Bồi thường cho việc sử dụng ô tô cá nhân: quy trình và tính năng tính toán

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Nhiều nhân viên sử dụng xe riêng trong quá trình thi hành công vụ. Họ vận chuyển hàng hóa hoặc giám đốc điều hành công ty, gặp gỡ với các nhà cung cấp, hoặc thực hiện các hoạt động quan trọng khác. Vì vậy, họ yêu cầu giám đốc chuyển tiền bồi thường tiền sử dụng xe ô tô cá nhân. Kích thước của nó có thể thay đổi đáng kể trong các tình huống khác nhau, vì các đặc tính của máy, các hành động được thực hiện bởi nhân viên và các tiêu chuẩn do luật thiết lập đều được tính đến.

Những chi phí nào được hoàn trả?

Số tiền bồi thường cho việc sử dụng ô tô cá nhân phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Các nhà lãnh đạo của nhiều công ty chỉ thuê các chuyên gia có máy móc riêng, điều này cho phép họ đối phó với nhiều trách nhiệm công việc.

Dựa trên Nghệ thuật. 188 của Bộ luật Lao động, nhân viên có thể yêu cầu ban lãnh đạo công ty chuyển tiền bồi thường cho việc sử dụng xe ô tô cá nhân. Để làm được điều này, anh ta phải chứng minh rằng anh ta phải gánh chịu một sốchi phí. Các khoản tiền sau do người đứng đầu công ty chi trả:

• đền bù khấu hao tài sản trong quá trình sử dụng vào mục đích công việc;
• Chi phí thực tế liên quan đến hoạt động của một chiếc ô tô, được thể hiện bằng chi phí xăng dầu, sửa chữa hoặc bảo dưỡng.

Số tiền bồi thường nên được thảo luận trước giữa hai bên tham gia vào mối quan hệ việc làm và cũng được ấn định bằng văn bản. Thông thường thủ tục được thực hiện trong quá trình giao kết hợp đồng lao động. Được phép nhập thông tin này vào một thỏa thuận bổ sung cho hợp đồng lao động hiện có.

Thông tin nào được bao gồm trong hợp đồng?

Khi chỉ định bồi thường cho một nhân viên sử dụng ô tô cá nhân, nhiều thông số của ô tô được tính đến. Tất cả các thông tin liên quan đến việc bổ nhiệm bồi thường được giao kết trong hợp đồng lao động. Chúng bao gồm:

• thông số chính xác của xe ô tô của nhân viên công ty;
• quy trình vận hành xe ô tô phục vụ công việc;
• căn cứ để sở hữu một chiếc ô tô, vì một nhân viên không chỉ có thể là chủ sở hữu của nó, mà còn là người được ủy thác, cũng như người thuê;
• khoảng thời gian mà nhiệm vụ công việc sẽ được thực hiện với sự hỗ trợ của phương tiện;
• số tiền bồi thường chính xác;
• chi phí khác liên quan đến hoạt động của máy;
• giấy tờ nhân viên phải chuẩn bị để có thể xác nhận chi phí mua xe;
• thứ tự trên cơ sở họ phảichuyển tiền;
• khung thời gian trong đó công nhân được trả lương.

Nếu vi phạm ít nhất một điều khoản của hợp đồng, nhân viên có thể từ chối sử dụng xe của mình cho mục đích công việc.

Những chi phí nào được hoàn trả?

Bồi thường cho Công nhân Phương tiện Cá nhân được thiết kế để trang trải các chi phí sau:

• trì;
• thanh toán tiền xăng;
• đậu xe trả tiền trong suốt ngày làm việc;
• rửa xe;
• chi phí khác liên quan đến việc vận hành máy cho mục đích kinh doanh.

Khi tính toán khoản thanh toán này, phải tính đến mức độ nhanh chóng của chiếc xe bị hao mòn, bao nhiêu tiền được chi cho việc đổ xăng và cả chi phí bảo dưỡng theo lịch trình. Người sử dụng lao động có quyền yêu cầu nhân viên giao nhiều séc hoặc biên lai xác nhận các khoản chi phí nhất định.

Cần những giấy tờ gì?

Việc thanh toán tiền bồi thường cho việc sử dụng ô tô cá nhân chỉ được chỉ định khi chuyển cho người sử dụng lao động các tài liệu chính thức xác nhận các khoản chi phí nhất định. Các tài liệu này bao gồm:

• vận đơn xác nhận rằng một máy cụ thể đã thực sự được sử dụng để giải quyết các vấn đề làm việc của một công ty cụ thể và biểu mẫu của tài liệu này được phát triển riêng bởi từng tổ chức;
• biên lai thu tiền được phát hành tại trạm xăng hoặc trạm dịch vụ;
• báo cáo do một nhân viên của tổ chức biên soạn;
• nhật ký ghi lại tất cả các chuyển động của một nhân viên trong xe của anh ấy để giải quyết các vấn đề công việc.

Nếu có đơn hàng thì giao bồi thường sử dụng xe ô tô cá nhân. Bạn có thể xem mẫu của tài liệu này bên dưới.

Đánh thuế các khoản thanh toán

Các khoản chi phí của doanh nghiệp liên quan đến việc bảo dưỡng xe chính thức được sử dụng để làm căn cứ tính thuế giảm trong quá trình xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhưng điều này chỉ có thể thực hiện được nếu có các tài liệu chính thức xác nhận các chi phí đó. Đồng thời, điều quan trọng là máy thực sự được sử dụng để giải quyết các vấn đề trong công việc.

Điều này có tính đến các sắc thái sau:

• không tính thuế thu nhập cá nhân đối với việc bồi thường cho việc sử dụng ô tô cá nhân và phí bảo hiểm không được chuyển;
• số tiền thanh toán này không được vượt quá tỷ lệ do luật định;
• nếu khoản bồi thường vượt quá định mức, thì phần vượt quá đó không thể được sử dụng để giảm cơ sở tính thuế đối với thuế thu nhập.

Khoản thanh toán này chỉ được giao trong thời gian người lao động của doanh nghiệp trực tiếp thực hiện nhiệm vụ lao động của mình. Nếu anh ta đang nghỉ ốm hoặc đi nghỉ mát, thì chi phí bồi thường cho việc sử dụng ô tô cá nhân của nhân viên không được sử dụng để giảm cơ sở tính thuế cho thuế thu nhập.

Làm thế nào để đăng ký?

Nhà tuyển dụng sử dụng nhân viên có phương tiện riêng nên biết cách thành thạođể bồi thường cho họ về việc sử dụng xe. Để làm điều này, tài liệu thích hợp được chuẩn bị thành thạo. Quy trình chỉ định bồi thường bao gồm các bước sau:

• khi tuyển dụng công dân, cần ghi rõ thông tin về việc phải chuyển tiền bồi thường trong hợp đồng lao động, vì nhân viên mới sẽ sử dụng xe của mình để thực hiện nhiệm vụ của người đứng đầu;
• giấy tờ chủ quyền cho chiếc xe được chuyển cho chủ nhân và điều này không chỉ bao gồm giấy chứng nhận đăng ký mà còn cả giấy chủ quyền, và nếu công dân là người được ủy thác, thì trên cơ sở đó là bản sao giấy ủy quyền trong đó anh ta sử dụng xe hơi được chuyển thêm;
• hơn nữa, tất cả các điều kiện hợp tác đều được quy định, điều này sẽ có lợi cho cả những người tham gia vào mối quan hệ lao động;
• nếu một nhân viên lâu năm mua một chiếc xe mà anh ta bắt đầu sử dụng cho các mục đích chính thức, thì một thỏa thuận bổ sung sẽ được hình thành cho một hợp đồng lao động hiện có;
• nếu chiếc xe được chuyển giao cho các cán bộ khác của công ty sử dụng, thì hành động chấp nhận và chuyển nhượng chiếc xe sẽ được thực hiện;
• Hàng tháng hoặc hàng tuần, một nhân viên của công ty lập một báo cáo cho biết tất cả các khoản chi phí cho một chiếc ô tô được sử dụng cho mục đích công việc;
• báo cáo này kèm theo nhiều chứng từ thanh toán xác nhận chi phí và được xuất trình bằng nhiều séc, hóa đơn hoặc các giấy tờ tương tự khác.

Chính chủ trực tiếp hoặc người khác điều khiển xenhân viên của công ty do những người có trách nhiệm bổ nhiệm theo lệnh của người sử dụng lao động.

Ra lệnh do người đứng đầu

Tiền đền bù cho việc sử dụng xe ô tô cá nhân chỉ được thanh toán nếu các giấy tờ cần thiết được hoàn thành chính xác. Điều này cũng bao gồm việc giám đốc công ty phát hành đơn đặt hàng, trên cơ sở đó chủ sở hữu phương tiện sẽ thanh toán.

Nó được phép thay vì phát hành lệnh vĩnh viễn để khắc phục nhu cầu tích lũy các khoản thanh toán bồi thường trong các hoạt động nội bộ của công ty.

Mẫu đơn hàng có thể được phát triển bởi từng công ty riêng biệt. Tài liệu này chứa các thông tin sau:

• tên công ty nơi chủ xe làm việc;
• chức vụ và tên đầy đủ của anh ấy;
• tên và thông số của phương tiện được sử dụng để vận hành;
• điều kiện mà tiền bồi thường được trả, ví dụ: đó có thể là một khoản tiền cố định được chuyển cho nhân viên vào cuối mỗi tháng và cũng có thể được tính toán trên cơ sở các chứng từ thanh toán mà nhân viên gửi cho nhà tuyển dụng.

Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận bổ sung là cơ sở để phát hành đơn hàng. Các tài liệu này phải chứa thông tin về việc một nhân viên cụ thể sử dụng ô tô riêng của mình trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Áp dụng quy định nào?

Tỷ lệ bồi thường cho việc sử dụng ô tô cá nhân phải được tính đến bởi ban quản lý của công ty, vì họphụ thuộc vào việc liệu có thể giảm cơ sở tính thuế đối với thuế thu nhập đối với các chi phí liên quan đến việc chuyển tiền bồi thường cho chủ sở hữu tài sản, do một nhân viên của công ty đại diện hay không. Các định mức này được cố định ở cấp nhà nước. Chúng bao gồm:

• nếu sử dụng ô tô chở người, dung tích động cơ không quá 2 nghìn mét khối. xem, sau đó tỷ lệ thanh toán là 1, 2 nghìn rúp;
• nếu dung tích động cơ vượt quá 2 nghìn phân khối. xem, sau đó định mức là 1,5 nghìn rúp;
• nếu thuê một chiếc xe máy, thì phí cho nó trong định mức là 600 rúp.

Việc sử dụng xe tải không được quy định bởi bất kỳ luật nào, vì những chi phí này được bao gồm trong một loại chi phí khác của công ty.

Tôi có thể thuê xe hơi không?

Tiền đền bù cho việc sử dụng xe ô tô cá nhân không phải chịu thuế thu nhập cá nhân, nhưng nó chỉ được sử dụng để giảm thuế thu nhập nếu số tiền của nó không vượt quá định mức theo quy định của pháp luật. Nhưng thường phải chuyển cho chủ xe số tiền vượt quá tỷ lệ này. Để tránh phải trả một khoản thuế đáng kể, người đứng đầu công ty có thể quyết định ký hợp đồng cho thuê với nhân viên.

Khi tạo tài liệu này, chúng tôi sẽ tính đến việc liệu một chiếc xe có đội lái có được thuê hay không. Ngoài ra, thỏa thuận này chứa thông tin về cách máy sẽ được bảo dưỡng.

Một thỏa thuận như vậy chỉ được lập trongbằng văn bản, nhưng không cần công chứng hoặc đăng ký nhà nước. Chiếc xe thực tế là đối tượng của thỏa thuận, do đó, thông tin về số đăng ký của nó được nhập vào văn bản, cũng như dữ liệu từ Giấy chứng nhận đăng ký và Tiêu đề được ghi đè.

Nếu nhân viên công ty sử dụng ô tô trên cơ sở giấy ủy quyền, thì khi lập hợp đồng thuê xe, bạn sẽ phải có sự tham gia của chủ sở hữu trực tiếp của tài sản. Nếu một chiếc xe được thuê mà không có người đi cùng, thì chính sách OSAGO hợp lệ cũng được đính kèm với nó.

Các sắc thái của việc sử dụng cơ chế cho vay

Vì thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác không phải trả từ tiền bồi thường cho việc sử dụng ô tô cá nhân, nên nhân viên thường đồng ý với một phương thức đăng ký cụ thể, bao gồm việc ô tô được chuyển nhượng theo cơ chế cho vay. người sử dụng lao động. Để làm điều này, các sắc thái sau được tính đến:

• quá trình áp dụng cơ chế cho vay có tính đến các yêu cầu của Điều khoản. 689 GK;
• với điều kiện như vậy, chiếc xe được chuyển giao cho công ty sử dụng, vì vậy không chỉ chủ sở hữu mà các nhân viên khác của công ty cũng có thể làm tài xế;
• công ty có nghĩa vụ giải quyết việc bảo dưỡng xe, sửa chữa, hạch toán xăng dầu, cũng như các vấn đề quan trọng khác, giúp đơn giản hóa quá trình tính thuế thu nhập cá nhân và thuế của tổ chức.;
• được phép ghi trong hợp đồng rằng chiếc xe sẽ được sử dụng độc quyền bởi chủ sở hữu trực tiếp;
• Lợi ích của việc sử dụng cơ chế cho vay bao gồm việc nó đơn giản hóa quy trìnhxác định chi phí của công ty để bảo dưỡng và sử dụng xe hơi;
• nhất thiết công ty là người mua chính sách OSAGO;
• không bắt buộc phải chuyển thêm bất kỳ khoản thù lao nào cho nhân viên, số lượng có hạn;
• nếu chuyển giao quyền điều khiển máy cho nhân viên khác của công ty thì ban lãnh đạo công ty sẽ phải lập hồ sơ nhân sự bổ sung.

Một kế toán viên phải tham gia chương trình 1C bồi thường cho việc sử dụng ô tô cá nhân một cách thành thạo. Tùy thuộc vào tính đúng đắn của kế toán mà một công ty có thể tính vào việc giảm cơ sở tính thuế cho thuế thu nhập hay không.

Các sắc thái của việc lập thỏa thuận GPC

Một khả năng khác để sử dụng nhân viên ô tô cá nhân cho các mục đích của công ty là việc lập thỏa thuận GPC giữa ban quản lý công ty và chủ sở hữu ô tô trực tiếp. Thỏa thuận này là một sự thay thế cho hợp đồng lao động.

Theo thỏa thuận như vậy, nhân viên là nhà thầu, và công ty là khách hàng. Sự hợp tác như vậy không được điều chỉnh bởi các quy định của Bộ luật Lao động.

Tôi có thể tranh chấp bồi thường không?

Việc tính bồi thường cho việc sử dụng xe ô tô cá nhân cần dựa trên chứng từ do người lao động nộp cho phòng kế toán của công ty. Tuy nhiên, ngay cả những chuyên gia có kinh nghiệm cũng mắc phải những sai lầm thường bị thanh tra thuế phát hiện trong quá trình kiểm tra một tổ chức.

Số tiền thanh toán thường xuyên bị tranh chấp nhất của nhân viên Sở Thuế Liên bang. Có thể có một số lý do cho điều này:

• không có chứng từ thanh toán xuất trình bằng séc, hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc các giấy tờ khác;
• thủ tục sử dụng ô tô do nhân viên công ty sở hữu cho mục đích tổ chức được soạn thảo không chính xác;
• Thiếu các giấy tờ quan trọng khác nhau đối với chiếc xe do STS hoặc PTS gửi.

Thử thách được thực hiện tại tòa án. Thông thường, lý do thậm chí là do chiếc xe được chuyển nhượng bởi một công dân có thể sử dụng nó trên cơ sở bình thường, chứ không phải một giấy ủy quyền nói chung, do đó anh ta không có quyền chuyển nhượng chiếc xe để sử dụng cho người thứ ba. các bữa tiệc.

Quy tắc thanh toán tiền bồi thường do sử dụng xe công ty vào mục đích cá nhân

Một tình huống khác là khi người lao động nhận xe từ người sử dụng lao động. Nó được sử dụng để giải quyết các vấn đề quan trọng, nhưng thường một nhân viên cần sử dụng nó cho mục đích cá nhân. Điều này đặt ra câu hỏi làm thế nào để chính thức hóa các mối quan hệ như vậy. Do đó, các khả năng sau có thể được sử dụng cho việc này:

• thỏa thuận bằng miệng giữa người đứng đầu và nhân viên của công ty;
• lập hợp đồng thuê nhà với nhân viên của công ty;
• quản lý ra lệnh điều động xe cho nhân viên.

Khi tính toán chi phí của công ty, thông tin từ các tờ thông tin đi lại và chỉ số đồng hồ đo quãng đường được tính đến. Trong trường hợp này, bạn có thể xác định quãng đường đi được trong giờ làm việc. Nếu việc sử dụng xe ô tô của công ty cho mục đích cá nhân được thực hiện, thì việc bồi thường có thể khôngnhân viên trả cho người đứng đầu công ty.

Kết

Nhiều công ty chỉ thuê nhân viên có ô tô cá nhân, sau đó được sử dụng để giải quyết các vấn đề công việc. Trong trường hợp này, chủ sở hữu xe hơi có thể nhận được một số khoản bồi thường và số tiền của nó phụ thuộc vào chi phí thực tế mà một người phải đối mặt khi giải quyết các công việc bằng ô tô cá nhân.

Số tiền bồi thường không được vượt quá định mức do pháp luật quy định, nếu không, công ty không thể sử dụng những khoản chi phí đó để giảm cơ sở tính thuế cho thuế thu nhập. Thông thường, kế toán vi phạm các quy tắc tính toán khoản thanh toán này, dẫn đến việc thanh tra thuế thách thức bồi thường trước tòa.