Cách giữ sổ quỹ tiền mặt một cách chính xác. Sổ quỹ: điền mẫu

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Theo luật trong nước, tất cả các tổ chức được yêu cầu giữ tài chính tự do trong ngân hàng. Đồng thời, hầu hết các giao dịch thanh toán của các pháp nhân nên được thực hiện với nhau dưới hình thức không dùng tiền mặt. Đối với dòng tiền, bạn cần một bàn thu tiền, một nhân viên sẽ làm việc với nó và một cuốn sổ ghi chép các giao dịch. Tiếp theo, chúng tôi sẽ xem xét chi tiết hơn các tính năng của việc điền vào tài liệu.

Sổ quỹ: tại sao cần và cách giữ?

Như thực tế cho thấy, trong hầu hết các tổ chức, việc luân chuyển quỹ được thực hiện dưới hình thức không dùng tiền mặt. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là tiền mặt không được sử dụng trong quá trình hoạt động của các công ty này. Nếu có ít nhất một tỷ lệ nhỏ các giao dịch được thực hiện bằng tiền giấy thì doanh nghiệp phải có sổ quỹ. Làm thế nào để giữ nhật ký này? Ai nên nhập thông tin vào đó? Những câu hỏi này khiến nhiều doanh nhân lo lắng. Cần lưu ý rằng theoKể từ năm 2014, các doanh nghiệp có sổ cái thu nhập và chi phí không được phát hành chứng quyền cho các giao dịch tiền mặt. Do đó, sổ tiền mặt, mẫu điền sẽ được mô tả dưới đây, có thể không được họ duy trì. Tuy nhiên, một số doanh nhân vẫn tiếp tục sử dụng nó. Tuy nhiên, nhiều tổ chức biên dịch nó không chính xác. Để tránh gặp rắc rối với cơ quan thuế, các biện pháp trừng phạt và các hình phạt khác, bạn nên xem xét cẩn thận các nghiệp vụ được thực hiện và biết cách ghi sổ quỹ tiền mặt một cách chính xác.

Khung quy định

Trước khi các khuyến nghị mới về kế toán các giao dịch tiền mặt có hiệu lực, không có chỉ dẫn trực tiếp nào trong pháp luật rằng tất cả các doanh nhân phải có sổ tiền mặt. Mẫu điền cũng không được thiết lập. Trong thực tiễn của các tòa án trọng tài, có những trường hợp khi quyết định được đưa ra có lợi cho các doanh nhân đã không tính đến các giao dịch tiền mặt trên báo chí. Từ năm 2012, thủ tục ghi sổ tiền mặt đã được áp dụng. Hướng dẫn quy định sự hiện diện bắt buộc của nhật ký giao dịch đối với tất cả các doanh nhân, bất kể họ sử dụng hệ thống thuế nào nếu họ thực hiện các giao dịch tiền mặt. Đối với việc chuẩn bị tài liệu không chính xác và các vi phạm kỷ luật kế toán khác sẽ được tiết lộ trong quá trình kiểm toán, tổ chức có thể bị phạt tiền.

Tính năng tài liệu

Trước khi nói cách giữ sổ quỹ tiền mặt đúng cách,nên giải thích nó là gì. Từ những thông tin trên, rõ ràng đây là sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép tất cả các giao dịch tiền mặt. Ngoài ra, sổ quỹ tiền mặt được đưa vào bảng kê chứng từ kế toán. Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước đã thông qua hình thức sổ nhật ký kế toán. Nó được gọi là KO-4. Quy trình điền sổ quỹ chính xác được quy định trong các Quy định có liên quan. Các chỉ thị đã được Ngân hàng Trung ương chấp thuận vào năm 2011. Biết cách giữ sổ quỹ tiền mặt một cách chính xác là rất quan trọng, vì thanh tra kiểm soát kiểm tra sổ quỹ khá thường xuyên. Một tài liệu mới được soạn thảo cho mỗi năm.

Mẫu để điền và duy trì sổ quỹ: các điều khoản cơ bản

Một tài liệu có 50 hoặc 100 trang. Đối với câu hỏi khi nào cần ghi sổ quỹ, theo quy định của pháp luật, sổ nhật ký được lập từ đầu năm và theo thứ tự tăng dần. Trang tiêu đề cho biết thời gian có hiệu lực của tài liệu. Nếu tạp chí kết thúc trước cuối năm, một tạp chí mới sẽ được biên soạn. Quá trình ghi không bị gián đoạn và tiếp tục theo trình tự thời gian. Trang tiêu đề của tạp chí mới cho biết ngày bắt đầu và ngày kết thúc biên soạn của nó. Trong trường hợp này, trình tự của các tài liệu sẽ dễ dàng xác định. Theo quy định, một doanh nghiệp mua sổ quỹ in sẵn tại nhà in, có các cột và đồ thị có kẻ ô vuông. Bạn cũng có thể lập chứng từ dưới dạng điện tử (cách giữ sổ tiền mặt ở định dạng này một cách chính xác sẽ được mô tả bên dưới). Tất cả các trang được đánh số ngay lập tức trên toàn tạp chí. Tổng sốtờ được dán ở cuối (ở trang cuối cùng). Số lượng chỉ định được xác nhận bằng chữ ký của người đứng đầu và người có trách nhiệm. Cuốn sách đã khâu được niêm phong bằng con dấu sáp hoặc mastic.

Người có trách nhiệm

Tại doanh nghiệp có nhân viên phụ trách sổ quỹ. Cách duy trì nhật ký này đúng cách được chỉ ra trong các khuyến nghị liên quan mà nhân viên nên biết. Nhân viên này thực hiện các giao dịch tiền mặt và nhập thông tin về chúng vào tài liệu. Tờ hoàn thành được chứng nhận bằng chữ ký. Điều này có nghĩa là nhân viên chịu hoàn toàn trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện và thông tin được nhập vào. Cuối ngày làm việc, nhân viên chuyển số dư quỹ cho phòng kế toán. Cùng với nó, tất cả tài liệu được truyền đi - biên lai chính và lệnh ghi nợ. Bảng kê sổ hoàn thành cũng có chữ ký của kế toán nghiệm thu. Nếu sau này không có ở doanh nghiệp thì người đứng đầu ký thay. Thủ tục này được thực hiện hàng ngày. Để thực hiện các giao dịch tiền mặt, nhân viên có trách nhiệm được người đứng đầu ủy quyền phải nắm rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình đối với chữ ký. Nếu chúng ta nói về cách giữ sổ tiền mặt của một doanh nhân cá nhân, thì bản thân quy trình này cũng tương tự như quy trình được thực hiện trong một tổ chức. Tuy nhiên, một doanh nghiệp cá nhân không phải lúc nào cũng có nhân viên, và đặc biệt, không nhất thiết phải có một người chịu trách nhiệm thực hiện và hạch toán các giao dịch tiền mặt. Nếu doanh nhân cá nhân làm việc một mình, thì anh ta nhận và tiêu thụcác quỹ. Theo đó, anh ấy tự mình ghi vào nhật ký và ký tên vào các trang đã hoàn thành. Đối với những người chưa biết cách bảo quản sổ quỹ tiền mặt đúng cách, những mẹo nhỏ dành cho nhân viên kế toán dưới đây sẽ giúp bạn điều hướng các yêu cầu.

Trang tiêu đề

Trang này phải chứa các thông tin sau:

1. Đối với pháp nhân - tên đầy đủ của tổ chức, đối với cá nhân doanh nhân - tên đầy đủ của doanh nhân, tên đơn vị (nếu là chi nhánh).
2. Thời hạn hiệu lực của tạp chí. Có thể là một năm hoặc một ngày cụ thể nếu có nhiều tài liệu.
3. OKPO.

Bên trong tài liệu

Nói về cách lập sổ quỹ tiền mặt một cách chính xác, cần lưu ý rằng các mục nhập, cả chi phí và thu nhập, đều được nhập trên một trang. Cuối ngày, số còn lại được giảm đi và tổng hợp lại. Một báo cáo được lập về các giao dịch được thực hiện. Mỗi tờ sách bao gồm hai phần với một đường xé. Nửa đầu là một trang nhật ký chứa thông tin về các hoạt động. Phần thứ hai là báo cáo của nhân viên thu ngân. Bạn có thể gấp tờ giấy theo đường xé và giữ giấy than. Sau khi nhập thông tin, trang tính được cắt. Phần đầu tiên của trang phải được đóng gáy. Kèm theo báo cáo là các tài liệu xác nhận việc tiến hành các hoạt động (những giấy tờ này được gọi là "chính"). Ví dụ: nó có thể là một bản trích từ một đơn đặt hàng, một lệnh nhận tiền mặt, một đơn xin tạm ứng, một giấy ủy quyền, v.v.

Nhập thông tin vào cột

Ở đầu trang nênngày thông tin được nhập. Điền vào bảng tính bắt đầu bằng cột cho biết số dư đầu ca. Ở đây số tiền được nhập, được chuyển từ cuối trang trước. Tiếp theo, nhập số sê-ri cho chứng quyền tiền mặt. Nó được chỉ ra trong cột "Số tài liệu". Dòng tiếp theo được điền bởi người được cấp giấy này hoặc người nhận giấy này. Nếu là cá nhân thì ghi đầy đủ tên, nếu là pháp nhân thì ghi tên tổ chức. Trong cột tiếp theo cho biết số của tài khoản hoặc tài khoản phụ tương ứng. Nhập thông tin cho biết phương thức nhận hoặc chi tiền mặt. Ví dụ, r / s - sch. 51, tiền lương - sc. 70, khách hàng và người mua - sch. 62. Ở đây cần lưu ý rằng những dòng này không được điền bởi các doanh nhân cá nhân.

Tiếp theo là các cột "Chi phí" và "Thu nhập". Họ chỉ ra số tiền bằng rúp trong các con số. Đồng xu được biểu thị sau dấu phẩy. Ví dụ, số tiền được phát hành như sau: 129,05 tr. Mỗi giao dịch được ghi lại ngay sau khi hoàn thành. Mục nhập chỉ được thực hiện trên cơ sở các tài liệu chính. Cột "Chuyển khoản" chứa thông tin về số lượng hoạt động trên các dòng trước đó. Cuối cùng, bạn cần phải tính toán tổng kết quả. Nó được nhập vào cột "Tổng số trong ngày". Kết quả được tính riêng cho số tiền đã phát hành và số tiền nhận được. Tiếp theo là "Remainder". Cần phải cộng tất cả số tiền mặt đến và còn lại của ngày hôm trước. Từ số tiền nàyvốn đã giải ngân bị rút. Số liệu ghi trên sổ phải phù hợp với tình trạng thực tế của quỹ. Những dòng còn trống cần được gạch bỏ. Điều này là cần thiết để không ai điền vào các cột trống. Điều này được thực hiện với chữ Z. Ở cuối trang, tên của thủ quỹ và kế toán được chỉ ra. Ngoài ra, số lượng đơn đặt hàng đến và đi được rút ra mỗi ngày được chỉ ra. Nếu không có giao dịch tiền mặt nào được thực hiện trong ngày, trang này sẽ được để trống. Đồng thời, số dư cuối ngày được chuyển sang ngày kế tiếp mà không cần điều chỉnh.

Phiên bản điện tử

Sự ra đời rộng rãi của công nghệ máy tính đã không bỏ qua sổ tiền mặt. Phiên bản điện tử của việc biên soạn nhật ký tạo điều kiện rất nhiều cho công việc của nhân viên. Một chương trình đặc biệt được sử dụng để duy trì cuốn sách. Nó hiển thị nhật ký trên màn hình máy tính. Các cột được điền theo cách tương tự như mô tả ở trên. Hàng ngày, nhân viên có trách nhiệm nhập các thông tin cần thiết, cuối ca in ra sheet. Phiên bản giấy nên có hai phần: phần báo cáo và phần phụ lục. Nhân viên thu ngân ký tên vào trang. Nếu nhân viên có chữ ký điện tử thì được phép sử dụng nó, cũng như chữ ký thông thường. Mỗi trang như vậy được đánh số. Vào cuối năm, một cuốn sách được hình thành từ các tờ in. Trang cuối cùng hiển thị tổng số lần chèn. Nó được xác nhận bằng chữ ký và con dấu của doanh nghiệp. Sách điện tử được phép biên soạn mỗi quý một lần, không phải một năm. Các báo cáo và tài liệu kèm theo được gửi đến bộ phận tài chính.

Thu nhập và chi phí

Việc nhận tiền mặt được phát hành bằng lệnh nhận tiền mặt. Biên lai - phần xé ra của nó - phải được nộp cùng với bảng sao kê ngân hàng. Các hoạt động xử lý tiền được thực hiện tương ứng bằng một hoặc nhiều lệnh chi phí. Khi giao tiền mặt cho ngân hàng, nhân viên được lập phiếu thu và lệnh. Đầu tiên được nộp cho thủ quỹ, và thứ hai là bảng sao kê.

Chỉnh sửa trên tạp chí

Nếu một sai sót được thực hiện trong cuốn sách mà không ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo, nó có thể được sửa chữa. Nghiêm cấm việc xé bỏ các trang trong tạp chí. Cũng không được phép dùng bút lông, bút đánh dấu, gạt bằng lưỡi dao, tẩy và các thao tác tương tự khác. Nếu lỗi đánh máy không dẫn đến những thay đổi trong phần còn lại của bất kỳ khoảng thời gian nào, thì việc sửa lỗi được thực hiện như sau: mục nhập sai được gạch bỏ cẩn thận và mục đúng được đặt bên cạnh. Việc sửa chữa nhất thiết phải được chứng thực bằng chữ ký. Thủ quỹ và kế toán phải ký. Nếu có một số chỉnh sửa trên trang, thì mỗi chỉnh sửa đó phải được chứng nhận. Nếu sai sót nghiêm trọng thì thủ quỹ lập đơn gửi kế toán trưởng. Người đứng đầu doanh nghiệp tập hợp hoa hồng sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa. Dựa trên sai sót, một báo cáo kế toán được lập. Nó mô tả bản chất của sự không chính xác và phương pháp sửa chữa nó.

Kiểm tra kỷ luật báo cáo

Rê bóng chính xácNhật ký tiền mặt có quyền kiểm soát tổ chức ngân hàng phục vụ tài khoản của doanh nghiệp. Người quản lý sẽ được thông báo bằng thông báo rằng một cuộc đánh giá sẽ được thực hiện. Cần phải cung cấp cho ngân hàng để thẩm định các tờ rời, được thực hiện đầy đủ, các báo cáo của thủ quỹ cùng với các tài liệu đính kèm và các giấy tạm ứng, nếu tiền được phát hành theo báo cáo. Nếu việc kiểm tra sẽ ảnh hưởng đến năm hiện tại thì không cần phải khâu sổ nhật ký (việc này được thực hiện vào cuối năm). Sau khi hoàn thành các hoạt động kiểm soát, sổ sách sẽ được trả lại cho doanh nghiệp. Trong trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành một hành động về việc xác minh hoàn thành kỷ luật báo cáo. Nếu tài liệu có các nhận xét, chúng phải được loại bỏ trong thời hạn do cơ quan giám sát thiết lập. Ngoài ra, cơ quan thuế có thể kiểm tra tính đúng đắn của việc điền sổ quỹ tiền mặt. Các biện pháp trừng phạt có thể được áp dụng đối với các vi phạm được xác định trong các hoạt động kiểm soát. Đồng thời, cần nói rằng thanh tra có thể phạt doanh nghiệp nếu sai sót được phát hiện trong vòng hai tháng kể từ khi họ nhập học.