Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS): nó là gì, các tính năng và khuyến nghị

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Cách đây vài năm, hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã được nói đến như một tương lai tươi sáng. Ngày nay chúng đã được sử dụng tích cực trong các doanh nghiệp tư nhân và công cộng. Nhưng điều quan trọng nhất là nhu cầu về EDMS không ngừng tăng lên. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì và nó hoạt động như thế nào, chúng ta hãy xem xét ví dụ về các hệ thống đang hoạt động ở Liên bang Nga.

Nền

Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của một chương trình EDMS, cần phải xem lại các khái niệm và nhiệm vụ cơ bản. Các yếu tố chính là những yếu tố quyết định sự lựa chọn của một hệ thống cụ thể.

Nếu một tổ chức có thể hoạt động trong điều kiện quản lý không chính thức, thì không cần quản lý tài liệu. Với sự ra đời của các quy trình kinh doanh, cần có cơ chế quản lý với sự trợ giúp của tài liệu có trật tự. Nếu bạn không xử lý giấy tờ kịp thời, chúng sẽ bắt đầu tích tụ và mất đi.

Một chương trình lưu trữ tệp đặc biệt được sử dụng thay thế cho phương tiện giấytrên máy chủ. Nhưng nó cũng không hoạt động được lâu. Khi quy mô của công ty ngày càng lớn, nhu cầu lưu trữ và đồng bộ hóa thông tin cũng tăng lên.

Có một vấn đề nan giải: nên sử dụng phương tiện giấy cũ hay EDMS để lưu trữ thông tin. Điều gì là quan trọng bạn có thể nhận được nhờ vào hệ thống điện tử? Tăng hiệu quả của tổ chức.

Hiệu quả kinh tế

Hiệu quả công việc có thể được tăng lên theo hai cách: giảm chi phí hoặc tăng kết quả. Tài liệu EDMS cho phép bạn đạt được hai mục tiêu cùng một lúc. Nghĩa là, việc triển khai hệ thống cho phép tổ chức chi tiêu ít hơn nhưng kiếm được nhiều tiền hơn.

Giảm chi phí thông qua giảm chi phí giấy tờ, thời gian lãng phí, tăng tốc độ giao tiếp, thay đổi văn hóa công ty.

Để đánh giá hiệu quả của chương trình EDMS, bạn cần tính toán thời gian làm thủ tục giấy tờ. Các công ty tư vấn ước tính rằng các hoạt động như vậy chiếm 20% thời gian làm việc. Trong hệ thống bộ máy hành chính của Nga, điều này thậm chí còn chiếm nhiều hơn - 60% thời gian. Sự ra đời của EDMS sẽ giảm các chi phí này ít nhất 10 lần.

Công việc văn phòng và quy trình tài liệu

Hai thuật ngữ có liên quan với nhau. Lưu trữ hồ sơ là một thuật ngữ đề cập đến một bộ quy tắc chính thức để làm việc với các tài liệu. Một số hệ thống EDMS có thể được tùy chỉnh theo các quy tắc của công việc văn phòng, nhưng cũng có những hệ thống đó trên cơ sở công việc văn phòng đã được hình thành.

Tài liệu là một đơn vị lưu trữ thông tin trong EDMS. Luồng tài liệu được hình thành từcác nguồn khác nhau: các hệ thống, ứng dụng khác, e-mail, nhưng trên hết - từ phương tiện giấy được quét. Do đó, máy quét và các thiết bị khác là một phần không thể thiếu của EDMS. Hệ thống lưu trữ tất cả các tài liệu, duy trì lịch sử của chúng, đảm bảo sự di chuyển trong tổ chức và thực hiện các quy trình kinh doanh với chúng.

Trong cơ sở dữ liệu như vậy có một quyết định, một chỉ thị và một mệnh lệnh của SED. Thông qua chúng, tổ chức được quản lý. Bất kỳ tài liệu nào cũng được cung cấp với "sự trợ giúp". Tập hợp các trường trong biểu mẫu phụ thuộc vào loại tài liệu. Thông tin được lưu trữ trong hệ thống dưới dạng cơ sở dữ liệu của từng trường của thẻ đó.

Chức năng và nhiệm vụ của EDMS

Chương trình quản lý tài liệu được thiết kế để giải quyết các nhiệm vụ sau:

• hệ thống hóa công việc với các tài liệu.
• tạo tài liệu theo mẫu, lưu trữ đăng ký;
• tự động hóa kế toán;
• phân loại tài liệu.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các chức năng của SED. Chương trình dòng công việc được sử dụng cho:

• tạo thẻ.
• tạo thành văn bản của tài liệu;
• lưu dữ liệu dưới dạng pdf hoặc ms word;
• quản lý quyền truy cập của người dùng;
• tạo tuyến;
• kiểm soát luồng tài liệu;
• gửi thông báo, nhắc nhở;
• nhật ký, thư mục, bộ phân loại;
• tạo đơn hàng;
• tìm kiếm và ký tài liệu;
• tạo báo cáo.

Chức năng chung của hệ thống bao gồm:

• điều khiển từ xalàm việc với các tài liệu;
• sử dụng DBMS để lưu trữ dữ liệu;
• làm việc đồng thời với EDMS;
• bảo mật thông qua chứng chỉ, mã vạch và cá nhân hóa.

Ưu nhược điểm

Chuyển sang SED có nhiều ưu điểm hơn là nhược điểm. Tuy nhiên, một dự án được tổ chức kém có thể phá hủy tất cả các lợi ích của tự động hóa. Các mục tiêu của việc thực hiện EDMS phải đạt được. Các lợi ích bao gồm:

• lưu trữ thông tin có cấu trúc tập trung;
• cách tiếp cận giống nhau để hình thành và xử lý tài liệu;
• sử dụng mẫu;
• tìm kiếm;
• quyền truy cập kiểm tra.

Nhược điểm bao gồm chi phí khởi động cao và đào tạo người dùng nghiêm ngặt.

Quy trình tài liệu

Trong EDMS, quản lý tài liệu điện tử trải qua một loạt các giai đoạn, trong đó các thuộc tính nhất định được gán cho tài liệu. Quá trình xử lý được thực hiện cả thủ công và tự động. Trong trường hợp thứ hai, hãy đặt:

• điều kiện để chuyển đổi giữa các giai đoạn;
• tách tuyến;
• chu trình gia công;
• bắt đầu các quy trình con, bộ hẹn giờ, quy trình xử lý;
• vai trò người dùng đã được thiết lập.

Các loại điều trị:

• Tạo tài liệu.
• Chỉnh sửa.
• Đổi tên.
• Di chuyển.
• Lưu.
• Lập chỉ mục.
• Xóa.

SED chi phí

Quản lý tài liệu không thể hoạt động đầy đủ nếu không có giấy phép, máy chủ, thiết lập và đào tạo đầy đủ cho tất cả người dùng. Mỗi yếu tố này đòi hỏi một khoản chi lớn bằng tiền mặt. Ngoài ra, chúng ta không nên quên việc tích hợp EDMS với các hệ thống khác, cập nhật cơ sở dữ liệu và phần mềm, tư vấn hỗ trợ kỹ thuật và các chi phí bảo trì khác.

Giới thiệu EDMS

Việc thực hiện dự án có thể mất vài tháng. Quá trình này phụ thuộc cả vào số lượng các quy trình tài liệu và vào khả năng tài chính, tổ chức và nguồn lực. Việc triển khai được thực hiện theo thuật toán sau:

• tạo nhóm làm việc, xác định người lãnh đạo;
• xác định mục tiêu và mục tiêu;
• kiểm tra các quy trình tài liệu hiện có;
• phát triển các điều khoản tham chiếu;
• SED lựa chọn;
• ký kết hợp đồng để thực hiện EDS;
• xây dựng và phê duyệt quy chế làm việc;
• Kiểm tra nội dung ban đầu của thư mục;
• EDS kiểm tra trước;
• đào tạo nhân viên trong công việc;
• kiểm tra việc triển khai EDMS;
• phân tích kết quả kiểm tra;
• sửa lỗi;
• triển khai đầy đủ EDMS.

Lỗi thực hiện

Cần đặc biệt chú ý đến những quy trình yêu cầu tài liệu giấy. Sai lầm chính là sao chép tài liệu giấy với tài liệu điện tử. Điều này làm phức tạp công việc và gây ra thái độ tiêu cực đối với tự động hóa. Không ai trả thêm tiền cho việc làm gấp đôi. Cần thiết phải xây dựng các quy trình tự động hóa mà khôngsự trùng lặp. Sai lầm thứ hai là sự thiếu chuẩn bị của nhân sự. Thông thường, các quy trình mới được nhìn nhận với thái độ thù địch. Do đó, cần phải giải thích cho nhân viên tại sao EDMS lại được áp dụng, để họ tiếp cận quá trình học một cách có ý thức.

Công nghệ lưu trữ tài liệu

Trong EDMS, quản lý tài liệu điện tử bao gồm các thuộc tính, trên cơ sở đó thực hiện tìm kiếm, phân loại, nhóm và báo cáo. Đôi khi một tài liệu được tạo theo một khuôn mẫu, đôi khi bằng cách chuyển dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Các thuộc tính được lưu trữ trong các bảng. Bản thân tệp được đặt trong thư mục lưu trữ, thông tin từ nó được đặt trong thư mục DBMS. Chỉ người dùng EDMS mới có thể truy cập dữ liệu.

Quét nội tuyến là gì?

Xử lý toàn bộ tài liệu với việc đặt mẫu sau đó vào kho lưu trữ được thực hiện bằng máy quét. Trong quá trình quét, có thể tự động tạo mã vạch trên tài liệu và đăng ký nó trong cơ sở dữ liệu theo hướng tiếp theo dọc theo lộ trình đã chỉ định.

Nhận dạng văn bản quang học

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDMS này chuyển đổi hình ảnh điện tử của tài liệu ở định dạng ảnh hoặc jpeg thành định dạng văn bản. Trong trường hợp này, phần mềm đặc biệt được sử dụng dưới dạng một ứng dụng độc lập hoặc ESCOM. BPM được tích hợp vào EDMS. ESCOM. BPM là gì? Đây là một chương trình để nhận dạng các tài liệu được đánh bằng các phông chữ khác nhau. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là các ứng dụng độc lập có nhiều tính năng hơn và nhận dạng được cả văn bản viết tay.

Mã vạch

Công nghệ này cung cấp một tập hợp các quy trình để tạo và áp dụng mã vạch đồ họa vào tài liệu. Một mã vạch duy nhất được tạo thông qua máy chủ hệ thống. Nó cũng cung cấp khả năng nhận dạng tài liệu, tìm kiếm nhanh trong cơ sở dữ liệu và phân phối tại các vị trí lưu trữ. Khi đăng ký tài liệu, một mã vạch tương ứng với định danh thẻ điện tử được in trên nhãn. Nó được dán vào phiên bản giấy của tài liệu.

EDS

Chữ ký điện tử cho phép bạn xác minh tính đúng đắn của tài liệu và tính bất biến của dữ liệu. Việc ký được thực hiện với sự trợ giúp của nhà cung cấp mật mã và khóa phần mềm - chứng chỉ. Sau đó là một tệp ở định dạng đặc biệt, được tạo lại trong trung tâm phát hành giấy phép. Để đảm bảo an toàn cho thông tin, bạn nên lưu trữ chứng chỉ trên thẻ thông minh hoặc các khóa I-Token. Chúng được bảo vệ bằng mã PIN. Nếu nhập sai mã PIN nhiều lần, chứng chỉ sẽ tự động bị khóa.

Tìm kiếm toàn văn và thuộc tính

Tìm kiếm thuộc tính được thực hiện thông qua một biểu mẫu đặc biệt sử dụng một số giá trị từ các trường thẻ. Ví dụ: tiêu chí "Tài khoản" tìm kiếm dữ liệu trong trường "Người nhận" hoặc "Người gửi". Đồng thời, hệ thống so sánh các tiêu chí đã nhập với dữ liệu trong các thẻ và đưa ra kết quả những thẻ trùng khớp. Tìm kiếm dựa trên kết hợp chính xác hoặc một phần.

Tìm kiếm toàn văn được thực hiện theo dữ liệu trongtài liệu, bao gồm các biểu mẫu từ thông qua các công cụ DBMS tích hợp sẵn như MS SQL SERVER, ORACLE. Để tìm kiếm chính thức, các tệp phải được nhập vào cơ sở dữ liệu ở định dạng tài liệu (doc), bảng (xls), bản trình bày, thông báo.