Loại cuộc họp: nghi thức, cấu trúc và nội dung

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Không thể tưởng tượng được công việc của bất kỳ tổ chức nào mà không có truyền thông kinh doanh. Giao tiếp được xây dựng phù hợp giữa các nhân viên cho phép bạn giải quyết công việc một cách trôi chảy và nhanh chóng.

Có nhiều loại cuộc họp trong các tổ chức, và mỗi loại có những đặc điểm và nhiệm vụ riêng. Biết những sắc thái như vậy sẽ giúp thuận lợi cho việc thảo luận các vấn đề kinh doanh. Bài viết này sẽ cho bạn biết về các loại cuộc họp, giúp bạn hiểu tại sao chúng được tổ chức và cách chúng được ghi lại trong công việc văn phòng.

Mục tiêu của cuộc họp kinh doanh

Mục tiêu chính của việc tổ chức bất kỳ loại cuộc họp và cuộc họp nào là phát triển các giải pháp mang tính xây dựng cụ thể cho các vấn đề cấp bách và xem xét các vấn đề kinh doanh cấp bách. Ngoài ra, trong cuộc họp tập thể, nhân viên có cơ hội chia sẻ quan điểm, ý tưởng hoặc đưa ra đề xuất về giải pháp tốt nhất cho các vấn đề với quản lý cấp cao hơn.

Bất kỳ loại cuộc họp kinh doanh nào đều cho phép bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về tình hình trong tổ chức, để xác định điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức. Cần lưu ý rằng khi tham gia hình thức nàygiao tiếp kinh doanh là sự thích ứng nhanh chóng của các nhân viên mới của công ty hoặc xí nghiệp.

Nhiệm vụ

Các nhiệm vụ sau của tất cả các loại cuộc họp có thể được phân biệt:

• giải quyết các vấn đề và vấn đề hiện tại;
• tích hợp hoạt động của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty;
• đánh giá về công ty và các bộ phận cấu trúc riêng lẻ của nó;
• duy trì và phát triển chính sách của công ty.

Để hiểu rõ hình thức tổ chức sự kiện kinh doanh như vậy, bạn cần quyết định nhiệm vụ nào ở trên sẽ tương ứng với sự kiện đó và sau đó bạn có thể hiểu nó sẽ thuộc phân loại nào.

Các loại và phân loại

Một cuộc họp, như một kiểu giao tiếp kinh doanh, có thể có một hình thức tổ chức khác, xác định chủ đề của nó và danh sách các quan chức có mặt.

Phân loại chính của các cuộc họp nên được đánh dấu:

1. Khu vực sở hữu. Ở đây chúng ta có thể phân biệt các loại cuộc họp như hành chính (cung cấp cho việc thảo luận các vấn đề có vấn đề), khoa học (hội thảo và hội nghị, mục đích là để thảo luận các vấn đề khoa học thời sự), chính trị (cung cấp một cuộc họp của các thành viên của bất kỳ chính trị tiệc tùng và phong trào) và các loại hình hỗn hợp.
2. Quy mô. Ở đây, các chuyên gia quốc tế được phân biệt, nơi có sự tham gia của các chuyên gia từ các quốc gia khác hoặc các đối tác nước ngoài, quốc gia, khu vực cũng như thành phố.
3. Đều đặn. Trong bất kỳ định dạng cuộc họp nào, có thể cóvĩnh viễn hoặc định kỳ.
4. Theo vị trí - địa phương hoặc du lịch.

Và cũng có thể chia tất cả các loại cuộc họp như sau:

1. Có tính hướng dẫn, cung cấp một định dạng ứng xử chỉ đạo, trong đó một nhà lãnh đạo cấp trên truyền tải thông tin trực tiếp đến cấp dưới của mình, sau đó thông tin này được phân kỳ và được truyền theo chiều dọc của quyền lực. Thông thường, trong quá trình giao tiếp kinh doanh như vậy, các mệnh lệnh của Giám đốc điều hành được nghe thấy, điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đây cũng có thể là các chuẩn mực hành vi hoặc những đổi mới quan trọng.
2. Vận hành (các phòng điều khiển). Mục đích của loại cuộc họp này là để có được thông tin về tình hình công việc trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Luồng thông tin trong trường hợp này được chỉ đạo từ cấp dưới trực tiếp đến các trưởng bộ phận hoặc tổng giám đốc. Về cơ bản, tại các cuộc họp hoạt động, các vấn đề về việc thực hiện các bản đồ đường đi, các hoạt động được lập kế hoạch, các kế hoạch chiến lược và hoạt động đều được xem xét. Một điểm khác biệt quan trọng giữa cuộc họp hoạt động (cử) và tất cả những cuộc họp khác là chúng được tổ chức thường xuyên và có một danh sách cố định những người tham gia. Cũng cần lưu ý rằng trong cuộc họp có thể không có chương trình làm việc.
3. Có vấn đề. Một cuộc họp như vậy được triệu tập trong trường hợp cần gấp để đưa ra quyết định hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn hoặc giải quyết một vấn đề toàn cầu cho doanh nghiệp.

Ngoài tất cả những điều trên, người ta có thể chọn ra một trong những kiểu sản xuất phổ biến nhấtcác cuộc họp - lập kế hoạch. Theo quy định, một sự kiện như vậy được tổ chức hàng ngày hoặc mỗi tuần một lần, tại đó trưởng bộ phận và những người trực tiếp thực hiện có mặt, những người nhận nhiệm vụ trong ngày và thảo luận về tiến độ thực hiện của họ.

Chủ đề cuộc họp của các nhân sự trong doanh nghiệp tại cuộc họp có thể là bất kỳ loại vấn đề nào phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và quá trình thảo luận có thể được dành cho những thay đổi của môi trường bên ngoài trong mà một tổ chức cụ thể hoạt động.

Tổ chức cuộc họp

Bất kỳ loại cuộc họp nào, bất kể hình thức của nó, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho nó, vì hiệu quả của nó phụ thuộc vào thời điểm này. Ban đầu, bạn cần xác định những điểm sau:

• tiêu;
• vấn đề thảo luận;
• thiết lập nhiệm vụ cho nhân viên (dựa trên chức năng và sự phụ thuộc);
• bước để hoàn thành nhiệm vụ.

Ngày nay, hầu hết các cuộc họp được tiến hành một cách rất tầm thường, vì điều đó, ý nghĩa của chúng bị mất đi và các nhiệm vụ được giao có thể được thực hiện kém. Do đó, điều cực kỳ quan trọng là phải suy nghĩ trong toàn bộ quá trình của các cuộc họp kinh doanh như vậy và xây dựng một cuộc thảo luận làm việc theo cách không chỉ mất thời gian mà còn có phản hồi từ nhóm.

Họp

Cần lưu ý rằng các công ty và tổ chức lớn đang tìm cách giành thị phần nhất định và phát triển công ty của họ với mục tiêu tạo ra lợi nhuận lớn, hãy đặt cược lớnthảo luận chính xác các vấn đề quan trọng thông qua các cuộc họp. Từ thực tiễn của những nhà quản lý thành công, bạn có thể hình thành bộ quy tắc sau về cách chuẩn bị cho một cuộc họp:

Đầu tiên, danh sách người tham gia được xác định. Cần phải nói rõ ai sẽ mời tham gia cuộc họp và anh ta sẽ đóng vai trò gì trong cuộc họp. Thường xảy ra rằng những người được mời có thể không hiểu vấn đề và được mời "chỉ trong trường hợp", nhưng tại thời điểm đó, họ có thể thực hiện nhiệm vụ của mình và không lãng phí thời gian.

Điều quan trọng là phải chuẩn bị một chương trình làm việc. Nếu cuộc họp được lên lịch, thì một chương trình làm việc sẽ được xây dựng trước, chương trình này chỉ ra các vấn đề sẽ được thảo luận và cũng xác định những người phát biểu chính. Điều quan trọng cần nhớ là tài liệu này phải được gửi cho những người chịu trách nhiệm chuẩn bị thông tin và những người sẽ có mặt để tất cả những người tham gia có thể chuẩn bị báo cáo, đề xuất và các câu hỏi bổ sung. Nếu cần, chương trình có thể được điều chỉnh.

Các vấn đề lớn và chiến lược cần được đặt lên hàng đầu trong cuộc họp. Người phát biểu những vấn đề này nhất thiết phải là người (trưởng phòng, ban, phân xưởng) chịu trách nhiệm cá nhân trong việc thực hiện bất kỳ hoạt động chiến lược nào của công ty.

Điểm quan trọng

Điều quan trọng cần nhớ là bất kỳ cuộc họp nào cũng có hai giai đoạn chính - chuẩn bị cho cuộc họp và tổ chức thực sự. Giai đoạn đầu tiên bao gồm xác định mức độ phù hợp của việc tiến hành kinh doanhbộ sưu tập, nhiệm vụ, mục tiêu chính và phụ được chỉ ra, danh sách người tham gia và diễn giả được hình thành, báo cáo, bài thuyết trình và báo cáo được chuẩn bị theo chủ đề hoặc chương trình đã xác định trước đó. Giai đoạn thứ hai liên quan đến việc thực hiện quy trình đã được lên kế hoạch trước đó của cuộc họp, nghe báo cáo và thảo luận về các vấn đề hiện tại và chiến lược.

Nếu trong quá trình giao tiếp kinh doanh như vậy, nhân viên cần phải quyết định những gì và làm với ai, thì chúng ta có thể thực hiện giai đoạn thứ ba - ra quyết định. Theo quy định, các quyết định được đưa ra bởi chủ tọa, người chủ trì cuộc họp, dựa trên quyết định của riêng mình hoặc bằng thảo luận hoặc biểu quyết tập thể.

Kế hoạch họp mẫu

Với một kế hoạch rõ ràng trước mặt, bất kỳ người quản lý nào cũng có thể tiến hành cuộc họp một cách hiệu quả và hiệu quả, điều này sẽ cho phép bạn nhận được phản hồi từ nhân viên và đặt ra nhiệm vụ phù hợp cho họ. Kế hoạch này có thể bao gồm những điều sau:

• lời chào;
• nghe báo cáo và tổng kết trong một khoảng thời gian nhất định (quý, tuần, nửa năm, tháng);
• bao quát các vấn đề hiện tại liên quan đến công ty;
• nghe gợi ý để khắc phục sự cố (động não);
• đánh giá các phương án được đề xuất và thảo luận về việc thực hiện chúng;
• tích lũy các tùy chọn;
• bỏ phiếu cho việc thông qua một hoặc một lựa chọn khác;
• xác định ranh giới trong quá trình giải quyết vấn đề (xác định ai chịu trách nhiệm, thời gian, phương pháp và phương pháp).

Ghi âm

Lớnmột số loại cuộc họp cần được cố định trên giấy (tài liệu), được gọi là giao thức. Giữ loại tài liệu này cho phép bạn hợp pháp hóa các quyết định được đưa ra. Ngoài ra, nhờ giao thức, bạn luôn có thể theo dõi tiến độ thực hiện các hoạt động và trong trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ, hãy xác định ai chịu trách nhiệm cho việc này.

Việc chọc thủng, theo quy luật, được tiến hành bởi thư ký của lãnh đạo, người chủ trì cuộc họp. Tuy nhiên, chức năng này thường cũng có thể được thực hiện bởi những người lao động khác.

Chức năng, nhiệm vụ của thư ký

Trước khi bắt đầu các cuộc họp kinh doanh, thư ký nên làm quen với danh sách những người được mời và danh sách các vấn đề được thảo luận. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là nếu cuộc họp được tổ chức thường xuyên, thì chính quan chức này là người thu thập tất cả các tài liệu (danh sách, kế hoạch, chương trình làm việc, v.v.) và giúp lãnh đạo chuẩn bị cho cuộc họp.

Lúc đầu và nếu cần, thư ký có thể yêu cầu những người xuất hiện điền vào một tờ đăng ký, trong đó họ tên của họ sẽ được ghi rõ. và vị trí. Điều này sẽ cần thiết khi soạn thảo giao thức. Tiếp theo, thư ký công bố chương trình làm việc, đánh dấu sự bắt đầu của cuộc họp. Hơn nữa, khi những người có mặt bắt đầu thảo luận về các vấn đề, thư ký sẽ ghi lại tiến trình của sự kiện này. Vào cuối cuộc họp, quan chức này chuẩn bị phiên bản hoàn chỉnh của biên bản, sau đó anh ta ký với chủ tọa và gửi mọi thứ cho những người liên quan.

Điều cực kỳ quan trọng đối với Thư ký, khi biên dịch, thanh toán đến hạnchú ý đến sự xuất hiện của biên bản cuộc họp. Nó phải bao gồm tiêu đề, địa điểm, danh sách những người tham dự, các vấn đề được thảo luận và các quyết định được đưa ra.

Kết

Từ những thông tin trên, chúng ta thấy rõ rằng việc tổ chức các cuộc họp trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, luôn cần nhớ rằng sự chuẩn bị chất lượng cao cho những sự kiện như vậy mang đến hơn 50% chìa khóa thành công trong việc cung cấp thông tin, thiết lập mục tiêu và thực hiện chất lượng cao.