Phương pháp ra quyết định của người quản lý và đặc điểm của chúng

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Quyết định quản lý là sự lựa chọn một trong những giải pháp thay thế khả thi. Sự lựa chọn được đưa ra trên cơ sở phân tích các nguyên nhân của tình huống cần giải quyết. Trách nhiệm đối với họ là chức năng quan trọng nhất của quản lý. Các phương pháp xây dựng và ra quyết định của người quản lý rất đa dạng và không tương đồng với nhau. Nhiệm vụ của người quản lý là lựa chọn phương pháp thích hợp và áp dụng nó một cách chính xác.

Các giai đoạn ra quyết định của người quản lý

Một nhà quản lý đối mặt với vấn đề này hay vấn đề kia không nên vội vàng giải quyết nó và không nên giải quyết hết việc này đến việc khác. Quá trình và phương pháp đưa ra các quyết định của nhà quản lý được kết nối với nhau, tuy nhiên, khi lựa chọn bất kỳ phương pháp nào, lý thuyết quản lý khuyến nghị nên tuân theo một số giai đoạn chuẩn bị và lựa chọn. Chúng có thể được chia theo điều kiện thành chuẩn bị và cuối cùng.

Các bước chuẩn bị

Thuật toán chấp nhậngiải pháp:

1. Xác định vấn đề. Ở giai đoạn này, từ tổng số các nhiệm vụ mà tổ chức phải đối mặt, một nhiệm vụ cụ thể được chọn ra cần được giải quyết. Đồng thời, thời hạn được đặt ra để giải quyết vấn đề. Bạn không thể giải quyết mọi thứ cùng một lúc và bạn không thể giải quyết một vấn đề mãi mãi.
2. Khắc phục sự thật. Ở đây, các điều kiện của vấn đề đang được giải quyết được ghi lại và nguyên nhân gây ra tình trạng này được xác định. Để ngăn vấn đề tái phát nhiều lần, giải pháp phải là cuối cùng và loại bỏ những nguyên nhân này.
3. Tìm kiếm giải pháp cho vấn đề. Ở đây, các nhà quản lý sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để lựa chọn các giải pháp thay thế. Điều chính là chọn một phương pháp cụ thể và không làm theo tất cả các phương pháp cùng một lúc. Danh sách các lựa chọn thay thế phải rõ ràng và ngắn gọn.
4. Tối ưu hóa danh sách các lựa chọn thay thế hành động. Thu hẹp danh mục xuống còn hai hoặc ba phương án đáp ứng điều kiện đủ vật lực, nhân lực, tài chính và thời gian. Giai đoạn đặc biệt quan trọng trong trường hợp lựa chọn tập thể. Bắt đầu một cuộc thảo luận về nhiều lựa chọn sẽ dễ dàng và vĩnh viễn biến cuộc họp thành một cửa hàng nói chuyện trống rỗng. Việc tổ chức thủ tục bỏ phiếu cũng trở nên phức tạp hơn.

Các bước cuối cùng

Trình tự:

Ra quyết định

Tại thời điểm này, một trong các giải pháp thay thế được chọn và người quản lý hoặc cơ quan tập thể chịu trách nhiệm về lựa chọn đó. Nó phải được lập thành văn bản, chỉ ra thời gian, các nguồn lực có trách nhiệm và được phân bổ. Đôi khi là dự phòng (cái gọi là "Kế hoạch B")một trong các tùy chọn có trong danh sách ngắn đã được sửa. Điều này được thực hiện trong những tình huống khó khăn và khẩn cấp để trong trường hợp không thực hiện được tùy chọn chính, không phải lặp lại toàn bộ quy trình lựa chọn mà hãy đi ngay đến giải pháp.

Thực hiện giải pháp

Ở giai đoạn này, kế hoạch hành động chung được xây dựng trong tài liệu được cụ thể hóa và chi tiết. Kế hoạch được thực hiện, kết quả được báo cáo cho người quản lý hoặc cơ quan tập thể.

Phương pháp phát triển và ra quyết định của người quản lý

Ở đây cũng cần một cách tiếp cận có hệ thống. Các phương pháp của lý thuyết ra quyết định của nhà quản lý có thể được hệ thống hóa:

• Theo thành phần của nhóm người đưa ra lựa chọn - nhóm và cá nhân.
• Trong cách tiếp cận được sử dụng - trực quan và hợp lý.
• Theo ngành khoa học mà phương pháp dựa trên - xã hội, xác suất, kinh tế, v.v.

Mọi phân loại đều có điều kiện, một và cùng một phương thức có thể thuộc về một số lớp. Nhiệm vụ của nhà quản lý không phải là đi sâu vào phân loại mà là lựa chọn các phương pháp thích hợp để đưa ra các quyết định của nhà quản lý. Và cuối cùng, hãy chọn cái tốt nhất trong số họ.

Phương pháp nhóm

Phương pháp nhóm đưa ra quyết định quản lý hàm ý một mặt sử dụng sức mạnh tổng hợp của một số trí tuệ và mặt khác là phân bổ trách nhiệm. Được sử dụng trong công việc của các cơ quan chủ quản tập thể. Chúng cũng có thể được sử dụng trong việc triển khai duy nhất sự lựa chọn của người quản lý và được sử dụng trong trường hợp này như một phần bổ sungthông tin.

Các phương pháp chuyên gia chính để đưa ra các quyết định của nhà quản lý như sau:

• Đồng thuận. Nó bao gồm việc tiến hành các cuộc thảo luận, đàm phán và nhượng bộ lẫn nhau cho đến khi tất cả các thành viên của nhóm (hoặc một số lượng xác định trước của họ) đồng ý với một hoặc một lựa chọn khác.
• Bình chọn. Biến thể được chấp nhận sẽ có đa số người tham gia đủ điều kiện theo quy trình được phê duyệt trước.
• Delphi. Một loạt các cuộc khảo sát ẩn danh khép kín của các chuyên gia đang được tiến hành. Sự ảnh hưởng lẫn nhau của các chuyên gia đối với nhau được loại trừ một cách tối đa. Có thể áp dụng nếu có đủ thời gian.

Cần nhớ rằng việc phân chia trách nhiệm phải được thỏa thuận trước.

Phương pháp riêng biệt

Họ là:

• Phương pháp Franklin. Nó bao gồm việc so sánh những ưu và nhược điểm cho từng tùy chọn. Đã chọn phương án mang lại lợi ích lớn nhất với chi phí tài nguyên ít nhất.
• Ưu tiên đơn giản. Chọn một giải pháp thay thế với tiện ích tối đa.
• Phương pháp chấp nhận đầu tiên. Các tùy chọn được sắp xếp cho đến khi tìm thấy tùy chọn tối thiểu đầu tiên có thể chấp nhận được.
• Làm khuất phục quyền hạn hoặc "chuyên gia".
• Flipizm, hoặc ngẫu nhiên. Một đồng xu được tung ra, các nhà chiêm tinh được tư vấn, v.v.
• Hệ thống hỗ trợ quyết định. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quyết định.

Có những cách tiếp cận khác, ít phổ biến hơn.

Phương pháp ra quyết định theo cách tiếp cận

Một phân loại khác của các phương pháp - theo cách tiếp cận được sử dụng:

1. Trực quan. Người quản lý hành động dựa trên cảm tính và linh cảm của cá nhân. Trong cuộc sống thực, trực giác hoạt động tốt là sự phản ánh kinh nghiệm vô thức khi đưa ra các quyết định trong quá khứ.
2. Lẽ thường. Sự lựa chọn được thực hiện bằng phép loại suy trên cơ sở kiến thức lịch sử sẵn có hoặc kinh nghiệm cá nhân sẵn có.
3. Phương pháp hợp lý. Dựa trên phân tích định lượng và / hoặc định tính về tình hình. Có thể mâu thuẫn với kinh nghiệm trong quá khứ của cá nhân hoặc tổ chức.

Phương pháp toán học để đưa ra quyết định của người quản lý

Liên quan đến các phương pháp định lượng hợp lý. Chúng dựa trên một hoặc một mô hình toán học khác về tình huống mà tổ chức tồn tại và cần phải đưa ra lựa chọn. Các mô hình và phương pháp toán học để đưa ra các quyết định của người quản lý rất nhiều và đa dạng:

1. Lý thuyết trò chơi. Tổng hợp khoa học quân sự và cờ bạc. Một phương pháp mô hình hóa chiến lược các biện pháp đối phó với kẻ thù có điều kiện trong điều kiện của môi trường bên ngoài, đó là người bán, người mua, đối thủ cạnh tranh, v.v.
2. Lý thuyết về xếp hàng. Mô hình hóa tình huống hoạt động phân bổ nguồn lực cho dịch vụ khách hàng tốt nhất theo các tiêu chí đã định. Ví dụ: giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng trong hàng đợi ngân hàng hoặc ô tô ở trạm xăng, kế hoạch sửa chữa thiết bị để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động
3. Quản lý kho. MRP II và lý thuyết ERP về lập kế hoạch đơn hàng hoạt động,cung cấp và tiêu thụ tài nguyên, tối ưu hóa dự trữ và tích lũy thành phẩm.
4. Mô phỏng. Hành vi của một hệ thống thực được dự đoán dựa trên việc nghiên cứu các lựa chọn hành vi dưới tác động này hoặc tác động khác của một mô hình được tạo ra với mức độ tương đồng nhất định.
5. Các mô hình lập trình tuyến tính. Tìm kiếm sự cân bằng tốt nhất giữa nguồn lực và nhu cầu, cũng để tối ưu hóa việc thải bỏ thiết bị.
6. Phân tích kinh tế. Dựa trên kinh tế vĩ mô và vi mô, tương ứng mô tả hành vi của thị trường và của từng doanh nghiệp. Nó được sử dụng thường xuyên nhất, vì nó cung cấp các mô hình và thuật toán tính toán đơn giản và dễ mở rộng trong điều kiện của một doanh nghiệp cụ thể và tình hình thị trường. Bản chất của phương pháp này là xác định các điều kiện cho lợi nhuận kinh tế của các hành động nhất định trong một tình huống cụ thể.
7. Phương pháp cân bằng. Nó dựa trên việc xây dựng các cân bằng vật chất, tài chính và các cân bằng khác và nghiên cứu sự dịch chuyển ở điểm cân bằng của chúng dưới những ảnh hưởng nhất định của người quản lý.
8. Ma trận thanh toán. Dựa trên phương pháp phân tích rủi ro và xác suất. Bằng cách đánh giá khả năng rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, một giải pháp với lượng rủi ro tối thiểu được chọn.
9. Cây quyết định. Một biểu đồ biểu diễn (dưới dạng cây phân nhánh) các lựa chọn hành động được xây dựng với một chỉ báo về các chỉ số tài chính (hoặc định lượng khác) của chúng. Theo các tiêu chí xác định trước, giải pháp tối ưu được chọn, được đặc trưng bởi xác suất tối đa và hiệu suất tốt nhất.



10. Dự báo. Nó bao gồm dự đoán hướng thay đổi của một đối tượng hoặc tình huống dựa trên kinh nghiệm tích lũy được và giá trị hiện tại của các chỉ số, và trong việc ngoại suy những hướng này cho tương lai.

Theo quy định, một nhà quản lý không thực hiện các phép tính và phân tích một cách cá nhân. Vai trò của anh ấy là đặt ra chính xác nhiệm vụ cho các nhà phân tích cấp dưới của mình và chấp nhận kết quả phân tích từ họ.

Sai lầm khi ra quyết định

Nhiều sai lầm trong quản lý bắt nguồn từ những lựa chọn tồi. Nếu một lỗi được phát hiện trong giai đoạn đầu của quá trình thực hiện, thì cơ hội sửa lỗi là cao và chi phí cho các hành động sửa chữa thấp. Nếu lỗi được phát hiện sau thời hạn, thì khả năng sửa lỗi sẽ giảm đáng kể và chi phí, theo đó, tăng lên gấp nhiều lần.

Việc lựa chọn sai một giải pháp thay thế bị ảnh hưởng bởi hai nhóm yếu tố - bên trong và bên ngoài liên quan đến việc người quản lý đưa ra lựa chọn.

Yếu tố lỗi bên trong

Được xác định bởi thuộc tính của cá nhân đã lựa chọn:

• Kỹ năng hiểu và xử lý dữ liệu.
• Sắc thái của sự phát triển cá nhân.
• Hệ thống giá trị cá nhân hoặc nhóm.
• Động lực.

Một ví dụ sẽ là:

• đưa ra một quyết định tầm thường;
• sự phù hợp không chủ ý của thông tin với dự kiến;
• dựa vào trải nghiệm trong quá khứ cài đặt không liên quan;
• không hợp lývà rủi ro quá mức;
• trì hoãn (hoãn quyết định);
• đánh giá không chính xác về tầm quan trọng của thông tin này hoặc thông tin đó, đánh giá thấp các nguồn lực, v.v.

Để giảm thiểu tác động tiêu cực đó, người lãnh đạo phải phát triển các phẩm chất cá nhân phù hợp, và trên hết là khả năng đưa ra các quyết định độc lập. Để làm được điều này, bạn cần phát triển tư duy phản biện trong bản thân, chỉ tập trung vào những dữ liệu ban đầu quan trọng trong một tình huống cụ thể.

Yếu tố lỗi bên ngoài

Xác định bởi ảnh hưởng xấu của ngoại cảnh:

• Ý thức nghĩa vụ bị hiểu lầm.
• Ảnh hưởng đến khán giả.
• Thiếu thời gian.
• Tác động của quảng cáo.
• Ảnh hưởng của cơ quan chức năng.

Một nhà quản lý giỏi có khả năng tách khỏi những ảnh hưởng tiêu cực từ môi trường bên ngoài, tập trung hoàn toàn vào tình hình và sự lựa chọn sắp tới.

Lỗi do không đủ kiểm soát trong việc thực hiện quyết định

Đôi khi bản thân quyết định có thể đúng, nhưng không thể thực hiện và đạt được kết quả như yêu cầu. Kiểm soát hiệu suất là chức năng quản lý quan trọng nhất.

Sai lầm có thể rình rập:

• trong việc đặt mục tiêu không chính xác cho người thực hiện;
• định nghĩa sai về tiêu chí để đạt được mục tiêu;
• do lỗi đặt thời hạn.

Sai lầm nguy hiểm nhất là đặt sai mục tiêu cho người thực hiện. Một mục tiêu hợp lệ phải đo lường được, có thể đạt được, có thời hạn và phù hợp với tình hình (cái gọi là tiêu chí thiết lập mục tiêu S. M. A. R. T.).

Cách tránh lỗi thực hiện

Để giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình ra và thực hiện một quyết định, người quản lý phải:

• Thiết lập mục tiêu để thực hiện theo các tiêu chí của S. M. A. R. T.
• Xác định rõ ràng các tiêu chí lựa chọn.
• Chỉ xem xét thông tin có liên quan.
• Tuân thủ thời hạn quyết định. Vì vậy, cần phải chọn các phương pháp thích hợp để đưa ra các quyết định của người quản lý.
• Thực hiện quyền kiểm soát rõ ràng và không ngừng đối với việc thực hiện.
• Phân công thận trọng người chịu trách nhiệm, lĩnh vực phụ trách và thời hạn thực hiện.

Giai đoạn phân tích bắt buộc sau khi thực hiện quyết định cũng sẽ giúp tránh sai lầm. Các phương pháp phân tích việc ra quyết định của nhà quản lý rất đơn giản. Cần phải xác định xem nó được thực hiện đầy đủ như thế nào, điều gì đã thành công và điều gì có thể đã được thực hiện tốt hơn. Một phân tích như vậy chắc chắn sẽ hữu ích trong tương lai.

Vai trò của người quản lý trong việc ra quyết định

Với tất cả các phương pháp khác nhau để phân tích tình hình và đưa ra lựa chọn, người lãnh đạo chịu trách nhiệm về việc đó. Trách nhiệm của nhà quản lý bao gồm việc lựa chọn các quyết định quản lý, các phương pháp quản lý. Ra quyết định của người quản lý là sản phẩm rất độc đáo do người quản lý tạo ra. Đó là lý do tại sao anh ấy được trả lương cao hơn cấp dưới của mình.

Lựa chọn phương pháp ra quyết định quản lý nào, cách chọn thông tin phù hợp với tình hình, cách xác định tiêu chí để đạt được kết quả? Để làm được điều này, người quản lý sẽ cần cả haikiến thức lý thuyết, cũng như kinh nghiệm thực tế của nhiều lựa chọn đã đưa ra. Không thể giảm giá và khó chính thức hóa, nhưng một yếu tố quan trọng phân biệt tất cả các nhà quản lý thành công - may mắn. Các nhà nghiên cứu lịch sử về khởi nghiệp gọi đây là một chuỗi dài các quyết định đúng đắn nhất quán dẫn đến thành công của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.