Kiểm soát hàng tồn kho là gì? Các cách tiến hành kế toán kho. Tổ chức kế toán, trách nhiệm, chương trình

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Hoạt động thành công của một doanh nghiệp bao gồm tổng thể tác động của các yếu tố khác nhau và việc thực hiện có thẩm quyền các chức năng chính. Đồng thời cần lưu ý việc hạch toán hàng hóa đúng quy định có thể là một trong những điều kiện chính để công ty hoạt động ổn định.

Quản lý hàng tồn kho

Khái niệm này được sử dụng để định nghĩa việc hạch toán định lượng và biến đổi không đổi được thực hiện trong kho. Nếu không tính đến hàng hóa được đặt trong kho thì khó có thể đảm bảo an toàn cho chúng. Đối với quy trình như vậy, thẻ kiểm kê vật liệu được sử dụng, đây là biểu mẫu được pháp luật chấp thuận để ghi lại sự di chuyển của vật liệu thuộc loại, cỡ và cấp cụ thể trong kho. Chúng được điền cho mỗi số hạng mục của vật liệu. Chúng được duy trì bởi một người chịu trách nhiệm tài chính, chẳng hạn như quản lý kho hoặc thủ kho.

Trước khi bạn giao cho thủ kho kho vật tư của xí nghiệp, theo quy định, một thỏa thuận được ký kết với anh ta. Nó mô tả các loại công việc mà nhân viên thực hiện và mức độ trách nhiệm trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng các sản phẩm được lưu trữ trong kho.

Tổ chức kế toán kho

Quy trình kế toán được tổ chức tốtnguyên vật liệu được đặt trên lãnh thổ của nhà kho là một phân đoạn rất quan trọng và cần thiết trong các hoạt động của tổ chức. Để hoạt động hiệu quả của kho, hai hệ thống kế toán phổ biến được sử dụng: theo lô và sắp xếp. Nhưng bất kể lựa chọn nào được thực hiện, các nhân viên chịu trách nhiệm về tài chính sẽ lưu giữ hồ sơ về các sản phẩm của công ty bằng hiện vật. Quy trình này được thực hiện bằng cách sử dụng các đơn đặt hàng hàng hóa đến và đi.

Nếu xem xét các thông tin trong sổ tay hướng dẫn kế toán hàng tồn kho của công ty, chúng ta có thể kết luận rằng kế toán phân tích hàng hóa và nguyên vật liệu được thực hiện theo phương pháp cân đối hoặc hóa đơn thỏa thuận. Với những cách tiếp cận này, kế toán được thực hiện trong bối cảnh của từng địa điểm lưu trữ, cũng như bên trong chúng với việc cố định số mặt hàng, các nhóm sản phẩm khác nhau, tài khoản tổng hợp và tài khoản phụ.

Sử dụng thẻ

Kế toán hàng tồn kho nguyên vật liệu dựa trên bảng doanh thu, trong hầu hết các trường hợp đều sử dụng hai phương pháp nêu trên. Điều này cho phép bạn tối ưu hóa hoạt động của nhà kho và đạt được mức năng suất cao hơn.

Trong tùy chọn đầu tiên, thẻ kế toán kho được sử dụng, thẻ này được mở cho từng loại mặt hàng tồn kho được lưu trữ trong kho. Nó hiển thị dữ liệu tổng định lượng, trên thực tế, là chuyển động của vật liệu. Cơ sở để điền các thẻ này là kế toán chínhtài liệu.

Kế toán kho sử dụng thẻ cũng liên quan đến việc hiển thị số dư vào ngày đầu tiên và tính doanh thu trong tháng. Với sự trợ giúp của các tài liệu như vậy, bảng doanh thu được lập cho từng kho riêng biệt. Ngoài ra, dữ liệu của những thẻ nằm trong bộ phận kế toán được đối chiếu với tài liệu trong kho.

Cũng có thể thẻ kế toán không được duy trì trong phòng kế toán. Trong trường hợp này, tài liệu đi và đến được nhóm theo số mục. Sau đó, với sự trợ giúp của các tài liệu này, kết quả trong tháng được tính toán, và số liệu về chi phí và thu chi được ghi chép riêng biệt. Hơn nữa, thông tin này được hiển thị trong bảng doanh thu. Những số dư được hiển thị trong các bảng sao kê này được so sánh với số dư được ghi trong thẻ kế toán trong kho.

Cân đối kế toán

Hình thức kế toán kho này khác với hình thức kế toán trước. Sự khác biệt chính là không có kế toán định tính và tổng số trong bối cảnh hàng hóa và nguyên vật liệu trong bộ phận kế toán. Báo cáo doanh thu, tương ứng, cũng không được tổng hợp.

Với hình thức tổ chức kho này, kế toán vật tư hàng hoá được thực hiện trên cơ sở các tài khoản cấp dưới, nhóm hàng và bảng cân đối kế toán chỉ dùng để hạch toán các khoản mục tồn kho bằng tiền. Kế toán được thực hiện bởi những người chịu trách nhiệm về tài chính. Đối với quy trình này, sổ cái hàng tồn kho hoặc sổ nhật ký thích hợp được sử dụng.

Còn bộ phận kế toán thì giải quyết việc tiếp nhận sơ cấptài liệu kế toán từ những người chịu trách nhiệm tài chính và sau đó kiểm tra dữ liệu nhận được. Khi quá trình đối chiếu hoàn tất, những số dư nguyên vật liệu đã được ghi nhận vào ngày đầu tiên được chuyển sang bảng cân đối kế toán.

Kế toán Bên

Thương mại và kho hàng trong trường hợp này được tổ chức theo cách mà một lô hàng hóa cụ thể được lưu trữ riêng biệt. Và đối với mỗi người, thủ kho viết một thẻ lô thành hai liên. Một cuốn sách đặc biệt được sử dụng để đăng ký các thẻ như vậy. Trong trường hợp này, số của lô được chấp nhận là số đăng ký trong cuốn sách này. Sau khi nhập các thông tin cần thiết, một liên được chuyển cho phòng kế toán, một liên giữ lại trong kho và thực hiện chức năng của sổ kế toán kho.

Điều cần lưu ý là hàng hóa, nguyên vật liệu cùng tên được xác định là một lô. Sản phẩm này phải được cung cấp bởi một nhà cung cấp. Đối với số lượng giao hàng, có thể có một số.

Khi điền phiếu lô, nhân viên kho phải ghi rõ ngày lập, số hiệu, thời gian điền hành động nhận hàng, loại hình vận chuyển, thông tin chi tiết về nhà cung cấp, số lượng và ngày tháng. của hóa đơn, tên của sản phẩm, nơi xuất phát, cũng như trọng lượng và phẩm cấp.

Kế toán kho vật tư, sử dụng phương pháp theo lô, ngụ ý phản ánh trong quá trình xuất kho của ngày thực hiện hành động này, số lượng chứng từ hàng hóa tiêu hao, phương thức vận chuyển, tên người nhận, số lượng và loại sản phẩm đã bán. Đồng thời, chứng từ chi phí cho biếtsố thẻ đảng.

Khi tất cả các kho của một lô cụ thể được sử dụng hết, người quản lý kho và người bán hàng sẽ ký vào thẻ và chuyển cho bộ phận kế toán, nơi sau đó sẽ kiểm tra.

Có thể là sự thiếu hụt sẽ được tiết lộ trong quá trình kiểm tra. Trong trường hợp này, kế toán kho bao hàm các hành động sau: trước khi kiểm kê lần sau, kế toán ghi giảm thiếu vào chi phí phân bổ, nhưng chỉ với điều kiện là trong giới hạn hao hụt tự nhiên. Nếu vượt quá định mức, thì khoản thiếu hụt cần được thu hồi từ những người chịu trách nhiệm tài chính đối với sản phẩm được lưu trữ trong kho.

Cũng cần xem xét thông tin rằng hệ thống kiểm kê hàng loạt bao gồm việc lập hành động cho một lô hàng hóa và nguyên liệu đã sử dụng hết.

Nhật ký kho được sử dụng để phân loại như thế nào?

Nếu sử dụng phương pháp kế toán này thì thủ kho mở một hoặc nhiều trang trên sổ nhật ký hàng hoá đối với từng giống và tên sản phẩm. Một thẻ riêng biệt cũng có thể được nhập. Số lượng trang phụ thuộc vào khối lượng hoạt động được thực hiện khi nhận và tiêu thụ.

Trong tiêu đề của thẻ hoặc trang của tạp chí, bạn phải chỉ ra bài viết, tên, sự đa dạng và các đặc điểm khác để phân biệt một sản phẩm cụ thể. Khoảng trống còn lại trên trang được sử dụng để phản ánh các khoản thu, chi và số dư sản phẩm.

Sổ (nhật ký) hàng tồn kho là bắt buộc để ghi số liệu khi đăng ký từng khoản thu chitài liệu.

Pháp luật cho phép sử dụng nhiều hình thức tạp chí khác nhau. Một ví dụ là một tạp chí thương mại ở dạng N MX-2. Việc này phải do thủ kho hoặc người có trách nhiệm khác thực hiện. Căn cứ để điền là các chứng từ nghiệm thu và xuất kho hàng hoá, vật tư đã ký gửi trước đó. Nhật ký như vậy chứa dữ liệu sau:

- ngày hàng hóa và vật liệu được chấp nhận để lưu kho;

- đơn vị chuyển các mặt hàng tồn kho vào kho;

- tên, giá cả, số lượng, đơn vị đo lường cho hàng hóa và vật liệu;

- số và ngày của các tài liệu đã được sử dụng trong quá trình phát hành và nhận sản phẩm;

- vị trí lưu trữ.

Để hàng hóa được chấp nhận lưu kho và xuất kho sau đó, cần phải xác nhận các giấy tờ liên quan có chữ ký của thủ kho và quản lý kho.

Tổ chức hợp lý việc hạch toán kho theo loại định lượng, trong đó ghi lại sự di chuyển và số dư của sản phẩm, các loại tạp chí hàng hóa sẽ giúp ích cho việc giúp các mặt hàng tồn kho được giữ ở nơi lưu trữ, cũng như sửa chữa tiêu dùng của họ. Thông tin này cũng có thể được hiển thị dưới dạng các câu lệnh.

Việc giảm bớt khoảng không quảng cáo được thực hiện như thế nào?

Việc buôn bán và lưu kho chắc chắn đi kèm với các hiện tượng như hàng hóa lỗi thời, cũng như giảm nhu cầu đối với hàng hóa đó hoặc giảm chất lượng. Những vấn đề này không thể bị bỏ qua và quy trình đánh dấu được sử dụng để giải quyết chúng một cách hiệu quả. Để đăng ký, bạn sẽ cần có hành động khấu hao tài sản vật chất.

Nó phải được soạn thảo và ký tên thành hai bản. Điều này được thực hiện bởi những người có trách nhiệm đại diện cho một ủy ban đặc biệt. Một liên giao cho trưởng kho (phải lưu), liên hai gửi phòng kế toán. Trong một số trường hợp, một bản sao có thể được đính kèm vào phiếu xuất kho. Việc này được thực hiện để chuyển tiếp tài liệu này cho một tổ chức tham gia bán hàng giảm giá hoặc với mục đích trả lại cho nhà sản xuất.

Hệ thống quản lý kho

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào là tự động hóa và tối ưu hóa tất cả các quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Kho cũng không ngoại lệ. Để đẩy nhanh các quá trình khác nhau liên quan đến việc nhận và tiêu thụ hàng hóa, người ta sử dụng chương trình kế toán kho. Nó có thể có giao diện và cấu trúc khác, nhưng các chức năng của phần mềm đó vẫn như cũ.

Chúng tôi đang nói về những cơ hội sau:

- phân phối sản phẩm trong kho theo ô lưu trữ, lô và người chịu trách nhiệm;

- khả năng tính toán lại động các số dư trong kho;

- theo dõi hàng hóa dọc theo các tuyến đường giao thông;

- sử dụng các phương pháp định giá hàng hóa khác nhau;

- kiểm kê và hình thành báo cáo liên quan sau đó theo kết quả của nó;

- hình thành đơn đặt hàng nhận và kho;

- định giá lại hàng hoá do ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau hình thành nên giá trị của nó;

- quản lý kho.

Chương trình kiểm soát hàng tồn kho được thiết kế tốt cho phép bạn thiết lập hoạt động hiệu quả của kho trung chuyển, cũng như các kho đa năng. Người ta cũng thực hành sử dụng một mã tương tự điện tử của thẻ kế toán kho, thẻ này có tất cả các bộ lọc liên quan. Chúng tôi đang nói về thông tin theo dõi trong các lĩnh vực sau:

- đơn vị tiền tệ được sử dụng để thanh toán cho hàng hóa (theo báo cáo đối chiếu, hành động thừa và thiếu, báo cáo tình trạng còn hàng thực tế, v.v.);

- lô sản phẩm, điều khoản lưu trữ, ngày hết hạn của chứng chỉ;

- các loại hoạt động khác nhau với hàng hóa và vật liệu;

- mục đích;

- sắp xếp;

- người chịu trách nhiệm về tài chính;

- hoạt động của nhân viên và tháo dỡ tài sản vật chất trong kho.

Theo quy định, kế toán kho tự động như vậy được nhà phát triển hoàn thiện, có tính đến các đặc điểm riêng trong hoạt động kinh doanh của một khách hàng cụ thể.

Các chương trình hiện tại

Có thể sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để tổ chức hiệu quả công việc của kho. Nhưng một trong những lựa chọn phổ biến nhất là "Kế toán kho 1C". Phần mềm này có những ưu điểm nhất định thu hút nhiều công ty tích hợp chương trình này vào kho hàng của họ.

Các chức năng chính có dạng như sau:

- hạch toán nhanh chóng và kịp thời tài sản vật chất, sự xuất hiện và di chuyển của chúng;

- bảo trì chính xác tất cả tài liệu kho;

-bảo trì kịp thời và thuận tiện nhật ký kho (thẻ);

- sự sẵn có của tất cả các công cụ cần thiết để kiểm kê chính xác;

- đại diện và xử lý hệ thống kho.

Với sự trợ giúp của phần mềm này, bạn có thể bao quát một cách định tính một số lĩnh vực hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Chúng ta đang nói về việc quản lý các quy tắc bán hàng, cổ phiếu, tài chính, mua hàng và giao hàng. Những ưu điểm chính của "1C" bao gồm tính dễ sử dụng của chương trình, khả năng sửa chữa chương trình có tính đến nhu cầu của một tổ chức cụ thể và tuân thủ đầy đủ các quy chuẩn của luật pháp Nga.

Nếu muốn, bạn có thể sử dụng các chương trình khác: "Siêu Kho", "Hàng-tiền-hàng" và các chương trình khác.

Kết

Rõ ràng, công việc của kho đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một công ty hoạt động hiệu quả. Do đó, chất lượng dịch vụ, tốc độ giao hàng và trạng thái của quá trình bán hàng nói chung phụ thuộc vào mức độ tổ chức các chức năng của kho hàng. Vì vậy, bất kỳ công ty nào quan tâm đến việc xây dựng thành công chu trình bán hàng và phân phối sản phẩm đều phải tổ chức kế toán hàng hóa một cách hợp lý.