Kế toán ngân sách: khái niệm, tổ chức và bảo trì

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Kế toán ngân sách được sử dụng trong tất cả các cơ quan và tổ chức, không có ngoại lệ thuộc về hình thức sở hữu nhà nước. Nó hơi khác so với công việc thông thường của kế toán, nhưng các nguyên tắc cơ bản được tuân thủ trong đó. Tất cả các hành động, các mẫu tài liệu và các yếu tố khác có thể cần thiết cho các hoạt động của tổ chức đều được cơ quan cấp trên phê duyệt và không phải là tư vấn, mà là bắt buộc. Ngoài ra còn có các ví dụ cụ thể, mẫu và các tài liệu hỗ trợ tương tự giúp công việc của nhân viên dễ dàng hơn.

Kế toán ngân sách là gì

Tùy chọn kế toán được đặt tên là một hệ thống được quy định rõ ràng, trong đó tất cả các yếu tố quản lý của tổ chức được tập hợp và xử lý bởi các chuyên gia. Nó được đặc trưng bởi sự hiện diện của một số lượng lớn các hướng dẫn và các tài liệu tương tự cho biết các hành động nhất định phải được thực hiện như thế nào trong các điều kiện khác nhau. Điều này tạo thuận lợi đáng kể cho quá trình làm việc, bởi vì thông tin được cung cấp bởi hướng dẫn kế toán ngân sách cho phép bạn ngay lập tức bắt đầu công việc và hoàn thành rõ ràng tất cả các yêu cầu mà không bị phân tâm bởi tất cả các loại yếu tố riêng lẻ vốn có trong cổ điển của nótùy chọn.

Nhiệm vụ kế toán

Có một danh sách nhất định các nhiệm vụ chính là cơ sở của kế toán. Tổng số các phần tử như vậy là rất lớn, nhưng nếu chúng ta giảm bớt và xem xét vấn đề này một cách ngắn gọn, chúng ta có thể làm nổi bật một số trong số chúng.

Vì vậy, loại kế toán này là cần thiết để tìm ra các khoản dự trữ ẩn, không rõ ràng có thể cho phép nhà nước hoạt động hiệu quả hơn. Ngoài ra, kế toán ngân sách cho phép kiểm soát toàn bộ tình trạng thực tế và sự sẵn có của bất kỳ lượng tiền mặt nào, cũng như các tài sản khác nhau. Với sự quản lý phù hợp, nó cũng giúp bạn có thể xác định và ngăn chặn kịp thời bất kỳ khoản chi tiêu không phù hợp nào và nhìn chung giúp hiểu chính xác nơi, số tiền và cách thức sử dụng tiền. Kế toán kiểu này, trong số những thứ khác, cho thấy kết quả của một tổ chức cụ thể. Tức là nó có lãi hay không có lãi.

Không phải dữ liệu thống kê và báo cáo đóng vai trò cuối cùng, dữ liệu này cũng được thu thập bằng cách sử dụng kế toán này. Chúng cần thiết cho việc tích lũy thông tin nhất định, phân tích thông tin, cung cấp cho các bên quan tâm và do đó, để hình thành các hướng dẫn, tài liệu mới, cũng như cho những thay đổi tiếp theo trong kế toán ngân sách để phù hợp nhất với tình hình hiện tại và được hiệu quả nhất trong một khoảng thời gian cụ thể.

Văn bản quy định

Tất cả những điều cơ bản đều được nêu rõ trong Hướng dẫn đặc biệt số 148n, không chỉ bao gồm rõ ràngxác định chính xác cách thức hành động trong một số điều kiện nhất định, nhưng cũng có thể áp dụng hình phạt nào nếu bạn từ chối sử dụng các yêu cầu này. Cần lưu ý rằng tài liệu này chỉ chứa những điều cơ bản và cơ sở, tất nhiên, bao gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động và các yếu tố trong công việc của tổ chức, nhưng có thể không đầy đủ.

Bên cạnh đó, vẫn còn một số lượng lớn các loại thay đổi, bổ sung và các yếu tố tương tự cũng ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và trong một số trường hợp có thể làm thay đổi đáng kể các tiêu chuẩn đã được phê duyệt trước đó. Về lý thuyết, người đứng đầu tổ chức và những người khác được trao quyền hạn nhất định trong một tổ chức duy nhất phải thông báo tất cả các tài liệu này cho nhân viên theo cách thích hợp và trong khung thời gian yêu cầu.

Trên thực tế, nhân viên được khuyên nên theo dõi tình hình một cách độc lập và khi nhận được thông tin mới, hãy làm rõ với cấp quản lý để tránh các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai. Nhưng đó không phải là tất cả, ngoài tất cả các tài liệu này, bạn cũng nên hiểu kế toán chuẩn với tất cả các quy định của nó. Mặc dù các tài khoản kế toán ngân sách khác với các tài khoản cổ điển, nhưng chúng vẫn được xử lý theo cách gần giống nhau, điều này khiến việc cố gắng tìm ra tất cả khá khó khăn.

Yêu cầu

Hướng dẫn về kế toán ngân sách, cũng như một số văn bản quy định tương tự khác, đặt ra các yêu cầu nhất định đối với việc bảo trì. Chúng được cố định một cách chặt chẽ trong luật và vi phạm các yêu cầu nàycác biện pháp trừng phạt khắc nghiệt có thể tuân theo.

1. Vì vậy, bất kỳ hành động nào cũng phải được thực hiện đúng thời gian.
2. Thông tin báo cáo phải tương ứng với tình trạng thực tế và việc hạch toán kế toán phải được thực hiện bắt đầu từ ngày đầu tiên tổ chức tồn tại.
3. Yêu cầu đơn giản và dễ hiểu nhất là điều kiện duy trì của nó chỉ bằng đơn vị tiền tệ của nhà nước.

Tất nhiên, trong một số tình huống nhất định, các tính năng khác của công việc có thể được thêm vào, nhưng ở đây phụ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức hoạt động, tổ chức đó làm gì, tính năng của nó là gì, v.v. Đối với mỗi hạng mục như vậy, cần tiến hành kiểm tra bổ sung xem có các điều kiện và yêu cầu ít nhất có thể liên quan một phần đến công việc của tổ chức hay không.

Trách nhiệm

Yêu cầu cơ bản được đặt ra trực tiếp cho người đứng đầu và kế toán trưởng của cơ sở. Họ có nghĩa vụ phải liên tục theo dõi các công việc đã thực hiện, sự cố định của họ trong các chứng từ và hạch toán các quỹ ngân sách. Chỉ có họ mới chịu trách nhiệm về mọi thứ theo quy định của pháp luật và chỉ khi đó, nếu cần, họ mới có thể trừng phạt nhân viên của mình bằng các phương pháp phù hợp và dễ tiếp cận.

Đây là một cách tiếp cận hợp lý, vì chỉ họ biết (hoặc bắt buộc phải biết) tất cả các tính năng mà một người bình thường làm việc đơn giản không cần cho một hoạt động chính thức. Đồng thời, cùng một kế toán trưởng có cơ hội yêu cầu cấp quản lý thực hiện các biện pháp cần thiết, mục đích của việc đó sẽ làkế toán phù hợp và đúng đắn trong các tổ chức ngân sách. Mục này bao gồm các yêu cầu về tổ chức nơi làm việc, thiết bị kỹ thuật của họ, thuê nhân viên có trình độ, v.v.

Ngược lại, ban lãnh đạo có thể yêu cầu phân bổ số tiền thích hợp để đáp ứng các điều kiện của nhân viên, nếu họ được coi là thực sự đáng được quan tâm và cản trở công việc chính thức của tổ chức. Ví dụ, một bộ làm mát nước không phải là thiết bị bắt buộc, nhưng nếu không có ít nhất một chiếc máy tính tồi nhất, thì hầu như không thể lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện các chức năng tương tự khác. Do đó, bạn sẽ cần cơ sở hạ tầng phù hợp, giao tiếp qua kết nối mạng và thậm chí là một người riêng biệt để giữ an toàn cho tất cả.

Cấu trúc

Để tổ chức hoạt động hiệu quả nhất có thể, tất cả các hành động được thực hiện chính xác và đúng thời hạn, đồng thời việc báo cáo thực sự đáp ứng các yêu cầu đặt ra cho tổ chức, cần có một đội ngũ nhân viên đủ lớn, mỗi hành động sẽ thực hiện một cách rõ ràng chức năng xác định. Điều này giúp chia nhỏ quy trình làm việc thành các phần và giúp bạn có thể làm việc thoải mái và hiệu quả trong lĩnh vực của mình ngay cả khi chỉ có kiến thức tối thiểu, bởi vì một người thực sự có kinh nghiệm sẽ yêu cầu trả lương cao, điều mà tổ chức có thể không đồng ý.

Kế toán trong các tổ chức ngân sách ngụ ý sự hiện diện của thủ quỹ, kế toán hàng đầu (hoặc nhân viên sẽ kết hợp cả haichức năng). Ngoài ra, các cấp phó có thể có mặt (thường là một, nhưng đôi khi có nhiều hơn) và tất nhiên là cả kế toán trưởng. Với sơ đồ này, ông chủ kiểm soát các lĩnh vực hoạt động và tính năng chính. Chi tiết hơn, chúng được kiểm soát và chỉ đạo bởi cấp phó, và những nhân viên bình thường trực tiếp làm tất cả công việc.

Tài liệu

Có hơn 40 mẫu tài liệu chính cơ bản phải được sử dụng trong một tổ chức công lập để kế toán quản trị bám sát nhất có thể với các yêu cầu của luật pháp. Trên thực tế, tất cả chúng được chia thành hai nhóm, gần giống nhau về số lượng tài liệu cụ thể, một trong số đó đề cập đến các công ty thuộc bất kỳ hình thức sở hữu nào và nhóm thứ hai chỉ liên quan đến các tổ chức ngân sách.

Đổi lại, kế toán ngân sách có sự phân chia riêng các tài liệu chính này thành ba nhóm chính. Tất cả chúng đều cần thiết cho công việc chất lượng cao của doanh nghiệp và cho phép bao phủ hoàn toàn tất cả các lĩnh vực hoạt động.

Vì vậy, có khoảng bằng nhau về các mẫu số chịu trách nhiệm tính toán và tính toán bảng lương, thực hiện bất kỳ hoạt động nào với máy tính tiền, cũng như điều tiết công việc với tài sản hữu hình. Nhóm tài liệu nhỏ nhất là những tài liệu không thuộc bất kỳ danh mục nào và bao gồm một số lĩnh vực hoạt động rất cụ thể, không phải tất cả đều tồn tại trong doanh nghiệp.

Tự động hóa

Như trong kế toán thông thường, tất cả các loạihệ thống tự động tạo điều kiện thuận lợi đáng kể cho công việc của nhân viên, cũng như cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy nhất dựa trên các con số đã nhập.

Sự tiện lợi của các chương trình như vậy từ lâu đã được thử nghiệm và chấp thuận bởi tất cả các nhân viên được yêu cầu làm việc với kế toán, thuế hoặc kế toán quản lý. Họ cung cấp ngay lập tức tất cả thông tin được yêu cầu, không buộc người dùng phải học cách làm việc với họ trong thời gian dài, báo hiệu thời hạn cuối cùng để gửi báo cáo, v.v. Về nguyên tắc, hầu hết các kế toán hiện đại đều hình dung một cách mơ hồ về công việc của tổ chức mà không có các phương tiện phụ trợ như vậy.

Kế toán và báo cáo

Tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến việc báo cáo. Đây là một trong những điều cơ bản, bắt buộc đối với mọi người và cho phép bạn tích lũy đủ dữ liệu để phân tích, kiểm soát và xác minh. Có một số tùy chọn cơ bản cho các báo cáo trong các tổ chức ngân sách, các báo cáo này phải được tổng hợp kịp thời và trình lên cơ quan cấp trên:

• báo cáo thực hiện ngân sách;
• về hiệu suất;
• về chuyển động của quỹ.

Như bạn thấy, tất cả đều cho phép các cơ quan quản lý tiến hành phân tích chi tiết về tình trạng của tổ chức, đặc điểm của tổ chức, các vấn đề hiện tại, hướng phát triển, v.v. Thông thường, tất cả các tài liệu này đều có kèm theo một ghi chú giải thích, làm rõ điều này hoặc thông tin chưa rõ ràng ngay lập tức.

Bảng cân đối kế toán được gửi bổ sungvà bất kỳ tài liệu nào khác sẽ được yêu cầu bởi các cơ quan có liên quan, nếu cần làm rõ một số điểm, số liệu hoặc các đặc điểm khác của doanh nghiệp.

Sự khác biệt so với kế toán tiêu chuẩn

Kế toán ngân sách theo nhiều cách tương tự như cách thông thường, được sử dụng trong các doanh nghiệp tư nhân, công ty và tổ chức. Sự khác biệt chính nằm ở các chi tiết dường như nhỏ như biểu đồ tài khoản và trong các tính năng của việc phân loại các hành động nhất định. Nhưng trên thực tế, nếu bạn đi sâu vào tất cả những điều này một cách chi tiết và cụ thể, hóa ra những yếu tố này là then chốt và ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến toàn bộ cấu trúc công việc của tổ chức.

Chỉ có thể nói cụ thể hơn về vấn đề này bằng cách so sánh hai doanh nghiệp khác nhau cùng loại, một trong số đó sẽ là tư nhân và công cộng. Kế toán quản trị, giống như bất kỳ công ty tư nhân nào khác, một mặt sẽ đơn giản và dễ hiểu hơn, mặt khác, với sự hiện diện của một số lượng lớn các văn bản quy định nội bộ, phức tạp và khó hiểu hơn nhiều. Có, và trong một số trường hợp khác với luật hiện hành.

Kết quả

Nói chung, tóm lại tất cả những điều trên, loại hình kế toán ngân sách, mặc dù khó ở giai đoạn đầu mới hiểu, không giống như hình thức thông thường của nó, nhưng về sau sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Nhiệm vụ chính để phân tích đầy đủ vấn đề phải là phân tích toàn bộ khuôn khổ lập pháp, mà ít nhất bằng cách nào đó có thể liên quan đến vấn đề này. Sau đó nó sẽ hoạt động rất nhiều.đơn giản hơn và rõ ràng hơn, ngay cả với các chỉnh sửa và thay đổi liên tục. Đổi lại, loại hình công việc tiêu chuẩn của hầu hết mọi công ty lớn hơn hoặc ít hơn đều ngụ ý rằng nhân viên sẽ không chỉ xem xét các yêu cầu của pháp luật mà còn cả mong muốn của người sử dụng lao động, tương quan với các luật và quy định.