Phó trưởng phòng: chức năng nhiệm vụ, trình độ, phẩm chất cá nhân

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu một trong những vị trí lãnh đạo có ở hầu hết mọi tổ chức lớn. Đây là phó trưởng phòng. Xem xét mô tả công việc, nhiệm vụ của một chuyên viên. Chúng tôi cũng sẽ phân tích vị trí theo quan điểm của ứng viên - các phẩm chất cá nhân và nghề nghiệp cần thiết, sơ yếu lý lịch gần đúng, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc.

Quy định chung

Và chúng ta sẽ bắt đầu với bản mô tả công việc của phó trưởng phòng. Tài liệu bao gồm một số điều khoản chung cơ bản. Hãy chia nhỏ chúng:

1. Phó trưởng phòng - chức vụ cao cấp. Chuyên gia của danh mục "quản lý hàng đầu".
2. Công dân có trình độ học vấn chuyên nghiệp cao hơn (theo hướng liên quan đến hoạt động của công ty chủ nhân) được chấp nhận cho vị trí này. Kinh nghiệm làm việc đặc biệt trong chuyên ngành - ít nhất 3 năm.
3. Bổ nhiệm chức vụ phó trưởng phòng và miễn nhiệm- đặc quyền của giám đốc tổ chức, doanh nghiệp. Việc tiếp nhận và sa thải được thực hiện theo trình tự do viên chức này ký, trên sự quy định của người đứng đầu bộ phận này.
4. Phó trưởng phòng báo cáo trưởng phòng.
5. Trong thời gian viên chức này vắng mặt tại nơi làm việc (nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, v.v.), nhiệm vụ của viên chức này được chuyển giao cho một nhân viên do cấp quản lý bổ nhiệm theo cách thức quy định. Nhân viên này tạm thời đảm nhận nhiệm vụ của phó trưởng phòng (giám đốc). Anh ấy cũng chịu hoàn toàn trách nhiệm về (nhiệm vụ) của họ không hoàn thành, thực hiện không đúng hoặc bỏ qua nó.

Yêu cầu cơ bản đối với chuyên gia

Phó trưởng phòng (trưởng phòng) cần biết những điều sau:

• Mệnh lệnh, mệnh lệnh, các chỉ thị khác và các chỉ dẫn chính thức quy phạm liên quan đến lĩnh vực hoạt động của họ.
• Căn bản về bảo hộ lao động, kinh tế, tổ chức công việc, quản lý nhân sự.
• Luật lao động của Liên bang Nga.
• Nội quy quy chế làm việc của tổ chức sử dụng lao động.
• Quy phạm, tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh công nghiệp.

Yêu cầu đặc biệt đối với chuyên gia

Bản mô tả công việc của phó trưởng phòng không phải là tài liệu phổ thông. Yêu cầu về trình độ chuyên môn khác nhau tùy thuộc vào bộ phận nào,tổ chức anh ấy làm việc. Ví dụ: hãy xem xét bộ phận hỗ trợ vật chất và kỹ thuật.

Yêu cầu cụ thể đối với "phó" như sau:

• Biết những điều cơ bản về tổ chức hỗ trợ kỹ thuật và vật tư, bốc xếp.
• Nắm rõ các quy định, quy trình nhận và gửi hàng, đặt xe, container phù hợp.
• Để có thể soạn thảo chính xác tài liệu chính thức cho việc nhận và gửi hàng hóa, cũng như khiếu nại của họ trong trường hợp không tuân thủ các điều khoản giao hàng, các yêu cầu kỹ thuật của công ty sử dụng lao động.
• Biết các quy định hiện hành, các quy tắc về phạm vi cung cấp sản phẩm, tiêu chuẩn tiêu thụ nhiên liệu hoặc nguyên liệu thô, hàng tồn kho, dụng cụ, vật liệu, v.v.
• Hãy lưu ý các điều kiện vận chuyển và bảo quản các sản phẩm của công ty hoặc đối tác của bạn.

Trách nhiệm công việc

Phần này trong mô tả công việc của phó trưởng phòng cũng sẽ không phổ cập. Nội dung của nó là duy nhất cho từng lĩnh vực hoạt động của các công ty và bộ phận của họ. Mời các bạn làm quen với nội dung gần đúng của phần lấy ví dụ tương tự (phó phòng hỗ trợ vật tư kỹ thuật của tổ chức):

• Quản lý công việc của một bộ phận cấp dưới trong việc tính toán các nhu cầu về nguyên liệu và vật liệu của một công ty hoặc xí nghiệp (trong trường hợp dây chuyền sản xuất đang hoạt động).
• Cung cấp cho trưởng bộ phận phê duyệt hồ sơ quy hoạch, dự ántheo nhu cầu của công ty đối với bất kỳ nguyên liệu, vật liệu thô, sản phẩm nào trong một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: cho năm dương lịch tiếp theo).
• Phân tích sự di chuyển của sản phẩm, nguyên vật liệu trong kho của công ty.
• Điều chỉnh và kiểm soát nhu cầu của các bộ phận sản xuất trong công ty về nguồn nguyên liệu (kể cả khi thay đổi phạm vi sản lượng).
• Chuẩn bị một sự cân bằng điều hành cho các nguyên vật liệu để sản xuất loại hàng hóa chính, thiết lập các sai lệch dựa trên sự có / không có của các nguyên liệu cần thiết.
• Chuẩn bị đề xuất với trưởng bộ phận của mình (hỗ trợ kỹ thuật và vật tư) về các nguyên vật liệu nằm trong kho mà không cần di chuyển - nếu có thể, việc sử dụng thành công, thực hiện.
• Trực tiếp tham gia hoa hồng cho việc kiểm kê nguyên, vật liệu tại kho của công ty.
• Lập báo cáo thống kê về việc di chuyển và sử dụng các nguồn nguyên liệu theo các cách thức và biểu mẫu đã được phê duyệt.
• Tham gia thực hiện các biện pháp sử dụng tiết kiệm nguyên liệu, vật liệu, thiết bị, giảm chi phí mua, giao và bảo quản.
• Kiểm soát hoạt động của các phân xưởng của doanh nghiệp (nếu có) đối với việc sử dụng, lưu trữ và hạch toán các tài sản vật chất sẵn có ở đó.

Phản hồi

Một thể loại khác của nhiệm vụ trưởng bộ phận. Trong ví dụ của chúng tôi, các bộ phận hỗ trợ vật chất và kỹ thuật. Nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự ở đây tất nhiên sẽ lànhững người khác.

Phản hồi có nghĩa là nhận "cấp phó" từ các bộ phận cơ cấu khác của công ty hoặc tổ chức sau:

• Các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp. Lập kế hoạch sản xuất, cho cả hiện tại và cho thời kỳ hoạt động tiếp theo để tính toán nhu cầu về các nguồn nguyên liệu nhất định.
• Kho của bộ phận kỹ thuật / cung ứng vật tư. Thông tin về số dư tài sản vật chất, sự di chuyển của chúng trong kho.
• Trưởng các phòng kỹ thuật của công ty. Tỷ lệ tiêu hao nguyên liệu, vật liệu để sản xuất một loại sản phẩm cụ thể. Cũng như những thay đổi trong thiết kế, sản xuất, cấu trúc, thành phần của hàng hoá, đòi hỏi phải tính toán lại nhu cầu về nguyên liệu thô hoặc các vật liệu khác.

Quyền chuyên gia

Quyền của phó các phòng nhân sự, hỗ trợ vật chất, hợp tác, thanh toán và chuyển giao sẽ giống nhau - không phụ thuộc vào chuyên môn của viên chức.

Phần này bao gồm các quyền sau - quyền đối với:

• Làm quen với các dự án của giám đốc doanh nghiệp, tổ chức có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của bộ phận.
• Trình ban giám đốc xí nghiệp, công ty, công ty xem xét một số đề xuất để cải thiện hoạt động của chính họ, được cung cấp bởi bản mô tả công việc của cấp phó.
• Trong giới hạn thẩm quyền của mình, thông báo cho người đứng đầu bộ phận của mình về những tồn tại, hạn chế trong công tác của đơn vị cơ cấu này. Và cũng để đưa ra các đề xuất để xóa bỏ, tránh chúng, v.v.
• Thực hiệnsự tương tác cần thiết với những người đứng đầu và cấp phó của họ thuộc các bộ phận cơ cấu khác của tổ chức.
• Phê duyệt, ký các tài liệu chính thức trong thẩm quyền của họ.
• Đưa ra các đề xuất để khuyến khích những nhân viên xuất sắc của đơn vị bạn. Cũng như việc áp dụng các hình phạt (theo Bộ luật Lao động Nga) liên quan đến những người vi phạm kỷ luật lao động và / hoặc sản xuất.
• Yêu cầu từ người đứng đầu đơn vị cơ cấu của bạn, giám đốc của toàn bộ tổ chức hỗ trợ trong việc thực hiện các quyền lao động của họ và thực hiện các nhiệm vụ chính thức.

Trách nhiệm của một quan chức

Phó trưởng phòng, trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm về các quyết định, văn bản, hợp đồng đã ký, thực hiện không đúng công việc hoặc không thực hiện.

Luật lao động quy định trách nhiệm sau đối với viên chức này:

• Đối với việc thực hiện không đúng hoặc không thực hiện nhiệm vụ lao động của họ, được cung cấp bởi mô tả công việc của cấp phó. Trong phạm vi luật lao động của Liên bang Nga bao hàm.
• Đối với hành vi phạm tội trong quá trình thực hiện các hoạt động lao động của họ. Các giới hạn trách nhiệm được giới hạn bởi luật hành chính, hình sự và dân sự của Liên bang Nga.
• Vì gây thiệt hại vật chất cho công ty-người sử dụng lao động. Các giới hạn trách nhiệm pháp lý được quy định bởi luật lao động và dân sự của Nga.

Tóm tắtphó

Có rất nhiều hồ sơ của các ứng viên ứng tuyển vào vị trí phó trưởng phòng và tại các sở giao dịch lao động và đáp lại những lời mời chào từ các tổ chức. Thực ra ngày nay bạn không cần phải có những kỹ năng nhất định trong việc biên soạn những tài liệu như vậy: bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu, ví dụ, những nơi mà việc nhập thông tin về bản thân, học vấn, nghề nghiệp là khá chính xác, đầy đủ và ngắn gọn. Nhiều sàn giao dịch lao động thậm chí còn cung cấp các mẫu sơ yếu lý lịch tiêu chuẩn để bạn điền vào.

Nhưng khi tìm việc làm Phó Trưởng Phòng, bạn đừng quên cung cấp những thông tin cá nhân sau về bản thân:

• Loại công việc bạn sẵn sàng làm: toàn thời gian / bán thời gian, sẵn sàng đi du lịch, làm việc theo ca.
• Nơi ở, khả năng tái định cư.
• Tuổi, tình trạng hôn nhân.
• Thông tin về giáo dục: tên đầy đủ của cơ sở giáo dục nghề nghiệp đại học hoặc trung học chuyên nghiệp, khoa và chuyên ngành đào tạo. Cử nhân, Thạc sĩ hoặc Chuyên gia. Hình thức giáo dục là toàn thời gian, giáo lý, bán thời gian, đào tạo từ xa. Nếu người nộp đơn có bằng tốt nghiệp đỏ hoặc có sự khác biệt khác về trình độ học vấn, thì nên lưu ý điều này (đặc biệt là đối với các chuyên gia trẻ).
• Thông tin về giáo dục bổ sung, hội thảo và đào tạo đã hoàn thành, các khóa đào tạo lại / đào tạo nâng cao. Nó được trình bày theo kế hoạch sau: tên trung tâm giáo dục, hướng đào tạo, tên khóa học, số giờ, bằng tốt nghiệp. Tất nhiên, điều quan trọng là chỉ nêu những gì liên quan đến công việc phía trước.
• Kiến thức về ngoại ngữ(loại theo tiêu chuẩn quốc tế).
• Có bằng lái xe (hạng).
• Phẩm chất cá nhân của người nộp đơn.
• Kinh nghiệm. Cho dù bạn đang tìm việc trong sở cảnh sát (cấp phó, trưởng phòng cảnh sát) hay trong môi trường thông tin, thương mại, sản xuất, thì điểm này sẽ là cơ bản và quan trọng nhất ở mọi nơi. Nhà tuyển dụng sẽ rất chú ý đến anh ta trong hồ sơ xin việc. Xét cho cùng, bất kỳ vị trí quản lý nào cũng yêu cầu ứng viên phải có kinh nghiệm làm việc, hơn nữa là thành công và năng suất. Những nơi làm việc trước đây được liệt kê theo thứ tự thời gian ngược lại, từ mới nhất đến sớm nhất.
• Lương mong muốn. Theo quy định, các ứng viên có kinh nghiệm không viết các con số cụ thể ở đây, giới hạn bản thân ở mức khiêm tốn "theo thỏa thuận".

Phẩm chất cá nhân của một chuyên gia

Cột này trong sơ yếu lý lịch không phải là cột chính dành cho chuyên viên nhân sự. Tuy nhiên, điều quan trọng là bản thân người nộp đơn. Một số phẩm chất cá nhân, kiểu tính cách giúp làm việc thành công với tư cách là phó trưởng phòng - điều tra, nhân sự, bán hàng và tiếp thị.

Những phẩm chất đặc trưng chung của viên chức như sau:

• Chống căng thẳng.
• Mức độ trách nhiệm cao.
• Đúng giờ.
• Sức khỏe.
• Tài năng tổ chức.
• Hòa đồng, khả năng tìm cách tiếp cận những người khác nhau.
• Cởi mở với kiến thức và kinh nghiệm mới.
• Sáng kiến.

Cột "kinh nghiệm làm việc"

Chúng tôi đã nói rằng phần này là quan trọng nhất trong sơ yếu lý lịch của ứng viên cho vị trí quản lý. Vì vậy, bác sĩ chuyên khoa cần hết sức lưu ý khi điền đầy đủ. Thông tin cung cấp cần ngắn gọn và súc tích. Sự chú ý của người đọc chỉ tập trung vào những chi tiết quan trọng trong sự nghiệp. Và quan trọng nhất - dữ liệu phải hoàn toàn trung thực. Có thể trưởng phòng nhân sự sẽ liên hệ với người sử dụng lao động cũ của phó trưởng phòng nhân sự để xác minh tính chính xác của một số dữ kiện trong tiểu sử công việc.

Về từng nơi làm việc trước đây, thông tin được nêu như sau:

• Thời hạn tuyển dụng. Khoảng thời gian được chỉ định giống như trong sổ làm việc.
• Chức danh đầy đủ.
• Tên đầy đủ của tổ chức, thông tin ngắn gọn về các hoạt động của tổ chức - ngân hàng, công ty luyện kim, v.v.
• Trang web chính thức, địa chỉ email, số điện thoại của người phụ trách sẽ cấp cho người quản lý nhân sự quyền truy cập vào nhà tuyển dụng cũ của bạn.
• Loại việc làm: toàn thời gian / bán thời gian, theo ca, đi công tác.
• Kỹ năng chuyên môn được sử dụng để thực hiện nhiệm vụ.
• Danh sách những thành tích ở nơi làm việc này.

Hãy xem một ví dụ nhỏ:

• Trưởng phòng Hợp tác.
• PJSC "Mua sắm-Omsk".
• Lĩnh vực hoạt động: thu mua, cung cấp.
• Thời gian làm việc: 3.10.2010-5.08.2014. Tổng thời hạn: 3 năm 9 tháng.
• Chuyên nghiệp đã qua sử dụngkỹ năng: mua sắm sản phẩm, tổ chức và lập kế hoạch theo danh pháp của hoạt động mua sắm; quản lý ngân sách công ty, kiểm soát chi phí; làm việc trước hợp đồng / hợp đồng với đối tác, các hoạt động khai hoang; lựa chọn nhà cung cấp, đánh giá khả năng cạnh tranh của họ; tìm kiếm các đối tác thay thế.
• Thành tựu tại nơi làm việc: tối ưu hóa chi phí sản xuất, giảm chi phí doanh nghiệp, cung cấp ổn định nhu cầu vật chất của công ty trong suốt quá trình làm việc.

Phó trưởng phòng - vị trí đặc trưng cho các doanh nghiệp, tổ chức khác nhau. Do đó, mô tả công việc của các cấp phó sẽ khác nhau về nội dung của các phần. Tuy nhiên, khi tìm việc, các tiêu chuẩn chung để viết sơ yếu lý lịch, nêu rõ thông tin về kinh nghiệm làm việc là phù hợp.