Hàng tồn kho trong tổ chức ngân sách: các quy tắc và giai đoạn thực hiện

2024 Tác giả: Howard Calhoun | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 10:44

Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào tại một doanh nghiệp đều giả định trước sự hiện diện của các khoản tiết kiệm cụ thể trong tài sản của mình. Điều này bao gồm tài sản hữu hình và vô hình, tài sản cố định, thành phẩm hoặc hàng hóa để bán, tài sản tiền tệ và tài sản khác. Dù là công ty nào - lớn hay nhỏ, công nghiệp hay thương mại, nhà nước hay tư nhân - thì công ty đó nhất thiết phải tính toán lại danh sách tài sản có trên đó thông qua kiểm kê. Trong các tổ chức ngân sách, quy trình này được thực hiện một cách thận trọng.

Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho, theo định nghĩa chính của nó, có nghĩa là việc tính toán lại các vị trí tiền mặt được ghi nhận trên tài khoản tài sản của doanh nghiệp, với một so sánh cụ thểthu được kết quả với lần kiểm tra trước. Từ này ban đầu gợi ý một thuật ngữ quen thuộc được gọi là "hàng tồn kho". Nhưng điều đáng chú ý là quá trình tiến hành kiểm kê trong một tổ chức ngân sách bao gồm việc đo lường định lượng không chỉ bất động sản kinh tế hoặc các đối tượng hàng tồn kho được giao cho những người chịu trách nhiệm tài chính, mà còn cả danh sách các quỹ được lưu trữ trong tài khoản ngân hàng và tiền mặt. (mặt), các khoản thanh toán với con nợ và chủ nợ, cũng như các khoản nợ tài chính. Mục đích chính của sự kiện này là xác định thặng dư hoặc thiếu hụt có thể phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế, cũng như tìm kiếm những sai lầm có thể xảy ra đối với nhân viên thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động kinh tế của toàn doanh nghiệp. Dựa trên kết quả kiểm kê trong một tổ chức ngân sách, những người chịu trách nhiệm về sự thiếu hụt sẽ bị kỷ luật bằng hình thức khiển trách hoặc khấu trừ tiền thưởng, cũng như bồi thường thiệt hại.

Giá trị cho doanh nghiệp

Thực hiện kiểm tra thường xuyên tại các doanh nghiệp được duy trì bằng chi phí của ngân quỹ nhà nước là một quá trình không thể thiếu trong hoạt động kinh tế của họ. Tầm quan trọng của hàng tồn kho trong các tổ chức ngân sách là do danh sách các tình huống có thể xảy ra mà ban quản lý phải kiểm soát bắt buộc, cụ thể là:

• điều kiện để chuyển nhượng bất động sản của doanh nghiệp sử dụng ngân sách cho thuê;
• điều kiện để bán hoặc mua lại tài sản ngân sách;
• giám sát trạng thái của tài sản vàtrách nhiệm của một tổ chức công;
• thay đổi người chịu trách nhiệm và chuyển giao vụ việc;
• sự hiện diện của các sự kiện trộm cắp, lạm dụng quyền lực và làm hư hỏng các vật có giá trị;
• tình huống hỏa hoạn, thiên tai và các trường hợp khẩn cấp khác.

Các thành phần quan trọng và quan trọng nhất của tài sản của một tổ chức ngân sách nhất thiết phải được kiểm kê, danh sách bao gồm:

• bàn thu ngân doanh nghiệp;
• thuốc;
• tài sản cố định;
• tồn kho;
• quỹ thư viện;
• danh sách kim loại và đá quý.

Quy

Các quy tắc tiến hành kiểm kê trong tổ chức ngân sách được quy định bởi pháp luật hiện hành. Một trong những yêu cầu chính để tiến hành chính xác việc kiểm tra tài sản nhà nước là bắt buộc phải hình thành thành phần của ủy ban. Một đơn đặt hàng kiểm kê trong một tổ chức ngân sách thiết lập những người cụ thể sẽ là thành viên của ủy ban này. Vòng tròn những người được gửi để xác minh chỉ bao gồm nhân viên của nhân viên của doanh nghiệp này, chứ không phải bên thứ ba dưới dạng chuyên gia thẩm định, nhân viên của thanh tra nhà nước, v.v. Các đại diện bắt buộc của ủy ban là trưởng phòng và kế toán bình thường, và đứng đầu là người đứng đầu và cấp phó của ủy ban. Điều quan trọng cần lưu ý là những người chịu trách nhiệm trọng yếu không thể là một phần của các thanh tra viên. Ngoài các thành viên của đoàn đánh giá, giám đốc của tổ chức được phê duyệt trongđặt hàng ngày cụ thể cho việc kiểm tra. Khi kết thúc việc kiểm kê tài sản trong một tổ chức ngân sách, tiến hành phân tích tình trạng thiếu hụt và thặng dư, xác định người có tội, nếu có sẽ xử phạt hành chính đối với người có tội.

Các giai đoạn thực hiện

Tất cả công việc kiểm tra các vị trí tiền mặt và không dùng tiền mặt trong tài sản của một tổ chức nhà nước được chia thành nhiều giai đoạn.

Giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị. Trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán, bộ phận kế toán phải hoàn thành công việc với đầy đủ các chứng từ về việc nhận và xuất tài sản vật liệu, cũng như ghi các bút toán cần thiết vào bảng kê sổ đăng ký kế toán phân tích, đã xác định trước số dư vào ngày. cuộc kiểm toán.

Giai đoạn thứ hai là kiểm kê trực tiếp trong một tổ chức ngân sách. Các biểu mẫu liên quan được chuẩn bị để nhập dữ liệu về kết quả kiểm tra, tên của các thành viên trong ủy ban được nhập, các mặt hàng cụ thể được kiểm kê được đếm, cân, đo, sau đó cơ sở được kiểm tra được niêm phong để tránh giả mạo hoặc tiếp theo là hành vi trộm hàng tồn kho.

Giai đoạn thứ ba là đăng ký hồ sơ hàng tồn kho. Các biểu mẫu được thiết lập cụ thể theo luật hiện hành quy định việc hoàn thành kết quả kiểm toán đối với tài sản cố định, tài sản vô hình, tài sản vô hình khác và cổ phiếu, sự sẵn có của các quỹ và vật có giá trị, cũng như các biểu mẫu báo cáo chặt chẽ, thanh toán với con nợ và chủ nợ, và tài sản hữu hình đang được lưu trữ.

Giai đoạn thứ tư là xác minh hàng tồn kho đã hoàn thành. Nó tóm tắt kết quả kiểm kê tài sản cố định trong tổ chức ngân sách, nợ phải trả, tài sản và tiền mặt. Ở giai đoạn này, tài sản thừa và thiếu của doanh nghiệp được bộc lộ.

Kho lưu trữ hệ điều hành

Kiểm kê tài sản cố định trong các tổ chức ngân sách là một trong những lĩnh vực ưu tiên và chịu trách nhiệm cao nhất trong công việc của ủy ban kiểm toán. Xét cho cùng, ở đây không chỉ cần phân tích, tính toán hiện trạng thực tế của tài sản trong doanh nghiệp mà còn phải xác định trạng thái vật chất của từng đối tượng cần xác minh. Điều này đòi hỏi kinh nghiệm và kỹ năng nhất định của các thành viên trong ủy ban do người đứng đầu lựa chọn, vì danh sách tài sản cố định thường quá lớn: bao gồm rất nhiều mặt hàng từ bất động sản đến bút máy và bút chì.

Quy trình tiến hành kiểm kê tài sản cố định hàng năm trong tổ chức ngân sách, cũng như kiểm tra đột xuất tư nhân, bao gồm các nguyên tắc cụ thể để phân tích đối tượng khảo sát. Mục đích của việc kiểm tra như vậy là:

• tính toán lại và xác định tình trạng sẵn có thực tế của tài sản cố định;
• so sánh dữ liệu nhận được với thông tin kế toán đã nhập trước đó trong chương trình 1C;
• xác định sự khác biệt và xác định sự thiếu hụt và thặng dư, nếu có;
• kiểm tra các đối tượng không sử dụng được;
• Nhận dạng tài sản, nhà máy và thiết bị không đáp ứng các tiêu chí nhận dạng.

Các đối tượngCác lô đất có các tòa nhà, công trình kiến trúc, bất động sản của chúng không phải xác minh bắt buộc hàng năm và một tổ chức ngân sách không có nghĩa vụ tiến hành kiểm kê các quỹ đó hàng năm - chỉ cần kiểm tra ba năm một lần là đủ.

Kiểm kê Hàng tồn kho

Một điểm quan trọng không kém trong công việc của doanh nghiệp nhà nước là việc xác minh máy tính tiền và các quỹ được lưu trữ trong đó. Mục đích của kiểm kê máy tính tiền trong tổ chức ngân sách là để kiểm tra tình hình hạch toán thực tế tại địa điểm giao dịch tiền mặt hiện tại, cũng như xác định sự tương ứng của thông tin trong chứng từ tiền mặt với tiền mặt thực tế. Nhưng những trường hợp nào thì bắt buộc phải kiểm tra tiền mặt? Điều này được đặt trước bởi các tình huống sau:

• chuyển nhượng bất động sản thuộc sở hữu nhà nước cho người mua thuê hoặc sở hữu;
• trước tài khoản hàng năm;
• thay đổi MOL;
• phát hiện dấu hiệu trộm, cắp, làm hư hỏng tài sản;
• bất khả kháng;
• thiên tai;
• tai nạn;
• trường hợp khẩn cấp;
• thanh lý hoặc tổ chức lại doanh nghiệp.

Trước khi kiểm tra, mọi quy trình vận động tại quầy thu ngân đều dừng lại, nhân viên thu ngân cung cấp cho hoa hồng một bộ tất cả PKO, máy tính tiền, bảng sao kê tiền mặt. Là một người chịu trách nhiệm về tài chính, anh ta cũng xác nhận rằng anh ta đã nộp tất cả chứng từ tiền mặt cho bộ phận kế toán hoặc cho chính các thành viên của ủy ban, đồng thời cung cấp thông tin rằng tất cả các khoản tiền đến đã được ghi có, và những khoản còn lại đã được viết tắt. Sau đó đến việc tiến hành trực tiếpxác minh, ngụ ý tính toán lại bắt buộc của tất cả các loại tiền giấy tại quầy thu ngân với mệnh giá cụ thể của chúng và số tiền tiết lộ do kết quả tính toán được so sánh với số tiền được chỉ ra bởi thủ quỹ trong máy tính tiền và số dư ở cuối bảng Giai đoạn. Nếu công ty có máy tính tiền, việc kiểm tra bắt đầu bằng việc kiểm tra séc và số tiền được nhập vào chúng với dữ liệu trong chương trình. Họ không bỏ qua việc không có giới hạn tại quầy thu ngân - số tiền trên số dư không được vượt quá giá trị giới hạn của nó. Cũng cần lưu ý rằng các đốm màu, sai sót và xóa trong các chứng từ tiền mặt là không thể chấp nhận được. Vào cuối cuộc kiểm kê tiền mặt thành hai liên, ủy ban sẽ lập một hành động kiểm kê. Một trong số đó được chuyển cho bộ phận kế toán, bộ còn lại do Bộ GTVT làm thủ quỹ.

Kiểm kê công nợ

Kiểm kê các khoản nợ phải trả trong một tổ chức ngân sách nhằm mục đích thiết lập thông tin tài chính đáng tin cậy về báo cáo và kế toán, trong quá trình đó các chuyên gia xác định sự hiện diện và tình trạng của các khoản nợ của một doanh nghiệp nhà nước. Kiểm kê nghĩa vụ đối với những đối tượng nào? Chúng bao gồm:

• đối tượng cho vay, cho vay, cho vay;
• thuế và phí cụ thể;
• mục bảo hiểm xã hội;
• giao hàng tận nơi;
• hiệu suất của công trình và dịch vụ,
• mức lương.

Trong cuộc kiểm toán, giám đốc xác định thành phần của hoa hồng kiểm toán. Đổi lại, cô ấy tham gia vào việc đánh giá tính hợp phápđã tiến hành hạch toán. Các khoản nợ được xác định để thanh toán đúng hạn các khoản vay và lãi vay, xác định được sự phù hợp của các số liệu trong hợp đồng và báo cáo tài chính. Khoảng không quảng cáo cũng áp dụng cho báo cáo thuế - số tiền đã được đăng vào các tài khoản phụ và phải tương ứng với thông tin đã nhập trong tờ khai mới được xem xét.

Trong quá trình xác định các khoản nợ đối với quỹ xã hội, số tiền đã chuyển sẽ được kiểm tra và tìm kiếm các khoản nợ. Không kém phần cẩn thận là cách tiếp cận xem xét mức lương của từng nhân viên, có tính đến sự chú ý cụ thể đối với các khoản thanh toán thiếu và trả quá mức đã được thiết lập.

Trong số những thứ khác, chúng tôi giám sát và phân tích các thỏa thuận với người mua, nhà cung cấp, khách hàng, nhà thầu. Các điều khoản thanh toán của lệnh thanh toán được phân tích và kiểm tra các báo cáo tạm ứng đã gửi.

Tính toán lại tài sản hàng năm

Đại diện của Cục Kiểm kê Kỹ thuật đôi khi được mời tiến hành tính toán lại tài sản của một doanh nghiệp nhà nước hàng năm. Tổ chức ngân sách thực hiện kiểm toán bắt buộc hàng năm kể từ ngày 01 tháng 10 hàng năm (đầu quý IV của kỳ báo cáo). Ngoài các tùy chọn trên để tính toán lại, kiểm kê hàng năm cung cấp cho việc xác minh các thành phần sau đây của tài sản kinh tế của doanh nghiệp nhà nước:

• đất đai, bất động sản (ba năm một lần);
• hàng tồn kho, tài sản sinh học, khoản phải thu đã đề cập, khoản phải trả, thu nhập và chi phí hoãn lại, khácnghĩa vụ (hàng năm);
• tài sản cố định, thiết bị, hàng tồn kho (hàng năm);
• đầu tư, tiền mặt, sản phẩm dở dang (hàng năm);
• cơ sở nông nghiệp (hàng năm);
• nuôi ong, vườn ươm (hàng năm).

Trong quá trình kiểm kê hàng năm, ủy ban thực hiện các công việc sau:

• giao ban cho thanh tra;
• tổ chức kho hàng;
• kiểm soát việc kiểm tra;
• xác định chính xác chênh lệch kiểm soát;
• kiểm tra lại trong trường hợp có lỗi trong tính toán sơ bộ của tài sản;
• xác định nguyên nhân của sự khác biệt;
• báo cáo thông tin cho ban quản lý bằng cách điền vào danh sách hàng tồn kho.

Sự thiếu hụt hàng tồn kho

Sự thiếu hụt được xác định trong quá trình kiểm kê của một tổ chức ngân sách phải được phân tích. Tự nó, định nghĩa về sự thiếu hụt là sự thiếu hụt các khoản mục hàng tồn kho được xác định trong quá trình kiểm toán và tính toán lại trực tiếp của chúng. Nếu sự thiếu hụt đã được tính toán trong định mức của tổn thất tự nhiên, thì hình phạt không được áp dụng đối với người chịu trách nhiệm vật chất. Trong trường hợp này, số lượng hàng tồn kho bị thiếu hoặc bị hư hỏng được hạch toán vào tài khoản kế toán theo chi phí cụ thể, bao gồm giá hợp đồng và phần chi phí vận chuyển đã chi cho hàng tồn kho này. Nếu sự thiếu hụt vượt quá tỷ lệ tổn thất tự nhiên, thì người có tội sẽ được xác định và sẽ bị thu tiền phạt theo số tiền nhận được trong thời giankiểm tra tình trạng thiếu hụt.

Thặng dư hàng tồn kho

Được xác định trong quá trình kiểm kê trong một tổ chức ngân sách, thặng dư có thể được viết hoa. Các khoản vượt quá nhận được do kết quả của việc kiểm toán tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền mặt và các tài sản khác được đưa vào bảng cân đối kế toán. Hoạt động này được thực hiện bằng cách chấp nhận thặng dư để hạch toán theo giá trị thị trường hiện tại (nếu chúng ta không nói về tiền mặt, chúng có mệnh giá vượt quá và số liệu về chúng được ghi lại trong hành động kiểm kê tiền mặt). Những kế toán viên mới vào nghề chưa có kinh nghiệm hoặc sinh viên chưa hoàn thành chương trình học, những người đã đến làm việc trong một tổ chức ngân sách và bắt đầu làm công việc kiểm kê, hãy lầm tưởng rằng thặng dư không phải là thiếu hụt, rằng không có gì ghê gớm cả. Nhưng nó không phải. Đặc biệt là khi nói đến phòng vé.

Trong trường hợp thanh tra đột xuất có đại diện của thanh tra nhà nước xuống doanh nghiệp, họ phát hiện thấy số tiền thừa trong máy tính tiền, dù chỉ bằng một xu không may, đều bị phạt về doanh nghiệp. Nghiêm cấm giữ tiền của riêng bạn hoặc tiền lẻ chưa được chuyển đến tại quầy thu ngân. Mức tiền mặt trong máy tính tiền phải khớp rõ ràng với số liệu đã nhập trong chứng từ tiền mặt liên quan. Ví dụ, nếu chúng ta đang nói về tài sản cố định, thì chúng nằm trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, nhưng người đứng đầu tổ chức vẫn sẽ được hỏi những câu hỏi liên quan.những người chịu trách nhiệm tài chính đã không đưa tài sản cố định thừa vào hồ sơ của công ty vào đúng thời điểm.