Cách khâu một cuốn sách (tiền mặt hoặc thu nhập) bằng tay của chính bạn

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Tổ chức hợp lý việc lưu trữ tài liệu kế toán là đảm bảo không bị phạt do vi phạm kỷ luật. Các tờ giấy tờ quan trọng không được đánh dấu cho phép thao tác với các loại giấy tờ, tức là giả mạo và thay thế. Vì vậy, người sử dụng lao động có nghĩa vụ sắp xếp các tài liệu vào cuối kỳ báo cáo, tức là phải suy nghĩ về cách ghim sổ.

Quy tắc luồng tài liệu

Ngoài các hướng dẫn chung được nêu trong hướng dẫn thủ tục giấy tờ, không có hướng dẫn cụ thể nào cho việc đóng ghim tài liệu. Các quan chức thuế yêu cầu rằng các tài liệu tài chính phải được bảo vệ khỏi khả năng bị mất và giả mạo. Không có yêu cầu như vậy đối với các tài liệu như bảng cân đối kế toán và nhật ký đơn hàng, vì thực tế chúng chỉ là thứ yếu.

Nhưng tài liệu chính phải được ràng buộc. Hãy chắc chắn để có sổ tiền mặt và sổ thu nhập. Nhưng làm thế nào để ràng buộc một cuốn sách nếu luật không quy định các quy tắc?

Sổ quỹ được coi là một công cụ quan trọng trong lĩnh vực kế toán dòng tiền, vì vậy nó phải được giữ trong kỷ luật nghiêm ngặt. Sổ quỹ được lập thành một bản duy nhất và phải có ở tất cả các doanh nghiệp cũng như từng cá nhân.doanh nhân nếu họ làm việc bằng tiền mặt.

Những câu hỏi chung về việc lưu giữ sổ quỹ

Nếu công ty có nhiều bộ phận thì sổ quỹ gốc được lưu tại nơi làm việc bằng tiền mặt. Chỉ bản sao của các tài liệu chính mới được cung cấp cho trụ sở chính. Bạn có thể giữ một sổ tiền mặt:

• trong chương trình kế toán;
• trên một hình thức thống nhất bằng điện tử hoặc bằng tay.

Theo quy tắc kỷ luật tiền mặt, sổ được lưu giữ tăng dần trong năm. Số thứ tự bắt đầu từ một hàng năm. Đánh số liên tục được sử dụng. Người phụ trách phải in các tờ giấy thành hai liên - cho báo cáo của thủ quỹ và sổ quỹ. Mỗi trang tính phải được đánh số.

Nếu máy tính tiền được giữ trong chương trình kế toán, thì các thao tác này không khó. Chương trình tự động đánh số trang, đánh số thứ tự cho tài liệu và in trang tính sẵn theo mẫu thống nhất. Trong chương trình, trang tiêu đề của sách được hình thành, trang này phải chứa các thuộc tính bắt buộc:

• công ty OKPO;
• tên công ty hoặc tên đầy đủ IP;
• khoảng thời gian;
• tên của phân khu, nếu có.

Cho kỳ nào để khâu sổ tiền mặt

Suy nghĩ về cách ghép sổ tiền mặt trong năm, trước tiên bạn cần quyết định xem có cần thiết phải ấn định khoảng thời gian như vậy hay không. Tùy thuộc vào quy mô doanh thu, sổ tiền mặt có thể được ghim đểcác thời kỳ khác nhau:

1. Hàng tháng.
2. Hàng quý.
3. Mỗi năm một lần.

Điều này là do sự thuận tiện của công việc, vì không có ích gì khi xếp mọi thứ vào một khối lượng lớn nếu có nhiều thao tác. Độ dày khổng lồ sẽ biến hành động “làm thế nào để may một cuốn sách bằng chính tay bạn” trở thành một công việc khó khăn. Sự tinh tế khi làm việc với chứng từ nên được nêu rõ trong chính sách kế toán của tổ chức và trong các mệnh lệnh thiết lập kỷ luật tiền mặt.

Nếu tổ chức thông qua không phải một năm mà là một tháng hoặc một quý trong một khoảng thời gian, thì việc đánh số trang trong sổ tiền mặt phải bắt đầu ngay từ đầu vào ngày báo cáo. Quy tắc này không áp dụng cho việc đánh số các đơn đặt hàng tiền mặt.

Tự may mọi thứ như thế nào?

Nhất định không được buộc sách bằng keo, băng dính hoặc ghim, chỉ được dùng chỉ. Làm thế nào để ghép sổ tiền mặt một cách chính xác nếu nó được duy trì trong một chương trình kế toán? Cần in phiếu thu chi và báo cáo thủ quỹ hàng ngày. Các tờ giấy chèn tạo nên sổ quỹ tiền mặt, nhưng chúng phải được ghép lại với nhau vào cuối kỳ báo cáo.

Cần gấp tất cả các tờ lại theo thứ tự, dán tiêu đề thiết kế hợp lý lên trên và cầm lên:

• lều tuyết;
• dùi;
• đục lỗ.

Việc sử dụng công cụ nào tùy thuộc vào độ dày của bó được buộc chặt. Chủ đề được sử dụng nghiêm trọng. Nếu chúng không đủ vững chắc, cuốn sách có thể bị đổ vỡ.

Bạn cần bao nhiêu lỗ?

Có nhiều ý kiến khác nhau về việc có bao nhiêu lỗ hổng trong một cuốn sách. Về cơ bản, nếu khôngtự tin rằng tài liệu quảng cáo sẽ đáng tin cậy, bạn có thể chọc thủng 5 lỗ. Nhưng không cấm việc khoét 3 lỗ. Nhiều tổ chức làm được với hai lỗ được tạo ra bằng một chiếc đục lỗ. Tuy nhiên thiết kế này dễ thay tờ trong sách nên không đáp ứng được sự nhiệt tình từ các bạn review.

Vì vậy, các tờ giấy nên được gấp thành một chồng đều để cuốn sách có hình thức trật tự. Các lỗ được thực hiện ở phía bên trái theo chiều dọc. Sau đó, một sợi hoặc sợi xe được kéo vào các lỗ hai lần để các đầu nhọn nằm ở phía sai. Một ví dụ về cách may một cuốn sổ tiền mặt có thể được nhìn thấy trong bức ảnh trên. Các đầu của sợi chỉ được buộc bằng một nút mạnh nhiều lần để mọi thứ được giữ chắc chắn.

Cách buộc chặt những gì đã may

Trong chương trình Word hoặc bất kỳ chương trình tương đương nào khác, một nhãn dán được tạo ở phía bên trái của cuốn sách. Nội dung của nhãn dán phải như sau: “trong gói _ tờ được đánh số, viền, ký và đóng dấu.” Dòng dưới đây quy định bảng điểm chức vụ và chữ ký của người được ủy quyền và kế toán trưởng.

Hình dán không được quá lớn hoặc quá nhỏ. Kích thước của nó phải đủ để đóng các nút thắt và một phần của các sợi chỉ. Các đầu của sợi chỉ nhô ra một chút từ dưới nhãn dán. Nên sử dụng keo dán văn phòng phẩm loại tốt để tem nhãn khó bị thay đổi. Sau khi số tờ và chữ ký của người có thẩm quyền được đóng vào nhãn dán, một con dấu sẽ được đặt lên trên để một phần của bản in nằm trên sách và trên nhãn dán.

Cách may sổ tính tiền nếu khôngtiến hành trong một chương trình kế toán? Thủ tục sẽ giống nhau, chỉ bạn sẽ phải đánh số từng tờ bằng tay và điền vào tiêu đề. Khi may báo cáo thu ngân, bạn cần nhớ rằng không chỉ tờ có doanh thu tại quầy thu ngân được đánh số mà tất cả các tờ có đơn.

Nếu sách được giữ bằng tay

Nếu sổ quỹ được duy trì mà không có sự trợ giúp của máy tính, thì sổ nhật ký tiêu chuẩn được mua cho những mục đích này. Câu hỏi làm thế nào để khâu một cuốn sách được điền thủ công không nảy sinh, vì cuốn tạp chí đã được khâu sẵn. Tất cả các tờ đều được đánh số và đóng dấu vào đầu sách. Bên trong sổ nhật ký có một tờ phiếu và một tờ báo của thủ quỹ theo chiều ngang. Trước khi bắt đầu ghi sổ, báo cáo của thủ quỹ được xé ra, và các mục trên đó được sao chép từ tờ phiếu thành bản sao. Tất nhiên, báo cáo của nhân viên thu ngân sẽ phải do chính bạn duyệt.

Trong trường hợp cường độ lao động của quá trình đóng sách cao, bạn có thể sử dụng dịch vụ in ấn. Bìa các tông và bìa cứng sẽ giúp sổ tiền mặt thêm an toàn. Ngoài ra, sẽ không thể cắt liên kết để thay thế các tờ. Không thể loại trừ rủi ro thay thế tờ khi sách tự đóng. Cuối cùng, các sợi chỉ có thể được kéo ra và gấp lại.

Tôi có cần ghi nhớ quản lý tài liệu điện tử không

Gần đây, các tổ chức đã bắt đầu tích cực chuyển sang quản lý tài liệu điện tử để giảm bớt công việc trên giấy tờ. Có một số ưu điểm trong quản lý tài liệu điện tử:

• không cần mang theo giấy tờ để ký;
• khôngphải chi nhiều tiền cho nhiều giấy và mực;
• không cần giao tài liệu.

Nhưng điều này đặt ra câu hỏi về việc tuân thủ kỷ luật tiền mặt. Làm thế nào để khâu một cuốn sách nếu sử dụng chữ ký điện tử? Sổ quỹ được lập trong hệ thống doanh thu điện tử không được in hoặc ghim. Có các phương tiện kỹ thuật để sách được bảo vệ khỏi sự can thiệp và được ký điện tử.

Đặc biệt dành cho những người tự kinh doanh

Doanh nhân cá nhân sử dụng hệ thống thuế đơn giản phải ghi sổ thu nhập và chi phí. Định dạng kế toán này được sử dụng để tính toán cơ sở tính thuế. Theo luật, các doanh nhân bị cấm thay đổi dữ liệu trong sổ cái, vì điều này có thể dẫn đến sai lệch số tiền chịu thuế.

Pháp luật quy định rõ ràng cách đóng sổ thu chi đúng quy cách. Có một lệnh đặc biệt của Bộ Tài chính, phê duyệt các hình thức kế toán và báo cáo cho các doanh nhân cá nhân làm việc trên một hệ thống đơn giản hóa và một bằng sáng chế. Lệnh quy định rằng sổ thu chi phải được đóng gáy, đánh số, ký tên và đóng dấu, nếu có.

Sách có thể được viết tay hoặc điện tử. Cũng có thể giữ nó trong chương trình kế toán. Nếu cuốn sách được lưu giữ dưới dạng điện tử, thì cuối năm nó sẽ được in ra. Tất cả các tờ đều được đánh số và xếp chồng lên nhau một cách gọn gàng.và khâu lại với nhau. Trang tiêu đề nên xuất hiện trước.

Điều cần lưu ý là các trang trống của sách cũng phải được in và đóng ghim thành một hàng chung. Ngay cả khi một tổ chức hoặc doanh nhân cá nhân giao số dư bằng không và không tiến hành các hoạt động, họ vẫn phải in và ghim sổ. Mẫu đơn phải được đóng dấu và có chữ ký của người đứng đầu (doanh nhân) vào tờ cuối cùng. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng nhãn dán có chứa dữ liệu số tờ tương tự như trên sổ tiền mặt.

Mẫu đăng ký sáng chế

Nếu doanh nhân sử dụng hệ thống bằng sáng chế, thì anh ta chỉ cần giữ một cuốn sổ thu nhập. Hình thức kế toán này chỉ được sử dụng để phản ánh thu nhập từ các bằng sáng chế tại thời điểm nhận bằng sáng chế. Câu hỏi làm thế nào để may một cuốn sách thu nhập có thể tránh được nếu bạn biết các nguyên tắc của khâu tài liệu đã nghiên cứu trước đó. Thứ tự không có gì khác biệt. Cuốn sách cũng có thể được duy trì dưới dạng điện tử hoặc viết tay trong suốt năm. Cô ấy nên:

• đánh số;
• khâu;
• do thủ trưởng ký và đóng dấu.

Nếu một doanh nhân cá nhân, ngoài hoạt động sáng chế, còn có các lĩnh vực công việc khác, thì song song đó phải ghi chép sổ thu chi. Nó sẽ phản ánh tất cả các giao dịch, ngoại trừ thu nhập từ các bằng sáng chế.