2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44
Mỗi tổ chức trong quá trình làm việc đều phải đối mặt với một luồng tài liệu lớn. Hợp đồng, pháp chế, kế toán, tài liệu nội bộ … Một số phải được lưu giữ tại doanh nghiệp trong suốt thời gian tồn tại, nhưng hầu hết các chứng chỉ đều có thể bị tiêu hủy khi hết hiệu lực. Để có thể nhanh chóng hiểu được các tài liệu thu thập được, một danh pháp về các công việc của tổ chức được biên soạn. Các mẫu của tài liệu này và thuật toán xây dựng nó sẽ được thảo luận bên dưới.
Mục đích
Hàng trăm tài liệu được tạo ra trong mọi tổ chức. Mỗi ngày tích lũy, những người thợ dần thay thế nhau. Tại một số thời điểm, rất khó để tìm được một đơn hàng từ hai năm trước. Để tránh những trường hợp như vậy, một danh pháp các trường hợp được tạo ra.
Định nghĩa
Một trường hợp là một tài liệu liên quan đến mộtvấn đề, lĩnh vực hoạt động. Danh pháp các trường hợp là một danh sách chứa danh sách các trường hợp được mở ra với dấu hiệu về các khoảng thời gian lưu trữ của chúng. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể tổ chức đúng quy trình làm việc. Danh pháp các trường hợp của một tổ chức thương mại, một mẫu trong số đó sẽ được thảo luận bên dưới, được biên soạn cho mục đích sau:
- hệ thống hóa nhóm tài liệu, đảm bảo tìm kiếm nhanh chóng và an toàn;
- ấn định số đăng ký theo phân loại trường hợp;
- lập một kho tài liệu để lưu trữ vĩnh viễn, lâu dài và cá nhân (bao gồm cả hành vi tiêu hủy).
Danh pháp các trường hợp được sử dụng khi lựa chọn tài liệu để lưu trữ và tiêu hủy. Tài liệu tham khảo đa chức năng này là cần thiết cho mọi tổ chức để hợp lý hóa công việc văn phòng. Trong trường hợp này, hình thức sở hữu của tổ chức không quan trọng. Nếu danh pháp mẫu của các trường hợp của một tổ chức y tế có thể được tìm thấy trong các quy định và nghị quyết, thì số liệu phân tích về các trường hợp đã mở của một tổ chức tư nhân sẽ phải được tổng hợp độc lập.
Bắt buộc hay bắt buộc?
Việc biên soạn danh sách này được cung cấp bởi “Quy tắc về công việc lưu trữ”. Nó là bắt buộc đối với các tổ chức tạo một kho lưu trữ như một dịch vụ riêng biệt. Danh sách này, ngoài các tổ chức của tiểu bang và thành phố, còn bao gồm một số cấu trúc thương mại, chẳng hạn như văn phòng công chứng.
Tất cả các tổ chức khác cần tạo một danh pháp các trường hợp để hệ thống hóa công việc với các tài liệu, vì các doanh nghiệp thuộc mọi hình thứctài sản có nghĩa vụ đảm bảo an toàn cho các tài liệu tham khảo lưu trữ. Điều này được quy định bởi Luật Liên bang số 125. Danh sách việc cần làm chi tiết sẽ được bắt đầu hoặc cập nhật vào quý 4 của năm dương lịch.
Cấu trúc
Danh pháp các trường hợp phải chứa tất cả các trường hợp đã nộp, ngoại trừ các ấn phẩm in: báo cáo của nhân viên, chứng chỉ từ công việc, tạp chí, sổ kế toán, tất cả tài liệu về bộ phận cơ cấu, thư từ của bộ phận cơ cấu, v.v. Tài liệu về quyền truy cập hạn chế phải chứa tiêu đề "Buộc". Thư mục nên chứa các tệp của hoa hồng tạm thời, các bộ phận. Nhưng, ví dụ, công đoàn là một tổ chức độc lập. Các nhân viên của nó độc lập tham gia vào việc hình thành danh bạ. Kho lưu trữ cũng phải có tiêu đề của các trường hợp đang chờ xử lý của các doanh nghiệp bị thanh lý, người kế thừa hợp pháp của nó là một tổ chức hiện có.
Bạn có thể xem mẫu điền danh pháp các công việc của tổ chức bên dưới.
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp duy trì tài liệu dưới dạng điện tử. Một số báo cáo thậm chí không được in ra giấy. Ở cuối mỗi phần, hãy liệt kê những hồ sơ nào được lưu giữ dưới dạng điện tử, cho biết số lượng tệp và bất kỳ từ khóa tìm kiếm cần thiết nào. Một số tổ chức tạo ra một danh pháp điện tử riêng cho các trường hợp cho một tổ chức thương mại. Mẫu và thuật toán điền vào phải hoàn toàn tuân thủ các tiêu chuẩn được chấp nhận.
Bắt đầu từ đâu?
Trách nhiệm biên dịch thư mục trong các tổ chức lớn thuộc về dịch vụ tài liệu(ban thư ký, văn phòng), và trong những người nhỏ - thư ký, một người được chỉ định khác. Trong các tổ chức thương mại, chức năng này được thực hiện bởi bộ phận nhân sự, trong đó hầu hết các tài liệu được tạo ra. Vì thông tin phải đến từ tất cả các đơn vị cấu trúc, nên bắt đầu bằng việc xây dựng một trật tự về danh pháp các trường hợp trong tổ chức sẽ dễ dàng hơn. Dưới đây là một ví dụ về đơn đặt hàng như vậy để bạn chú ý.
ABC LLC
20.11.2017 Moscow
Nhằm mục đích hệ thống hóa, lưu trữ và hạch toán chứng từ
ĐẶT HÀNG:
- Phê duyệt và đưa vào lưu hành danh mục hồ sơ của Công ty từ ngày 2018-01-01.
- Người đứng đầu các bộ phận cơ cấu để đảm bảo hình thành các trường hợp theo mẫu đã được phê duyệt.
- Gửi thư ký đến các bộ phận cấu trúc của phần trích xuất từ sách tham khảo để làm việc.
Giám đốc điều hành Ivanov N. A.
Đối với các tổ chức trong một số lĩnh vực hoạt động, các mẫu danh pháp về công việc của các tổ chức đã được Bộ phát triển. Sắc thái này cần được làm rõ trước khi hình thành thư mục. Danh pháp mô hình phải được điền theo đúng danh pháp mô hình đã cho trong các trường hợp của tổ chức. Các tổ chức khác có thể sử dụng các hướng dẫn này để biên soạn một tài liệu riêng lẻ.
Tài liệu hỗ trợ
Khi phát triển biểu mẫu thư mục, các tổ chức thương mại nên tập trung vào:
- "Quy tắc Lưu trữ" (quyết định của Cơ quan Lưu trữ Liên bang ngày 06.02.02);
- Mục 5 của Nghị định số 477 ngày 15/6/2009 "Phê duyệt Nội quy Công sở".
- Hướng dẫn công việc văn phòng.
- Danh sách tài liệu lưu trữ.
Bạn cũng nên nghiên cứu bảng nhân sự, điều lệ, hành vi của địa phương, quy định về bộ phận, nội quy, tiêu chuẩn, hướng dẫn, kiểm kê các trường hợp. Chúng chứa các liên kết đến các tài liệu liên quan. Đầu tiên, các mẫu danh pháp của các công việc của tổ chức theo các bộ phận được tổng hợp, để sau đó tạo thành một thư mục chung. Đôi khi một nguyên tắc chức năng hơn là một nguyên tắc cấu trúc được áp dụng. Có nghĩa là, việc phân phối được thực hiện không phải bởi các bộ phận mà bởi các chức năng.
Làm thế nào để tạo một danh pháp mẫu cho các công việc của một tổ chức?
Hình thức thư mục được quy định tại Phụ lục số 8 của "Nội quy công tác văn thư". Sách tham khảo được biên soạn trên giấy tiêu đề của tổ chức. Phần chính của báo cáo được trình bày dưới dạng bảng và bao gồm 5 cột:
- chỉ số trường hợp;
- tiêu đề (tập, phần);
- số (khối lượng, bộ phận);
- hạn sử dụng, số thứ tự trong danh sách;
- lưu ý.
Chỉ số
Index là một ký hiệu kỹ thuật số của một đơn vị cấu trúc trong một doanh nghiệp. Ví dụ: 04-06, trong đó 04 là số thứ tự của bộ phận nhân sự, 06 là số thứ tự của thùng máy. Chỉ tiêu có thể bao gồm ba cặp số, ví dụ: 04-03-08, trong đó 04 là mã của phòng kinh tế tài chính, 03 là chỉ định của phòng kế toán, 08 là số hồ sơ. Chỉ số có thể là số, chữ cái hoặc hỗn hợp.
Tiêu đề
Tiêu đề được phân phối theo mức độ quan trọng của tài liệu. Đầu tiên, tổ chứctài liệu hành chính (bắt đầu với các đơn vị cao hơn và chuyển sang các đơn vị cấu trúc). Sau đó, các quy tắc và quy định do chính tổ chức phát triển được liệt kê. Hơn nữa, các kế hoạch và báo cáo (hàng năm, hàng quý, hàng tháng) được tính đến. Dự thảo văn bản hành chính được đặt sau văn bản chính. Các trường hợp cùng loại (ví dụ: thẻ cá nhân của nhân viên) được điền theo thứ tự bảng chữ cái.
Tiêu đề cần tóm tắt nội dung của tài liệu. Không được phép sử dụng các từ ngữ chung chung như "linh tinh", "thư từ", "tài liệu đến / đi". Tiêu đề trường hợp chứa các phần tử sau:
- tên của tài liệu hoặc loại hồ sơ đang được nộp nếu tài liệu là một phần của khối lượng lớn;
- tác giả tài liệu (tên của tổ chức hoặc bộ phận);
- người nhận (tài liệu được nhận từ ai hoặc tài liệu sẽ được gửi đến ai);
- tóm tắt / bản chất (ví dụ: "Câu hỏi chứng nhận");
- tên lãnh thổ;
- ngày / kỳ;
- Đánh dấunếu tệp chứa bản sao của các tài liệu khác, không phải bản gốc của chúng.
Số lượng mỗi hộp không quá 250 tờ. Nếu giả định rằng vỏ máy sẽ rất lớn, thì nó được chia thành nhiều phần và khối lượng. Cột thứ ba ở cuối năm dương lịch cho biết số trường hợp đã thực sự mở.
Cột thứ tư chỉ ra các điều khoản lưu trữ tài liệu, theo Nội quy. Chúng phải được quan sát bởi cả chính phủ và các tổ chức thương mại. Nếu tài liệu không có trong Quy tắc, thì điều khoản của nólưu trữ nên được xác định dựa trên Danh sách. Việc đếm ngược thời gian lưu trữ bắt đầu vào ngày 1 tháng 1 của năm tiếp theo sau khi thành lập. Nếu chứng chỉ được cấp vào năm 2016, thì thời gian đếm ngược sẽ bắt đầu từ 2017-01-01.
Đang cập nhật danh sách
Hàng năm, khi các tập tin được chuyển vào kho lưu trữ, một danh sách chi tiết sẽ được gửi. Đây là danh pháp mẫu được cập nhật của các trường hợp cho một nhánh của các tổ chức bảo mật trông như thế nào:
Trong năm, tất cả các tài liệu được phân nhóm theo mẫu đã được duyệt. Nếu bạn cần thêm một báo cáo chưa sử dụng trước đó, một tiêu đề mới sẽ được tạo. Và quá trình này được lặp lại theo thuật toán được mô tả ở trên.
Đề xuất:
Là doanh nhân bắt buộc phải có con dấu: các đặc điểm của luật pháp Liên bang Nga, các trường hợp doanh nhân cá nhân phải có con dấu, thư xác nhận về việc không có con dấu, điền mẫu, ưu và khuyết điểm của việc làm việc với một con dấu
Nhu cầu sử dụng in ấn được xác định bởi loại hoạt động mà doanh nhân thực hiện. Trong hầu hết các trường hợp, khi làm việc với các khách hàng lớn, sự hiện diện của con dấu sẽ là điều kiện cần để hợp tác, mặc dù không bắt buộc theo quan điểm của pháp luật. Nhưng khi làm việc với lệnh của chính phủ, việc in ấn là cần thiết
Làm việc tại Magnit Cosmetic: đánh giá của nhân viên, điều kiện làm việc, trách nhiệm công việc và các tính năng của công việc đã thực hiện
Triển vọng thăng tiến trong sự nghiệp là một trong những lời hứa hấp dẫn của các nhà tuyển dụng. Theo phản hồi từ các nhân viên khi làm việc tại Magnit Cosmetic, tại đây bạn thực sự có thể đạt đến những đỉnh cao nhất định chỉ trong vài năm, bắt đầu từ vị trí trợ lý bán hàng và trở thành giám đốc của một trong những chuỗi cửa hàng. Có đúng hay không? Chúng ta hãy thử tìm câu trả lời cho câu hỏi này và nhiều câu hỏi khác
Làm thế nào để trở nên giàu có hơn? Làm thế nào để trở nên thành công hơn và giàu có hơn? Làm thế nào người giàu trở nên giàu có: Bí quyết của những người thành công là gì
Nhiều kết luận vô cùng thú vị có thể được rút ra từ thái độ sống và làm việc trong thế giới hiện đại của giới tài phiệt. Tuy nhiên, bạn không nên quá lo lắng về việc làm thế nào để trở nên giàu có hơn, bởi vì đối với mỗi người, vấn đề này được giải quyết theo cách riêng của nó. Chúa ban cho bạn có nhiều tiền để bạn không cảm thấy chúng có ý nghĩa, không còn giữ những tính toán vụn vặt nữa, bởi vì đó là lúc bạn có thể cảm thấy hạnh phúc
Nhà trị liệu: mô tả công việc, trình độ học vấn cần thiết, điều kiện việc làm, trách nhiệm công việc và các tính năng của công việc đã thực hiện
Quy định chung về bản mô tả công việc của bác sĩ đa khoa. Yêu cầu về trình độ học vấn, đào tạo cơ bản và đặc biệt của một chuyên gia. Điều gì hướng dẫn anh ta trong công việc của mình? Các nhiệm vụ chính trong công việc của một bác sĩ, một danh sách các trách nhiệm công việc. Quyền và trách nhiệm của người lao động
Làm thế nào để trở thành một nhân viên bán hàng giỏi: khái niệm về những điều cơ bản của công việc, giai đoạn ban đầu, tích lũy kinh nghiệm, các quy tắc bán hàng, các điều kiện thuận lợi và khả năng giải thích tất cả các lợi thế của việc mua hàng
Làm thế nào để trở thành nhân viên kinh doanh giỏi? Bạn cần tài năng, hay một người có thể phát triển một cách độc lập những phẩm chất cần thiết trong bản thân? Bất kỳ ai cũng có thể trở thành một nhà quản lý giỏi. Chỉ là đối với một số người, việc đạt được kỹ năng cần thiết sẽ rất dễ dàng, trong khi những người khác sẽ phải nỗ lực rất nhiều. Nhưng cuối cùng, cả hai đều sẽ bán chạy như nhau
