, cũng như khả năng tài chính của công ty thực hiện dự án.

Giai đoạn cuối cùng là đánh giá hiệu quả của dự án, mức độ hoàn thành của việc đạt được mục tiêu đã đặt ra khi bắt đầu công việc.