Giao tiếp theo chiều ngang: các khái niệm cơ bản, các loại hình, phương pháp quản lý trong một tổ chức

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Truyền thông thường được gọi là một loạt các hình thức chuyển giao thông tin. Đối với môi trường kinh doanh, theo thông lệ, người ta thường phân biệt giữa truyền thông theo chiều dọc và chiều ngang. Mỗi người trong số họ có những đặc điểm riêng, những đặc điểm đặc trưng về sự tương tác của những người tham gia. Bài viết này sẽ khám phá điều này một cách chi tiết hơn. Hãy làm nổi bật sự khác biệt chính giữa các loại hình giao tiếp này.

Đây là gì?

Đầu tiên, hãy xem xét khái niệm chính. Vì vậy, giao tiếp là quá trình chuyển giao thông tin được sử dụng bởi con người. Nó có thể xuất hiện ở một số dạng:

• Rõ ràng. Đây là cách sử dụng ngôn ngữ nói, văn bản hoặc một số loại hình ảnh đồ họa, hình ảnh, v.v.
• Ngụ ý. Giao tiếp thông qua cử chỉ không lời, nét mặt, nét mặt nhất định.

Đối với các phương tiện giao tiếp kinh doanh chính, chúng là những phương tiện sau:

• Họp.
• Hội nghị truyền hình.
• Email.
• Cuộc trò chuyện qua điện thoại.
• Truyền lời ghi nhớ.
• Cá nhâncuộc trò chuyện.
• Sử dụng công nghệ Internet (trò chuyện, tin nhắn tức thì).
• Gửi báo cáo.

Theo thông lệ, bạn nên chọn các yếu tố giao tiếp sau:

• Người gửi. Đây là những người hình thành, mã hóa dữ liệu và chuyển nó cho những người tham gia khác trong quy trình.
• Tin nhắn. Thông tin được mã hóa dành riêng cho người gửi.
• Kênh. Đây là phương tiện giao tiếp nổi bật, môi trường mà thông tin có thể được phổ biến.
• Người nhận. Người mà thông tin đã được gửi đến. Một phần tử diễn giải thông tin.

Nhóm bên trong và bên ngoài

Thông tin liên lạc theo chiều dọc và chiều ngang trong một tổ chức về bản chất là các danh mục phụ.

Truyền thông kinh doanh thường được chia thành bên ngoài và bên trong. Thứ hai được thể hiện bằng sự giao tiếp diễn ra trực tiếp trong tổ chức, cụ thể là giữa các cá nhân nhân viên, các phòng ban, phân xưởng, bộ phận của công ty. Giao tiếp bên ngoài là giao tiếp với các thực thể bên ngoài. Họ có thể là nhà thầu, nhà cung cấp, khách hàng, tổ chức dịch vụ, đại diện của các cơ quan chính phủ, v.v.

Đến lượt nó, thông tin liên lạc nội bộ trong tổ chức được thể hiện bằng các mạng ngang và dọc, cũng như các mạng liên lạc. Những cái dọc được chia thành hai loại nữa:

• Đảo ngược (nguyên tắc từ dưới lên).
• Phân cấp (nguyên tắc từ trên xuống).

Tính năng của nhữngcác giống được trình bày sẽ được thảo luận chi tiết trong bài viết.

Giao tiếp ngang

Ý bạn là gì? Giao tiếp theo chiều ngang là sự trao đổi thông tin chính thức, kinh doanh giữa các nhân viên có vị trí như nhau, bình đẳng trong công ty. Ở đây, giao tiếp có thể phù hợp cả giữa công nhân của cùng một phân xưởng, bộ phận, chi nhánh và giữa công nhân của các bộ phận tương đương của phân xưởng và chi nhánh.

Giao tiếp theo chiều ngang là giao tiếp giữa các nhà quản lý có cùng phạm vi năng lực, cũng như giữa các nhân viên có cùng ngạch, ở các vị trí tương đương, có quyền hạn và trách nhiệm ngang nhau.

Truyền thông ngang trong một tổ chức trước hết là cần thiết để tạo ra bầu không khí làm việc lành mạnh, thân thiện, thoải mái. Đây là tổ chức của một giao tiếp kinh doanh chính thức, hiệu quả. Một hệ thống liên lạc ngang được tổ chức hợp lý cho phép bạn đạt được kết quả tích cực dựa trên kết quả công việc của từng thành viên trong nhóm.

Sự cố có thể xảy ra

Kiểu giao tiếp kinh doanh này có thể bị lu mờ bởi một số vấn đề. Dưới đây là những điểm chính đặc trưng của giao tiếp theo chiều ngang trong quản lý:

• Sử dụng biệt ngữ chuyên nghiệp. Nhân viên mới thuê, nhân viên của bộ phận khác có thể khó hiểu.
• Tranh chấp về tầm quan trọng của trang web cụ thể của họ, loại hoạt động cụ thể của họ.
• Giảm giao tiếp kinh doanh thànhhộ gia đình, thảo luận về các vấn đề cá nhân. Sự xuất hiện trên cơ sở những tin đồn, những cuộc trò chuyện sau lưng bạn, những cuộc thảo luận làm mất tập trung vào quá trình lao động.
• Hiệu quả của giao tiếp kinh doanh có thể giảm do sự xuất hiện của lượt thích, lượt không thích cá nhân, v.v.

Giải quyết vấn đề

Để giữ cho các thông tin liên lạc ngang nội bộ trong công ty khỏi những vấn đề như vậy, người quản lý nên làm những việc sau:

• Yêu cầu cấp dưới, đồng nghiệp giao tiếp bằng ngôn ngữ dễ hiểu đối với mọi người, để giải mã các thuật ngữ chuyên môn.
• Điều chỉnh giao tiếp giữa cấp dưới của bạn, hóa giải các tranh chấp và hiểu lầm giữa họ.
• Tổ chức các cuộc họp chung, kể cả những cuộc họp không chính thức, để các nhân viên có thể trao đổi với nhau.

Kiểu dọc

Giao tiếp theo chiều ngang là giao tiếp giữa các nhân viên trong cùng một tổ chức, giao tiếp trong kinh doanh giữa các công nhân cùng bộ phận, phân xưởng, chiếm các vị trí ngang nhau. Giao tiếp theo chiều dọc trong môi trường kinh doanh là sự chuyển giao thông tin giữa cấp quản lý và cấp dưới. Nó bao gồm các dạng sau:

• Đơn hàng.
• Khuyến nghị.
• Đơn hàng.

Điều này được gửi từ sếp đến cấp dưới của anh ấy. Nhân viên gửi báo cáo, tin nhắn, báo cáo, v.v. để phản hồi cho người quản lý.

Giao tiếp dọc được chia thành hai loại:

• Giữa các phòng ban, bộ phận, phân xưởng nằm ở các cấp thứ bậc khác nhautrong công ty.
• Trực tiếp giữa cấp dưới và cấp lãnh đạo.

Việc chuyển thông tin ở đây có sẵn dưới hai hình thức - xuôi dòng (phân cấp) và ngược dòng (ngược lại). Hãy giới thiệu cụ thể về chúng.

Nhóm từ trên xuống

Tại đây, thông tin sẽ đến từ cấp cao hơn của hệ thống phân cấp đến cấp thấp hơn. Tức là từ sếp đến cấp dưới. Trong nhóm này, có thể phân biệt các hình thức giao tiếp kinh doanh sau:

• Đơn hàng và đặt hàng. Có thể kèm theo lời giải thích về việc đạt được mục tiêu, thực hiện nhiệm vụ, áp dụng các kỹ thuật và phương pháp nhất định.
• Tài liệu-đánh giá về nỗ lực của cấp dưới.
• Hỗ trợ và kiểm soát.
• Ưu đãi cho nhân viên.

Vấn đề về loại phụ phân cấp

Các vấn đề về giao tiếp kinh doanh kiểu "từ trên xuống" (giao tiếp của người quản lý với cấp dưới) bao gồm những vấn đề sau:

• Hiểu nhầm. Có thể có một tình huống mà ông chủ và người biểu diễn nói các ngôn ngữ khác nhau - theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng. Ngay cả khi tiếng Nga rõ ràng được chọn làm ngôn ngữ giao tiếp, các cấp độ đào tạo chuyên nghiệp khác nhau vẫn sẽ để lại chỗ cho sự hiểu lầm. Ví dụ, nếu sếp lạm dụng từ vựng chuyên môn, kỹ thuật trong giao tiếp với nhân sự có trình độ thấp. Một ví dụ khác: người đứng đầu một công ty quốc tế không phải lúc nào cũng có thể tìm được ngôn ngữ chung với những nhân viên là đại diện của một nền văn hóa quốc gia khác. Họ, ngay cả khi biết một ngoại ngữ, có thể không hiểu những đặc thù trong bài phát biểu của người bản ngữ - những từ viết tắt, biệt ngữ, cách chơi chữ giống nhau.
• Lượng thông tin. Không phải lúc nào người quản lý cũng gửi những thông tin cần thiết với số lượng thích hợp. Trong một số tình huống, cấp dưới khó có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao do thiếu thông tin cần thiết. Và trong những trường hợp khác, người biểu diễn phải nghiên cứu những thông tin thừa, vô ích, không liên quan.

Nhóm từ dưới lên

Đây là thông tin được gửi từ cấp dưới đến lãnh đạo. Các hình thức sau nổi bật ở đây:

• Tưởng niệm.
• Báo cáo.
• Thông báo về các giai đoạn hoàn thành công việc.
• Báo cáo về việc xảy ra các sự cố không lường trước được trong quá trình giải quyết công việc dịch vụ.
• Đề xuất những ý tưởng đổi mới, cách cải tiến sản xuất, giới thiệu công nghệ và phương pháp hoạt động mới trong công ty.

Những phản hồi như vậy không kém phần quan trọng đối với các nhà quản lý so với việc tự mình ra lệnh cho họ. Chính từ cấp dưới mà bạn có thể nhận được thông tin mới nhất về tình hình công việc trong công ty. Thông tin này cho phép chúng tôi đánh giá tâm trạng tập thể, để xác định sự không hài lòng ngày càng tăng của nhân viên trong trứng nước.

Đảo ngược vấn đề kiểu phụ

Phản hồi giữa người biểu diễn và quản lý có thể bị ảnh hưởng bởi các vấn đề sau:

• Cấp dưới hiếm khi gửi phản hồi tiêu cực, phàn nàn đến cấp quản lý của họ ngay cả về những khía cạnh khánghiêm túc. Lý do rất đơn giản - nỗi sợ bị sa thải.
• Thông thường, ngay cả những nhận xét và đề xuất mà nhân viên gửi đến vẫn không được trả lời. Nguyên nhân có thể là do người quản lý sử dụng lao động quá mức, hoặc người đó thiếu tôn trọng nhân viên của mình. Anh ấy coi việc phân tích cú pháp tin nhắn của họ không quan trọng. Đáp lại, người lao động tin rằng những phản hồi như vậy là vô ích.
• Những lời chỉ trích đã gửi có thể không đi đến đích cuối cùng. Ví dụ, trong trường hợp một nhân viên gửi thư cho Giám đốc điều hành với khiếu nại về cấp quản lý trực tiếp của anh ta. Sếp cấp dưới có thể ngăn cản những phản hồi như vậy, vì nó sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực cho anh ta.
• Để làm rõ các chủ đề khó hiểu, giúp giải quyết các vấn đề bất ngờ nảy sinh, trong hầu hết các trường hợp, nhân viên thích quay sang đồng nghiệp hơn là quản lý. Lý do có thể là họ không hy vọng nhận được sự giúp đỡ tận tình, đủ tư cách, họ sợ mình bị buộc tội là người kém cỏi.
• Thường có một lý do lãnh thổ, địa lý cho việc không thể kết nối như vậy. Các văn phòng nơi cấp dưới và nhân viên chỉ huy đặt trụ sở có thể được đặt ở các khu vực khác nhau của khu định cư, và thậm chí ở các thành phố, tiểu bang khác nhau.

Cách giải quyết vấn đề

Tất cả các vấn đề trên đều có thể được giải quyết như sau:

• Xác định hộp thư và email ẩn danh nơi nhân viênsẽ có thể gửi đề xuất và khiếu nại ẩn danh.
• Phát triển hệ thống khen thưởng những nhân viên sử dụng phản hồi từ cấp quản lý.
• Tạo kế hoạch giao tiếp giữa một nhân viên đơn giản và một ông chủ cấp cao mà không có rào cản trung gian dưới hình thức hướng dẫn nhân viên trực tiếp.
• Giới thiệu đăng ký tất cả các kháng nghị mà người quản lý nhận được từ cấp dưới với nhu cầu báo cáo về các biện pháp được thực hiện để ứng phó.