Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: khái niệm, mục tiêu, nguyên tắc

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quản lý tái cấu trúc quy trình kinh doanh bao gồm một tập hợp các phương pháp và kỹ thuật. Chúng được một tổ chức sử dụng để thiết kế thành công các hoạt động của tổ chức đó. Điều này xảy ra theo các mục tiêu đã đặt ra.

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh có nghĩa là hoàn toàn suy nghĩ lại và thiết kế lại tất cả các quy trình của tổ chức. Điều này là cần thiết để đạt được các mục tiêu và mục tiêu đề ra. Những cải tiến có thể xảy ra rất đột ngột, nhảy vọt. Mặc dù vậy, tổ chức vẫn có thể đạt được thành công và thực hiện điều chỉnh mong muốn về chi phí hàng hóa và dịch vụ, chất lượng dịch vụ được cung cấp và cải thiện việc cung cấp dịch vụ.

Các thành phần của định nghĩa

Định nghĩa về tái cấu trúc quy trình kinh doanh bao gồm bốn từ cơ bản: cơ bản, cấp tiến, sắc bén, quy trình.

Cơ bản bước vào giai đoạn đầu tiên, trong đó bắt buộc phải trả lời một số câu hỏi liên quan đến những câu hỏi chính:

1. Tại sao một tổ chức thực hiện hoạt động này mà không phải hoạt động nào khácnhững người khác?
2. Tại sao một tổ chức thực hiện công việc của mình theo những cách này mà không thực hiện các lựa chọn khác?
3. Cuối cùng thì tổ chức nào có kế hoạch trở thành và bản thân nó thấy gì trong vài năm nữa?

Mọi người trả lời một số câu hỏi này cần phải suy nghĩ lại về các quy tắc hiện hành để kinh doanh. Thường thì chúng có thể đã lỗi thời, không hiệu quả và không thể áp dụng cho một ngành sản xuất cụ thể.

Cấp tiến là việc lập kế hoạch lại hoạt động kinh doanh. Những thay đổi không chỉ là bề ngoài. Toàn bộ hệ điều hành có thể thay đổi. Chủ doanh nghiệp được cung cấp các tùy chọn, việc triển khai có thể thay đổi toàn bộ hoạt động sản xuất.

Độ sắc nét. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh không được sử dụng trong trường hợp cần cải thiện và tăng các chỉ số thu nhập nhận được theo một tỷ lệ nhất định, lên đến tối đa là 100%. Hiệu suất sử dụng chỉ đến khi doanh nhân muốn tăng hiệu suất lên 500% hoặc hơn. Trong những trường hợp như vậy, có một sự thay thế hoàn toàn các phương pháp được sử dụng để tiến hành kinh doanh và sản xuất hàng hoá. Mọi thứ mới đến để thay thế chúng.

Quản lý tái cấu trúc quy trình kinh doanh liên quan đến việc sử dụng các phương pháp mới trong công ty từng bước, nhờ đó bạn có thể tạo ra một sản phẩm hoàn toàn mới hiện đang phù hợp với người tiêu dùng. Các quy trình được thiết kế tốt cho phép tổ chức đạt được mục tiêu và giải quyết một số vấn đề.

Để làm gìcác tổ chức có thể sử dụng công nghệ tái cấu trúc không?

Hiện tại, có ba loại hình tổ chức cần điều chỉnh hoặc thay đổi hoàn toàn công việc của họ:

Tổ chức đang ở giai đoạn phá sản. Thông thường điều này là do thực tế là giá hàng hóa và dịch vụ được đặt cao hơn nhiều so với giá của đối thủ cạnh tranh hoặc chất lượng không phù hợp với giá trị công bố. Nếu các biện pháp không được thực hiện kịp thời, tổ chức có thể bị thanh lý sau một thời gian

• Tổ chức hiện tại không gặp khó khăn, vướng mắc trong kinh doanh nhưng sau một thời gian có thể xuất hiện và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh. Những vấn đề như vậy có thể liên quan đến sự gia tăng thị trường hàng hóa và dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh hoặc sự thay đổi nhu cầu của người mua.
• Tổ chức không có vấn đề gì, nhưng chủ doanh nghiệp đang nhìn về tương lai. Anh ta muốn ngăn chặn các vấn đề có thể phát sinh trong cách hoạt động của công ty. Các tổ chức như vậy chủ yếu là các nhà lãnh đạo. Chính sách tiếp thị của họ rất quyết liệt, họ không hài lòng với một vị trí tốt trên thị trường, họ không ngừng muốn cải thiện quy trình làm việc của mình.

Vì vậy, các nhiệm vụ chính của tái cấu trúc quy trình kinh doanh bao gồm việc đưa ra các đổi mới sẽ cho phép tổ chức củng cố vững chắc vị trí của mình trên thị trường và không mất khả năng cạnh tranh. Tất cả điều này cho phép công ty tồn tại và tiếp tục hoạt động đầy đủ, bất kể có bao nhiêuđối thủ cạnh tranh.

Bạn có thể xem xét sự phát triển của một dự án tái cấu trúc quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng ví dụ về các giai đoạn được bao gồm trong công việc:

1. Ở giai đoạn đầu tiên, một hình ảnh được phát triển mà tổ chức sẽ tương ứng. Để làm được điều này, một bức tranh nhất định đang được xây dựng, trong đó sẽ bao gồm các định hướng cần thiết cho sự phát triển của các hoạt động. Tất cả những điều này sẽ góp phần vào việc đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
2. Phân tích hoạt động của một tổ chức hiện tại. Ở giai đoạn này, các chuyên gia tiến hành nghiên cứu về doanh nghiệp, trên cơ sở đó, một kế hoạch được xây dựng tương ứng với công việc tại một thời điểm nhất định.
3. Quá trình phát triển một hoạt động mới. Trong trường hợp này, các quy trình mới được xây dựng hoặc các quy trình hiện có được thay đổi. Nhờ hệ thống thông tin, các quy trình này đang bắt đầu được thử nghiệm.
4. Sau khi vượt qua tất cả các giai đoạn, quy trình đã phát triển sẽ được triển khai vào công việc của doanh nghiệp.

Chính ở những giai đoạn này, bản chất của quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh được hoàn thiện.

Các bước chính

Bất kỳ quá trình nào và việc thực hiện nó đều bao gồm các giai đoạn. Các giai đoạn chính của quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh bao gồm:

1. Tư duy toàn cầu, trên cơ sở đó phát triển các quan điểm trong cách tiếp cận. Các nhà quản lý lãnh đạo phải được định hướng tốt và hiểu rõ tất cả các đặc điểm gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp. Trong quá trình này, bạn cần tính đến nhu cầu của khách hàng, lợi thế của đối thủ cạnh tranh và những phát triển mới nhất của công nghệ có thể được triển khai trong kinh doanh.
2. Làm việc để chuẩn bịcác tổ chức. Giao tiếp là chìa khóa chính để thành công. Trước đó, bạn cần lên danh sách các nhiệm vụ và mục tiêu, giải pháp được lên kế hoạch. Trong trường hợp người lao động có sáng kiến, họ nên được khuyến khích.
3. Liên tục xem xét việc thực hiện các quy trình. Nếu có điều gì đó cần được cải thiện thì nên quay lại với nó, cách làm này sẽ cho phép bạn tránh được một số sai sót trong công việc. Nếu cần, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia toàn thời gian, những người có thể gặp sự cố trong quá trình làm việc và mô tả chi tiết. Mọi ý tưởng nảy ra nên được ghi lại để có thể hữu dụng sau này.
4. Xác định mức độ hiệu quả. Chỉ có thể theo dõi hiệu quả nếu điểm tham chiếu đã được cung cấp trước.
5. Hãy sáng tạo. Bước đầu tiên là chú ý đến nhu cầu của khách hàng tiềm năng. Việc thu thập thông tin phải được giám sát cẩn thận, các nguồn cung cấp thông tin phải được theo dõi và, nếu cần, nên đẩy nhanh quá trình phổ biến. Nếu cần, hãy ủy quyền và kiểm soát dịch vụ khách hàng.
6. Thay đổi các hoạt động trong tổ chức phải được lên kế hoạch trước. Không nghi ngờ gì nữa, những cải tiến về hiệu suất có thể xảy ra trong thời gian ngắn, nhưng việc triển khai sẽ mất nhiều thời gian. Trước đó, bạn cần lập một kế hoạch trong đó bạn có thể chỉ định tất cả các chỉ số mong muốn và chúng sẽ được chuyển đổi.
7. Tất cả các quy trình phải được xem xét và đánh giá. Phải có phản hồi từ nhân viên. Cần kiểm soát tất cả các giai đoạn thực hiện và đánh giáhiệu quả và hiệu suất.

Như vậy, khi sử dụng các phương pháp hiệu quả trong tổ chức, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình.

Những phương pháp nào được sử dụng trong công việc?

Để cải thiện hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp cần phải sử dụng một số công cụ nhất định. Các phương pháp chính của quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh bao gồm:

1. Trong quá trình chuyển đổi doanh nghiệp, có thể xuất hiện các quy trình không cần thiết mà trước tiên phải xử lý để không mất thời gian cho việc này. Các quy trình như vậy bao gồm xác minh và phê duyệt.
2. Trong quá trình hoạt động, các khoảng cách có thể xảy ra giữa các quá trình, điều này cũng cần được xác định và loại bỏ kịp thời.
3. Tất cả các công việc tái tổ chức phải tiêu tốn số lượng tài nguyên tối thiểu được chi tiêu. Ví dụ, nếu bạn cần giải quyết một số nhiệm vụ, thì tốt nhất nên nhóm chúng lại và giao việc thực hiện cho một nhân viên. Phương pháp này cho phép bạn giảm không chỉ chi phí mà còn giảm số lượng nhân viên tham gia vào quá trình kinh doanh.
4. Một số quy trình có thể được ủy quyền cho nhân viên của các tổ chức và công ty bên thứ ba.
5. Trong quá trình hoạt động, bạn có thể gặp phải những nhiệm vụ khó khăn. Mỗi quy trình như vậy nên bao gồm một số tùy chọn cho giải pháp. Điều này sẽ cho phép bạn lựa chọn và chọn phương án tốt nhất.
6. Thời gian chu kỳ có thể được giảm bớt bằng cách thực hiện nhiều bước ở cùng một nơi cùng một lúc. nócó thể giúp giảm chi phí vận chuyển.
7. Kết hợp nhiều nhiệm vụ. Nếu giải pháp của các nhiệm vụ thuộc về vai của nhân viên, thì họ có thể được tập hợp lại thành một đơn vị và được trao cơ hội để thực hiện không phải một nhiệm vụ duy nhất, mà là toàn bộ quá trình.
8. Thực hiện công việc dễ dàng nhất có thể. Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên trong tổ chức bị hạn chế về thời gian làm việc, thiếu các kỹ năng thích hợp và không có thời gian để đào tạo. Những lúc như vậy, cần đơn giản hóa công việc nhất có thể, điều này sẽ cực kỳ rõ ràng và rành mạch cho bất kỳ ai.

Theo thời gian, khi nhân viên tự hoàn thành mục tiêu và giải quyết vấn đề, họ sẽ bắt đầu tích lũy kinh nghiệm, để sau này có thể giao phó cho họ những quy trình khó hơn.

Nguyên tắc hoạt động là gì?

Các nguyên tắc chính của tái cấu trúc quy trình kinh doanh bao gồm:

1. Một số loại công việc được kết hợp thành một. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, người lao động dành phần lớn thời gian không phải để giải quyết vấn đề mà là sự phối hợp và tương tác. Trong trường hợp này, không chỉ lãng phí thời gian, mà còn tăng chi phí. Để giảm các chỉ số này, nên kết hợp.
2. Quyết định là ở người thực hiện. Người được tin tưởng giao nhiệm vụ có thể tự mình đưa ra quyết định về nhiệm vụ mà anh ta đang làm. Điều này sẽ tránh lãng phí thời gian và làm chậm tất cả các quy trình khi liên hệ với người quản lý.
3. Tất cả công việc phải được thực hiện theo trình tự nghiêm ngặt.
4. Công việc được thực hiện ở đâuNo cân thiêt. Các chức năng được phân bổ tùy thuộc vào quá trình làm việc chứ không phải theo nhiệm vụ. Ví dụ: nếu nhân viên tự mua những thứ cần thiết cho công việc sẽ dễ dàng hơn và tốt hơn, thì tốt hơn là giao phó nó cho anh ta, chứ không phải cho người có nhiệm vụ.
5. Bất kỳ quá trình nào cũng bao hàm một số tùy chọn để thực hiện. Việc thực hiện quy trình được thực hiện tùy thuộc vào các tình huống.
6. Giảm bớt công việc xác minh và kiểm soát, vì tất cả những điều này không chỉ đòi hỏi thêm thời gian mà còn dẫn đến những chi phí không lường trước được.
7. Giảm tỷ lệ phê duyệt - điều này không phát sinh chi phí, nhưng làm chậm tất cả các quy trình.
8. Là người có trách nhiệm, bạn có thể chỉ định người quản lý được giao trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.

Nếu chúng ta chuyển sang đánh giá của các chuyên gia, chúng ta có thể hiểu rằng gần như 50% các dự án thất bại. Để ngăn chặn điều này, cần phải tiếp cận công việc một cách có trách nhiệm và thực hiện nó một cách hiệu quả.

Mục tiêu của công việc là gì?

Các mục tiêu chính của tái cấu trúc quy trình kinh doanh bao gồm:

1. Không chỉ tăng mức độ cạnh tranh với các công ty khác cung cấp cùng một chủng loại hàng hoá và dịch vụ mà còn làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Thực hiện một bước như vậy đơn giản là cần thiết nếu tổ chức đang trên bờ vực phá sản và thanh lý sau đó.
2. Ngăn ngừa các vấn đề có thể xảy ra theo thời gian. Ví dụ, nếu hoạt động của tổ chức khá thành công, thì với sự ra đời củangười chơi trên thị trường có thể gia tăng sự cạnh tranh. Điều này có thể dẫn đến tăng chất lượng hàng hoá sản xuất ra, giảm giá thành. Muốn vậy, các quy trình cần thiết phải được phát triển kịp thời.
3. Giúp ngăn chặn việc mất vị thế trên thị trường hàng hoá và dịch vụ. Điều này có thể ám chỉ các tổ chức hàng đầu đang cố gắng đạt được cấp độ tiếp theo và không hài lòng với một công việc tốt. Trong quá trình làm việc đang diễn ra, các chỉ số đang được cải thiện và chủ doanh nghiệp có thể không lo lắng rằng mình sẽ mất vị trí dẫn đầu.

Khái niệm tái cấu trúc là gì?

Kết quả của công việc hoàn thành được xác định bởi hiệu quả của các hệ thống tạo động lực và công nghệ tái cấu trúc quy trình kinh doanh. Đặc điểm chính của quyết định và thực hiện các quy trình là trong công việc, nhân viên thực hiện quyền hạn được giao có cơ hội độc lập đưa ra quyết định trong khuôn khổ nhiệm vụ của họ. Điều này giúp cải thiện và tăng hiệu quả của cả doanh nghiệp và nhân viên.

Tái cấu trúc dựa trên việc sử dụng các biện pháp triệt để, công việc được thực hiện một lần, nhưng phạm vi rộng. Khái niệm tái cấu trúc quy trình kinh doanh nằm giữa quản lý và công nghệ thông tin, góp phần tạo ra các công cụ hỗ trợ bổ sung. Để củng cố quy trình đã thực hiện, việc sử dụng các hệ thống thông tin và hướng dẫn mới là bắt buộc, sẽ được mở rộng cho các nhân viên. Trong một số trường hợp, cần phải nâng cao kỹ năng của người lao động và hơn nữađào tạo.

Những thay đổi nào có thể xảy ra trong công việc?

Thế giới hiện đại trong đó các doanh nhân thực hiện công việc của họ đã thay đổi đáng kể trong vài năm qua. Không nghi ngờ gì nữa, những thay đổi trong quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh cũng bị ảnh hưởng:

1. Tại thời điểm này, người tiêu dùng bắt đầu độc lập thực hiện quyền kiểm soát thị trường, đưa vấn đề này vào tay họ. Giờ đây, bất kỳ người nào cũng có đủ kiến thức và ý tưởng về việc một sản phẩm phải trông như thế nào và nó phải thực hiện những chức năng gì, và theo đó, xác định giá thành của sản phẩm này, số tiền mà anh ta có thể bỏ ra và không phải thất vọng. Và quan trọng nhất, người mua có quyền lựa chọn.
2. Người tiêu dùng hình thành kỳ vọng liên quan đến một sản phẩm cụ thể. Bất kể là sản phẩm mới gia nhập thị trường hay là sản phẩm cũ đã trải qua một số thay đổi. Hàng hóa sẽ chỉ có nhu cầu nếu chúng có thể đáp ứng được kỳ vọng và nhu cầu.
3. Hiện tại, công nghệ sản xuất đã có những thay đổi đáng kể, và đặc biệt là công nghệ thông tin, có khả năng sử dụng phương pháp này để chuyển thông tin cần thiết đến người tiêu dùng.

Bất chấp những thay đổi đã diễn ra, vẫn có những tổ chức và doanh nghiệp vẫn sử dụng các phương pháp cũ để phát triển và thực hiện các ý tưởng quản lý hiệu suất.

Thực hiện dự án

Dự án có thể thực hiệnxem xét rõ ràng về ví dụ về tái cấu trúc quy trình kinh doanh của một công ty là nhà khai thác di động lớn nhất ở Nga, cụ thể là Rostelecom.

Đội ngũ quản lý đã ký thỏa thuận dịch vụ với một trong những công ty vào năm 2003 và việc tối ưu hóa các quy trình quản lý vẫn tiếp tục cho đến ngày nay. Ví dụ, chúng ta có thể xem xét một giai đoạn cụ thể đã kết thúc vào năm 2005 và vẫn đang hoạt động. Trong số những phát triển chính là mô hình đã xây dựng, cho phép quá trình tính toán các dịch vụ để sử dụng thông tin liên lạc.

Theo lời của Vadim Izotov, Phó Tổng Giám đốc, có thể hiểu rằng mô hình đã phát triển đã cho phép chúng tôi tiếp cận với việc giới thiệu một hệ thống thanh toán mới.

Điều gì có thể ảnh hưởng

Việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh của một tổ chức có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố:

1. Su thuc day nhan luc. Để thực hiện hiệu quả dự án, cần phải giới thiệu động lực mà mọi người sẽ dễ hiểu, cũng như được lập thành văn bản. Người đứng đầu tổ chức phải hiểu rõ rằng các biện pháp được sử dụng sẽ dẫn đến thành công và tất cả các hoạt động đã xây dựng sẽ được thay đổi một cách triệt để. Để đảm bảo thành công, chủ doanh nghiệp phải nhận thức được rằng việc tái cấu trúc lại quy trình kinh doanh của tổ chức là một biện pháp cần thiết và cung cấp tất cả các điều kiện cần thiết để quy trình này được triển khai thêm.

2. Đội ngũ lãnh đạo. Việc thực hiện bất kỳ dự án nào nên được thực hiện dưới sự giám sát của đội ngũ quản lý. Đổi lại, anh ấy làquyền hạn giữa các cấp dưới và chịu hoàn toàn trách nhiệm về công việc đã thực hiện. Để đạt được kết quả mong muốn, việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh phải được quản lý một cách thành thạo, rõ ràng, chắc chắn, khéo léo. Một doanh nhân phải hiểu rõ rằng một số vấn đề có thể phát sinh trong quá trình này, vì tổ chức sẽ được tổ chức lại hoàn toàn. Anh ta phải giữ vững lập trường và không sử dụng các phương pháp cũ. Người quản lý có nghĩa vụ thực hiện tất cả các biện pháp để dự án đã lập kế hoạch đi đến kết thúc và sau đó được thực hiện.

3. Nhân Viên. Nhóm tái cấu trúc quy trình kinh doanh quản lý nên bao gồm các nhân viên toàn thời gian, những người trước đây sẽ được giao quyền phù hợp. Họ phải hiểu rõ lý do tại sao cần thay đổi và điều gì đang cản trở công việc hiệu quả trong công ty. Nhân viên phải tuân thủ quyền hạn được giao cho anh ta và thực hiện thành thạo nhiệm vụ của mình.

Như thực tế cho thấy, các nhân viên cấp dưới dễ dàng giải thích lý do tại sao họ cần sử dụng các đổi mới và xây dựng lại công việc của toàn bộ doanh nghiệp. Việc truyền đạt ý tưởng này của các nhân viên là một bộ phận của các nhà quản lý sẽ khó hơn nhiều vì họ không hiểu sản xuất mới sẽ mang lại cho họ điều gì. Các nhà nghiên cứu ở Mỹ đã xác định được ba nhóm mà các nhà quản lý có thể thuộc về:

• Tigr là một nhân viên trẻ mới bắt đầu gây dựng sự nghiệp. Anh ấy có nguyện vọng tham gia dự án, có nhiệt huyết, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không tổn hại gì.
• Donkey là một chuyên gia làm việc trongcông ty trong một thời gian dài và đạt đến đỉnh cao trên nấc thang sự nghiệp. Anh ấy muốn sự ổn định trong công việc, sự điềm tĩnh. Anh ta hoàn toàn không hiểu tại sao việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp là cần thiết. Những nhân viên như vậy nên được đối xử cẩn thận, vì họ có thể gây hại cho việc thực hiện dự án.
• Shark - chuyên gia phát triển các quy trình và hướng dẫn quản lý, cho phép bạn quản lý một số hoạt động trong tổ chức. Những nhân viên như vậy thường có ảnh hưởng trong tổ chức. Chúng cần được xử lý một cách thận trọng, vì chúng có thể gây ra những khó khăn và vấn đề lớn nếu chúng bắt đầu phá hoại những thay đổi trong cuộc sống của doanh nghiệp.

4. Kĩ năng giao tiếp. Trong trường hợp nhân viên cần đặt ra một nhiệm vụ mới, thì nó phải được xây dựng trước rất rõ ràng. Nó cần được giao tiếp bằng một ngôn ngữ mà mọi người đều hiểu. Thành công về hiệu quả của quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào việc nhân viên hiểu rõ người lãnh đạo của họ như thế nào. Đây là những gì sẽ cho phép bạn đạt được các mục tiêu và kết quả mong muốn.

5. Quy mô ngân sách. Thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh ngụ ý rằng cần phải đầu tư một lượng vốn nhất định vào việc triển khai và thực hiện. Cần đặc biệt chú ý đến điểm này nếu dự định đưa công nghệ thông tin vào công việc. Các nhà lãnh đạo tổ chức thường có xu hướng cho rằng việc tái cấu trúc là tự tài trợ, điều này hoàn toàn không phải như vậy. Quan tâm đến quy mô ngân sách có thể chi cho tất cảhoạt động, cần trước.

6. Hỗ trợ công nghệ. Để thực hiện hiệu quả công việc triển khai và thực hiện dự án tái cấu trúc quy trình kinh doanh, cần có sự hỗ trợ hoàn toàn phù hợp với các phương pháp và công cụ đã chọn. Trong hầu hết các trường hợp, nó liên quan đến việc xây dựng một hệ thống thông tin có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh mới.

Bắt đầu công việc chuẩn bị nên có trước. Vì trong hầu hết các trường hợp, không thể hình thành một phong cách trong mối quan hệ với các nhân viên và toàn đội trong một thời gian ngắn.